1、僅供個(gè)人參考Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse郵件往來(lái)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)i目的為了更好地提升工作效率，塑造和諧文化，樹(shù)立良好的辦公及溝通形象。根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)化的戰(zhàn)略要求和領(lǐng)導(dǎo)要求，特制訂往來(lái)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范公司的語(yǔ)言及格式。2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用XXXXXXXXXXX司XXXX3內(nèi)容與要求3.1 稱(chēng)呼3.1.1 開(kāi)頭需稱(chēng)呼收件人。3.1.2 如果收件人有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“X主任”、“X主管”等。3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚職務(wù)或無(wú)職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。3.1.4 多個(gè)收件人的

2、情況下，可稱(chēng)呼“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事”。3.2 問(wèn)候語(yǔ)3.2.1 開(kāi)頭可使用“您好”、“來(lái)函收悉”等問(wèn)候語(yǔ)。3.2.2 結(jié)尾可使用“祝工作順利”等問(wèn)候語(yǔ)。3.3 主題3.3.1 主題應(yīng)簡(jiǎn)短、明確，不宜冗長(zhǎng)。3.3.2 主題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。3.3.3 一封，只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封內(nèi)談及多件事情。3.3.4 回復(fù)對(duì)方時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE:RE一大串。3.3.5 可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“！”等）來(lái)突出主題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。3.4 正文3.4.1 正文要簡(jiǎn)單扼要、重點(diǎn)突出，如果具體內(nèi)容確實(shí)

3、很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。僅供個(gè)人參考3.4.2 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。3.4.3 選擇恰當(dāng)規(guī)范的語(yǔ)言進(jìn)行表述，應(yīng)符合書(shū)面語(yǔ)言表達(dá)，不要使用口語(yǔ)化，避免情緒化用語(yǔ)。3.4.4 正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語(yǔ)句。盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字。3.4.5 合理提示重要信息，可使用大寫(xiě)、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過(guò)多使用。3.4.6 最好在一次中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要輕易發(fā)“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的。3.4.7 發(fā)送至多人時(shí)，如有必要，需在正文中明確指定一個(gè)收件人給

4、出回復(fù)。3.4.8 正文字體大小要適中、字體應(yīng)統(tǒng)一。3.4.9 不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的。3.5 附件3.5.1 如果帶有附件，應(yīng)在正文里提示收件人查閱附件。3.5.2 附件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容。3.5.3 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。3.5.4 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，請(qǐng)?jiān)谡闹姓f(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用3.6 結(jié)尾簽名3.6.1 在結(jié)尾一般應(yīng)有簽名。3.6.2 根據(jù)接收對(duì)象的熟絡(luò)程度，合理選擇簽名信息?？砂ㄐ彰?、職務(wù)、電話(huà)、時(shí)間等發(fā)件人的信息。對(duì)于熟悉的收件人，

5、簽名應(yīng)該簡(jiǎn)化，避免生分。3.7 發(fā)送和抄送3.7.1 發(fā)送的人，是需要受理并回復(fù)所涉及的主要問(wèn)題。3.7.2 抄送的人，是有必要知道內(nèi)容，可根據(jù)情況回復(fù)。3.7.3 發(fā)送、抄送中的各收件人，應(yīng)遵循一定得規(guī)則排列。例如，按部門(mén)排列，或按職務(wù)排列。3.7.4 發(fā)送,必須明確發(fā)送人與抄送人，不遺漏需要發(fā)送的人，杜絕發(fā)送與內(nèi)容無(wú)關(guān)的人。3.8 回復(fù)3.8.1 收件人應(yīng)及時(shí)查看，并根據(jù)事件的優(yōu)先級(jí)及時(shí)回復(fù)，最遲不應(yīng)超過(guò)24小時(shí)。3.8.2 如果事情復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，需及時(shí)回復(fù)“收到了、正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等”，不應(yīng)讓發(fā)件人一直等待無(wú)果。3.8.3 回復(fù)應(yīng)針對(duì)性進(jìn)行回復(fù)，不可籠統(tǒng)。最好

6、把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上回答。回復(fù)不僅供個(gè)人參考能太生硬，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.8.4 回復(fù)字?jǐn)?shù)，一般不得少于10個(gè)字。3.8.5 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論。如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，應(yīng)采用電話(huà)溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。3.8.6 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人。如果是對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論性響應(yīng)，應(yīng)該群發(fā)給相關(guān)人員，讓大家都知道。3.8.7 如果對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。3.8.8 為避免無(wú)謂的回復(fù)

7、，可在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。3.9 轉(zhuǎn)發(fā)3.9.1 轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。3.9.2 轉(zhuǎn)發(fā)之前，確保所有收件人需要此消息。只給需要信息的人發(fā)送，不要占用他人的資源。3.9.3 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息，要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。3.10 其他注意事項(xiàng)3.10.1 群發(fā)只適合于公司公告、通知等事項(xiàng)，除此類(lèi)外，不應(yīng)群發(fā)。3.10.2 工作時(shí)間勿發(fā)與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的。3.10.3 只是溝通方式的一種，日常溝通不要完全依賴(lài)。應(yīng)保持必要的面對(duì)面交流和電話(huà)溝通。3.10.4 對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送后最好

8、電話(huà)提醒對(duì)方關(guān)注或確認(rèn)。3.10.5 除常規(guī)報(bào)表外，發(fā)送以外的信息，需發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可發(fā)送。3.10.6 應(yīng)靈活使用的自定義群組功能，在選擇自定義群組功能時(shí)，應(yīng)點(diǎn)開(kāi)，將所有人姓名顯示。當(dāng)有員工發(fā)生異動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)重新自定義群組。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：XXXX本標(biāo)準(zhǔn)主要修訂人：本標(biāo)準(zhǔn)審核人：本細(xì)則批準(zhǔn)人：不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人參考僅供個(gè)人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.Nurfurdenpers?nlichenfurStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.Pourletudeetlarechercheuniquementddesfinspersonnelles;des