1、 檔案管理制度為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照建設工程文件 歸檔整理規范等文件的有關要求 , 結合本公司實際情況和公司領導 對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。一、 歸檔范圍主要為工程和設備檔案資料 :1. 工程檔案是指各類報批文件 (對政府各行政部門的各類報批文 件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件 、各類合 同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、 補充合同,供應商(服務單位的報價資質資料、報價商務資 料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的 影像、照片資料、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資 料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論

2、及各種驗收證 件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移 交手續及其他需要存檔的文件等。2. 設備檔案是鑒定評價(儀器技術狀態的科學資料,是為保障 (儀器設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接 收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀 器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文;開箱 驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢 驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、 隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄; 安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處 理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的

3、附件 和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設 備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄 及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀 器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的 圖樣、 技術文件、 設備儀器報廢技術鑒定書、 請示及批復文件、 技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。二、 檔案保密制度1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制 度。2. 凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查 閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。 3. 凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅 自

4、拍照和復制, 利用者應嚴格遵守保密規定, 不得泄露公司秘密。 4.對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主 管領導審批后,由銷毀人、監銷人銷毀,并簽名注銷。三、檔案工作人員崗位職責1. 熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業 知識。2. 負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立 卷、歸檔工作 , 積極提供利用,為各項工作服務。3. 按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。4. 積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監督、檢 查和指導。5. 辦理領導交辦的其他檔案業務工作。四、檔案管理制度1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因

5、工作需要, 須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。2. 檔案柜內的檔案要進行系統排列存放,不準堆放與檔案無關的東 西 , 做到完整安全,存放有序,查找方便3. 做好檔案柜內“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防 鼠蟲蛀工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、 安全。4. 對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查, 發現問題及時采取有效措施。 5. 凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明 書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式 二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。 6. 檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。

6、 儀器設備檔案內的文件材料, 要按時間先后排列好, 用鉛筆編寫頁號, 凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然 后填寫好卷內目錄。五、檔案安全制度1. 嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責, 鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員 不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。2. 每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除 安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1. 本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管 理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半 個月,確需繼續借閱,必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部 分的檔

7、案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。 2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外 借時,須經分管領導批準,辦理外借手續并限期歸還。 借出的檔 案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還, 如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里 資料時 , 須經主管領導同意后方可進行。3. 檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。4. 查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、 折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追 究當事人行政、法律責任。5. 查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和 總結檔案利用工作規律,更好地為各項工作服務。七、檔案的收集1. 檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及 時登記。2. 工程檔案資料按項目收集 , 檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼 上標簽并做電子目錄方便日后檢索。3. 設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯系的材 料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形 成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。4. 應妥善保存各類檔案和資料,如發現用途不明的資料應交總工程 師審閱確定用途。5. 勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時,應編制移 交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。6. 項目簽訂承包