1、組織機構及人員安排組長：吳瑞桃副組長：謝穩(wěn)組員：徐靜、張霞、吳璐穎、許婷婷、李超、李海霞職能職責：會議總策劃、會務總調(diào)度；過程控制；各項工作方案審批。組長組員職能職責要求活動前期籌備策方案劃執(zhí)行組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜負責確定日程安排，地點選擇，活動的具體內(nèi)容的策劃、執(zhí)行確認會議的人數(shù)設計制作組徐靜張震、吳璐穎產(chǎn)品單頁、展板、PPT標準模板、廣告宣傳品、簽到簿等宣傳資料的設計、制作，以及會議所需禮品、獎品的制作、購買。7月31號之前必須完成設計稿現(xiàn)場籌備組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜1、主席臺橫幅策劃、制作2、會場桌椅擺放、座位布局策劃3、投影設備、音響準備4、會場綠植設計5、會后整理最遲于會議開始前3個小時聯(lián)

2、系工程安裝完畢會中管理會務接待組李超李海霞、謝穩(wěn)及部分特定工作人員負責來賓邀請，餐飲、住宿、會議、攝影、攝像、旅游、車輛安排、返程i票、禮品發(fā)放。（具體工作安排附后）現(xiàn)場服務組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜、張震1、會議所需材料發(fā)放整齊。會場主要燈光要在、2會前半個小時打開，保持明亮。并檢查各項設備設施是否完備.做好清潔，作會后管理會后整理組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜、會議所用材料全部回收，且負責撰寫會議報告后勤組李明張青青、吳倩會場布置地點：重慶大酒店時間：2013年4月102013年4月12日會場地形圖:第一部分：會場布置1、講臺設計：米1.5米，高0.5米。寬1講臺：長講臺測置于大屏幕前，講臺旁置放一株綠色植物

3、，房間中間靠前位子擺放一張桌子，便于使用投影儀。在大屏幕的另一邊置放一株綠色植物（與講臺這里對應）2、與會區(qū)：該區(qū)一共設200個定座位，3、茶歇區(qū)布置：根據(jù)會議室大小的實際情況擺放所需要長度的設備。如該區(qū)大概擺設有：飲水機，沙發(fā)，桌子、桌子上置放飲水機以及茶葉、速溶咖啡。4、報到處:報到處應設置在進入會場的大門邊上，便于與會人員簽到進入。可以根據(jù)會議室大小的實際情況擺放所需要長度的家具。該區(qū)大概擺設有:長桌，簽到處，領證處（進入會場必須持證）。5、整體會場設計：工作人員必須著正裝，掛工作牌第二部分：道具匯總號名稱數(shù)量擺放位置使用人跟進人1攝像頭2廳內(nèi)四側咨詢?nèi)藛TXXX2耳麥2講臺主持人、發(fā)言人

4、XXX3電源2講臺4鮮花2小束講臺XXX5胸花束3贈送特邀專家XXX6客戶數(shù)據(jù)庫6黃寧7電腦2講臺兩側主持人XXX8音響4廳內(nèi)四側主持人XXX7宣傳字牌6初口處客戶顧問XXX8專家介紹牌6廳內(nèi)兩側會場布置XXX9水牌1進門處會場布置XXX106*2.5展字畫1正門會場布置XXX11橫幅1條位禮儀小姐6XXX12禮儀服裝6套13茶水與會者XXX注意事項：1、投影儀和大屏幕，屏幕分別架設23個小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕顯示的內(nèi)容。2、音響設備布局要合理，使得在場人員能夠清晰的聽到發(fā)言者的聲音。燈光設備保持明亮，聚光燈中央空調(diào)的設置要符合天氣情況和人體情況。3、盆景擺放要恰當，不可

5、過多的擺放到會場中4、場地最好能夠鋪上地毯，可減小走路的噪音4、會場要注意消防設施的放置，標明安全通道的走向。會議籌備程序項目名稱項目內(nèi)容預計完成時問負責部門責任人會場確定會場確定15月年32013日方案策劃執(zhí)行組XXX會議策劃方案（會議日程、確定策劃方案議程、會議時間、參會人員范圍等）15月年32013日之前方案策劃執(zhí)行組XXX代理商邀請函、按參會人員范圍確定參會人1員名單、下發(fā)正式會議通知及要求2、寄發(fā)邀請函32013年3月17方案策劃執(zhí)行組XXX餐飲安排、按參會人員范圍確定就餐人1員名單、餐飲預算的完成23、總用餐人數(shù)及形式的確認、會議休息期間果盤、點心咖4啡的準備日年4月82013會務

6、接待組XXX住宿安排、下發(fā)住宿相關問題安排的通1知、住宿房間總量、住宿人數(shù)總2量的確定、費用預算34、住宿現(xiàn)場安排月8號2013年4會務接待組XXX會議、講座資料準備會議材料準備住宿現(xiàn)場安排、日年20134月1方案策劃執(zhí)行組XXX會場布置制定會場布直方案2013年4月9日刖現(xiàn)場籌備組XXX會標設計及背景板效果圖確定會場綠植擺放主席臺桌牌及發(fā)言材料準備會場指引牌的制作會中主席臺茶水服務會場整理、.會場人員礦泉水準備及擺放開場音樂頒獎音樂專項活動自樂結尾音樂交通安排接待及住房安排4月102013年日會務接待組XXX確定各部門會后乘坐班車人員數(shù)量，并制定班車路線整體調(diào)度會前定期召開準備會議9日42013年月XXX會議報到會議過程按方案實施督查2013年104月日會務接待組XXX報到過程組織會議進行會議接待、現(xiàn)場服務2013年4月10日現(xiàn)場服務組XXX會后整理月10201