1、項目需求及說明（一）項目概述本次檔案數字化，是對現有以紙質為主要載體的檔案，通過采取電子掃描、激光刻錄等高科技技術手段，對現在庫藏的戶籍檔案進行數字化加工，將紙質檔案轉換為數字化影像，與電子檔案管理系統軟件聯接建成資料齊全的電子檔案數據庫，以供有關人員通過局域網、專網、互聯網利用計算機對檔案實現自動化查閱、檢索，從而既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率。（二）需求說明1） 檔案數字化項目范圍掃描數字化內容：啟東市公安局各派出所戶籍檔案數字化掃描及信息錄入。檔案數字化加工情況：現存戶籍檔案數字化數量約為（實際數量以數字化加工數量為準）：類型 數量戶籍檔案掃描 90萬頁

2、戶籍檔案信息錄入 94萬條戶籍檔案含有大量40-70年代的檔案，其紙張情況較差，需采用平臺式掃描的方式，并保證數字化內容的完整及清晰度；在信息錄入上，由于檔案年代比較老，基本為手寫字，存在字跡模糊、大量繁體字及繁體簡寫字、草書等情況，供應商在信息錄入上需確保其準確性、完整性。掃描工作環節與質量要求：檔案掃描工作主要包括以下內容：檔案的整理、拆裝、掃描、圖像處理、檢審校對、文件存儲、信息錄入。加工過程中必須確保檔案載體的安全完整以及檔案信息內容安全。各工作環節具體要求如下：1、總則：嚴格管理，明確責任，建立安全保密管理機制和質量管理機制，確保安全管理制度和質量管理制度落實，確保檔案原件

3、和數字化檔案信息安全，確保各環節工作符合質量要求，建立完整規范的工作記錄。2、檔案前處理：紙質檔案前處理工作由采購單位工作人員負責，形成完整的檔案卷宗材料后交由供應商處理。3、檔案整理：掃描之前，供應商應在保證檔案不受損壞的前提下，拆除裝訂物，按檔案管理部門要求區分掃描件和非掃描件，并對折皺不平影響掃描質量的原件進行相應處理（壓平或熨平等），然后進行掃描；掃描完成后，拆除過裝訂物的檔案應重新裝訂，恢復原樣，并保持檔案頁面排列順序不變，案卷不掉頁，保持卷宗右邊和底邊整齊。所有的檔案目錄均進行打印，并裝訂到案卷最前面。卷皮破損嚴重需要調換卷皮的，應主動請示檔案管理人員并按要求更換卷皮。更換下來的舊

4、卷皮應全部交還采購人。4、檔案掃描：檔案掃描采用黑白和彩色二種方式。圖片、圖紙、有彩色的證據材料均用彩色掃描，文字資料用黑白掃描。在掃描過程中，應遵循以下幾項標準：（1） 標準分辨率：200dpi；對于案卷中出現字跡較小、較密集的，應將分辨率提高到300dpi。（2） 標準文件格式：單頁TIFF或JPG；（影像保持原有文件格式，不作任何格式處理）；（3） 色彩：對彩色照片或發票等有多種色彩的證據進行全彩掃描 ；（4） 質量：在原件上沒有明顯質量問題時，所產生的影像文件不應產生黑邊、模糊、偏斜等質量問題，對于影響圖像質量的非原始性的黑線、黑點（如裝訂孔等）要進行修補。根據檔案幅面的大小和紙張狀況

5、，選擇相應掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；同頁有兩個以上文件，需分別掃描，并進行并頁處理。掃描過程中，應在紙質檔案掃描工作流程表上認真登記掃描的頁碼和頁數，并核對每份文件的實際掃描頁碼、頁數與前處理時填寫的文件頁碼、頁數是否一致，不一致的應注明具體原因和處理方法。5、圖像處理：應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少遺漏任何信息內容。6、文件存儲：以目錄數據庫內該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件夾內圖像文件以相應數字順序號進行命名。數據光盤內文件電子影像

6、存儲格式為單頁TIFF或JPG格式。掃描后的電子文件需要提交硬盤存儲，并且直接導入系統，能夠實時將經過檢驗的數據投入實際應用。7、數據掛接：掃描圖像文件應與目錄數據進行掛接，同時在紙質檔案掃描工作流程表上填寫數據掛接后的頁碼、頁數，核對每一份文件掛接后的頁碼、頁數與前處理、掃描時填寫的頁碼、頁數是否一致，不一致的應注明具體原因和處理辦法。8、質量自檢：供應商必須建立嚴格的質量檢測流程，對加工的數據（圖像質量、編目質量、著錄質量）進行認真負責的自檢，自檢達到數據質量標準后，才能交于采購方驗收。9、信息錄入及數字化掃描需符合中華人民共和國檔案行業標準：紙質檔案數字化技術規范和江蘇省公安廳警務檔案管

7、理系統的規定要求。信息錄入內容：因前期戶籍檔案的案卷目錄已錄好，現主要錄入卷內文件目錄，以下為必錄項案卷檔號 頁碼 題名 地址 戶籍地派出所 形成時間0607-PH1-20-1-00001 001 張三戶口常表 啟東市近海鄉愛民村1組 啟東市公安局近海派出所 198212312） 項目實施要求1、掃描設備要求（由成交供應商自備）相關電腦配置：要求軟件：Windows XP 操作系統；基本辦公軟件（如Office 2000，ACDSEE）；掃描儀圖像采集軟件。各類掃描設備提供滿足工作量需要的掃描設

8、備。要求配置：需帶平板的掃描儀，同時需配備解決特殊檔案掃描設備。2、掃描加工要求投標商掃描加工的檔案數據及錄入的信息數據，符合甲方提供的影像存儲掛接接口規范要求。3、實施人員要求成交供應商在項目實施過程中應組成一支品行端正、經驗豐富、人員穩定、保密意識強的團隊，團隊負責人應具備相應的管理能力和行業工作經驗，熟悉檔案信息化加工的操作應用。項目實施前成交供應商應將詳細的團隊名單及個人簡歷提供給采購人進行審核。4、對本服務不得轉包、分包。3）驗收要求1、供應商對掃描數據自檢合格后方可遞交啟東市公安局驗收。數據驗收以20萬頁為單位，分批由供應商自檢合格后提交。2、采購人對供應商掛接完畢的目錄信息、著錄

9、信息與圖像質量進行驗收。驗收以抽檢方式進行，抽檢比率為5%，根據中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范進行驗收。3、檔案實體驗收。檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數量、文件狀況、卷內文件頁數與順序、裝訂要求等進行逐項檢查，如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問題，將追究相關責任；順序錯誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯，合格率達到規范要求以上的予以驗收通過，對加工單位掛接完畢的目錄信息、著錄信息與圖像質量進行驗收。驗收以抽檢方式進行，抽檢比率為5%，根據紙質檔案數字化加工驗收標準（標準另附）進行檢查，要求檔號、控制符、數據掛接準確率達到100%,其他項目合格率達到99.5%以上的，予以驗收通

10、過，并填寫紙質檔案數字化驗收登記表，作為驗收合格憑證。抽檢合格率低于上述要求的，提交驗收的當批次數據全部發回供應商重新自檢，自檢合格后再提交驗收。在退回自檢期間，將不再向供應商提供掃描檔案。同一批次數據提交驗收，經兩次驗收仍不合格的，扣除當批次相應價款；經三次以上驗收不合格的，按合同約定承擔相應責任。4、數據驗收合格后，加工單位需刻錄DVD光盤一式二份移交給采購人。4） 時間要求2010年9月1日前完成本項目的實施，采購人提供相應的作業場地、作業條件、作業方設備。成交供應商無正當理由不能按期完成作業的，按合同約定承擔相應責任。5） 安全要求作業方應嚴格遵守國家相關的保密法律規定，遵守保密協議和

11、采購人的有關規定（另行簽訂）。檔案掃描工作必須在采購人指定的場所內進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法行為或違反相關規定，將依法或依據約定追究相應的責任。供應商應做到：（一）與項目工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。（二）建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。（三）不同的工序之間應采取相應的管理措施，杜絕泄密事故的發生。（四）掃描加工場地的安全及保密措施。加工場地應具備保密設施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監管系統，實時監控工作人員的操作過程，統一記錄保存。（五）分批驗收進行數據移交時，工作站上的數據必須在采購

12、人現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化加工的監管系統監控記錄。（六）不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，不得私自攜帶照相工具進入作業場所，通訊工具應在進入作業場所前交由專人統一保管。6） 品質保證要求應提供品質保證的具體方案和流程的細節：（一）加工成品嚴格符合采購人提供的質量檢驗標準。（二）索引數據和掃描文件之間的對應關系100正確。（三）簽署保密協議，保證檔案資料的安全性和保密性，100確保檔案資料不會遺失和檔案信息不會泄漏。（四）接受采購人不定期不定量的質量抽查，一旦發現質量問題，將無條件執行采購人的整改要求。7）其他要求1、采購人免費為成交供應商提供相應的工作場地和相關水電需求。2、雙方各指定專人負責檔案的清點交接工作。3、成交供應商在簽訂合同時應成立項目組，指定專人負責該項目，并列出具體的項目操作標