1、地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從* 年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研制的電子公文處理軟件，即公文處理系統(official documents process system)軟件 (以下簡稱 oa 軟件 )，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的臺階。但是 ,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa 軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa 軟件未能充分發揮應有的作用，亟待解決。一、 oa 軟件推廣使用過程中存在的問題oa 軟件在推廣使用過程中遇到的問題分

2、為兩個方面，一方面是oa 軟件本身存在的問題；另一方面是使用oa 軟件的外部環境存在的問題。(一)oa 軟件本身存在的問題1.oa 軟件兼容性較差。隨著oa 軟件的推廣使用，目前oa 軟件已成為地稅系統內部縱向發送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由于oa軟件開發時間比較早，目前在用的oa 軟件的最新版本仍是 * 年定型的版，這個版本的 oa 軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc 的 word 文檔、擴展名為 txt 的文本文檔和擴展名為bmp 的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差

3、，表現為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化 )系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf 文檔，oa 軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經過多個步驟的轉換后才能逐頁拷入 oa 軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。 就連國人使用比較多的有名的國產文字處理軟件金山軟件編輯的 wps 文檔， oa 軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據 _(省、市、

4、區、縣 )國家行政機關電子公文處理暫行辦法(以下簡稱電子公文處理辦法 ，* 年 12 月 9 日印發 )第十一條規定： “電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合國家行政機關公文處理辦法、 的要求。 ”國家行政機關公文公格式明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字體，但是， oa 軟件在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規定的其它字體。根據國家信息化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標， 以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間

5、的工作聯系應該最大限度地利用信息技術絡來完成。隨著信息技術的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。 由此可見，oa 軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應用的最大障礙。2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等

6、都可以絡來完成，但oa 軟件只能處理正式的公文、 發布正式的通告， 缺乏必要的輔助功能， 影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公內加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa 軟件的不足，但使用時與oa 軟件脫節，仍不夠方便及時。3.oa 軟件缺少自我完善機制。 計算機軟件的特點和開發目的決定了任何計算機應用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、應用過程中根據使用環境的變化和用戶的需求不斷更新完善。 這就要求應用軟件的開發商要有了解使用環境變化和用戶需求變化的渠道， 要么通過應用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解

7、有關情況，并加以修改補充完善。而 oa 軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從 oa 軟件的版于 *年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發商售后跟蹤服務不到位造成的。此外，oa 軟件還會出現一些不知緣由的錯誤， 例如，有時收文方接收到的文件與發文方發出的文件不一致，主要是附件收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附件；有時發文方遠程封發文件后，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。(二)oa 軟件應用環境存在的問題1.oa 軟件的法律地位

8、問題。 由于國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的 電子公文處理辦法 第七條規定： “通過認定的電子公文處理系統生成、存儲及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。 ”第二十四條規定： “各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家審核組審核， 并經自治區人民政府批準認定后，方具法定效力 ”。目前 oa 軟件還沒有通過自治區有關部門的審核認定，因此， oa 軟件制發的電子公文，根據全國稅務機關公文處理實施辦法 (國稅法 * 132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力， 可以作為本系統、 本機關內部處理公務的依據。但是，對系統

9、外是沒有法律效力的。2.對 oa 軟件的認識比較片面、膚淺。很多領導和干部職工都簡單地把oa 軟件看作是將在紙質上起草、審核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對 oa 軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據信息絡化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣于分人分步進行，不會絡實時協同進行；只習慣于發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善于發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的 oa 軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。3.推廣應用工作發展不平衡。 電子絡系統高效、便捷作用的發揮要求有通絡、運轉

10、正常的設備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系絡覆蓋面、設備的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間_(省、市、區、縣 )內的單位與單位之間的發展不平衡對 oa 軟件的推廣應用影響最大；在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術水平差，人為絡末端的梗滯、降低了絡的運行速度的情況也時有發生。 這種發展不平衡對0 軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以_(省、市、區、縣 )地稅系統為例，根據 * 年底統計， _(省、市、區、縣 )_(省、市、區、縣 )_(省、市、區、縣)城以外的鄉鎮地

11、稅機構 (分局或稅所 )共有 48 個，運行 oa 軟件的 23 個，還有 25 個因常住工作人員少而運行 oa 軟件，占鄉鎮地稅機構總個數的 52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa 軟件應用的盲點。4.公文安全隱患大。 oa 軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規定認真防范計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞服務器和工作站的計算機操作系統及其應用軟件， 不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了 oa 軟件里面的公文的安全。二是操作不規范，主要是不按規定備份數據，如某縣地稅局 * 年 9 月公文處理服務器操作系統發生嚴重故

12、障后不得不重新安裝操作系統， 但由于事前沒有按規定定期備份數據，至使服務器重裝操作系統后某一時段的電子公文的數據資料無法恢復。5.管理制度不健全。 * 年 9 月區局印發了 _(省、市、區、縣 )地方稅務局計算機公文處理規則 (暫行 )，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文絡的安全而采取的內部與外部物理隔離后，許多工作人員在上階段性地處理完電子公文后就轉到外部，不按規定時間和次數轉回內部查收、處理電子公文，經常出現超時辦文。6.濫用 oa 軟件發送

13、公文。公文是具有法定效力和規范體式的公務文書， 公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點， 因此制發公文應當嚴謹，全國稅務機關公文處理實施辦法 (國稅發 * 132 號)第四十四條規定： “行文應當確有必要，注重效用。對于可發可不發的公文， 即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文范圍，杜絕亂發濫送，避免重復行文。” 第一一六條規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機應用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。自治區地方稅務局辦公室關于明確公文處理有關問題的通知(桂地稅辦發 * 118 號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發（在公文處理系統中采取遠程轉發方式），不再另行擬文轉發。 ”可見