1、南開大學濱海學院學生會檔案管理制度第一章 日常檔案管理辦法一、 院學生會檔案是學生會組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、圖像、聲像資料，是院學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。二、 院學生會檔案由辦公室統一分類管理。各部門檔案由本部門秘書整理，秘書處監督管理。每學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。三、 院學生會檔案包括人事檔案、工作檔案、財務檔案及活動檔案等。四、 各部門策劃籌備各項活動的所有資料，必須一式兩份由辦公室統一存檔，以備查找。五、 檔案上交日期：在該項活動結束后一周內。六、 檔案形式要求：對于各部文件檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤

2、、磁帶、CD、VCD等介質，應向辦公室索取檔案袋，待資料收集完后一并上交。七、 檔案上交時由辦公室簽收。第二章 檔案內容一、 人事檔案，包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考查記錄。（一） 個人履歷簡介是院學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。（二） 年度工作鑒定是對學生會成員一年工作的評定，一式三份，每年由學生會送一份到被鑒定人所在院系、團委，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。二、 工作檔案，包括院學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。（一） 院學生會工作目錄是學生會的大事記。工作目錄應按日期順

3、序記錄，并標明詳細內容及相關檔案所在頁碼。（二） 各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、相關決定、意見建議、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交由辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。三、 財務檔案，包括賬款科目、現金明細表、各種相關票據、憑證等，由辦公室負責，定期檢查，核對賬目。具體規定見南開大學濱海學院學生會財務管理制度。四、 活動檔案，活動檔案內容包括活動企劃書、活動籌備情況、活動進程及結果、活動新聞稿、照片等各種文字與影像資料。活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起提交辦公室存檔。第三章 檔案查閱辦法五、 查閱要求（一） 各部門可以根據工作所需向辦公

4、室借閱有關文件，但須由主席團審批通過，不得將有關文件作非工作之用。（二） 各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并應及時歸還。若有遺失應作出書面檢討，由主席團作出相應的警告、批評。（三） 檔案閱畢后應及時歸還，過期未還，辦公室有權進行查詢并作相應處理。（四） 查閱前應對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。（五） 認真填寫索檔單，并由部長及以上干部簽字。六、 借閱手續（一） 借閱檔案須持有證明，由主席團授權后方可借閱。借閱檔案須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、部門、聯系方式、借閱內容及時間等。（二） 借閱檔案應辦理登記手續，包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人，做到責任落實到人。（三） 借閱時間不得超過一周，未經主席團批準同意，延期歸還者，辦公室將給予口頭警告或批評。（四） 復制文件須征得主席團同意。（五） 外單位借閱院學生會工作檔案時，須向團委提出書面申請，并經主席簽字同意后方可生效。七、 辦公室對外借檔案應做好外借登記工作，包括編號、內容、時