1、2021/4/21歡迎參加檔案管理培訓班2021/4/22加強檔案管理 服務企業發展2021/4/23如何做好檔案管理工作如何做好檔案管理工作2021/4/24如何做好檔案管理工作如何做好檔案管理工作v第一講 加強檔案法規宣傳，提高檔案加強檔案法規宣傳，提高檔案意識意識第二講 建立健全檔案管理機制，確保建立健全檔案管理機制，確保檔案集中統一管理檔案集中統一管理 v第三講 加強材料收集，確保材料齊全加強材料收集，確保材料齊全完整完整2021/4/25第一講第一講 加強對檔案法規的宣傳，提高檔加強對檔案法規的宣傳，提高檔案意識案意識v（一）學習了解檔案法v 國家1987年制定了中華人民共和國檔案法

2、，1996年進行了修正。 第七條：機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。2021/4/26v 第十條：對國家規定的應當立卷歸檔材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。 第十一條：機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照規定，定期向檔案館移交檔案。2021/4/27v第十三條：各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配制必要的設施；確保檔案的安全；采用先進的技術，實現檔案管理的現代化。2021/4

3、/28v 第二十四條：有以下行為之一的，要追究法律事務： （一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；v（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；v（三）涂改、偽造檔案的；v（四）違反本法第十六條、第十七條規定，擅自出賣或轉讓檔案的；v（五）倒賣檔案牟利或將檔案賣給、贈送外國人的；v（六）違反本法第十條、第十一條，不按規定歸檔或者不按期移交檔案的；v（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；v（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。2021/4/29（二）學習貫徹相關標準規范v企業檔案管理規定（20021022）第二條第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和

4、管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。 第六條第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。第七條第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。2021/4/210v第十條第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。(“借閱利用制度”做保障)v第十三條第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。 v第十九條第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、

5、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。v國家國家企業檔案管理辦法企業檔案管理辦法v國家國家企業檔案工作規范企業檔案工作規范（2009.11.02發布，發布，2010.01.01實施）實施）2021/4/211（三）了解掌握檔案基本知識 1、 檔案檔案 （1）檔案的定義：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 （2）企業檔案：企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件 2021/4/212v檔案的價值：歷史文

6、化價值、現實使用價值。 v檔案的作用：憑證、參考作用等。 v檔案的分類 （1）載體形式：紙質檔案和非紙質檔案。 （2）檔案的分類：文書檔案，科技檔案(科研、產品、基建工程、設備等)，會計檔案，聲像檔案，電子檔案，專業檔案等。(針對本單位特點,明確檔案類型,做到分類科學) 2021/4/213企業檔案的價值企業檔案是企業管理的基礎企業檔案是企業管理的基礎 企業是經濟實體，在生產經營活動中會產生經營、技術、財務等許多環節的各種類型文件材料，支撐著企業的發展，是企業的原始記錄。企業檔案是企業的無形資產企業檔案是企業的無形資產物質資產的憑證（土地、房產、設備）；資質的證明；技術革新的依據；解決糾紛的法

7、律憑證；是提高產品質量的保證；是企業文化的傳承。 檔案材料各自為政，不利于安全和利用2021/4/2142、檔案工作（1）檔案工作的定義）檔案工作的定義 廣義：檔案事業各組成部份的工作。包括檔案行政管理工作、檔案館（室）工作、檔案教育工作、檔案宣傳工作、檔案學術研究工作、檔案出版工作、檔案學會工作、檔案外事工作等。 狹義：用科學的原則和方法管理檔案，為各項工作服務，具體包括收集、整理、鑒定、保管、統計、編目與檢索、編研、利用。 2021/4/2153、檔案工作的原則、檔案工作的原則 集中統一管理企業全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于企業各項工作的利用。（要嚴格遵守國家有關保密制度、規定等）2

8、021/4/2164、檔案工作涉及的范圍v檔案工作是一種社會事業性工作，涉及到的領域很廣范v 工作 （尤其新形勢下產生的新的內容和門類） 電子檔案、最低生活保障檔案 v 生活（家庭檔案）2021/4/217家庭檔案介紹v家庭檔案是家庭生活中的原始記錄與工作中生成的其他檔案有關明顯的本質區別。但它是檔案的一部分，是國家檔案的重要補充。v家庭檔案的特點私有性（經所有者同意，方可移交和贈送到國家檔案館或其他部門）豐富性（無所不有，內容可包羅萬象）多樣性（載體形式、記錄方式）2021/4/218家庭檔案（續）v實用性（物質、知識產權、各種經營活動的憑證等）社會性（成員參與公務社會活動的記錄，對國家和社

9、會有重要的保存價值。如：宗譜，可捐增給國家檔案館；有的經一個歷史時期后，可轉化為國家、社會檔案，如：胡山源手稿、孫元良日記）隱私性（健康狀況、特殊工藝、技術訣竅和秘方等，要對社會保密，或家庭內部，國家保護）時效性（大多數只有使用價值，如：發票、設備使用說明書）2021/4/219家庭檔案（續）v家庭檔案的作用 生活的助手 家庭教育的生動教材 生產經營的可靠資料（民營企業檔案） 豐富了國家檔案館藏（宗譜、名人手記）v家庭檔案的內容（紙質、聲像、電子） 寶寶康樂、學生時代、戀愛婚姻、工作足跡、家庭理財、醫療保健、家庭歷史、成員活動2021/4/220v家庭檔案整理 分類：兩種方法（內容或成員） 整

10、理：每一類中，按時間順序，編一個流水號，裝盒，并制作盒內目錄表2021/4/221第二講第二講 建立健全檔案管理機制，確保檔建立健全檔案管理機制，確保檔案集中統一管理案集中統一管理 v檔案工作是反映和衡量本單位整體管理水平的一個重要標志。應納入單位年度工作計劃，納入管理制度及有關科室和人員職責范圍。v企業檔案工作應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。（企業檔案工作規范）1、成立綜合檔案室，建立檔案管理人員網絡、成立綜合檔案室，建立檔案管理人員網絡。 成立綜合檔案室，集中統一管理文書、會計、科技（基建、設備、科研、產品、營售等）、

11、聲像、實物和電子檔案等各種門類和載體的檔案。 2021/4/222v檔案工作是一個單位的基礎性管理工作，是全體在職人員的共同性的工作。 v建立檔案管理人員網絡：由單位分管領導、檔案管理部門負責人、檔案員、各部門兼職檔案員組成v充分發揮檔案網絡人員作用：各負其責（綜合檔案室職責、分管領導職責、專職檔案員職責、兼職檔案員職責）2021/4/223企業檔案管理規定企業檔案管理規定：v第五條第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：（一） 貫徹執行檔案法等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；（二） 統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、

12、保管、鑒定、統計和提供利用工作；2021/4/224（三） 指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四） 監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。專、兼職檔案員職責 v要求：形成書面材料,并制度上墻。2021/4/225 層層把關 分工負責分管領導:建立機制、明確責任、經常過問；宏觀調控、經費保障部門領導：上承下達、督促檢查、協調落實綜合檔案管理員：正確認識工作實質，增強責任心和積極主動性；注意縱向橫向溝通，取得各級領導和同仁的支持，做到事半功倍兼職檔案員：關心了解本部門各項工作的概況，把好本部門種類材料的收集關，做好與綜合檔案員的有效對接（對本人掌握業務、進取有利）

13、2021/4/226v2、建立和完善檔案管理管理制度、建立和完善檔案管理管理制度v用制度來約束檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面的工作，確保檔案材料的完整性、確保檔案工作的規范化、制度化。 收發傳閱制度：收發傳閱制度：所有收、發文及會議材料，都應統一登記編號。傳閱完畢的材料應及時退還到文書檔案人員手中。 移交接收登記制度：移交接收登記制度：規范部門間檔案材料移交接收，建立臺帳2021/4/227v 庫房管理制度：庫房管理制度：v庫房的溫濕度要求，溫度1527，相對濕度4060%，最佳環境溫度是18、濕度40% 。做到“八防防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲、防鼠”，另外對電子檔案的載體

14、， 還 應 防 磁 、 防 重 壓 等 。 裝具：鐵皮柜、不能用木柜v卷皮：無酸卷皮2021/4/228v檔案利用制度：檔案利用制度：辦理利用登記手續，不準涂改、污損、撕頁等v檔案保密制度：檔案保密制度：不得擅自向外單位提供檔案、情報、資料。v檔案的鑒定與銷毀制度：檔案的鑒定與銷毀制度：成立鑒定小組，負責對到期檔案材料進行鑒定、（報批后）銷毀v注：以上各項制度均有詳細規定2021/4/229第三講第三講 加強材料收集，確保檔案齊全加強材料收集，確保檔案齊全完整規范完整規范（一）材料的收集（一）材料的收集 材料收集，是國家有關規定，通過一定的接收制度和征集辦法，把分散在機關、個人手中或散失在其它

15、地方的檔案，集中到檔案館室的一項工作。 v本單位在工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等材料。主要分為以下幾類：文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、產品檔案、營售檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案 （材料內容和載體類型有區別） 。2021/4/230v企業規檔文件的主要來源： 本企業形成的文件 本企業引進項目、外購設備等接收的文件 所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件 本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件 本企業執行、辦理的外來文件2021/4/231 各類檔案材料的收集、歸檔應參照國家企業檔案工作規范執行。v文書檔案應注意以下方面

16、材料收集： 1、召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。 2、職能活動中形成的重要業務材料（如：.）。 3、資產管理的重要合同、協議、登記憑證等。 4、上級業務主管部門制發的文件材料。5、人事管理工作中形成的文件材料（介紹信、待遇、工資調整等）。6、工作中的請示、報告與上級的批復、指示等。 7、本單位、本部門的計劃、總結、綜合統計報表、其他匯總性材料等。2021/4/232 8、日常事務管理性文件材料。 9、各部門在從事科研、開發、生產等活動的過程材料 10、科技成果申報、專利、資質申請、定級、達標等的整套材料；編著的與本單位職能活密切相關文章、期刊、圖書等材料。 11、以上內容的照片

17、、錄音、攝像、實物、電子文件（數碼照片、網站程序及信息、業務軟件及數據、工作中形成的電子版的文字性材料）等也須收集歸檔。2021/4/233v要求：將單位歸檔范圍，細化到每個部門，并以書面形式，通知到每個部門，定期將材料收集、移交到檔案室，并做好移交登記。v企業檔案工作規范之（企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表）（十個方面：經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理、產品生產、科研開發、項目建設、設備儀器、會計業務、職工管理）（分類方案示例）2021/4/234（二）材料的整理歸檔（二）材料的整理歸檔（先確定分類方案）（先確定分類方案）v各類檔案的整理，均應照國家的相關規范。歸檔時間（歸檔時間（

18、企業檔案工作規范） ：v1、經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。v2、科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。v3、 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。2021/4/235v4、 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。v5、電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。v6、磁帶、照

19、片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。2021/4/236v7、 更新、補充的文件；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業資產與產權變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。v歸檔材料質量要求歸檔材料質量要求：本單位產生的文件材料歸檔時必須是原件（紙質、電子件），紙摶文件底稿必須用碳素墨水或藍黑墨水書寫。 2021/4/237v對于企業：在材料收集整理時應注意科技檔案階段性材料的齊全完整。 1、產品：初步設計、技術設計、工藝、工裝、加工制造、生產定型等階段材料 2、科研：準備立項、研究實驗、總結鑒定、成果申報、推廣應用等階段材料 3、基建：項目依據性材料、基礎性材料、工程設