1、OA系統的發展及其意義探析 摘要：綜述了OA系統的發展過程和當前國內外OA的應用情況，綜合分析了OA系統的特點，以及對提高企業管理水平和效益、提升管理信息化程度的重大意義。 關鍵詞： OA系統；發展；意義 中圖分類號：F49 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198（2011）10-0244-02 信息化越來越深刻地影響著當今的社會生產和生活，尤其是企業和部門的信息化，已經成為制約企業發展和規模化的一個重要因素，而辦公自動化是整個企業信息化的重要組成部分，成功有效地建立和使用OA系統，對提高企業或部門的效益具有很大的實際意義。 1 OA系統的發展過程 辦公自動化（OA: OFFICE AU

2、TOMATION）就是采用Internet/Intranet技術，并基于工作流概念，讓企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。OA系統改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的采集信息、處理信息，為企業的管理和決策提供及時科學的依據。OA系統經歷了以下三個發展階段： 2 / 12（1）起步階段（1985年1993年）：以結構化數據處理為中心，基于文件系統或關系型數據庫系統，在日常辦公中運用IT技術，以提高文件資料的管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理，如文件管理、檔案管理等，但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持以及文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不很理想。 （2

3、）應用階段（1993年2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織愈來愈希望打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率。同時網絡技術的迅速發展也促進了軟件技術巨大進步，它為OA系統的應用提供了基礎支持，這個階段OA系統的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了目錄服務、電子郵件、文檔管理、群組協同等基礎保證，實現了制度管理、公文流轉、會議管理、流程審批等眾多實用的功能，極大地方便了工作流程，規范了組織管理，提高了運營效率。典型的解決方案是Lotus Notes，該產品通過內置的文檔型數據庫系統，有效地解決了組織中大量非結構化數據的處理及安全控制，并借助強大的工作流平臺和Email系統等實

4、現協作性應用，最大程度地提高了網絡平臺的使用價值，使OA系統真正進入實用化階段。 （3）發展階段（2002年至今）：OA系統軟件經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的單純行政辦公信息服務，逐步擴大到組織內部的各項管理活動，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時由于市場和競爭環境的快速變化，要求辦公應用軟件應具有更高更多的內涵，客戶也更加關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協作配合、內外各種資源的有效組合。 2 當前國內外OA系統的應用情況 2.1 國內情況 在國內OA應用已經進入到協同辦公階段，知識管理（KM）也已經在一些企業中得到部署。就湖北通信移動公司為例，該

5、公司在國際商業機器公司（IBM）的幫助下，先后實施了E-learning、項目協作、文檔管理、Blog、專家地圖等功能模塊，甚至還為一些部門專門開發了一些知識管理的應用模塊，整體投入達到了1，000萬元人民幣。但是這個堪稱完美的系統，最后只有E-learning發揮了應有的價值，其他多數模塊都處于閑置狀態。最基本的原因是：人們不愿意把知識貢獻出來。知識管理不是簡單的技術問題，涉及的是企業管理問題。從我們目前的應用看，這些技術作用有些被高估了，因為企業內管理沒有理順，市場就很難培育起來。即便是信息周刊2005年“商業科技100強”的上榜企業中，企業的管理層認為在過去的12個月對提高公司的生產力最

6、有效的部署中，選擇知識管理的比例只達到24%。 2.2 國外發展情況 國外公司目前似乎不關注OA產品。這幾年大批專家撰文，大量OA廠商涌現，聯想、中軟、東軟等軟件開發商有OA，用友、金蝶等軟件產品廠商有OA，藍凌、泛微、紅帆等專業OA廠商就更不例外，但奇怪的是國外廠家并不專門做OA產品的，對此，筆者認為有以下幾個原因： 對OA的發展，國內外存在分歧。如果像大多數人說的哪樣“第三代OA是以知識管理為核心的OA”，市場需求又那么大，國外是純市場經濟的，怎么可能沒有公司投入這個領域，所以說現在應該還不到知識管理的OA階段。 國外比較傾向的是門戶和平臺的概念，這就涉及到整合，把OA和ERP、PDM、C

7、RM、SCM等系統互相整合，每一個都是大系統，平臺和數據庫也不一定相同，不解決整合何來數據的積累匯聚共享，國外的做法是先把專門的系統建好，然后整合，最后上升到知識管理的高度。OA是柔性的系統，不像ERP、CRM等剛性的東西容易出產品。 隨著中國經濟的發展，中國巨大的市場前景引起了全世界的關注，特別是與發達國家差距不大的IT行業，ERP行業的速達被Quikbooks和Intel風險資金的注入就是很好的例子。 3 發展OA系統的現實意義 雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的

8、是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息交流、工作協調與相互合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，同時不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，分布在全球上每個角落，甚至工作時間都不一樣的工作人群。 辦公自動化可以同一個企業的業務結合得非常緊密，甚至是定制的，因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大的方便了企業的管理和決策。 辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的橋梁，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以

9、在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品服務等信息。隨辦公自動化的普及，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，因此這種網上交流的潛力非常巨大。 OA對于面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落后于發達國家，迫切需要通過推行OA來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

10、推行OA，能給中國企業的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業經營和管理方式不規范、不嚴謹，缺乏全局觀和系統觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業的經營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。企業辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢，一種更好的企業辦公方式。 很多中國企業早在20世紀80年代初就著手建立企業的管理信息系統（MIS）。近20年過去了，我們沒有看到中國企業管理水平質

11、的飛躍，其中，除了技術能力局限的原因外，還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規范的、結構化的數據的管理，而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理方式與理念的根本變革。而OA所面向的對象是企業經營過程中所有可能產生的數據：結構化的、非結構化的、多媒體的等等；OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎，也就是說OA的確很重要，同時實現OA也并非遙不可及。 綜上所述，研究如何成功和有效的實施OA系統，對提高我國企業管理水平和效益、提升管理信息化程度具有很大的現實意義。 參考文