1、會議室管理制度為了加強會議室的管理，保障各部門的工作效率，節約公司資源，保證管理公司會議的順利召開及規范有序使用，面向公司內部實施會議室使用管理制度，具體規定如下：一、會議室的管理與協調：1、會議室的管理，由人事行政部門負責。各部門安排的各種會議需提前到前臺申請登記，會議室使用分固定使用和臨時使用，由人事行政部門負責協調、安排時間，避免發生時間交叉與沖突。2、人事行政部門按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內設施設備、會務方面的一切安排。二、相關流程與要求：(一)、會議室使用分類：會議室的使用按時間的持續性分為固定使用和臨時使用：1、固定使用：指的是各部門定期召開的會議使用的情況。

2、人事行政部將根據公司整體規劃為依據，從實際發生情況出發對會議室的固定使用進行協調與安排，并以表格的形式張貼公示，以便于各部門需要申請會議室時查詢。2、臨時使用：是各部門以即時通知或要求為依據召開的臨時性的短期或間斷性會議使用會議室的情況。臨時使用應盡量避免與固定使用情況發生沖突。(二)、會議室的使用申請： 1、固定使用：人事行政部根據公司下達的通知不定期規范和調整公司會議室固定使用情況一覽表(附表一)并予以公示；2、臨時使用(附表二)：(1)會前申請：前臺登記申請表人事行政部協調安排/審核確認會議室交付使用會議結束整理清潔會議使用反饋與總結注意事項申請：各部門使用會議室，請指定專人負責，在前臺

3、處登記會議室使用申請表。申請時間：因分固定使用和臨時使用，臨時使用則要在使用時間前三日內進行申請，便于人事行政部通知、協調與安排。(2)會議室的使用：會議室使用人員應愛護會議室的公共設備，會議室內不得隨意亂貼亂畫。若經發現按公司行政處罰制度對使用會議室的各部門負責人進行罰款，若以事實為依據查實相關違規人員，則將違規人員與負責人一并處罰。會議室的照明、空調、設備的使用及管理由人事行政部門負責。會議室配置的設備、桌椅未經許可，不得隨意搬動挪作它用。會議期間，人事行政部需跟進會議的茶水、音響等服務，全程跟進做好會議行政服務工作；(3)會后清潔要求：會議結束后，使用會議室的部門負責人需安排人員清潔會議

4、室，保證桌面與地面的清潔，并將桌椅排放整齊。并及時關閉各項照明電器、空調等設施設備的電源；做好會后清潔后應關閉門、窗和全部設施設備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，以確保下次會議的順利召開，便于會議室的高效循環使用。人事行政部對會后清潔的執行情況有監督執行和行使處罰的權力，若經發現證實未將進行會后未及時關閉相關設備設施電源或會后清潔工作的，將按公司行政處罰制度對使用會議室的各部門領導及其責任人進行罰款；會后人事行政部應及時檢查會后清潔情況，對使用部門不到位的地方進行及時協調處理，對屢說屢犯或情節嚴重的情況進行處罰，并及時復查做好設施設備的清潔與電源關閉工作，節約能源耗損，減少公司的固定費

5、用開支。(4)公司要求的全體或對外形式的大型固定或臨時會議(如員工大會、廠家會議等)，由人事行政部門負責整個會議的安排(會前)、協調(會中)與清潔(會后)工作。三、注意事項：1、會議室的使用人員應控制會議時間在申請范圍內進行使用，不得無故拖延占用會議室，以免因拖滯引起的兩會議時間沖撞；若遇到會議時間控制不當需延期占用，則需會議負責人提前向人事行政部申報，由人事行政部負責協調工作。2、音響、投影儀等設備由專門人員調試，未經允許，不得隨意變動。如出現故障，影響會議進行，可通知人事行政部門進行協調。3、會議人員須嚴格遵守會議管理制度，保持會場秩序，保障各類會議、接待活動的正常進行。附表一：會議室固定使用情況一覽表序號使用日期使用時間段使用部門負責人用 途備注請各使用部門注意做好會后衛生清潔工作1每月1日09:0012:00公司每月員工大會及培訓如遇假期順延至假期后第一天上班日2每周三10:0012:00促銷部(餐飲)陸玉妹每周促銷團隊管理會議3每周六10:3012:00公司每周例行主管會議45678附表二：會議室臨時使用申請表序號填寫日期申請情況協調安排/審批/回復情