1、 省檔案局標準化建設處 汪海峰2012年6月5日企業檔案工作規范解讀主要內容一、概述二、企業檔案工作組織三、企業檔案工作制度四、企業檔案業務工作五、企業檔案信息化建設六、企業檔案工作設施設備1.1.企業檔案企業檔案2.2.企業檔案工作企業檔案工作3.3.企業檔案工作基本要求企業檔案工作基本要求1.1.組織系統建設組織系統建設2.2.企業管理職責企業管理職責3.3.企業部門職責企業部門職責4.4.企業檔案部門職責企業檔案部門職責5.5.檔案人員要求檔案人員要求1.1.工作規章工作規章2.2.管理制度管理制度3.3.業務規范業務規范1.1.企業檔案工作與業務活動企業檔案工作與業務活動2.2.文件的

2、形成、積累文件的形成、積累3.3.文件整理與歸檔文件整理與歸檔4.4.檔案收集工作檔案收集工作5.5.檔案整理工作檔案整理工作6.6.檔案保管工作檔案保管工作7.7.檔案鑒定工作檔案鑒定工作8.8.檔案統計工作檔案統計工作9.9.檔案利用工作檔案利用工作1.1.檔案信息化的目標與原則檔案信息化的目標與原則2.2.電子文件的歸檔電子文件的歸檔3.3.傳統載體檔案數字化傳統載體檔案數字化4.4.電子檔案的保管電子檔案的保管5.5.檔案網絡化服務檔案網絡化服務6.6.檔案管理系統軟件檔案管理系統軟件1.1.檔案庫房檔案庫房2.2.業務技術用房業務技術用房3.3.閱覽及陳列室（展覽室）閱覽及陳列室（展

3、覽室）4.4.檔案裝具檔案裝具5.5.保護設備保護設備6.6.技術設備技術設備 一、概述（一）企業檔案（二）企業檔案工作（三）企業檔案工作基本要求（一）企業檔案1.檔案 國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。 DA/T 12000 檔案工作基本術語2.企業檔案 企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。保存價值的各種形式的文件。 DA/T 422009 企業檔案工作規范 企業檔案構成經營管理生產管理行政管理黨群管理產品生產科研開發項目建設設備儀器會計業務職工管理文書檔案科技檔案會計檔案人事檔

4、案聲像檔案實物檔案電子檔案（二）企業檔案工作企業檔案工作規范3.2： 企業履行檔案管理職責的行為和活動。企業履行檔案管理職責的行為和活動。 由于企業檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規要求其真實性，因而“企業檔案工作”不僅是指檔案人不僅是指檔案人員的具體業務環節的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領導員的具體業務環節的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領導的責任的責任。所以，規范中“企業檔案工作”突出說明和強調的是企業依照檔案法及國家有關檔案工作的一系列法規、規章應履行的職責和活動，包括企業領導應負責檔案工作的組織建設、制度建設，企業各項活動中的對文件形成、積累

5、、整理和歸檔責任，以及滿足歸檔文件完整、準確、系統要求的全員責任。（三）企業檔案工作基本要求1.企業檔案的性質 企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分2.企業檔案工作的作用 企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作3.企業檔案工作管理體制 企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準4.企業檔案工作的目標，方法、技術和手段，任務 企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務5.企業依法管理檔案的

6、責任 企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全（總則）（總則）二、企業檔案工作組織1.組織系統建設檔案工作領導檔案機構設置檔案人員配備檔案工作體系2.企業管理職責3.企業部門職責4.企業檔案部門職責5.檔案人員要求為檔案工作持續發展提供保障；為檔案工作持續發展提供保障；將檔案管理的有關工作納入崗位責任制進行將檔案管理的有關工作納入崗位責任制進行考核考核；采取必要的措施確保檔案的完整準確系統和安全；采取必要的措施確保檔案的完整準確系統和安全；在產權發生變動時做好檔案的處置；在產權發生變動時做好檔案的處置；對檔案管理獎成績、懲損失。對檔案管理獎成績、懲損失。部門或項目負責人部門或項目負責人的責任；的

7、責任；文件形成者文件形成者的責任；的責任；專兼職檔案員專兼職檔案員的責任；的責任；職能或承辦部門職能或承辦部門的責任。的責任。應在三個層次確定檔案工作負責人：應在三個層次確定檔案工作負責人：企業分管領導企業分管領導各職能或承辦部門、項目工作部門負責人各職能或承辦部門、項目工作部門負責人檔案部門的負責人檔案部門的負責人企業應設置獨立的檔案機構：企業應設置獨立的檔案機構：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；規模規模較小較小的企業或有些專業需要的企業，的企業或有些專業需要的企業，可指定相應機構承擔檔案管理的職能；可指定相應機構承擔檔案管理的職能；有條件的有條件的大

8、型大型企業應建立企業檔案館。企業應建立企業檔案館。企業應配備企業應配備專職專職檔案人員；檔案人員；企業各部門、各項目應配備專職或企業各部門、各項目應配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業應保持檔案人員相對企業應保持檔案人員相對穩定穩定。 增強全員檔案意識和檔案法制觀念，明確崗位職責，落實責任，兌現獎懲。模式一企業分管領導企業分管領導或總工程師或總工程師辦公室辦公室負責人負責人檔案部門檔案部門負責人負責人企業內設職能部門企業內設職能部門負責人負責人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業內設職能部企業內設職能部門門負責人負責人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業企業分公司分公司負責人負責人兼、專職檔案員

9、兼、專職檔案員企業企業分公司分公司負責人負責人檔案部門檔案部門模式二企業分管領導企業分管領導企業檔案館企業檔案館企業內設企業內設職能部門職能部門負責人負責人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業內設企業內設職能部門職能部門負責人負責人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業內設企業內設職能部門職能部門負責人負責人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業企業分公司分公司負責人負責人檔案部門檔案部門企業企業分公司分公司負責人負責人檔案部門檔案部門企業企業分公司分公司負責人負責人檔案部門檔案部門企業檔案部門職責1.統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。2.負責企業檔

10、案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。3.指導企業各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。4.監督、指導、檢查企業所屬單位（包括派出機構和投資的全資、控股企業）的檔案工作。5.依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。三、企業檔案工作制度 1.工作規章 2.管理制度 3.業務規范企業檔案工作企業檔案工作崗位責任制崗位責任制企業檔案工作規定企業檔案工作規定檔案工作責任追究制度檔案工作責任追究制度檔案管理應急預案檔案管理應急預案文件歸檔制度文件歸檔制度檔案保管制度檔案保管制度檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定銷毀制度檔案統計制度檔案統計制度檔案利用制度檔案利用制度檔案保密制度檔案

11、保密制度電子檔案管理制度電子檔案管理制度檔案管理系統操作制度檔案管理系統操作制度文件、檔案整理規范文件、檔案整理規范檔案分類方案檔案分類方案文件歸檔范圍和保管期限表文件歸檔范圍和保管期限表特殊載體檔案管理規范特殊載體檔案管理規范企業分管領導、辦公室分管領導、企業分管領導、辦公室分管領導、檔案部門負責人、各職能部門（項檔案部門負責人、各職能部門（項目）分管負責人、檔案部門專職檔目）分管負責人、檔案部門專職檔案人員、各部門兼職檔案人員、有案人員、各部門兼職檔案人員、有關專業技術人員和管理人員職責關專業技術人員和管理人員職責以企業名義制定以企業名義制定以主管檔案工作的職能部門名義制定以主管檔案工作的

12、職能部門名義制定以檔案部門名義制定以檔案部門名義制定企業檔案工作規定（示例）第一章 總則第二章 檔案管理體制與人員配備第三章 企業文件材料形成、積累與歸檔要求第四章 檔案整理第五章 檔案保管保密第六章 檔案鑒定與銷毀第七章 檔案統計第八章 檔案信息開發利用第九章 檔案現代化管理第十章 資產與產權變動檔案處置 第十一章 獎勵與處分第十二章 附則四、企業檔案業務工作1.企業檔案工作與業務活動2.文件的形成、積累3.文件整理與歸檔4.檔案收集工作5.檔案整理工作6.檔案保管工作7.檔案鑒定工作8.檔案統計工作9.檔案利用工作1.企業檔案工作與業務活動 企業檔案工作是企業各項業務活動的有機組成部分（1

13、）企業文件形成及管理是企業科技和生產等管理部門本職工作的組成部分。（2）做好文件形成及其管理是企業科技和生產及其管理人員的職責。 （3）檢查、指導文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責。1.企業檔案工作與業務活動l “三納入” 企業檔案工作應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。l “四參加” 企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。l “四同時” 企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒

14、定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時作好項目文件歸檔交接。2.文件的形成、積累“文件的檔案化管理”前端控制 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 體現在兩個方面： 文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式； 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。檔案字跡耐久性3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理（立卷）的原則文件整理的標準、規范要求 管理類文件的整理應該符合文書檔案案卷格式GB/T 9705和歸檔文件整理規則DA/T 22的要求； 科技文件的整理應該符合科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T 1

15、1822的要求； 基本建設項目文件的整理應該符合或可以參照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范DA/T 28的要求； 會計文件的整理應該符合會計檔案管理辦法財會字199832號文件的要求；3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理的標準、規范要求 職工文件的整理應該符合企業職工檔案管理工作規定勞力字199233號文件的要求； 照片文件的整理應該符合照片檔案管理規范GB/T 11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應該符合磁性載體檔案管理與保護規范DA/T 15的要求； 電子文件的整理應該符合電子文件歸檔與管理規范GB/T 18894和公務電子郵件歸檔與管理規則DA/T 3

16、2的要求； 計算機輔助設計文件的整理應該符合CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1的要求。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍歸檔范圍要包括從企業籌建、運營生產、產權發生變動、直至注銷的各個階段、各種載體形式各個階段、各種載體形式的文件，要能夠真實記錄和準確反映企業的發展歷程。u歸檔文件的主要來源：本企業形成的文件；本企業引進項目、外購設備等接收的文件；所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；本企業執行、辦理的外來文件。u歸檔范圍要突出反映企業的特點和主要活動。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍 附錄A以生

17、產型工業企業為藍本制定，不作為企業檔不作為企業檔案的分類標準案的分類標準。各類企業應該在制訂歸檔范圍時，重點列出能夠反映本企業特點的文件材料。 建筑安裝企業，建筑安裝企業，以工程項目為單位的成套性成套性特點較為突出；由于建筑物、構筑物等主要產品的使用時間較長，合同類文件一般都需要較長的保管期限。 企業文件歸檔范圍和保管期限表應當由企業正式行文公布或通過其他形式發布周知。 企業文件歸檔范圍和保管期限表應當及時進行修訂。3.文件整理與歸檔（3）文件歸檔時間定期歸檔定期歸檔典型形式典型形式 按年度歸檔 按項目結束時間歸檔 按工作階段歸檔 管理類、科技類、會計類等文件適用隨時歸檔隨時歸檔補充形式補充形

18、式 臨時歸檔 即時歸檔 產品更新、項目改擴建、設備開箱等文件適用 需要嚴加控制的核心文件（企業核心檔案資源）；機密性強的、特殊的科技文件；與企業利益密切相關的外來文件等。 3.文件整理與歸檔（4）文件歸檔要求應實行部門整理、立卷；歸檔文件的質量；歸檔原件；非紙質文件和外文材料；歸檔文件的份數；合作項目文件；填寫檔案交接登記表。檔案交接登記表移交時間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：4.檔案收集工作兩個要求：兩個要求：l 認真做好文件歸檔的交接工作；認真做好文件歸檔的交接工作；l 企業應該接收檔案與收集資料的范圍。企業應該接收檔案與收集資料的范圍。 收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式： 一

19、是對內收集。一是對內收集。即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部門形成的文件材料；門形成的文件材料； 二是對外收集。二是對外收集。即企業根據國家有關政策和規定，對外單即企業根據國家有關政策和規定，對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。5.檔案整理工作（1）區分全宗（2）分類方案制定（3）類別號設定（4）檔案排列（5）檔號編制（6）互見號填寫（7）檔案編目（8）建立全宗卷5.檔案整理工作（1）區分全宗企業變動與全宗劃分的幾種情況：一個企業分成兩個或兩個以上企業的情況（一分為二）（一分為二） 兩個或兩個以上的企業

20、合并為一個企業的情況（合二為一）（合二為一）由企業內部的一個組織機構改變成為一個獨立的企業的情況（由內變外）（由內變外）由一個獨立的企業改變為某一企業內部的一個組織機構的情況（由外變內）（由外變內）由于某種特殊原因，中斷了一段時間的工作，以后又恢復了正常的活動的情況（中斷）（中斷） 僅僅是企業職能擴大或縮小、企業名稱發生改變、企業隸屬關系發生改變等情況（更名）（更名）5.檔案整理工作（2）分類方案分類方法：按職能分類按年度分類按保管期限分類按組織機構分類按問題分類按專業分類按型號分類按項目分類按特征分類按載體分類一級類目（大類）設置管理類檔案科技類檔案二級及其以下類目設置會計檔案由編制說明、類

21、目表、類別號 三部分組成產品、設備檔案科研、基建檔案5.檔案整理工作（3）類別號一級類目：黨群工作類A行政事務類B經營管理類C生產技術類D地質勘探類E基本建設類F二級及以下類目：采用阿拉伯數字編寫，科技類優先采用項目代號（型號）。科學技術研究類G設備儀器類H產品類J會計類K職工管理類L特殊載體類M某企業檔案類目設置和代號5.檔案整理工作（4）檔案排列（5）檔號“全宗號分類號（或項目代號或目錄號）案卷號（或件號或盤、盒、張號）” （6）互見號（7）編目（8）全宗卷“全宗的檔案”，不是全宗內檔案的組成部分，應統一保管、單獨編號，集中排列在企業檔案檢索工具之首。檔號示例 F 12 1 3基本建設類礦

22、建工程工程項目代號案卷順序號卷內備考表卷內備考表互見號：互見號：說明：說明： 立卷人：立卷人： 年年 月月 日日 檢查人：檢查人： 年年 月月 日日檔檔號：號：M111115（照片）歸檔文件目錄案卷目錄卷內目錄檔號檔號全宗卷主要內容 檔案收集：檔案收集：檔案交接文據、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。 檔案整理：檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。 檔案鑒定：檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案的清冊等。 檔案保管：檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告

23、等。 檔案統計：檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統計和重要的利用統計表等。 檔案利用：檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。 檔案管理新技術的應用：檔案管理新技術的應用：縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。6.檔案保管工作三個方面的要求：三個方面的要求：v 檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求；v 檔案修護要求；v 庫房管理要求。 “以防為主，防治結合”，確保檔案安全磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管： 防磁； 磁帶要平放； 定期檢查； 長期不用的磁帶要防止相鄰磁

24、帶互相磁化； 要及時對磁性載體文件進行轉換。檔案密集架底圖柜防磁柜溫濕度控制116151411131210876542時間日期時間1718192021222425262723月年9相 對濕 度溫度溫度相 對濕 度記 錄 人記 錄 人溫濕度記錄表30292831日期3庫 別圖 B. 2溫 濕 度 登 記 表7.檔案鑒定工作（1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內容包括：價值鑒定 質量鑒定 利用范圍鑒定（2）企業檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作：u區分檔案與非檔案。u區分“永久”與“非永久”。u區分重要檔案和一般檔案。u區分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。u區分歸檔后會有動態變

25、化需要修正的檔案和歸檔后較為穩定的檔案。u區分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案。 股東會、董事會、監事會檔案 資產、產權、產籍檔案 資質、信用檔案 質量、環境、職業安全衛生管理、企業社會責任等標準認證檔案 知識產權、商業秘密檔案 合同、協議檔案 反傾銷、索賠等檔案 勞動人事與人力資源管理檔案7.檔案鑒定工作（3）規范對鑒定工作提出六條要求：v 企業應成立鑒定組織； 管理類檔案鑒定，應由相應工作的企業主管領導組織或參加； 科技類檔案鑒定，應由總工程師組織或參加； 會計檔案鑒定，應由總會計師組織或參加。v 根據文件內容價值等確定企業檔案的保管期限；v 對企業檔案保管期限的劃分；v 對永

26、久檔案的界定；v 對定期檔案的界定；v 對到期檔案的鑒定銷毀。會計檔案管理辦法關于會計檔案鑒定銷毀的規定第十條第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀： （一）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 （二）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 （三）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。 （四）監

27、銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。 第十一條第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 8.檔案統計工作3 3款要求：款要求：u及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表；u建立檔案工作統計臺賬； 檔案館（室）藏情況 年度入出庫情況 檔案利用情況 檔案專兼

28、職人員情況 檔案設施、設備情況 檔案銷毀情況u保持統計工作的連續性。 進行統計分析研究9.檔案利用工作款要求：款要求： 加強檢索系統的建設； 分為手工檢索系統和計算機檢索系統 檢索信息要覆蓋全部館（室）藏 檢索功能要匹配合理 設定利用者權限； 進行利用登記； 采取多種方式； 編制各種實用匯編； 編寫初加工的專題材料； 編寫深加工的研究材料； 舉辦檔案陳列或展覽。檔 案 利 用 效 果 登 記 表利用效果利 用部 門利 用日 期利用者檔 號主 要內 容用 途圖 B.5 檔 案 利 用 效 果 登 記 表五、企業檔案信息化建設1.檔案信息化的目標與原則2.電子文件的歸檔3.傳統載體檔案數字化4.電子檔案的保管5.檔案網絡化服務6.檔案管理系統軟件檔案利用網絡化檔案信息數字化檔案管理現代化技術與管理并重檔案信息化與