1、淺談秘書的角色定位摘要進入21世紀,隨著我國改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來,秘書工作者的角色也由傳統向多樣化轉變,文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題,了解社會對秘書工作者職業道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領導相處過程中產生的心理問題作出分析,以便更好的實現其角色的轉化,更好的融入工作環境,成為一名專業而成熟的秘書工作者。 關鍵詞 秘書;角色;定位進入21世紀,特別是中國假如WTO后,我國的改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來,社會對秘書工作者的要求也隨之提高,而如何成為一名專業而成熟的秘書人員所需的第一步就是

2、做好秘書的角色定位工作。在社會中,有相當大一部分人對秘書的角色存在著錯誤的理解,認為秘書是領導的高級保姆,認為其不需要專業的技能,學會察言觀色即可,而在現代社會中,方國雄教授曾經在秘書學一書中提到:秘書是領導者,主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員,他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能,是領導者的參謀和助手。因此,秘書作為一種特定的社會角色,不僅有自己重要的工作內容,而且有自己獨立的人格,秘書人員是依靠自己的知識、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的,而秘書人員由于處在一個單位中的中樞位置,要參與單位的許多重要活動,秘書人員對外要聯系工作,接受文電處理信息等,對內要

3、溝通、協調、組織會議、開展調研、也可以說是處在一種復雜的人際關系的樞紐中,因此有人形容秘書人員應該是“眼觀六路,耳聽八方”的這并不是一種夸張,而是秘書工作的真實寫照,因此如何定位秘書角色成為其關鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。一、做人做人首先強調兩個方面,分別是人品和人樣,所謂人品就是人的品質和道德修養,俗話說:要做事先學做人,而在職場上強調的做人的關鍵環節就是職業道德。秘書人員的職業道德則顯得尤為重要,秘書是公司服務的辦公室人員,最關鍵的是要以公司為榮,為公司效力,為公司盡力,即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個態度秘書在本職崗位上將是兢兢業業,任勞任怨

4、。在這個社會中,一旦走上崗位,去扮演一名秘書的角色,就必須民明白自己作為公司的一員,要遵守公司的職業道德,俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”,一個負責任的和尚即使中午要還俗,早上該撞的鐘也不該漏,這就是職業道德、職業倫理,也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的,即便賣的是老板的瓜,既然拿了老板的薪水為他工作,就應當盡量說瓜甜,即便瓜不甜,也不該當著顧客的面說“別買這瓜,其淡如水”。這么說,不是希望每個人都幫老板去賺不義之財,也不鼓勵大家去參加騙人的行當,“道不同,不相為謀”“君子絕交,不出惡聲”。你可以因為理念不同而求去,最少不能穿著人家的制服,站在人家的屋里,吃這人家的飯,卻砸人家的鍋,也許不

5、少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛,接受不了這樣的結果,那么即便是選擇離開也要在位一天,遵守一天,職業道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規則,要遵守職業道德必須做到以下兩個方面:(一要遵守職業道德,必須時刻維護公司的利益和顧客的權益。(二要盡忠職守,維護工作崗位和工作伙伴的權益,不能吃里扒外,資奸通敵。其次,在人事問題上我們必須面白自己的身份,秘書職業只是領導工作的輔助人員,我們不能代替領導作出決策,這是很容易被忽視也是領導很忌諱的問題,所以不掛把你認為你的決策是多么正確,領導的決定是多么的荒謬,我們能做的最多的只是在領導作出決策之前盡最大努力的提醒他,而不是你帶他作出決定

6、,即便事實證明你是對的,那你也休想再在他身邊待下去了。劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子,張小姐是王經理的一名秘書,張經理遙望小姐發一封信給某公司,將其罵一頓,并稱其為騙子,后來張經理發現使自己誤會了此家公司,要親自過去道歉,王小姐卻說不用了,那封信她沒寄,王經理如釋重負的松了口氣,半晌,突然說“我當時不是叫你立刻發的嗎?”張小姐淺笑:“是啊!但我才到您會后悔,所以壓下了。”“壓了三個禮拜?”“對啊,您沒想到吧?“我是沒想到,可是我叫你發,你怎么能壓,那么我叫你發南美的那封你也壓了?”“我沒壓,我知道什么該發什么不該發”“你做主,還是我做主?”王經理沉聲問,后來,張小姐被記了一過,后到孫經理的辦

7、公室訴苦,希望調到他的部門,“不急,不急!”孫經理笑笑“我會處理。”隔了兩天,張小姐被開除了。我們肯定會說:明明張秘書挽救了公司,他們非但不感激,還恩將仇報,對不對,那么你錯了,正如王經理所說-“你做主還是我做主”假使一個秘書,可以不聽命令,自由心證的把主管要他發出去的信壓了三個禮拜不發,她豈不是成了主管?如果有這樣的“黑箱作業”以后交代他做事誰還可以放心?再進一步說,自己部門的事,跑去跟別的主管抱怨,工作的忠誠又在哪里?如果孫經理收了她。會不會跟王經理對上,孫經理會不會想“那天她會不會有倒伐,跟別人告我一狀?”所以,你必須明白,在不該佐助的時候做主,就得付出代價,還有你無論幫老板管了多少事情

8、,也不論老板多糊涂,甚至依賴你,到了沒你在,他連電話都不會博的地步,但他畢竟還是你老板,也早該他做主。此外,老板永遠向著老板,就算工作上對立,你的魅力也不會大到讓他為了你與別的老板翻臉,因為老板在立場上也一致,正所謂一個不忠于自己老板的職員也不會得到別的老板的欣賞。所謂人樣,也就是職場禮儀。職場禮儀包括儀容、儀表、儀態。從你走進公司的那天起,你的角色就發生了轉變,你已經不再是每天素面朝天T恤、牛仔、運動鞋的學生,也不是每天濃妝艷抹、頭發五顏六色、大耳環、穿著暴露隨便的時髦女郎。作為一名秘書人員,往往是以上司代表和企業發言人的身份與外界接觸,秘書的整體形象象征了企業的形象,因此,塑造一個良好的秘

9、書形象,不僅給人于好感,而且有助于你的工作和提升公司的信用度。(一、儀容作為一名文秘人員一般不素面朝天,化妝是為了對自己容貌上的某些缺陷加以彌補,以期揚長避短,使自己更加美麗,更為光彩照人。經過化妝之后,人們大多可以擁有良好的自我感覺,身心愉快,振奮精神,緩解來自外界的種種壓力,而且可以在人際交往中表現得更加放松,更為自尊、自信,更加瀟灑自如。在社交場合中,通過恰到好處的化妝,可以充分展示自己容貌上的優點,維護自己的形象,反映一個人對某種活動的重視,因其他人好感,對他人表示尊重,而優雅清淡的淡妝會增加你的自信心與親和力,更好的與對方溝通。(二、儀表儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”,其可

10、美化人體,揚長避短,展示個性,反映精神面貌,體現生活情趣,發揮多種裝飾性功能。孔子曾經說過:“人,不可不飾,不飾無貌,無貌不敬,不敬無禮,無禮不立。”其“飾”則指服裝,而在一般生活中,別人對你的第一印象取決于你的服裝,在企業中,尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員,在服飾上的要求則更加嚴格,它是社交取得成功的重要前提,因此,在公司或與外界溝通適應船公司規定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統性,整體考慮精心搭配。著裝是整個部分應各個部分相呼應、配合。在整體上盡可能的完美和諧,恪守服裝本身約定俗成的搭配,并且好的職業服飾應具有實用性、審美性和象征性等職業服飾的基本特征,能體現人的責任

11、與義務,使人產生莊重、自尊的心理,并且利落、大方、干練,更一波的客戶的信任。但此時必須注意一點,在服裝上也有禁忌,風頭切不可蓋過老板,遵守自己的秘書角色。(三、儀態儀態,強調的是坐姿、站姿、及走姿的問題,要做到站有站相,坐有坐姿,行有風度,因為儀態是一個人意識的直接顯露的直接反映,也是外界對一個人的形象、氣質、修養判斷的一大方面。因此,作為一名秘書人員,并且是時時帶邊上司與公司形象的職業秘書來說,優雅的儀態顯得尤為重要,在很多時候,它甚至會是一筆生意成敗的決定因素,收起你自以為耍酷、另類、帥氣的姿態將肆無忌憚的大笑變成優雅的微笑,優雅的儀態會讓你在與外界的溝通和社交上大大提分,增加你的魅力與親

12、和力,增加你業務成功的幾率。二、做事做事即在企業中的辦事能力,隨著時代發展的要求,對秘書要求掌握的技能也越來越嚴格,因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力:(一、寫作能力(辦文能力辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行及保管利用,因此寫作成了秘書工作極為重要的內容,即使在信息化時代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎上學會網絡化的文字處理技術,采用以計算機為主要工具的秘書辦文也是領導和管理者不可缺少的輔助環節。秘書撰文應注意以下幾點:1、明卻自己代筆者的地位,明確表明組織或領導意圖,不摻雜個人情感。2、準確使用規范文種,選用恰當的文體種類并嚴格按照其格式要求草擬成文。3、要選用準確莊重的語言表

13、達,并且充分考慮到領導的個人風格及現場氛圍。4、要根據領導要求反復修改。5、要一據可靠,禁止違法。只有這樣,才能不辜負領導與組織對執筆秘書的信任。(二、執行能力執行能力在秘書的工作中主要表現為辦事與辦會能力。1、辦會辦會是秘書的一項經常性工作,不僅要求能夠操辦具體的會務工作,而且還要根據領導意圖擬定大中型會議的籌備計劃,具有組織會務工作有序進行的管理和協調能力,作為一名剛走上工作崗位的秘書人員,應虛心向本單位的老職工學習,掌握會務管理技巧,諸如會前擬定會議籌辦方案和應急方案;檢查審核會議狀況并及時與領導溝通;匯中隊會議進展、經費使用的監督及對突發事件的處理;會后對會議的總結等等。2、辦事辦事是

14、秘書的重要任務,要高效周密的按程序辦理日常辦公事務。如:辦公室環境管理、辦公室日常事務管理、辦公用品和設備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領導交辦的事項和協助領導處理各種突發事件。領導活動安排往往是秘書的重要工作內容,此項工作需要較強的組織協調能力和總結工作的經驗。在管理信息網絡中,秘書往往處于樞紐位置,需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力,是上司得到一手的有效信息,便與其做出正確的決策,要有效的進行人機配合具體操作管理信息系統的運作。在秘書辦事過程中,秘書人員要隨時接受指派去完成臨時交辦的工作,這就要求其準確、規范、有序的完成交辦事項,并且積極、靈活、機敏、準確把握辦事原則和領導意

15、圖。此外,秘書必須具有綜合性管理知識和綜合辦公能力,熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設備等專門技術,只有這樣秘書在組織運轉中才能發揮應有作用。從執行能力看,其共組內容都是具體而瑣細的,其作用在于減輕領導者的事務工作負擔,要有熟練的辦公技巧,接待、應對電話等方面的技巧,還要有良好的服務態度和敬業精神,注重禮儀,善于處理人際關系。(三、溝通能力成功溝通是秘書開展工作的基礎,是人際環境產生活力的源泉,也是形成企業凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會,其具體的工作必須從有效的溝通開始,由此看來,秘書的溝通對象不外乎三種:上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時應在日常工作中摸清領導的脾氣、性格,尋找拾到的溝通方法,投其所好,但必須尊重領導的身份,尊重但不吹捧,請示但不過分依賴,主動但不越權。秘書與同時溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴