1、精選優質文檔-傾情為你奉上新宏GPM集團采購管理系統解決方案1. 概述北京新宏軟業公司經過多年的企業信息化調研和研究，在成功實施一汽集團“采購資源信息網”和東風汽車股份公司“供應鏈管理系統”的基礎上，研制并推出具有中國特色的、面向機械制造業的集團采購管理系統GPM（Group Purchase Management）。GPM產品主要幫助集團采購部門實現定點、定價、訂貨等采購資源整合業務，并通過信息網實現與供應商、中轉庫之間的信息快速交互，同時GPM產品還包括分廠信息化基礎平臺（計劃管理、物料需求、采購管理、庫存管理和質量管理等），并通過內部數據接口實現集團與分廠的信息交互，保證分廠與集團在統一

2、的平臺上協同工作。新宏GPM產品通過規范的業務流程，整合并優化企業的采購資源，同時輔以有效的執行和監督，實現集中采購，有效降低采購成本，提高企業競爭力。1.1 系統框架1.2 系統目標新宏GPM產品幫助企業實現以下目標：） 整合、優化采購資源，降低采購成本，提高企業競爭力；） 制定合理的采購管理制度，設置合理的崗位職能，規范業務流程；） 集成各環節信息，提高決策分析能力；） 提高企業內部之間及與外部的信息交互速度，及時響應市場需求；） 抓大放小，循序漸進，逐步提升企業管理信息化水平；） 與供應商共贏。2. 集團采購管理2.1 基礎數據基礎數據主要包括供應商信息、分廠信息和產品信息，管理的難點在

3、于如何對供應商和產品進行統一的分類和編碼，并通過產品信息建立供需對應關系，如下圖。     2.1.1 供應商信息供應商（供方）信息包括靜態信息和動態信息兩部分。供應商的靜態信息主要包括基本信息、資產信息、生產設備、管理認證、產品質量認證、開發能力和主要產品等。動態信息是指供應商與企業商務交流過程中產生的信息，如產品報價信息、供貨信息、反饋信息等。供應商信息管理的難點主要體現在以下三個方面：1） 供應商分類：如何對供應商進行分類；2） 供應商編碼：如何對各分廠供應商的編碼進行統一；3） 管理模式：供應商編碼集中統一后，如何更新、維護，以及與已有

4、系統接口。建議對供應商進行統一的分類和編碼，并按統一的要求進行管理和維護。2.1.2 分廠信息分廠（需方）信息包括基本信息、主要產品、生產能力以及與供貨有關的信息。為實現統訂分交，需對分廠進行統一的信息編碼，并按統一的要求進行管理和維護。2.1.3 產品信息產品是指所有納入集中采購的零部件或原材料，產品信息包括產品編碼（零件號）、所屬類別、規格、單位、質量要求、各分廠需求量，以及能供貨的供應商等。對不納入集中采購的產品在分廠的系統中進行管理。產品信息管理的難點主要體現在以下三個方面：1） 產品分類：集團和分廠如何對產品進行分類；2） 產品編碼：如何對各分廠產品的編碼進行統一；3） 管理模式：產

5、品編碼集中統一后，如何更新、維護，以及與已有系統接口。建議對產品進行統一分類和編碼，并按統一的進行管理和維護。2.2 新產品管理新產品管理的關鍵環節是如何確定新產品的潛在供應商和供貨供應商，主要流程如下圖。     2.2.1 確定潛在供應商【實現業務】通過項目確定、新產品發布、選擇潛在供應商、確定潛在供應商、確定價格意項、簽定試制協議等一系列的流程和控制，確定新產品的潛在供應商。【系統功能】新產品描述（規格、技術要求等）、新產品發布（可按供應商類別發布）、供應商反饋、供應商反饋分析（對供應商的反饋信息進行分析）、潛在供應商確定。2.2.2 確

6、定供貨供應商【實現業務】通過項目策劃、項目跟蹤、首批樣件認可、批量認可等一系列的流程和控制，確定新產品最終供貨的供應商。【系統功能】試制協議簽定、項目策劃（具體的要求描述）、項目跟蹤（進展狀況的描述）、首批樣件認可（首批樣件信息描述）、批量認可（節拍生產、批量試裝信息描述）、供應商確定。2.3 路線管理2.3.1 定路線【實現業務】通過控制供應商的供貨狀態，實現路線的管理。供貨狀態分為正常供貨、受控供貨（供貨環節有問題，受控制的供應商）和取消供貨（供貨環節有問題，停止供貨的供應商）三種。【系統功能】根據各供貨環節的評定信息，設置供應商的供貨狀態，當改變供貨狀態時，與路線有關的比例、價格狀態也進

7、行變更。當供貨取消時，供貨比例立即取消或到期取消，供貨價格立即取消；當供貨轉正常時，對供貨比例進行調整，并建立新的供貨價格；當供貨受控時，調整供貨比例，發出供貨監控提示，必要時對價格進行調整。2.3.2 定比例【實現業務】根據產品的供方和需方信息，考慮產品的價格和供貨地點，合理分配供貨比例。比例定義包括：產品、供方、需方、數量、比例、日期等。【系統功能】需求統計（集團和分廠）、比例分配（集團和分廠）、比例查詢。2.4 價格管理通過周期性的詢價，不斷獲取供應商在不同供貨比例下的產品價格和成本構成。通過網上詢價或現場競價等方式，替代一年一度供應商大會定價的傳統方式，為企業及時獲取市場價格信息，降低

8、采購成本打下基礎。價格管理主要包括詢價單管理、報價單管理和價格協議管理等功能，具體流程如下圖。     2.4.1 詢價/競價【實現業務】通過周期性的網上詢價/報價（供應商報價保密），或網上/現場競價（報價公開），獲取產品的價格信息和成本構成。詢價時必須提供產品數量、供貨比例和交貨地點等信息；報價時必須提供不同供貨比例、不同交貨地點的產品價格和成本構成。詢價/競價時可指定參與報價/競價的供應上范圍（如無限制、現有供應商、某類供應商、指定供應商、現供此貨供應商等）。【系統功能】詢價單建立、詢價單審核、詢價單發布、供應商報價、報價分析。競價產品定義

9、、競價產品發布、供方競價、競價分析。2.4.2 定價【實現業務】分析供應商的報價/競價信息，確定產品的初步價格，在定價時，基于比質比價的原則，并充分考慮供貨比例和交貨地點等要素。定價的內容包括：產品、供方、需方、比例、價格等。【系統功能】質量信息收集、服務信息收集、價格信息收集、比質比價分析、定價。2.5 供應商管理供應商管理主要實現四個目標：1） 將優秀供應商納入企業的供應商群體；2） 對供應商進行嚴格、全面的資格評審和業績評價；3） 將供應商信息透明，避免不規范采購；4） 通過規模化采購，逐步優化供應商群體，提高產品質量和服務質量，降低采購成本。供應商管理的難點主要集中在以下方面：1） 如

10、何避免不規范的采購？特別是特殊關系型的供應商！2） 如何確定資格評審和業績評價的標準和指標，以及在哪些環節引用這些結果？建議成立采購委員會負責供應商管理，并站在企業戰略發展的高度嚴格執行。2.5.1 資格評審【實現業務】通過體系評審、能力評審和業務評審，分析供應商的整體能力水平，并確定供應商是否具備供貨資格，并在定路線、定比例、定價時參考。體系評審：供應商的管理體系、生產工藝、產品認證等情況；能力評審：供應商的生產設備、研發能力、物流運輸、持續改進等情況；業務評審：供應商的主要產品及主要客戶、已供貨情況等。【系統功能】體系評審及信息匯總、能力評審及信息匯總、業務評審及信息匯總。2.5.2 業績

11、評價【實現業務】從產品質量、信息反饋、及時交貨、供貨價格、服務質量、成本控制、持續改進等方面對供應商進行評價，并將評價結果定期在網上發布，促進供應商改進，同時在定路線、定比例、定價格時參考該評價結果。【系統功能】產品質量信息匯總、產品質量問題分析、供貨信息匯總（供貨及時性、供貨期量變更適應能力等）、供貨控制分析、供貨價格分析（自身價格變化分析、市場價格變化分析、路線內供應商價格變化分析）、服務質量分析、成本控制分析等。2.5.3 供應商分類按發生業務的管理要求，將供應商分為以下四類：1 長期供應商：企業正式供貨的固定供應商；2 暫停新業務供應商：被取消長期供貨資格的供應商，完成現有供貨后暫停新

12、的業務；3 臨時供應商：發生過采購關系，臨時有需要時進行采購；4 潛在供應商：潛在供應商分為以下兩類A已經通過體系評審，達到合格供應資格的供應商；B尚未達到合格供應資格的供應商。分類說明：1）暫停新業務供應商、臨時供應商、潛在供應商都屬于非正式供應商，它們如果表現良好，都可以轉為長期供應商（正式供應商）。2）只填寫了一些資料但尚未經過評審的供應商不在供應商分類之內，它們只有經過評審后才能成為上述供應商中的一類。2.6 訂單管理訂單管理是統訂分交的具體實施，主要包括請購生成和訂單生成兩個部分，但訂單并不能替代分廠的發交計劃，只用來指導分廠的發交計劃。2.6.1 請購【實現業務】匯總各分廠的采購需

13、求，形成產品的需求合計，由計劃員根據產品庫存、在途產品等信息，形成正式的產品需求計劃。匯總各分廠的采購需求，形成采購批量，同時可實時掌握各分廠的采購需求。請購匯總周期可根據企業的實際情況調整。【系統功能】請購收集（按分廠）、請購調整、請購匯總、請購審批、產品需求計劃。2.6.2 訂單【實現業務】根據產品需求計劃和采購路線，結合交貨地點、價格、批量、質量等因素編制總體采購訂單和分廠采購訂單。并將分廠的采購訂單下發給各分廠，分廠依此指導其發交計劃。采購訂單包括供應商、交貨地點、產品、數量、交貨開始（結束）時間等，不包括具體的交貨期量。【系統功能】產品需求計劃轉訂單、訂單分配（結合采購總量、采購路線

14、、采購比例、執行差額反饋、供方產能、交貨地點、批量等因素）、訂單確認（供方確認能夠滿足的供貨要求）、訂單審批、訂單發布（向供需雙方）。2.7 執行監督對采購過程中的主要流程進行監督，保證企業采購資源的整合，并要求分廠在優化后的供應商群體內完成采購，即分廠不能超出規定的供應商群體，不能超出產品的采購價格，并按下發的訂單指導發交計劃，同時需對各種變化提供決策信息。1)新產品管理流程執行監督：是否按新產品管理流程確定潛在供應商、確定供貨供應商，并分析各環節的數據，確定供應商的決策依據。2) 路線管理流程執行監督：是否按規范定路線、定比例，每次確定或調整路線、比例的決策依據。3) 價格管理流程執行監督

15、：是否按價格管理流程確定價格，每次確定供應商供貨價格的依據。4) 訂單管理執行監督：分廠是否按總部下發的訂單指導發交計劃，若由變化，變化的原因是什么，選擇其它供應商的決策依據。2.8 接口數據管理實現總部與各分廠之間的數據交互，及時獲取相關的信息。對各種接口數據，需要定義的內容包括數據內容、提供者、接收者、日期、數據要求等。分廠 總部：生產計劃、物料需求、供貨信息、質量信息、服務信息、庫存狀況等。總部 分廠：產品信息、供應商信息、采購路線、采購價格、請購調整、采購訂單等。2.9 采購信息網實現集團公司與供應商之間的信息共享、信息快速交互，及時響應市場的需求和變化，進一步把握市場機會。供應商 集

16、團公司/分廠：基本信息（資產、規模、生產能力、業務范圍、技術能力等）、生產情況、當前庫存、當前供貨能力、訂單響應、發貨情況；集團公司/分廠 供應商/中轉庫：采購計劃、詢價單、公告信息、質量信息、應付款、生產計劃、采購訂單、分交訂單、看板計劃、庫存狀況、生產情況、業務考核情況（質量、期量、服務、能力）；中轉庫 集團公司/分廠：庫存狀況、看板發交。2.10 決策分析【供應商結構分析】分析企業現有供應商的構成，并提供資格評審內容、業績評價內容，以及地域、類別、供應產品重要度等方面進行分析。通過供應商結構分析，得出目前的結構狀況，并進行相應的調整，以獲得一個優秀的供應商群體。【供應商供貨質量分析】分析

17、產品的質量信息，并提供按產品、分廠、供應商、質量問題環節、質量問題描述等方面進行分析。通過分析得出質量問題最多的產品和環節，以及問題的原因，并有針對性的加強監控，減少質量問題。【供應商供貨期量分析】分析采購訂單和產品入庫記錄，按供應商、產品、分廠對期量到貨狀況進行分析。通過供應商交貨期量分析，得出經常延期的供應商名錄，供應商的供貨響應。【重要產品成本分析】分析企業A類產品（重要零部件）的供應商群體、供貨量、供貨價格、產品質量等。通過分析得出A類產品各個供應商的供貨情況和成本構成。【零部件價格分析】分析詢報價/競價信息，并結合企業對產品成本的分析結果，得出該產品的計劃價格，進行分析（走勢、對比等

18、）。通過產品的價格分析，進一步有效地控制價格，降低采購成本。【供應商服務分析】分析供應商的服務質量，包括及時供貨、信息反饋、問題改正、持續改進等。通過供應商服務分析，并依據相關的標準確定供應商的服務水平和服務能力。3. 分廠管理GPM產品提供分廠信息化基礎平臺，包括計劃管理、采購管理、庫存管理和質量管理等，并通過內部數據接口與集團系統實現信息交互，保證分廠與集團在統一的平臺上協同工作。系統結構如下圖。3.1 計劃管理3.1.1 生產需求【實現業務】依據各類需求（銷售訂單、銷售預測、調撥、試制、散發等），完成生產需求的收集及整理。【系統功能】生產需求（銷售訂單、銷售預測、調撥、試制、散發等等）填寫，生產需求匯總。3.1.2 生產計劃【實現業務】依據各類生產需求，完成生產計劃的編制及發放，并實現對生產計劃的版本控制。【系統功能】主計劃生成、生產計劃編制、生產計劃變更、生產計劃頒布、生產計劃執行。3.1.3 生產日計劃【實現業務】以月生產進度計劃為大綱，具體安排生產日的工作內容。【系統功能】日計劃生成、日計劃調度、日發交計劃等。3.2 采購管理3.2.1 MRP分解【實現業務】針對月生產進度計劃，依照產品BOM結構，生成MRP需求。【系統功能】BOM查詢、車間進度計劃查詢、MRP分解。3.2.2 物料請購【實現業務】通過對MRP分解結果的調整，生成物料的請