1、 會展活動現場管理系統標簽： 現場 會展 現場管理 展區 展位會展活動現場管理系統關鍵詞：會展管理、活動現場、會展教育、組織容簡介會展業作為新興服務業，是2l世紀的產業，有著巨大的發展潛力。而良好的會展現場服務又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。在展會中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開會展現場服務。它不僅可以在當時促使展會取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解并參加展會，從而使展會取得更大的成功。會展活動現場管理，具體體現在對參展商和觀眾的優質服務上。它是展覽計劃的具體落實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環節，理應備受會展組

2、織活動組織者的重視。然而會展現場管理、控制和協調的容相當復雜，如若處理不當，突發事件必將會釀成大的問題。所以要求現場管理的指揮協調成員對展會相關事宜全盤了解，并能與時、果斷做出英明決策。本文將結合我國目前大型活動現場各類型事件的處理現狀，將會展活動現場管理分為：展覽活動現場管理系統、會議活動現場管理系統、節慶活動現場管理系統；本文將主要對會展活動現場管理中的接待系統、會務系統的具體定義以與工作容進行詳細闡述。引言眾所周知，會展現場管理是成功辦展至關重要的因素和環節。會展活動現場管理的成功將提高專業觀眾和參展商對本展會的滿意度，以與提升展會的知名度和美譽度。而常久以來，大型活動現場管理一直是全球

3、會展活動組織者頭疼的問題。前期經過了大量的準備工作，還是難免在現場發生各類突發事件。隨著現代會展業的日驅成熟，人們已開始意識到，會展活動現場是否能順利進行，與前期的組織設計、任務分工、責權分配、等有很大關系。現場管理不到位，直接影響了會展活動的成敗。會展活動通常都是短時間匯集大量的人群、物品等，短時間會出現大量的交叉任務。如果能通過一種科學的方法，使這些交叉任務能有效的分配與合理的控制，是大家共同關注的問題。據統計，每年我國產生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多，節慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現場執行系統知識出現。造成了眾多大型會展活動現場管理不

4、到位或者出現了不可挽回的損失。案例回顧省第3屆人才勞動力交流會因為進不了現場招人，某企業到了現場跟本就找不到車位停車，費了老大的勁停了車后還是沒辦法進入市場招人。現場混亂的秩序，擁擠的人群讓林先生沒有了招人的心情。現場疏通交通的一名交警也表示，這里的道路太窄，停車位又少，在這里舉辦大型的招聘會很容易造成交通堵塞，同時也易發生事故。（中國經營報）北美峰會在加拿大魁北克的蒙特貝羅開幕。美國總統布什、墨西哥總統卡爾德隆和加拿大總理哈珀參加了此次峰會。據悉，三國領導人集中討論全球競爭力、食品和產品安全、可持續能源、能源管理和地區安全等五方面的問題。會議引來了數千名來自美國和加拿大的示威民眾，防暴警察被

5、迫釋放催淚瓦斯將他們驅散，現場一度十分混亂。警方稱，有4人被逮捕，另外約有20名示威民眾和警察受傷。約5000名警察在會場外待命。（新華社月日電）月，影片M的新聞發布會在釜山海云臺某賓館舉行，不過因為釜山電影節組委會粗心安排而比原定時間足足推遲了30分鐘后才得以進行。M作為釜山電影節參展電影，本次新聞發布會也是電影節正式活動之一，不過面對來到現場的200多名記者。舉行發布會的房間寬度只有5米左右，現場記者們一致要求主辦方臨時更換舉行發布會的地點，最后在主辦方的協調下，才用攝影記者們先拍照后退場，給攝像記者們留出空位的辦法來妥協，這樣一來，發布會就比原定的遲30分鐘才得以舉行。明世導演和東元出現

6、引起了現場的混亂，大部分外國記者都表示無法理解。最后，釜山電影節金東浩委員長向現場媒體道歉稱：“因為組委會的失誤，今天給各位帶來了諸多不便，在這里我向大家表示歉意。”在第十屆國際汽車工業展覽會上，兩家日本的汽車公司為了在氣勢上壓倒對方都把音響開得很大，從而嚴重影響了同一場館其它參展商的展出工作，最后主辦單位不得不出面干涉才把事情平息下來。第十三屆中國國際專業音響、燈光、樂器與技術展覽會上噪音嚴重影響到展會現場洽談。歷屆展覽會的噪音問題仍然沒有解決，限制聲壓級只是表面現象，看上去是組織者采取了措施，實際上展覽會大廳仍然是個"蛤蟆坑"，家家的音響都打開，參觀者很難鑒別哪個品種的

7、音響效果更好。在國外的許多音響展會上有規定不容許打開音響（指聲音），組織者提供的是展示交流的平臺，生產銷售方將產品與資料擺放后，參觀者對感興趣的問題與技術人員進行交流，需要視聽時有專門的視聽房間。我們國家的展覽會追求的是參觀人的數量，卻忽視了參觀的質量。在展覽會大廳里你要咨詢問題，你的講話聲音就要超過70分貝，否則大家只能是笑一笑無奈了事，是一個國際化的大都市，環保意識應該成為重中之重，我們期望下一屆展覽會在背景音樂中舉行。閑雜人員進入展覽會需治理。有些參觀人員的素質應該提高，雖然管理者采取了很多的措施，但是閑雜人員仍然在展覽會中搜集"垃圾"，倒賣門票。“SWOT分析法”與

8、“5S管理理念”大型活動現場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務進行協調與服務管理的總稱。“現場管理”一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質、不同主體的活動現場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關經驗，結合大型活動實際情況進行了創新。隨著現代會展業的快速發展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現代會展業發展的需求。第一種:SWOT分析法SWOT分析發又稱為態勢分析法，它是由美國舊金山大學的管理學教授于20世紀80年代初提出來的。我們常用來作為企業部的分析方法

9、，即根據企業自身制定在條件進行分析，找出企業的優勢、劣勢與核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是在因素，O、T是外在因素。按照企業競爭戰略的完整概念，戰略應是一個企業“能夠做的”（即組織的強項和弱項）和“可能做的”（即環境的機會和威脅）之間的有機組合。第二種:5S管理5S管理源于日本，指的是在生產現場，對材料，設備人員等生產要素開展相應的整理、整頓、清掃、清潔、素養等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎，是日本產品品質得以迅猛提高行銷全球的成功之處。整理、整頓、清掃、

10、清潔、素養的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認識，有人又添加了“堅持、習慣”等兩項容，分別稱為6S或7S活動。a) 整理（SEIRI） ：工作現場，區別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創造一個清晰的工作場所b) 整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規定位置擺放整齊，并做好標識進行管理；目的：定置存放，實現隨時方便取用c) 清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現場無垃圾，無污穢狀態；目的： 1) 保持工作環境的整潔干凈；2

11、) 保持整理、整頓成果； 3) 穩定設備、設施、環境質量、提高產品或服務質量；4) 防止環境污染。d) 清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛生；目的：1) 養成持久有效的清潔習慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果e) 素養（SHITSUDE）：通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規章制度，養成良好的工作習慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。目的： 1) 養成良好習慣；加強審美觀的培訓；遵守廠紀廠規；提高個人素養；培訓良好興趣、愛好。 2) 塑造守紀律的工作場所；3) 營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。會展活動現場執行管理系統

12、本文作者通過多年的實踐工作總結，結合我國目前大型活動現場各類型事件的處理現狀，研究出了 “會展活動現場管理七系統”，并根據活動主題分為：以展覽為主的展會活動管理系統；以會議為主的會展活動管理系統；以節慶活動為主的節事活動管理系統；本文主要對會展活動現場管理中的接待系統、會務系統進行詳細闡述。一、 展覽現場執行管理系統 接待管理系統接待管理系統是現場管理的第一任務，接待工作安排科學才能保證會展活動現場疏導與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學技術產品與現代通訊設備提高接待質量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導為主。展覽接待任務如下：

13、識別來者身份。例如：參展商、專業觀眾、非專業觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷服務人員、會場服務人員等。（到會人員識別方法有：證件識別法、標識識別法、問詢識別法） 制定人員流動疏導方案 協助辦理相關證件 協助隨身物品托管或寄存 疏導到會車輛 介紹展會活動的基本情況 協助填寫參觀注冊信息 講解展會現場相關注意事項 告知開館、閉館時間 接待現場咨詢人員 協助辦理相關商務手續 其他接待相關事務 商務管理系統商務管理系統分為財務管理系統、手續補辦系統、商務租賃系統、證件補辦系統。商務管理系統的工作量由展會前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現場工作量相對較小，如大量工作任務前期沒有完成，

14、就會造成現場商務管理任務繁重。商務管理系統具體任務如下： 驗證手續、辦理交費、出據發票 收取相關商務租賃費用 收取臨時入場購票費用 辦理會刊資料領取手續 驗收現場臨時采購物資 審核發放現場各項支出 提供打印、 等現場服務 編輯管理相關協議文本 填寫各方制定的臨時需求表格 其他商務相關事務 后勤保障系統后勤保障系統是現場主要物資管理與供應中心。如：運輸設備、倉儲、餐飲、車輛調用與配發工作，后勤管理實際是一系列后勤活動管理的統稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進行，所以后勤與后勤管理不過是一個事物的兩個方面。后勤保障的具體任務如下： 現場相關餐飲服務商管理與調度 現場相關運輸設備管理與調度 現

15、場相關移動展具、模型的臨時管理與調度 現場可移動廣告載體管理與回收 現場展示租賃設備管理與回收 現場綠植管理與回收 現場非展區裝飾材料管理與回收 現場成型宣傳材料管理 現場攝影攝像設備管理與協調 現場各種開幕、閉幕物品的管理與回收 現場各種工作證件與服裝等相關物品領用 現場各類人員的管理與疏導 現場各類信息的處理、反饋與收集 現場各類組織關系的協調與分配 展區展務管理系統展區展務管理又稱為：現場參展商服務。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務與協調展出事務的總稱。現場參展商服務的容主要有： 展區測量與展品檢查 更換與調整展位 展位促銷管理 展位噪音管理 展位水、電、氣、餐飲協調 展品知識產

16、權保護協助 展位施工與設備安裝協調 展位門楣檢查核實 展商代表與展出品核實 展區廣告容核實 展區參觀人員疏導 展區證件補辦協助 展區桌、椅、垃圾筒協調 重要領導參觀路線設置 展區展位拆卸協調 展區安全防 其他展區相關服務 現場調度系統現場調度系統也被稱為：現場指揮中心指會展活動召開時，會展組織管理者通過現場調度、調節、管制、指揮等方式，保證各系統的正常運行。現場調度中心是現場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調度中心完成并發布。現場調度系統負責人統常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責人、會展現場秘書組等相關組成。現場調度的主要職責： 協調各系統的相關任務，特別交叉性任務的指派

17、控制會展活動現場的進行程序 調配現場相關管理人員與服務人員 對現場各類突發事件做出處理決定 重要工作容通知下達 接待各系統的咨詢意見并做出反饋 組織重要領導進行參觀 處理其他系統不能決策的事物 檢查各系統實際工作情況 公布會展現場重大變化情況 工程與設備系統工程與設備系統是會展活動主要建筑建設的核心系統。通常工程系統在進行現場管理階段后，任務較繁重，也是事故隱患最多的一個系統。工程與設備系統包括了會展活動現場所有的大型施工工程管理與設備使用安裝過程管理。工程設備系統的工作圍： 標準展位運輸、安裝、檢修、拆卸管理 展場水、電等申請、輸送、安裝管理 特裝展位施工管理 大型展品物流與安裝管理 展位移

18、動、撤除、檢修、管理 大型表演使用設備的安裝、檢修、拆卸管理 工程運輸設備使用管理 協調場館方、施工方業務關系 協助辦理工程人員證件 檢查會展活動現場使用材料 人員管理設備與現場大型廣告載體的安裝與管理 背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修 展場通風、通氣設備檢修、安裝管理 現場防護系統現場防護系統包括了多個子系統，現場防護是大型會展活動的重要監控與突發事件處理系統。具體有：社會安全系統、現場治安系統、醫療服務系統、突發事件應急系統、日常監控系統、法律咨詢系統、知識產權保護系統等。現場防護系統的主要容是： 維護展期社會安全，防止各類事件發生 維護展示區域治安 排查消防設備設施 協助核對進入展區人員身份 失物報檢、領取管理 人身健康與財產安全保護 呼叫對講系統建設 現場糾紛處理 現場醫療救助與處理 知識產權侵權調查取證與立案 展區監控設備安裝與檢修 夜間巡邏與公共危害防止1. 若不給自己設限，則人生中就沒有限制你發揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風平浪靜。在紛