1、All Rights Reserved by SinoTrac商務寫作中常見的錯誤商務寫作中常見的錯誤缺乏清楚的要點缺乏清楚的要點沒有說出讀者的利益所在沒有說出讀者的利益所在缺少一個清楚、流暢的敘述結構缺少一個清楚、流暢的敘述結構缺乏足夠的論據缺乏足夠的論據All Rights Reserved by SinoTrac運用金字塔原理產生效果運用金字塔原理產生效果 減少完成最終一稿通常所需的時間；減少完成最終一稿通常所需的時間； 增加文章的條理性；增加文章的條理性； 減少文章的長度；減少文章的長度； 在最短的時間內寫出簡明扼要、思路清晰在最短的時間內寫出簡明扼要、思路清晰的文章。的文章。 All

2、 Rights Reserved by SinoTrac結構結構思想思想修辭修辭思想呈現的三要素思想呈現的三要素All Rights Reserved by SinoTrac諸葛亮傳諸葛亮傳- -（南宋）鄭樵（南宋）鄭樵 初，亮在荊州，與元直及汝南初，亮在荊州，與元直及汝南孟公威、穎川石廣元游學，三人務孟公威、穎川石廣元游學，三人務于精通，于精通，而亮獨觀其大略而亮獨觀其大略。All Rights Reserved by SinoTrac商務寫作的目的商務寫作的目的讓讀者想讀讓讀者想讀-解答了讀者想了解的問題解答了讀者想了解的問題讓讀者讀懂讓讀者讀懂-符合讀者的思考習慣符合讀者的思考習慣讓讀者

3、接受讓讀者接受-邏輯嚴謹，思維縝密，立意邏輯嚴謹，思維縝密，立意深刻深刻All Rights Reserved by SinoTrac課程內容課程內容第一部分：清晰的金字塔結構第一部分：清晰的金字塔結構n為什么使用金字塔結構n金字塔寫作結構的四個基本特點n金字塔結構的子結構第二部分：縱向的疑問第二部分：縱向的疑問/ /回答式結構回答式結構n自上而下寫作n自下而上思考第三部分：橫向的演繹或歸納邏輯結構第三部分：橫向的演繹或歸納邏輯結構n演繹推理n歸納推理第四部分：序言的講故事結構第四部分：序言的講故事結構n序言結構的基本要素n商業文章中常見的序言模式All Rights Reserved by

4、SinoTrac第一部分：清晰的金字塔結構第一部分：清晰的金字塔結構n 為什么使用金字塔結構n 金字塔寫作結構的四個基本特點n 金字塔結構的子結構All Rights Reserved by SinoTrac寫作的目的是要讀者理解自己的思想讀者的理解過程是一個組建金字塔的過程因此，我們需要通過金字塔結構表達思想因此，我們需要通過金字塔結構表達思想組織成金字塔結構的思想將容易被理解我們需要容易被理解的表達方法為什么選擇金字塔結構為什么選擇金字塔結構All Rights Reserved by SinoTrac讀者之所以會在閱讀時在頭腦中組建金字塔是因讀者之所以會在閱讀時在頭腦中組建金字塔是因為金

5、字塔結構滿足大腦處理信息的基本要求。為金字塔結構滿足大腦處理信息的基本要求。大腦最多僅記憶大腦最多僅記憶7個思想個思想因此需要將過多的思想分類和分組因此需要將過多的思想分類和分組經過分組的思想之間需要建立邏輯關系經過分組的思想之間需要建立邏輯關系可選擇的邏輯關系有向上、向下和橫向三種可選擇的邏輯關系有向上、向下和橫向三種All Rights Reserved by SinoTrac金字塔的四個基本特征金字塔的四個基本特征A1A2A3B1B2B3C1C2C3特征二：特征二：任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。特征三：特征三：每組中的思想必須屬于同一個范疇。特征四：特征四：每組中的思

6、想都必須按照邏輯順序組織。特征一：特征一：一篇文章的結構必定只支持一個思想，并出現在文章的開頭。（結論先行）All Rights Reserved by SinoTrac金字塔寫作結構的四個基本特點金字塔寫作結構的四個基本特點一篇文章的結構必定只支持一個思想，并一篇文章的結構必定只支持一個思想，并結論先行。結論先行。任何一個層次上的思想都必須是其下一層任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。次思想的概括。每組中的思想必須屬于同一個范疇。每組中的思想必須屬于同一個范疇。每組中的思想都必須按照邏輯順序組織。每組中的思想都必須按照邏輯順序組織。All Rights Reserved by

7、SinoTrac主題子主題子主題子結構一：子結構一：主題和子主題之間的縱向關系子結構二：子結構二：子主題之間的橫向關系序言子結構三：子結構三：序言的講故事結構金字塔的子結構金字塔的子結構All Rights Reserved by SinoTrac第二部分：縱向的疑問第二部分：縱向的疑問/ /回答式結構回答式結構n一篇只支持一個思想，并結論先行。n上一層次思想是下一層次思想的概括All Rights Reserved by SinoTrac金字塔的縱向結構金字塔的縱向結構豬應當被當作寵物來養豬很漂亮豬很肥使別人顯得更苗條使肥胖者更謙虛同大地相互聯系說明權力可與仁慈相容符合英國特征豬可以培育出很

8、多品種性格功能尺寸種類具有典型英國特征為什么？為什么？哪些品種？為什么？縱向的疑問縱向的疑問/回答式對話示例：回答式對話示例：All Rights Reserved by SinoTrac自上而下法自上而下法畫出主題方框畫出主題方框確定主要問題確定主要問題寫出對該問題的回答寫出對該問題的回答說明情境說明情境指出沖突指出沖突檢查主要問題和回答檢查主要問題和回答All Rights Reserved by SinoTrac自上而下法構建金字塔結構自上而下法構建金字塔結構在最頂部方框填入在最頂部方框填入1.你準備討論的主題2.你準備回答的讀者頭腦中已存在的 關于該主題的問題3.對該問題的回答將回答與

9、序言部分對照將回答與序言部分對照4.列出“情境”5.列出“沖突”6.以上問題及回答是否仍成立確定關鍵句確定關鍵句7.以上回答會引起的新問題8.確定以演繹法或歸納法回答新問題9.如采用歸納法，需確定可用于概括 的附屬名詞組織支持以上觀點的思想組織支持以上觀點的思想10.在此層次上重復以上的疑問/回答 式對話過程11 3主語主語/謂語謂語6 新問題新問題78S=4C=5Q=2All Rights Reserved by SinoTrac自下而上法自下而上法列出所有想要表達的所有思想要點列出所有想要表達的所有思想要點找出各個要點之間的邏輯關系找出各個要點之間的邏輯關系得出結論得出結論All Righ

10、ts Reserved by SinoTrac適當概括：避免使用適當概括：避免使用“缺乏思想缺乏思想”的語句的語句例如：例如：該公司應當確立三個目標。 該公司存在兩個問題。 我們建議進行五項改革。評析：評析：這些句子沒有概括其下一個層次的精華，而只是說 明了將要討論的思想屬于哪一種思想。這種句子會 掩蓋思考不完整的事實。All Rights Reserved by SinoTrac文章結構中任一層次上的思想都必須是對其文章結構中任一層次上的思想都必須是對其下面一個層次思想的概括下面一個層次思想的概括概括論證演繹推理結果類別結果論證歸納推理概括行動性思想概括行動性思想概括描述性思想概括描述性思想

11、All Rights Reserved by SinoTrac明確說明每一行動所導致的最終結果明確說明每一行動所導致的最終結果把導致同樣最終結果的思想組織在一起把導致同樣最終結果的思想組織在一起確定該組思想的分組基礎，并依此進行排序確定該組思想的分組基礎，并依此進行排序檢查是否遺漏任何步驟檢查是否遺漏任何步驟 All Rights Reserved by SinoTrac為了提高在倫敦市場上的股票銷售量，我們應當：為了提高在倫敦市場上的股票銷售量，我們應當： 按地區對客戶的收入潛力進行排序。按地區對客戶的收入潛力進行排序。 確定希望在各地區達到的市場滲透程度。確定希望在各地區達到的市場滲透程度

12、。 相應地調整銷售力量的分配。相應地調整銷售力量的分配。修改后：為了提高倫敦市場上的股票銷售量，我們需要將資源重點集中在具為了提高倫敦市場上的股票銷售量，我們需要將資源重點集中在具有高潛力的客戶身上。有高潛力的客戶身上。（怎樣做到這一點呢？（ 即：我們在上面提到的可以迫使讀者提出“怎么樣做到？”的疑問）概括行動性例子概括行動性例子All Rights Reserved by SinoTrac把說明類似事物的觀點組織在一起把說明類似事物的觀點組織在一起確定該組思想的分組基礎確定該組思想的分組基礎把所有思想轉換成完整的句子，并決定其順序把所有思想轉換成完整的句子，并決定其順序檢查是否遺漏任何步驟檢

13、查是否遺漏任何步驟 All Rights Reserved by SinoTrac法軍坦克抵法軍坦克抵達波蘭邊境達波蘭邊境德軍坦克抵德軍坦克抵達波蘭邊境達波蘭邊境俄軍坦克抵俄軍坦克抵達波蘭邊境達波蘭邊境波蘭將遭到（多國）坦克入侵波蘭將遭到（多國）坦克入侵法軍坦克抵達波蘭邊境法軍坦克抵達波蘭邊境德軍坦克抵達波蘭邊境德軍坦克抵達波蘭邊境俄軍坦克抵達波蘭邊境俄軍坦克抵達波蘭邊境概括描述性例子概括描述性例子All Rights Reserved by SinoTrac通過說明采取行動的直接結果來概括行動性思想通過說明采取行動的直接結果來概括行動性思想通過說明它們包含的相似性來概括描述性思想通過說明它們

14、包含的相似性來概括描述性思想 All Rights Reserved by SinoTrac第三部分：橫向的演繹或歸納邏輯結構第三部分：橫向的演繹或歸納邏輯結構n每組中的思想必須屬于同一個范疇。n每組中的思想都必須按照邏輯順序組織。All Rights Reserved by SinoTrac演繹性的思想組演繹推理結構順序大前提、小前提、結論大前提、小前提、結論歸納性歸納性的思想組的思想組時間順序結構順序重要性順序確定前因后果關系確定前因后果關系將整體分隔為部分將整體分隔為部分將類似事物歸為一組將類似事物歸為一組組織思想只有四種可能的邏輯順序以供選擇組織思想只有四種可能的邏輯順序以供選擇All

15、 Rights Reserved by SinoTrac2727鳥會飛鳥會飛 我是一只鳥我是一只鳥因此我會飛因此我會飛所有人都會死所有人都會死 蘇格拉底是人蘇格拉底是人因此蘇格拉底會因此蘇格拉底會死死任何一家符合這三任何一家符合這三個標準的公司都值個標準的公司都值得收購得收購 A公司符合這三公司符合這三個標準個標準A公司值得收購公司值得收購演繹推理舉例演繹推理舉例All Rights Reserved by SinoTrac主要理由主要理由 以無可爭議的說法來陳述情況 對情況的評論 情況所代表的 涵義及評論( 因此 )演繹邏輯演繹邏輯中心思想中心思想 All Rights Reserved b

16、y SinoTrac主要理由主要理由 中心思想中心思想 演繹邏輯的利弊演繹邏輯的利弊 以無可爭議的說法 來陳述情況 對情況的評論意見 情況所代表的涵義 及評論 (因此 )利利 弊弊 l 證明內容的必然走向證明內容的必然走向( (沒有第二條路可走沒有第二條路可走) )l 對有拒絕心理的聽眾尤為有效對有拒絕心理的聽眾尤為有效 l 如聽眾對情況或意見有異議，該論證即失去了說服力如聽眾對情況或意見有異議，該論證即失去了說服力 l 聽眾在聽到最后的所以結論時，先要記憶大量信息聽眾在聽到最后的所以結論時，先要記憶大量信息 All Rights Reserved by SinoTrac演繹性的思想組演繹推理

17、結構順序大前提、小前提、結論大前提、小前提、結論歸納性歸納性的思想組的思想組時間順序結構順序重要性順序確定前因后果關系確定前因后果關系將整體分隔為部分將整體分隔為部分將類似事物歸為一組將類似事物歸為一組組織思想只有四種可能的邏輯順序以供選擇組織思想只有四種可能的邏輯順序以供選擇All Rights Reserved by SinoTracv 時間順序：確定前因后果關系，通過設想某一流時間順序：確定前因后果關系，通過設想某一流程得出的思想觀點程得出的思想觀點v 結構順序：將整體分為部分，通過評論某一結構結構順序：將整體分為部分，通過評論某一結構得出的思想觀點得出的思想觀點v 重要性順序：將類似的

18、事物歸為一組，通過劃分重要性順序：將類似的事物歸為一組，通過劃分不同的重要性或程度得出的思想觀點不同的重要性或程度得出的思想觀點 歸納性的思想組歸納性的思想組All Rights Reserved by SinoTrac同同 類類 想想 法法 原原 因因 例例 子子 行行 動動 歸納邏輯歸納邏輯中心思想中心思想 主要理由主要理由 All Rights Reserved by SinoTrac確實找出高優先性的客戶群及其需求 發展針對目標客戶設計的促銷活動及工具 建立合宜的客戶 聯系及追蹤制度 貴公司必須立即采取行動，研擬并實行對貴公司必須立即采取行動，研擬并實行對象明確的營銷計劃以改善象明確的

19、營銷計劃以改善 LX20 LX20 產品的銷產品的銷售售 歸納邏輯舉例歸納邏輯舉例All Rights Reserved by SinoTracl 便于記住要點便于記住要點 l 對注重具體措施的聽眾極為有效對注重具體措施的聽眾極為有效 l 一點被否定，其余各點仍具說服力一點被否定，其余各點仍具說服力 l 對一些聽眾可能有勉強之嫌對一些聽眾可能有勉強之嫌 中心思想中心思想 主要理由主要理由 利利 弊弊 歸納邏輯的利弊歸納邏輯的利弊 All Rights Reserved by SinoTrac行動的行動的先后順序先后順序因果關系因果關系非因果關系非因果關系 時間順序時間順序即行動的先后順序，是人

20、們最習慣的閱讀順序，最易被接受即行動的先后順序，是人們最習慣的閱讀順序，最易被接受實際的行動步驟實際的行動步驟或行動性的思想或行動性的思想All Rights Reserved by SinoTrac結構順序結構順序l 結構順序就是當你使用示意圖、地圖、圖表或照片想象某事物時的順序順序。l 這個“某事物” 必須被合理合理劃分為不同的部分。All Rights Reserved by SinoTrac結構順序混亂的情況極易在日常寫作中發生結構順序混亂的情況極易在日常寫作中發生XXXXXX咨詢的服務領域具體包括：咨詢的服務領域具體包括：發展戰略核心競爭力企業改制企業文化績效管理營銷戰略資本運作流程

21、再造企業信息化業務多元化組織管理企業并購人力資源高層長期激勵計劃銷售管理財務制度成本控制XXXXXX咨詢服務涵概了企業管理的主要方面：咨詢服務涵概了企業管理的主要方面：q戰略管理發展戰略核心競爭力資本運作企業并購？業務多元化？q組織管理企業改制？q市場營銷營銷戰略銷售管理？q人力資源管理績效管理高層長期激勵計劃企業文化？q財務管理財務制度成本控制？q生產運作管理流程再造？q信息管理信息規化？All Rights Reserved by SinoTrac將整體劃分為不同部分時，將整體劃分為不同部分時，你必須保證劃分后的各部分符合以下兩個要求你必須保證劃分后的各部分符合以下兩個要求相互獨立相互獨立

22、完全窮盡完全窮盡MECE原則原則All Rights Reserved by SinoTrac50歲以上人男人女人30-50之間30歲以下20歲以上20歲以下已婚未婚50歲以上30-50之間30歲以下符合符合MECEMECE原則的結構順序原則的結構順序All Rights Reserved by SinoTrac重要性順序重要性順序1.1.創建適當創建適當分組分組2.2.識別不適當識別不適當的分組的分組All Rights Reserved by SinoTrac該公司存在該公司存在3000個問題個問題其中其中3個問題個問題其他其他2997個問題個問題創建適當分組創建適當分組 具有某具有某共同

23、特征共同特征All Rights Reserved by SinoTrac確定該組思想確定該組思想的幾種主要類的幾種主要類型型將同一類型的將同一類型的思想歸為一類思想歸為一類找出各類思想找出各類思想 之間的順序之間的順序對不適當的分組思想進行修改，一般先要歸類，然后是排序對不適當的分組思想進行修改，一般先要歸類，然后是排序識別不適當的分組識別不適當的分組All Rights Reserved by SinoTrac意意 見見問題種類問題種類1、提交報告的周期不恰當；、提交報告的周期不恰當；2、庫存數據不可靠；、庫存數據不可靠；3、獲得庫存數據的時間太遲；、獲得庫存數據的時間太遲；4、庫存數據與

24、銷售數據不吻合；、庫存數據與銷售數據不吻合；5、客戶希望能改進報告的格式；、客戶希望能改進報告的格式；6、客戶希望除去無意義的數據；、客戶希望除去無意義的數據；7、客戶希望突出說明特殊情況；、客戶希望突出說明特殊情況；8、客戶希望減少手工計算。、客戶希望減少手工計算。客戶認為我們提交的報告不解決庫存管理中的問題客戶認為我們提交的報告不解決庫存管理中的問題案例分析案例分析All Rights Reserved by SinoTrac演繹邏輯與歸納邏輯的應用演繹邏輯與歸納邏輯的應用l通常人們在思維時會更多地采用演繹推理的通常人們在思維時會更多地采用演繹推理的方法。方法。l歸納推理比演繹推理難得多，

25、因為歸納推理歸納推理比演繹推理難得多，因為歸納推理更需要創造性的思維。更需要創造性的思維。l在關鍵句層次應該盡量使用歸納推理，因為在關鍵句層次應該盡量使用歸納推理，因為歸納推理更容易被讀者所理解。歸納推理更容易被讀者所理解。All Rights Reserved by SinoTrac關于治理民意河水質污染問題的報告書關于治理民意河水質污染問題的報告書請畫出此篇文章的演繹推理結構請畫出此篇文章的演繹推理結構請將文章按照歸納推理的結構請將文章按照歸納推理的結構進行表達進行表達案例練習案例練習All Rights Reserved by SinoTrac第四部分：序言的講故事結構第四部分：序言的講

26、故事結構n 序言的基本結構n 商業文章常見的序言模式All Rights Reserved by SinoTrac 隨著經濟的發展和科技的進步，人群結構中的隨著經濟的發展和科技的進步，人群結構中的“老老齡化齡化”已經呈現明顯的趨勢。然而記者在調查中發已經呈現明顯的趨勢。然而記者在調查中發現，雖然老年人越來越多，然而他們在服裝購買方現，雖然老年人越來越多，然而他們在服裝購買方面卻存在著各種各樣的困難，在商場中很難找到老面卻存在著各種各樣的困難，在商場中很難找到老年人專柜，老年人也沒有自己的年人專柜，老年人也沒有自己的“名牌名牌”。 如何如何滿足老年人的服裝購買需要，這一問題引起了嗅覺滿足老年人的服裝購買需要，這一問題引起了嗅覺敏捷的商家的注意。敏捷的商家的注意。All Rig