1、運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，創(chuàng)建庫存高效管理模式一、開發(fā)背景我公司的計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作起步于90年代。同國內(nèi)其它大型企業(yè)一樣，我公司的信息化管理也經(jīng)歷了單項(xiàng)管理項(xiàng)目應(yīng)用、部門信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的建立等幾個(gè)階段。二十年來，我們在財(cái)務(wù)、人事、設(shè)備、計(jì)劃、供應(yīng)等部門開發(fā)出一批適合企業(yè)特點(diǎn)的信息管理系統(tǒng)。但由于受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件和管理水平的局限，造成各管理系統(tǒng)相對獨(dú)立，開發(fā)環(huán)境和應(yīng)用平臺(tái)差異很大，信息代碼化沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用水平也參差不齊，各子系統(tǒng)形成一個(gè)個(gè)信息“孤島”，很難實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享,企業(yè)的信息資源無法得到合理利用，這些問題在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的庫存管理方法以手工記賬形式完

2、成，業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、工作效率低。因此，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率等規(guī)范管理勢在必行。為順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代發(fā)展，我們迫切需要通過信息技術(shù)，讓庫存管理者從繁重的事務(wù)性工作中解放出來，及時(shí)反應(yīng)業(yè)務(wù)過程中的問題，實(shí)現(xiàn)庫存管理科學(xué)化，達(dá)到減少庫存和降低成本，更好地為公司做出貢獻(xiàn)。二、理論基礎(chǔ)ERP系統(tǒng)（Enterprise Resources Planning,“企業(yè)資源計(jì)劃”），是基于企業(yè)管理理念，高度集成化的信息系統(tǒng)，是一套將財(cái)務(wù)、分銷、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的核心價(jià)值體現(xiàn)以下在3個(gè)方面：1）以財(cái)務(wù)為核心，集物流、資金流和信息流為一體，實(shí)現(xiàn)“三流合一”，做到

3、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)相互集成，財(cái)務(wù)管控向業(yè)務(wù)管控有效延伸。2）各業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)一平臺(tái)上協(xié)同工作，各模塊無縫集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。3）支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)全過程控制。ERP系統(tǒng)具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：1）規(guī)范性：規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制，降低內(nèi)部營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)；2）集成性：實(shí)現(xiàn)企業(yè)的物流、信息流、資金流統(tǒng)一，保持企業(yè)的各部門數(shù)據(jù)的一致和共享；3）高效性：提高工作效率，減少業(yè)務(wù)人員的工作量，由于ERP系統(tǒng)的集成性，業(yè)務(wù)人員完成業(yè)務(wù)操作的同時(shí)，自動(dòng)完成財(cái)務(wù)憑證錄入及記帳工作；4）多層次：提供業(yè)務(wù)處理、經(jīng)營管理和決策支持多個(gè)層面的管理功能，管理多層次的大型集團(tuán)架構(gòu)；5）決策支持：實(shí)現(xiàn)對

4、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提取和綜合分析，為管理層快速?zèng)Q策提供支持。我公司旨在利用現(xiàn)代化ERP系統(tǒng)中的庫存模塊創(chuàng)建庫存高效管理模式。通過建立系統(tǒng)環(huán)境先進(jìn)的、功能完善的、網(wǎng)絡(luò)信息化庫存管理系統(tǒng)，高效地把采購、庫存、財(cái)務(wù)信息流三者合為一體，提高庫存管理的高效性，全面實(shí)現(xiàn)庫存管理的職能。三、創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路和目標(biāo)在傳統(tǒng)的庫存管理模式中，庫存業(yè)務(wù)的發(fā)生人為分為幾個(gè)環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)下的庫存模塊則可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存業(yè)務(wù)中存在的問題。因此，庫存的管理成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的過程。新的庫存管理模式將原有的庫存業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新調(diào)整，可以減少隨意性，加強(qiáng)規(guī)

5、范性。庫存管理信息也將越來越精細(xì)和集成。在傳統(tǒng)的驗(yàn)收、領(lǐng)料過程中，要想得到實(shí)時(shí)的材料到貨信息幾乎是不可能的，必須每天或在某一規(guī)定的時(shí)段由統(tǒng)計(jì)人員將一定時(shí)間的信息進(jìn)行匯總后才能獲得完整的驗(yàn)收、領(lǐng)料信息。而采用企業(yè)ERP系統(tǒng)下庫存模塊管理模式，業(yè)務(wù)發(fā)生和信息流通是同時(shí)進(jìn)行的，管理者可隨時(shí)獲得任何時(shí)間和任何時(shí)段的入庫、發(fā)貨信息。創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路和實(shí)施目標(biāo)如下。創(chuàng)建庫存高效管理模式的基本思路：1、建立庫存管理相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；2、過程控制庫存管理的業(yè)務(wù)；3、提供及時(shí)準(zhǔn)確的庫存信息、減少庫存和降低成本；4、為財(cái)務(wù)人員核算提供準(zhǔn)確的、及時(shí)的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建庫存高效管理模式的實(shí)施目標(biāo)：1、建立統(tǒng)一的物

6、料編碼規(guī)則，統(tǒng)一的物料分類，便于在系統(tǒng)中查找。2、物料信息集中控制。3、規(guī)范優(yōu)化庫存管理流程。包括物料信息維護(hù)流程、收料流程、發(fā)料流程、庫存調(diào)撥流程、盤點(diǎn)流程等。4、規(guī)范和統(tǒng)一業(yè)務(wù)單據(jù)，提供經(jīng)營管理需要的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。5、改善和規(guī)范倉庫日常的事務(wù)處理，減輕保管員手工計(jì)算的工作量。6、共享庫存信息，減少單據(jù)、報(bào)表在部門間的流轉(zhuǎn)，便于各級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控。7、建立安全可靠、管理高效規(guī)范的信息系統(tǒng)。四、庫存高效管理模式的實(shí)施過程 庫存管理的主要實(shí)施過程包括：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、入庫操作流程、發(fā)貨操作流程、庫存操作流程、查詢統(tǒng)計(jì)操作。（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。庫存管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)啟用的關(guān)鍵。在ERP系統(tǒng)中

7、啟用庫存管理功能模塊前，必須在系統(tǒng)初始化時(shí)，輸入完整正確的庫存管理相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，才能開展正常的庫存管理業(yè)務(wù)處理工作。庫存管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)除了與其他功能模塊相同，并且必須定義企業(yè)管理組織結(jié)構(gòu)，崗位設(shè)置和人員基本信息外，還要輸入庫存物料，基本信息和庫位定義。在庫位定義時(shí)，企業(yè)將倉庫至少分為庫存商品庫、原材料庫，企業(yè)則按庫位地理位置和存放物料的類型分類。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義完整正確后，庫存管理相關(guān)崗位可以按授權(quán)功能模塊進(jìn)入正常的業(yè)務(wù)操作。 (二)入庫操作流程規(guī)則。物料進(jìn)貨登錄操作是在系統(tǒng)指定庫存管理員，對指定物料和指定采購單根據(jù)驗(yàn)收合格數(shù)量、品名和規(guī)格入庫分錄。一張合格的采購單可以同時(shí)采購多種物料，也可以

8、對同一個(gè)物料分批入庫。系統(tǒng)登錄入庫物料時(shí)，自動(dòng)復(fù)核入庫物料是確認(rèn)的物品和規(guī)定的數(shù)量，如果物料規(guī)格、名稱、供應(yīng)商等基本信息不正確，則管理信息系統(tǒng)拒絕接受物料，無法入庫，可嚴(yán)格控制入庫物品的隨意性。 (三)發(fā)貨操作流程規(guī)則。物料發(fā)貨是在系統(tǒng)提示下進(jìn)行的，沒有需求單位提供的預(yù)留申請單，無法發(fā)貨物料，在發(fā)貨登錄時(shí)，登錄物料的基本信息是由系統(tǒng)提供，操作人員只能登錄系統(tǒng)指定物料的數(shù)量與時(shí)間，一次可以同時(shí)發(fā)出多種物料，也可以一個(gè)物料分多次發(fā)貨。當(dāng)一個(gè)預(yù)留申請中的物料發(fā)貨完成后，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉相應(yīng)預(yù)留，如果在發(fā)貨過程中發(fā)生錯(cuò)誤，需要回收物料，則必須采用物料沖銷處理方式。物料發(fā)貨操作必須是系統(tǒng)授權(quán)指定的庫存管理員

9、，并且按系統(tǒng)的提示操作，在系統(tǒng)中的每一次操作，都會(huì)留下相應(yīng)的操作記錄，嚴(yán)格控制發(fā)貨出庫物品的隨意性。 (四)庫存操作盤點(diǎn)規(guī)則。庫存盤點(diǎn)是庫存管理的日常工作，庫存管理人員根據(jù)人員配備情況和物料等級(jí)做好盤點(diǎn)計(jì)劃和實(shí)施盤點(diǎn)工作，在庫存盤點(diǎn)后及時(shí)調(diào)整庫存量，在登記盤點(diǎn)發(fā)生賬面數(shù)值與實(shí)際數(shù)值偏差時(shí)，必須通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)差異原因后才可修正庫存量。這類修改操作不僅通過授權(quán)嚴(yán)格控制操作人員，而且必須建立完整的賬號(hào)和科目。 (五)查詢統(tǒng)計(jì)操作規(guī)則。ERP系統(tǒng)中央數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)真實(shí)地反映了企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)和運(yùn)行過程，所有數(shù)據(jù)均是企業(yè)的信息資源，必須加于保護(hù)。查詢和統(tǒng)計(jì)操作直接提供了企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)，所以對進(jìn)入系統(tǒng)需要查

10、詢和統(tǒng)計(jì)操作人員加強(qiáng)管理，一方面監(jiān)控查詢與統(tǒng)計(jì)操作控制權(quán)，嚴(yán)格控制企業(yè)信息的外泄。五、庫存高效管理模式的運(yùn)行效果分析ERP庫存管理系統(tǒng)在中油東北煉化公司和吉林分公司的密切合作下歷時(shí)5個(gè)月的時(shí)間系統(tǒng)測試完畢，于2010年10月8日正式上線, 目前系統(tǒng)運(yùn)行正常。通過對采用ERP庫存高效管理模式的前后對比分析，能夠一目了然的看到ERP系統(tǒng)下庫存管理模式的高效性。采用ERP庫存高效管理模式之前存在的問題：1）庫存管理缺乏先進(jìn)有效的管理方法，內(nèi)部資源缺乏合理配置； 2）庫存管理內(nèi)部信息溝通不暢，上傳下達(dá)不及時(shí)；3）成本計(jì)算缺乏科學(xué)依據(jù)，控制難度增大； 4）對全國各地的項(xiàng)目管理困難，對異地項(xiàng)目庫存不能有效

11、控制； 5）庫存管理的內(nèi)部沒有形成規(guī)范化管理，亟待建立科學(xué)的管理體系和快速反應(yīng)的庫存管理模式。 采用ERP庫存高效管理模式之后的實(shí)際運(yùn)行效果：1）庫存管理系統(tǒng)能夠及時(shí)反映當(dāng)前項(xiàng)目庫存管理情況；2）庫存管理系統(tǒng)能夠提供及時(shí)準(zhǔn)確的庫存信息、減少庫存和降低成本；3）庫存管理系統(tǒng)提高了工作效率，保證了核算的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，能夠滿足公司對全國各地項(xiàng)目庫存管理的控制要求。4) 庫存管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，從而支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)全過程控制。ERP系統(tǒng)下庫存管理模塊作為采購、庫存、財(cái)務(wù)信息流“三流一體”的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，管理信息流模塊可以帶動(dòng)其他信息流模塊，并且可以同時(shí)通過不同的渠道各自集中

12、。采購模塊由采購部門使用、庫存模塊由倉儲(chǔ)部門使用，總帳、往來帳模塊由財(cái)務(wù)部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息。通過創(chuàng)建庫存高效管理模式，可以與業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)連為一體，在公司的整個(gè)業(yè)務(wù)中真正實(shí)現(xiàn)信息共享。六、ERP系統(tǒng)下庫存管理模式存在的問題及今后改進(jìn)計(jì)劃。（一）系統(tǒng)操作上存在的問題：1、對應(yīng)物料號(hào)。不熟悉物資分類規(guī)則，將物料需求對應(yīng)到SAP中的物料號(hào)有一定困難.解決方法：采購中心專人負(fù)責(zé)整理吉林分公司的物料編碼清單并定期更新發(fā)布，培訓(xùn)需求提報(bào)人員.2、沒有物料號(hào)。沒有物料號(hào)的物資需要向MDM平臺(tái)申請物料號(hào)后才可提報(bào)需求計(jì)劃，申請物料號(hào)需要時(shí)間（1-2天），可能對物料需求的提報(bào)和執(zhí)行有一定影響.解決方法：急用情況下先書面提報(bào)采購中心執(zhí)行，申請到物料號(hào)后在系統(tǒng)內(nèi)補(bǔ)充創(chuàng)建.3、ERP上線后視圖信息維護(hù)錯(cuò)誤。系統(tǒng)上線初期經(jīng)常會(huì)遇到物料評估類維護(hù)錯(cuò)誤的問題。如果將物料主數(shù)據(jù)的評估類維護(hù)錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致在財(cái)務(wù)上入成本的科目錯(cuò)誤。解決辦法：實(shí)際維護(hù)中嚴(yán)格按照維護(hù)組與評估類對照表做維護(hù)。若出現(xiàn)錯(cuò)誤若修改必須要滿足兩個(gè)條件，庫存量為零和無未清采購訂單。（二）、 公司相關(guān)人員對ERP系統(tǒng)的適應(yīng)問題