1、檔案管理制度第一章 總那么 第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為標準集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 各部門、各分公司在工作活動中形成的，具有參考利用價值的文件材料，必須按規定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性第三條 行政人事部負責檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進行監督、指導。各分公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 行政人事部負責公司檔案保管的定期檢查、

2、監督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責借閱檔案的審批，保證檔案的準確、平安、完整第二章 歸檔范圍第五條 但凡反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料公文、 、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等均屬歸檔范圍第六條 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料第七條 資金借貸、業務往來方面的文件材料含合同、重要報表、銀行與企業聯系函件等第八條 政府、工程批文、合同第九條 公司制度體系、會議紀要、內部發文包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等第十條 各分公司及各部門年度工作方案及資金方案第十一條 公司有效證照、證件、印章第十二條 具有法律效力及保

3、存價值的文件第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等第十四條 職工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等第三章 立卷歸檔要求第十七條 行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份第十八條 各分公司、各部門應及時向行政人事

4、部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：1歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整2在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的

5、同一文件立在一起，不得分開3卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后4卷內文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、反面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的反面編號5按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；

6、卷內文件目錄放在卷目6聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者第四章 檔案保管期限第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上第二十二條 確定檔案保管期限的原那么1但凡反映公司主要職能活動和根本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管2但凡反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管3但凡在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五章 檔案保密級別第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議

7、，行政人事部經理核定密級第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經行政人事部經理及副總以上領導批準第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經行政人事部經理及副總以上級領導批準第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用第六章 檔案的借閱第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團行政人事部經理批準第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢

8、查、清點，并在登記薄上注銷第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經理批準第三十一條 有密級的檔案調閱、復制時均需行政人事部經理及副總以上領導批準第三十二條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。第七章 電腦檔案的管理第三十五條 所有職工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件

9、夾中設定子文件夾分類存放第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責任人。公司所有職工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查第八章 檔案的鑒定與銷毀第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存或毀意見第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團總裁批準后，方可銷毀第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字第九章 罰那

10、么第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款50元300元，并予以通報批評第四十一條 集團所有職工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經行政部經理批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款300元800元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任第四十二條 集團所有職工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查第四十三條 集團所有職工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任第四十四條 檔案管理員喪失、標準檔案調閱流程或擅自提供