1、內容為網絡收集 僅供參考版本號：4.0簽發人：陳凱文書管理規定1 文書管理規定關鍵控制點：1、 發文必須有發文會簽單。2、 不得以個人名義對外發文。3、 所有收發文必須交由指定人員處理。4、 為保證編號的統一性，收文后即請在servercompany上的收發文登記表登記，并將系統自動生成的流水號注在文件右上角，然后才可以在各部門流轉。5、 收發文必須在文件登記簿和計算機上同時登記，每周一由行政部指定人員備份上周電子文檔并打印。1.1 文檔類型部門文檔：以部門名義簽發與接收的文檔。公司文檔：以公司名義簽發與接收的文檔。1.2 管理方法公司文檔由行政部指定人員負責管理，各業務部門由指定人員負責管理

2、（詳見附件1.8.4人員分工表）。公司所有文檔除在部門存檔外，還需交行政部存檔（個別文檔如僅有一份，可暫由各部門保管，行政部在收發文登記表備注欄上注明，各部門使用完畢后交行政部存檔）。1.3 收文收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發、批辦、傳遞、歸檔。1.3.1 公司文檔收文處理a. 收文：公司文檔（包括傳真）由行政部秘書統一接收。直接發給個人的公司文檔，個人接收以后應統一交行政部秘書處理。b. 編號、登記：公司文檔由行政部秘書統一加蓋收文專用章后登記填寫收發文登記表，并在文件上注明系統自動生成的編號（詳見1.5）。如無法確認所屬分項工程，可僅注明序列號，由收文部門補齊。c. 分發：公司文檔

3、經登記后，交由行政部經理簽署擬辦意見后，由行政部秘書放入相應的傳閱文件夾送有關人員、部門批閱。d. 批辦：公司領導及各相關部門應及時閱處文件并簽字（簽名并注明閱文日期），一個工作日后由行政部收回。各有關部門對公司領導已批示的公文要及時處理，需將處理意見或結果標注于文上，并將原件退回行政部歸檔備案。e. 傳遞：根據閱批范圍，由行政部負責送閱。f. 歸檔：各相關部門簽署意見后，由行政部統一收回并存檔。1.3.2 部門文檔收文處理a. 收文：部門文檔由各部門指定人員統一接收。直接發給個人的部門文檔，個人接收以后應統一交指定人員處理。b. 編號、登記：部門文檔由各部門指定人員統一填寫收發文登記表，并在

4、文件上注明系統自動生成的編號（詳見1.5）。c. 分發：部門文檔經登記后，交由部門經理簽署擬辦意見后，由指定人員放入相應的傳閱文件夾送有關人員、部門批閱。d. 批辦：各相關部門應及時閱看文件并簽字（簽名并注明閱文日期），一個工作日后由各部門指定人員收回。各有關部門對公司領導已批示的公文要及時處理，將處理意見或結果標注于文上，并將原件退回指定人員歸檔備案。e. 傳遞：根據閱批范圍，由指定人員負責送閱。f. 歸檔：各相關部門簽署意見后，由指定人員統一收回并存檔，所有收文必須另交一份給行政部指定人員存檔。1.4 發文1.4.1 發文程序擬稿、審核、會簽、復核、編號、登記、打印、分發、立卷、歸檔。a.

5、 擬稿、審核：所有文檔，擬稿人擬稿后，需交部門負責人審核確定發文范圍、印發份數和緩急程度并由部門負責人負責簽發。b. 會簽：l 不需其他部門會簽的，可由擬文部門負責人簽署發文會簽單（見附表一）或在文檔上直接簽字。l 不需其他部門會簽，但需知會相關部門的，由擬文部門負責人簽署發文會簽單或在文檔上直接簽字后加注抄送部門名單。l 需其他部門會簽的，由擬文部門負責人簽署發文會簽單后，交各相關部門簽署意見。c. 復核：公司文檔，交各部門會簽后，由行政部復核后，呈總經理簽發。部門文檔經會簽后，部門經理負責簽發，所有文檔必須交行政部歸檔。d. 公司文檔經總經理簽署后，由行政部填寫收發文登記表，進行編號（詳見

6、1.5）、登記、打印、分發并歸檔。部門文檔經部門經理負責簽發，由指定人員填寫收發文登記表，進行編號（詳見1.5）、登記、打印、分發并歸檔，同時交行政部指定人員存檔。1.5 請示及簽報a. 請示：凡不涉及合同流轉但需要匯報領導批復的事務，均須由主辦人匯報情況請示（請示范本見附件），經部門經理簽發后交相關部門流轉或上報公司領導批復；b. 會簽：l 不需其他部門會簽，但需知會相關部門的，由匯報人在請示中注明抄送部門名單。l 需其他部門會簽的，由匯報人在請示中注明需會簽部門，并將相關資料及簽報單交各相關部門簽署意見。相關會簽部門應根據簽報單中會簽時間給予意見。l 不需其他部門會簽的，可由匯報人直接將相

7、關資料及簽報單上報匯報對象。c. 批復：l 不需其他部門會簽，公司領導就請示事宜直接批復意見。l 需其他部門會簽的，相關會簽部門簽署意見后，公司領導批復意見。1.6 文檔編號方式對外發文編號采用如下格式予以編號：A-B-C-DA表示項目：按項目名稱分類，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海灘花園項目一期；具體參見收發文登記表內置編號執行.B表示部門：采用一位字母數字代碼：（A、B、C、Z），具體參見收發文登記表內置編號執行。C表示文檔分項：號碼采用兩位字母數字代碼，根據子目錄內容不同進行分類，具體參見收發文登記表內置編號執行。D由“流水號”表示。流水號以四位數計如“0001、000

8、2”等，此號為系統生成的大流水號(即序號)。其他內容：日期、文件名稱、收文發文等內容供查詢、存檔參考，不作為編號編寫依據。舉例：上海灘一期項目設計部發的設計變更，為公司第20個收發文件，則編號為BS1-C-CK-0020上海灘二期項目市場部收廣告公司發廣告企劃方案，是第一百個需要收編的文，編號為BS2-D-DC-01001.7 合同編號方式合同編號采用用如下格式予以編號：A-B-CA表示項目：按項目名稱分類，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海灘花園項目一期；具體參見合同登記表內置編號執行.B表示主辦部門：采用一位字母數字代碼：（A、B、C、Z），具體參見合同登記表內置編號執行。C

9、由“流水號”表示。流水號以四位數計如“0001、0002”等，此號為系統生成的大流水號(即序號)。其他內容：日期、合同名稱、對方單位等內容供查詢、存檔參考，不作為編號編寫依據。舉例：華潤置地（上海）有限公司的房屋租賃，由人事行政部主辦為公司第12個收發文件，則編號為CRLANDSH-A- 0012上海灘二期項目刊登廣告合同，由市場部主辦，是第300個需要收編的文，編號為BS2-D-03001.8 規章制度及表單編號方式1.8.1 按管理體系文件的層次對規章進行分類：a) 程序文件（包括質量手冊、程序文件、制度）；b) 作業文件（包括細則、規章、工作流程、崗位職責等）；c）表單1.8.2 規章制

10、度文號：a) 程序文件以“QP-部門編號”格式編寫，具體參見規章制度登記表；b) 作業文件以“WI-部門編號”格式編寫，具體參見規章制度登記表；c）表單以“FM部門編號”格式編寫，具體參見規章制度登記表；d）其他內容：文件名稱、實施日期、廢止日期等內容供編號、查詢、存檔參考，不作為編號編寫依據；e）所有規章制度編號須由人事行政部統一編寫登記，各部門按需要求人事行政部提供規章制度編號。1.9 公司文檔命名方式公司電子文檔命名一般應以“文件名稱+時間”的方式命名，中間用“-”隔開，如有必要可在最后加版本號。其中時間用“××××年××月&#

11、215;×日”表示。1.10 文檔備份每周一由行政部指定人員備份上周收發文登記表電子文檔并打印上周文件清單存檔。1.11 附件：公文種類及格式1.11.1 常用的公文種類決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發上級和不相隸屬單位的公文；發布規章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；員工的職務任免和聘用。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問，不得夾帶請示事項。請示：適用于向上級機關請求指示、

12、批準，要求一文一事。批復：適用于答復下級單位請示事項。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題。會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的議定事項。1.11.2 公文格式及字體規則編號：五號 宋體 簽發人：五號 宋體 標題：三號 仿宋GB2312 居中稱呼：四號 黑體 左齊正文：小四號 宋體 左齊 行間距定義為最小值18磅, 并通過調整字間距, 盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。正文中的結構層次序數為，第一層為“1”，第二層為“”，第三層為“1”，第四層為“”。除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的

13、數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。附件：正文之后, 成文時間之前，注明順序和名稱。發文單位及成文時間：小四號 仿宋GB2312 左齊 以領導簽發日期為準印章：除會議紀要及部門文檔外, 應加蓋印章(需“騎年壓月”)。抄報、抄送：小四號 仿宋GB2312 與正文齊用紙：公文用紙統一采用國際標準A4型(長297mm 、寬210mm)，左側裝訂。以公司名義發文，要采用公司信箋，并加蓋相應印章。1.11.3 范本請示范本簽報單范本會議紀要范本傳真范本內容為網絡收集 僅供參考編號：在此處鍵入編號請示在此處鍵入標題在此處鍵入匯報對象名稱：在此處鍵入內容華潤置地（上海）有限公司在此處鍵入發文部門或人員名

14、稱部門簽發人：在此處鍵入簽發人姓名二零零*年*月*日抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱會簽：在此處鍵入需要會簽部門名稱簽 報 單簽報編號：日期：呈報部門：建議會簽/批復時間：會簽部門：設計部工程部市場部合約部經營部財務部人事行政部副總經理批示：總經理批示：備注內容為網絡收集 僅供參考編號：在此處鍵入編號在此處鍵入標題時 間：在此處鍵入名稱地 點：在此處鍵入名稱參加人：在此處鍵入名稱內 容：在此處鍵入內容華潤置地（上海）有限公司在此處鍵入召集部門或人員名稱簽發人：在此處鍵入簽發人姓名記錄并整理：在此處鍵入記錄人姓名整理 時間：在此處鍵入整理時間抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱內容為網絡收集 僅供參考編號：在此處鍵入編號××部每周例會紀要2003/*/*2003/*/*時 間：在此處鍵入名稱地 點：在此處鍵入名稱參加人：在此處鍵入名稱內 容：序號事項時間執行人備注如有其他討論內容，請鍵入；如無，請將本行刪除華潤置地（上海）有限公司在此處鍵入召集部門或人員名稱簽發人：在此處鍵入簽發人姓名記錄并整理：在此處鍵入記錄人姓名整理 時間：在此處鍵入整理時間抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱內容為網絡收集 僅供參考To 收件機構Fax No 傳真Atten