1、煤礦建設項目檔案管理規范(征求意見稿前言本標準是根據國家檔案局的建議,由中國煤炭工業協會檔案分會組織起草的。本標準是為規范煤礦建設項目檔案管理,確保煤礦項目檔案的完整、準確、系統和安全,使之更好地服務于煤礦建設和生產經營管理及今后的改擴建工作。本標準是煤礦建設項目檔案工作的基本規范。各單位應結合實際認真實施。其部分條款(黑體字部分為強制性標準,則必須嚴格執行。本標準為首次發表。本標準是依據國家有關法律法規和標準規范制定的。本標準起草單位:本標準主要起草人:本標準由批準。本標準自起實施。本標準由解釋。煤礦建設項目檔案管理規范1.范圍本標準規定了煤礦建設項目檔案管理的組織原則和工作要求;也明確了煤

2、礦建設項目文件的歸檔范圍與保管期限。本規范適用于新建、改建、擴建、技改、續建的煤礦建設項目的檔案管理工作。與煤礦項目配套建設的電廠、鐵路專用線、化工廠等建設項目的檔案管理按照國家有關行業標準執行。2. 規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。DA/T 28-2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范DA/T 422009 企業檔案工作規范GB/T 11822-2008 科學技術檔案案卷構成一般要求GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規范GB/T 10609.3 技術制圖復制圖的折疊方法GB/T 17678.11999 CAD 電子文件光盤存儲、

3、歸檔與檔案管理要求GB/T 503282001 建筑工程文件歸檔管理規范CJJ/T 1172008 建筑電子文件及電子檔案管理規范國家檔案局國家計委國家重點建設項目檔案管理登記辦法(檔發字199715號文件3.術語和定義3.1 GB/T 15663-2008煤礦科技術語及煤礦安全規程中定義的術語適用于本標準。3.2 DA/T 12000確立的檔案工作基本術語以及下列術語和定義適用于本標準。3.3 煤礦建設項目指為了開采煤炭而規劃設計和建設的井工礦或露天礦、洗煤廠等工程。它包括一個或多個單位工程,在經濟上統一核算、行政上統一管理,建成后統一移交生產。3.4 煤礦建設項目文件指煤礦建設項目在地質勘

4、探、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。4. 煤礦建設項目檔案工作組織和職責4.1 煤礦建設項目(以下簡稱項目檔案工作實行項目法人負責制。項目法人或受其委托的建設單位(以下統稱項目建設單位全面負責做好本項目的檔案工作,并接受檔案行政管理部門的監督和指導。4.2項目建設單位應明確檔案工作的分管領導,確定各職能部門檔案工作的負責人和項目檔案工作部門的負責人。4.3 項目建設單位必須設立檔案管理機構。根據項目規模、管理模式和工作需要,建立相應的檔案管理機構,并向上級檔案管理部門備案。4.4 項目建設單位要配備適應項目檔案工作需要的專職人

5、員;各主要職能部門或業務部門也應根據需要配備相應的專職或兼職檔案工作人員。4.5 各參建單位應按建設單位要求或合同規定,設立檔案工作機構或明確負責檔案工作的部門,并配備能滿足項目檔案工作需要的專職或兼職檔案人員。4.6 各單位均應保證檔案工作人員的專業素質和職業操守適應工作的需要,并保持其相對穩定性。要建立檔案人員培訓制度、考核制度和持證上崗制度,并認真組織實施。4.7 項目檔案工作人員應遵紀守法、忠于職守、具有煤礦建設專業和檔案專業知識。檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷。4.8 項目建設單位要建立以其檔案部門為核心、各職能部門、各參建單位檔案室或專職、兼職檔案人員為

6、基礎的檔案工作網絡體系,并明確各方職責。建設單位檔案部門職責:建立檔案工作網絡、制定檔案工作制度、統一檔案工作標準要求、培訓檔案工作人員、監督檢查檔案工作情況;參與項目建設過程中重要會議、重大活動、竣(交工驗收;落實規范規定的各項要求,保證項目檔案的齊全完整、準確可靠、系統安全和竣工驗收移交。參建單位檔案工作人員職責:按照建設單位制定的項目檔案工作制度和規范要求,做好所承建工程或承擔的任務文件的收集、整理和歸檔工作。確保所提供歸檔文件的真實有效、完整齊全,嚴禁偽造或隨意撤換。4.9 建立健全檔案管理制度。項目檔案工作必須與項目建設同步。把項目檔案管理工作納入項目建設計劃,納入項目建設管理程序,

7、納入領導和工作人員的崗位職責,與項目建設管理同步實施、同步考核。4.10做好項目的檔案管理登記工作。屬于國家重點建設的項目,項目建設單位應按照國家重點建設項目檔案管理登記辦法,做好項目的檔案管理登記工作。同時抄送項目所在省煤炭行業主管部門。非國家重點建設項目參照該辦法進行登記。由項目主管部門的檔案機構負責組織填寫“煤礦建設項目檔案管理登記表”,報項目所在省檔案行政管理部門,同時抄送省(自治區煤炭行業主管部門檔案機構,以便于相互配合,及時監督指導。5. 項目文件的收集和整理5.1 項目文件(含電子文件,下同的收集、立卷歸檔工作按照“誰形成誰負責”的原則,由項目文件的形成單位或部門負責。項目建設單

8、位在簽訂項目勘探、勘察、設計、施工及監理、采購、服務、技術等合同、協議時,應設立專門條款,明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的編制要求、整理標準、移交時間及歸檔責任。5.2 項目建設單位應依照煤礦建設項目文件歸檔范圍和保管期限表(見附錄,結合該項目實際,認真分析項目檔案的價值和規律,科學合理地制定項目文件的歸檔范圍和保管期限,做好項目文件的收集和歸檔工作。煤礦建設項目中,礦井項目因地下工程受地質條件和水、火、瓦斯等自然環境的影響很大。為了安全生產和保證工程質量,對施工、作業要求高、管理嚴,其形成的應歸檔文件比較特殊,量也比較大。附錄A比較詳細的列出了礦井項目文件的歸檔范圍和保管期限。露

9、天礦的前期工作及與井工礦基本相同,其主要區別在設計和施工部分。因此,附錄B只列出了露天礦的設計和施工部分。其它部分均可參照礦井部分執行。洗煤廠均為地面建筑。其歸檔范圍可參照本規范和GB/T282002執行,故未再重復。煤礦項目三類工程相關性強,服務年限長,檔案保管期限一般應超過煤礦服務年限。檔案保管期限分為永久、30年、10年三種與煤礦的實際需要不太適應,建議定為永久和定期兩種。5.3 項目文件的收集、整理工作實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準、分工負責原則。建設單位檔案部門負責組織、監督、指導,建設單位各職能部門和各參建單位均應各司其職、各負其責,共同保證項目文件收集齊全完整,整理規

10、范標準。5.4 項目文件管理職責性研究及設計文件的收集、整理工作,并按要求向建設單位提供。5.5 檔案部門或人員要對項目建設檔案工作實行全過程管控,參加項目各階段(標段的日常檢查與竣(交工驗收工作。及時監督指導項目文件的收集和整理。5.6項目文件的整理應符合國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(DA/T 28-2002及科學技術檔案案卷構成一般要求(GB/T 11822-2008、電子文件歸檔與管理規范(GB/T 18894-2002、技術制圖復制圖的折疊方法(GB/T 10609.3的原則要求。5.7 所有歸檔的項目文件均應為原件。當為復制件時,必須加蓋復制件提供單位的公章,注明復制日

11、期,并有經手人簽字。5.8 凡國家規定的各種許可證和資格證的復制件,必須加蓋資質審核單位印章、注明日期和經手人簽字。6. 項目檔案移交與整理6.1 煤礦項目各參建單位要在合同段交工驗收前,將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄,經監理審核和項目建設單位檢查合格后按規定及時辦理移交手續。移交項目檔案套數由項目建設單位根據實際需要確定,并在合同中明確。在工程項目管理中,檔案部門有“一票否決”權,要納入合同的結算程序。凡未完成項目檔案整理,或完成整理但不符合要求,未辦理項目檔案移交手續的,項目建設單位不得組織竣(交工驗收。6.2 項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規定的要求,在項目正式通過竣工驗

12、收后三個月內,向生產使用單位辦理檔案移交,分期的項目,應在每期通過正式竣工驗收后辦理檔案移交。6.4 建設單位檔案部門應對接收的全部項目檔案按照煤炭工業檔案分類規則進行整理、分類、編目、排架。7.項目檔案的保管和利用7.1 項目檔案應集中統一管理。建設單位應配備滿足檔案工作需要的設施、設備和庫房,并做到辦公室、閱覽室和庫房三分開。7.2 檔案部門應配備工作需要的計算機、掃描儀、刻錄機、復印機和照相機、攝像機等設備。7.3 檔案庫房要遠離存在安全隱患的設施或場所,并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜等保護措施;配備溫濕度計、滅火器、空調、去濕機、消毒柜

13、、防磁柜等,以確保檔案安全。有條件的應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備。7.4檔案柜架應符合耐久、實用、美觀要求。檔案盒符合檔案保管要求。檔案排架順序由入口處自左向右、自上而下。庫房、柜架應設置引索圖卡,做到排列有序,指引醒目,存取方便。7.5 檔案庫房溫度應控制在14-24,相對濕度45%-60%,及時通風換氣,保持庫房整潔,禁止明火和存放易燃易爆和腐蝕性物品。7.6 建立檔案移交登記制度,編制分類方案、案卷目錄及卷內目錄、電子檔案檢索、檔案編研等檢索工具,方便檔案查找利用。7.7 建立健全檔案借閱、利用登記制度,配備必要的檔案利用設施設備。檔案利用效果及產生的經濟效益應如實進行

14、登記,并做好統計工作。8.項目檔案信息化建設8.1項目檔案信息化建設應與項目信息化建設協調和同步進行,并堅持技術與管理并重的原則,以檔案信息化促進和保障項目建設信息化。8.2 項目檔案管理信息化系統的開發與實施應充分考慮煤礦項目建設的特點和項目檔案管理的要求,滿足項目建設全過程信息系統高效高質運行的需要。8.3電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T17678.1和GB/T18894。9.項目檔案驗收9.1 檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未通過檔案驗收的項目,不得通過竣工驗收。9.2 項目檔案專項驗收應在竣工驗收3個月之前完成。9.3 根據項目單位

15、工程或合同完工情況,由項目建設單位組織進行單位工程檔案、合同完工檔案的檢查驗收。9.4 項目檔案專項驗收分為自檢、預驗收和正式驗收三個階段。自檢由項目建設單位組織,并形成自檢報告;預驗收由檔案驗收組織單位負責組織或委托煤炭行業相關單位組織,并提出預驗收意見;檔案正式驗收按重大建設項目檔案驗收辦法(檔發20062號由相應單位組織進行,并正式形成驗收意見。9.5 預驗收、驗收組均應邀請煤炭行業的檔案專家參加。而且其比例不應少于50%。9.6 中、小煤礦建設項目檔案管理應參照本規范執行。省級煤炭行業管理機構檔案部門要加強對中、小煤礦建設項目檔案工作的監督、檢查和指導。省(自治區檔案行政管理部門在組織煤礦項目檔案竣工驗收時,應邀請煤炭行業的檔案專家參加。附錄A:煤礦建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄B 露天礦建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄C 生產安全事故與調查處理文件歸檔范圍 書面記錄、圖紙等 3.3 3.4 與相關人員調查取證時的談話記錄及音像資料 事故原因分析碰頭會、座談會、專家論證會的有關 記錄、鑒定、化驗、圖紙及音像資料 3.5 事故單位領導、管理人員資格審查記錄，下井人員 崗位及安全培訓證件審查記錄 3.6 事故調查報告及傷