1、物業(yè)管理的前期介入 一、物業(yè)管理前期介入的熟悉 對(duì)于一項(xiàng)物業(yè)來(lái)說(shuō),存在著開發(fā)經(jīng)營(yíng)管理三個(gè)階段。從形式上看,物業(yè)管理是對(duì)物業(yè)的使用管理,因此,物業(yè)管理只要在物業(yè)交付使用時(shí)介入即可,并且許多物業(yè)管理企業(yè)也是這么做的,然而,從物業(yè)管理的實(shí)踐來(lái)看,并非如此簡(jiǎn)潔。我國(guó)的物業(yè)管理是從傳統(tǒng)的房地產(chǎn)管理脫胎而出的,體制雖變,但管理手段卻還有許多沒(méi)有更新,物業(yè)管理一直滯后于規(guī)劃設(shè)計(jì)和施工建設(shè)。開發(fā)設(shè)計(jì)是各物業(yè)轄區(qū)能否形成完整、舒適、便利的功能區(qū)域的先天制約因素。以往房地產(chǎn)開發(fā)商在規(guī)劃設(shè)計(jì)中考慮了房屋和配套設(shè)施建筑時(shí)的便利和節(jié)省,而沒(méi)有從管理角度把房屋建成后的管理聯(lián)系起來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃,造成建成后物業(yè)管理上的矛盾和漏洞

2、。如現(xiàn)在常見(jiàn)的車位擁擠,住房使用功能不全,空調(diào)位置未考慮,脫排水的管道未顧及,以及水、電、煤、通風(fēng)、交通等配套方面存在的問(wèn)題。這種整體布局上的缺陷,既使業(yè)主時(shí)有埋怨,又使物業(yè)管理工作難以完善,并且以后往往也難以彌補(bǔ)。假如開發(fā)商在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段就選擇好物業(yè)管理企業(yè),即利用物業(yè)管理企業(yè)的豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)學(xué)問(wèn)對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)提出建議和意見(jiàn),使規(guī)劃設(shè)計(jì)更符合使用管理的要求,可為以后的管理工作打好基礎(chǔ)。 物業(yè)管理是以經(jīng)濟(jì)為手段,從事對(duì)物業(yè)的使用、保養(yǎng)、修理、經(jīng)營(yíng)工作和供應(yīng)服務(wù),是使物業(yè)發(fā)揮最佳效應(yīng)的一種管理形式,它同物業(yè)的形成過(guò)程即投資決策、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)及房屋營(yíng)銷等階段均有著密不可分的聯(lián)系。因此,物業(yè)管理應(yīng)

3、建立追求全過(guò)程最佳效益的現(xiàn)代化管理模式,在物業(yè)的開發(fā)階段就充分考慮建成以后的使用和管理的需求,考慮到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展后居住水平提高的需要,要有一定的超前性,即從項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)階段就開頭關(guān)注物業(yè)的全過(guò)程效益。物業(yè)管理是一種對(duì)物業(yè)全過(guò)程的管理,其首要環(huán)節(jié)即是物業(yè)管理的前期介入。 這里所說(shuō)的物業(yè)管理前期介入,是指物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)的開發(fā)設(shè)計(jì)階段即介入,從事物業(yè)形成前的階段性管理。物業(yè)前期管理工作雖然尚未形成對(duì)物業(yè)運(yùn)行主體的管理,但是就其管理的內(nèi)涵分析,它應(yīng)屬于企業(yè)管理的一個(gè)管理階段。 物業(yè)管理前期介入是一種物業(yè)管理企業(yè)同房地產(chǎn)開發(fā)商共同對(duì)物業(yè)實(shí)施平行或交叉管理的方法,因此,無(wú)論是對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)商還是物業(yè)管理

4、企業(yè)都是特別必要的。房地產(chǎn)開發(fā)商對(duì)物業(yè)進(jìn)行的是硬件建設(shè),物業(yè)管理企業(yè)對(duì)物業(yè)進(jìn)行的是軟件管理。前者是形成物業(yè),后者是發(fā)揮物業(yè)的功能作用,雖有區(qū)分但又相互聯(lián)系。對(duì)于開發(fā)商而言,進(jìn)行投資決策,規(guī)劃設(shè)計(jì),選擇適當(dāng)?shù)牡囟巍⒎啃图案綄僭O(shè)施,并通過(guò)施工建筑形成物業(yè),其目的是為了增加對(duì)業(yè)主的吸引力度。尤其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中,房地產(chǎn)開發(fā)商要保持其產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力,還必需有超前意識(shí),即從高起點(diǎn)起步,充分考慮人們對(duì)房地產(chǎn)品和工作、居住環(huán)境需求的不斷變化,不僅要重視物業(yè)本身的工程質(zhì)量,更應(yīng)當(dāng)考慮物業(yè)的使用功能、小區(qū)的合理布局、建筑的造型、建材的選用、室外的環(huán)境、工作或居住的安全舒適與便利等;然而對(duì)于業(yè)主而言,卻不止于此,業(yè)

5、主還將對(duì)物業(yè)管理進(jìn)行權(quán)衡。從某種意義上講,物業(yè)的硬件建設(shè)相對(duì)較為直觀,而軟件管理卻要長(zhǎng)期相伴。一個(gè)物業(yè)開發(fā)項(xiàng)目需要幾年時(shí)間,但其使用時(shí)間卻是幾十年,甚至上百年。隨著人們觀念的轉(zhuǎn)變,業(yè)主既會(huì)從使用者的角度,也會(huì)從全部人的角度對(duì)物業(yè)管理進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)。在物業(yè)開發(fā)階段適時(shí)地選擇恰當(dāng)?shù)奈飿I(yè)管理企業(yè),能在很大程度上避免缺陷和漏洞,使物業(yè)更符合使用和管理的要求,因此,這是開發(fā)商不容忽視的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)而言,首先應(yīng)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以獲取物業(yè)的管理權(quán)。在同開發(fā)商簽訂了物業(yè)管理協(xié)議書后,即應(yīng)著手配備與物業(yè)相匹配的管理人員,開展各項(xiàng)物業(yè)前期階段的管理工作。由于將來(lái)的業(yè)主管理委員會(huì)擁有“打算繼聘或選聘物業(yè)管

6、理企業(yè)”的權(quán)利,因此,物業(yè)管理企業(yè)在前期管理中能否形成有序的管理秩序,能否滿意業(yè)主的服務(wù)需求,能否在業(yè)主中樹立良好的、有效的“管家”形象,對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)把握機(jī)會(huì)、占據(jù)市場(chǎng)的重大問(wèn)題。毋庸置疑,物業(yè)管理前期介入將使硬件建設(shè)與軟件建設(shè)相得益彰,對(duì)物業(yè)實(shí)行前期管理不僅是物業(yè)管理者的需要,同樣也成了房地產(chǎn)開發(fā)商的需要,當(dāng)然更是業(yè)主維護(hù)自身權(quán)利的需要。 二、物業(yè)管理前期介入的必要性 (一)促使物業(yè)竣工后返工無(wú)望的工程質(zhì)量難點(diǎn)提前得到妥當(dāng)解決 物業(yè)管理的基本職能是代表和維護(hù)業(yè)主的利益,對(duì)所委托的物業(yè)進(jìn)行有效管理。然而在物業(yè)管理的實(shí)踐中,一些物業(yè)的先天缺陷一直困擾著物業(yè)管理企業(yè),諸如物業(yè)質(zhì)量、設(shè)

7、備性能、設(shè)施配套以及綜合布局等,這些均不取決于物業(yè)管理企業(yè),而往往在于物業(yè)的開發(fā)商和建筑商。要轉(zhuǎn)變這一狀況,把一些以往長(zhǎng)期難以得到解決的問(wèn)題盡可能在物業(yè)管理過(guò)程中將之限制在最小范圍之內(nèi),就必需開展物業(yè)管理的前期介入,使物業(yè)管理前期介入同規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)同步或交叉進(jìn)行,這樣既可以反映以后專業(yè)化管理得以順當(dāng)實(shí)施的各種需求,又可以從業(yè)主或使用人的角度,憑專業(yè)人士的經(jīng)驗(yàn)和以往管理實(shí)踐中發(fā)覺(jué)的規(guī)劃設(shè)計(jì)上的種種問(wèn)題和缺陷,對(duì)物業(yè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)進(jìn)行端詳,對(duì)不適之處提出修改方案,優(yōu)化、完善設(shè)計(jì)中的細(xì)節(jié),從而把那些后期管理中力不從心的或返工無(wú)望的先天缺陷爭(zhēng)取在物業(yè)竣工之前,逐項(xiàng)加以妥當(dāng)解決,削減后遺癥,保持房地

8、產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 (二)物業(yè)管理前期介入是對(duì)所管物業(yè)的全面了解 物業(yè)管理行為的實(shí) 質(zhì)是服務(wù)。然而要服務(wù)得好,使業(yè)主滿足,就必需對(duì)物業(yè)進(jìn)行全面的了解。假如物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)交付使用時(shí)才介入管理,就無(wú)法對(duì)諸如土建結(jié)構(gòu)、管線定向、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝等物業(yè)的狀況了如指掌。因此,必需在物業(yè)的形成過(guò)程中就介入管理,才能對(duì)今后不便于養(yǎng)護(hù)和修理之處提出改進(jìn)意見(jiàn),并做好日后養(yǎng)護(hù)修理的重點(diǎn)記錄。唯有如此,物業(yè)管理企業(yè)方能更好地為業(yè)主服務(wù)。 (三)物業(yè)管理前期介入是為后期管理做好預(yù)備 物業(yè)管理也是一項(xiàng)綜合管理工程,通過(guò)物業(yè)管理把分散的社會(huì)分工集合為一體,并理順關(guān)系,建立通暢的服務(wù)渠道,以充分發(fā)揮物業(yè)管理的綜

9、合作用。此外,在對(duì)物業(yè)實(shí)體實(shí)施管理之前,還應(yīng)設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,并協(xié)同開發(fā)商草擬有關(guān)文件制度,籌備成立業(yè)主管理委員會(huì),印制各種證件,以及進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、培訓(xùn)等工作。物業(yè)管理前期介入就可以在此階段把上述工作支配就緒,以使物業(yè)一旦正式交付驗(yàn)收,物業(yè)管理企業(yè)便能有序地對(duì)物業(yè)實(shí)體進(jìn)行管理。 三、物業(yè)管理前期介入的內(nèi)容 在物業(yè)管理前期介入階段,物業(yè)管理企業(yè)的管理內(nèi)容大致可以歸納為以下幾個(gè)方面: (一)物業(yè)管理企業(yè)通過(guò)投標(biāo)來(lái)接洽物業(yè)管理業(yè)務(wù) 無(wú)論物業(yè)管理企業(yè)是開發(fā)商組建的,或是獨(dú)立組建的,或是房管所轉(zhuǎn)換的,還是各大系統(tǒng)組建的,要獲得物業(yè)管理業(yè)務(wù)首先必需不斷開拓,通過(guò)投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)來(lái)接洽

10、業(yè)務(wù)。 1.進(jìn)行可行性、牢靠性、可盈利性分析。可行性是指物業(yè)管理企業(yè)既要從自身的實(shí)際動(dòng)身,考慮擬接管的物業(yè)與本企業(yè)的資質(zhì)等級(jí)是否相符,該物業(yè)的接管能否發(fā)揮本企業(yè)的優(yōu)勢(shì),做到揚(yáng)長(zhǎng)避短,又要考慮能否在該物業(yè)的管理權(quán)競(jìng)爭(zhēng)中取勝,假如明知競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手實(shí)力比自己強(qiáng)大,就不必勉強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)。牢靠性是指該物業(yè)的建設(shè)是否有保證,開發(fā)商的資信條件是否較好并能協(xié)作協(xié)作,等等。這樣做可避免管理權(quán)競(jìng)爭(zhēng)得手后,由于開發(fā)商或建設(shè)方面的原因,使工作留有漏洞,造成今后的物業(yè)管理難以完善,給企業(yè)帶來(lái)不應(yīng)有的損失。可盈利性是指物業(yè)管理企業(yè)依據(jù)自己的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),測(cè)算物業(yè)的管理能否給企業(yè)帶來(lái)正常利潤(rùn),或近期雖無(wú)利潤(rùn)但企業(yè)能在該地區(qū)打開新局面,爭(zhēng)

11、取更多的業(yè)務(wù)。 2.詳細(xì)測(cè)算物業(yè)管理費(fèi)用,并草擬總體管理方案。 3.投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)、洽談、簽訂物業(yè)管理合同(協(xié)議)。 4.選派管理人員運(yùn)作物業(yè)前期管理。 (二)建立與業(yè)主或使用人的聯(lián)絡(luò)關(guān)系 物業(yè)管理的對(duì)象是物業(yè),而服務(wù)對(duì)象則是人,即業(yè)主和使用人。因此,物業(yè)管理企業(yè)既應(yīng)與第一業(yè)主(開發(fā)商)共同協(xié)商,又要與將來(lái)業(yè)主或使用人取得聯(lián)系,聽取意見(jiàn)。 1.聽取業(yè)主或使用人對(duì)物業(yè)管理的要求、期望。 2.了解業(yè)主或使用人對(duì)物業(yè)使用的有關(guān)支配、準(zhǔn)備。 3.參與售房部門同業(yè)主或使用人簽約,并供應(yīng)草擬的業(yè)主公約、裝修施工管理方法、門禁出入方法、停車場(chǎng)管理方法、管理費(fèi)收取方法等物業(yè)轄區(qū)綜合管理方法。 (三)察看工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)

12、 物業(yè)管理前期介入的目的是為以后的管理創(chuàng)造良好的條件,因此,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)依據(jù)物業(yè)管理要求,對(duì)物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)及建筑施工提出合理化建議。 1.端詳工程土建構(gòu)造、管線走向、出入線路、保安系統(tǒng)、內(nèi)外裝飾、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝的合理性。重點(diǎn)察看消防安全設(shè)備、自動(dòng)化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)備、給排水設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、車庫(kù)及公用泊位設(shè)備、電力設(shè)備、交通運(yùn)輸及電梯設(shè)備、服務(wù)設(shè)備等。 2.對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)提出符合物業(yè)管理需要的建議方案,磋商解決方法。 3.在施工現(xiàn)場(chǎng)做好日后養(yǎng)護(hù)、修理的要點(diǎn)記錄,圖紙更改要點(diǎn)記錄。 4.參與工程驗(yàn)收,進(jìn)行器材檢查、外觀檢查、性能檢查、功能測(cè)試、銘牌檢查,并按整改計(jì)劃督促整改。 (四)設(shè)

13、計(jì)管理模式,草擬及制定管理制度 物業(yè)管理企業(yè)在前期介入中要依據(jù)業(yè)主和使用人的期望與要求,設(shè)計(jì)日后的管理模式,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,其中還須與開發(fā)商一起草擬有關(guān)文件制度。 1.籌建業(yè)主管理委員會(huì)。 2.與開發(fā)商一起草擬物業(yè)轄區(qū)的規(guī)章制度、業(yè)主管理委員會(huì)章程、業(yè)主公約、裝修施工管理方法等。 3.設(shè)置物業(yè)轄區(qū)的組織機(jī)構(gòu),規(guī)定各部門人員崗位責(zé)任制度,編制住戶手冊(cè)、物業(yè)轄區(qū)綜合管理方法等。 4.制定上 崗人員的培訓(xùn)計(jì)劃,并實(shí)施計(jì)劃。 (五)建立服務(wù)系統(tǒng)和服務(wù)網(wǎng)絡(luò) 物業(yè)管理的專業(yè)化、社會(huì)化、企業(yè)化特征打算了其特定的環(huán)境條件,物業(yè)管理的成敗在很大程度上取決于物業(yè)管理公司與這些環(huán)境條件即與社會(huì)有關(guān)部門相互關(guān)系的協(xié)調(diào),這里既有行