1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上XX股份有限公司采購管理辦法第一章 總則第一條 為了規(guī)范采購業(yè)務(wù)，防范采購風(fēng)險，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號-采購業(yè)務(wù)的規(guī)定，制定XX股份有限公司采購管理辦法（以下簡稱本辦法）。第二條 本辦法所稱采購是指采購物資及與采購相關(guān)的運輸勞務(wù)等業(yè)務(wù)，不包括公司委外加工、委外建筑、委外設(shè)備安裝。委外加工、委外建筑、設(shè)備安裝分別按公司外包業(yè)務(wù)管理辦法、工程項目管理制度的規(guī)定執(zhí)行。第三條 采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險。（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致生產(chǎn)停滯或資源浪費。（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批

2、不規(guī)范，可能產(chǎn)生道德風(fēng)險和舞弊行為，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高。（三）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導(dǎo)致物資、資金損失或信用受損。第四條 公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)遵循以下原則 。（一）統(tǒng)一采購：公司所需各類材料、設(shè)備及相關(guān)運輸勞務(wù)統(tǒng)一由公司采購部負責(zé)采購，其他人員未經(jīng)采購部委托不得辦理采購業(yè)務(wù)。（二）計劃采購：根據(jù)月度生產(chǎn)計劃、維修計劃和固定資產(chǎn)更新改造計劃，結(jié)合庫存情況與市場行情編制采購計劃，按計劃采購，確保供需平衡。（三）擇優(yōu)采購：公司遵照就近、就優(yōu)、就低、就快、就長方針，選擇供應(yīng)商，對供貨距離近、速度快、性價比高、信用期長的供應(yīng)商優(yōu)先安排采購，并根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)和年度供應(yīng)情況評價結(jié)果，確定下一年度供應(yīng)

3、商名單。（四）授權(quán)采購：公司對采購人員進行業(yè)務(wù)授權(quán)，做到申購與采購、議價與審價、洽談與審批、采購與驗收、采購與付款、采購與保管等不相容職務(wù)分離。（五）分類管理：根據(jù)各類物資消耗量、資金占用量和庫容占用量大小，分別采用定期采購和定量采購辦法。第五條 公司采購業(yè)務(wù)的分工如下 （一）采購部負責(zé)各類材料、設(shè)備及相關(guān)運輸勞務(wù)的采購和采購信息錄入。（二）生產(chǎn)部負責(zé)基本生產(chǎn)車間耗用的原輔材料的請購。（三）設(shè)動部負責(zé)公司機器設(shè)備、修理用備品備件及輔助生產(chǎn)部門耗用的材料物資的請購，并負責(zé)設(shè)備及主要備品備件的質(zhì)量檢驗。（四）工程部負責(zé)工程物資請購和質(zhì)量檢驗。（五）研發(fā)中心負責(zé)研發(fā)用材料物資的請購。（六）安環(huán)部負責(zé)

4、安全、勞保、消防、環(huán)保材料物資的請購和質(zhì)量檢驗。（七）總經(jīng)辦負責(zé)辦公設(shè)備、文辦用具及生活后勤耗材的請購。（八）品管部負責(zé)修訂生產(chǎn)用原輔材料和研發(fā)用材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測標(biāo)準(zhǔn)，并負責(zé)檢驗檢測。（九）倉儲部負責(zé)各類原材料的計量、點數(shù)、入庫和入庫數(shù)量的錄入。（十）財務(wù)部負責(zé)采購業(yè)務(wù)的單證審核和款項支付。（十一）審計部負責(zé)采購業(yè)務(wù)的專項審計。第二章 采購計劃第六條 生產(chǎn)部根據(jù)銷售計劃編制生產(chǎn)計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃和消耗定額計算主要原、輔材料的需求量，并根據(jù)基本生產(chǎn)車間上報的非主要原、輔材料的需求量編制生產(chǎn)用物資請購計劃,于每月25日前上報給采購部。第七條 設(shè)動部根據(jù)年度固定資產(chǎn)投資計劃和基本生產(chǎn)車間、輔助生

5、產(chǎn)部門上報的修理計劃，編制機器設(shè)備、修理用備品備件的請購計劃，于每月25日前上報給采購部。第八條 工程部根據(jù)生產(chǎn)部、研發(fā)中心和總經(jīng)辦上報的房屋、建筑物主干管道及隱蔽工程的報修單和設(shè)動部擬定的機器設(shè)備安裝計劃，編制工程物資的請購計劃，于每月25日前上報給采購部。第九條 其他各職能部門根據(jù)本辦法第五條的業(yè)務(wù)分工，編制物資請購計劃，于每月25日前上報給采購部。第十條 編制請購計劃時，應(yīng)列明請購物資的數(shù)量、質(zhì)量或型號規(guī)格及到貨時間，以便采購部門合理安排采購。第十一條 公司應(yīng)定期召開資金平衡會，根據(jù)采購需求和資金供給兩方面情況，以優(yōu)先保障生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行為宗旨，合理安排采購資金。第十二條 采購部根據(jù)

6、各部門上報的請購計劃和倉儲部提供的各類物資的庫存量，結(jié)合庫存物資的保險儲備、經(jīng)常儲備量，結(jié)合財務(wù)部能提供的資金量和各類需求的輕重緩急，由計劃員負責(zé)編制月度采購計劃。計劃員可兼辦審價及合同管理方面的工作。第十三條 生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)生的臨時、應(yīng)急采購需求，由各車間、各部門直接找采購部聯(lián)系。采購部核實情況后應(yīng)當(dāng)盡快采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營需要，財務(wù)部應(yīng)積極配合，確保資金供給。第三章供應(yīng)商的篩選和管理第十四條 供應(yīng)商的篩選供應(yīng)商篩選有以下幾方面具體指標(biāo)：（一）質(zhì)量指標(biāo)，包括樣品的質(zhì)量、質(zhì)量保證體系、物資的優(yōu)良品率和對質(zhì)量問題的處理態(tài)度、及時性、有效性。（二）交貨能力指標(biāo)，包括出樣的及時性、交貨的及時性、擴大

7、供貨的潛能、增減訂貨的應(yīng)變能力、零星訂貨保證。（三）水平指標(biāo)，包括比價水平、結(jié)算方式、信用期長短、保修期長短及發(fā)票種類。（四）技術(shù)指標(biāo)，包括工藝技術(shù)的先進性、后續(xù)研發(fā)能力、產(chǎn)品設(shè)計能力、技術(shù)問題的整改能力。（五）合作指標(biāo)，包括合同履約率、合作年限、售后服務(wù)、合作融洽關(guān)系。（六）社會責(zé)任指標(biāo)，供應(yīng)商在環(huán)境保護、資源節(jié)約、員工就業(yè)保障等履行社會責(zé)任和義務(wù)方面有良好的聲譽。上述指標(biāo)的考評，分別由品管部、倉儲部、財務(wù)部、設(shè)動部（工程部）、采購部負責(zé)打分。考核評定結(jié)果，由采購部進行匯總，并填寫“供應(yīng)商資格評定報告”，報經(jīng)營副總、總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會審定。第十五條 供應(yīng)商的管理（一）經(jīng)公司選定的供應(yīng)商，應(yīng)

8、根據(jù)信用及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)分為不同的等級，實施差別化管理。對信譽良好的供應(yīng)商，公司可在物料檢測、貨款結(jié)算方式、付款周期等方面給予優(yōu)惠。對重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ摹⒎瞎就顿Y方針的供應(yīng)商，可以投資入股，用產(chǎn)權(quán)關(guān)系穩(wěn)定供應(yīng)量。（二）為防范供應(yīng)鏈風(fēng)險，主要原材料的供應(yīng)商，應(yīng)不少于三家，并要有候選供應(yīng)商；對特別重要的物資，公司可派遣專職人員進行現(xiàn)場考查和質(zhì)量檢測；必要時，生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢等部門可對供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)或培訓(xùn)；燃料、備品配件、建筑材料、運輸勞務(wù)的供應(yīng)商也應(yīng)不少于三家，小額、零星物資和服務(wù)應(yīng)定點采購，供應(yīng)商應(yīng)不少于兩家。（三）為了方便設(shè)備的使用和維修，如無性價比更好，技術(shù)更先進適用的同類設(shè)備和配件，設(shè)

9、備和配件的供應(yīng)商宜相對穩(wěn)定，以減少機型，減少機配件庫存量。（四）長期需要、采購量大且穩(wěn)定的物資，一律向經(jīng)過核準(zhǔn)的供應(yīng)商采購。臨時應(yīng)急情況下向非定點供應(yīng)商少量采購，事前應(yīng)向經(jīng)營副總請示，否則應(yīng)追究責(zé)任，并給予處罰。第十六條 供應(yīng)商的淘汰公司每年對供應(yīng)商進行評估，不合格的，應(yīng)予淘汰，從候選供應(yīng)商中進行補充。合格供方資格的取消原則如下：（一）供方違背合同中準(zhǔn)時制協(xié)議，經(jīng)常不能按期限要求定量供貨，以致影響公司生產(chǎn)的正常進行。（二）售后服務(wù)工作不能達到公司的要求。（三）供貨質(zhì)量長期不穩(wěn)定，多次整改仍無明顯改變。（四）供方的價格在同類產(chǎn)品中偏高，在同業(yè)競爭中優(yōu)勢不足。（五）供方因有關(guān)原因，向公司提出暫停供

10、貨，且時間太長（超過半年）。供應(yīng)商的淘汰審批程序與供應(yīng)商篩選確定審批程序一致。第四章 采購過程管理第十七條 采購審批權(quán)限（一）全年采購額500萬以上的主要原材料采購合同由總經(jīng)理審批，采購額超過1000萬以上的，由董事長審批，主要原材料的品種由財務(wù)部根據(jù)上年采購額提出方案。（二）全年采購額不超過500萬的其他原材料的采購合同由經(jīng)營副總審批。（三）工程物資、備品備件采購合同：單筆采購金額超過50萬元的，由總經(jīng)理審批；不超過50萬的，由經(jīng)營副總審批。（四）設(shè)備采購成交金額不超過50萬的，由經(jīng)營副總審批；超過50萬，不超過1000萬的，由總經(jīng)理審批；成交金額超過1000萬，不超過2500萬的，由董事長

11、審批；成交金額超過2500萬的，由董事會審批。（五）車輛采購合同，由董事長審批。第十八條 材料物資訂購可以采用電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、定點采購及招標(biāo)等多種形式，具體選用哪種方式，由采購部根據(jù)市場供應(yīng)情況和采購批量制訂細則，由采購員按規(guī)定選擇。 訂購一般應(yīng)貨比三家，并留下完整的供應(yīng)商報價單，報價單應(yīng)具有品種、規(guī)格、批量、價格、交貨地點、交貨時間、發(fā)票形式、開票時間、支付條件等內(nèi)容，采購員根據(jù)各家供應(yīng)商提供的報價單作出抉擇，并記錄抉擇理由。第十九條 健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢價、比價采購等多種方式，合理確定采購價格。采購員議價時，應(yīng)參考審價員的報價，如果高于審價員報價，應(yīng)與審價員交換意

12、見。審價員堅持原報價，采購員應(yīng)重新洽價，洽談不成，報采購部部長或經(jīng)營副總裁決。每筆訂購業(yè)務(wù)完成后，采購員應(yīng)整理訂購文件移交合同管理員存檔保管。為確保審價與審批的獨立性，審價員只負責(zé)收集價格信息，不得直接參與訂購。第二十條 公司采購大宗物資、專項設(shè)備要與供應(yīng)商簽訂購銷合同。供應(yīng)商一般有標(biāo)準(zhǔn)合同文本，經(jīng)公司法務(wù)管理員確認后可以采用。合同文本中的質(zhì)量條款須經(jīng)品管部、設(shè)動部、工程部審核確認，貨款結(jié)算條款需經(jīng)財務(wù)部審核確認。合同的簽署、用印、留檔按公司合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行。第二十一條 采購人員必須按“采購作業(yè)期限”運作，把握好工作進度，若發(fā)生非正常異動，供貨方未能按規(guī)定時間供貨，應(yīng)及時與請購部門溝通，

13、并向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，擬定補救辦法。特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。第二十二條 采購變更和撤銷的處理。（一）若原請購項目尚未定購，請購部門應(yīng)填制物料采購計劃變更申請單告知采購部，采購部在原請購單上蓋上撤單印章，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。（二）若請購項目已向供應(yīng)商定購，由采購經(jīng)辦人及時與供應(yīng)商洽談變更或撤銷事宜。能辦妥變更或撤銷的按本條第1款方式辦理；不能辦理變更或撤銷的，由采購主管通知原請購部門；損失較大的，應(yīng)報告分管副總或總經(jīng)理。第二十三條 加強文檔資料管理，限額以上的每筆采購業(yè)務(wù)完成以后，負責(zé)訂購的采購員應(yīng)整理該項業(yè)務(wù)的詢價、報價、定價資料、會議記錄及訂購合同，移交合同管理員，為日后審計該項采購

14、業(yè)務(wù)留下完整的檔案。第二十四條 為維護公司利益，公司嚴格禁止采購員本人及其家屬接受供應(yīng)商饋贈。供應(yīng)商及其工作人員不得以公司或私人名義向我公司采購人員贈送禮金、禮品、有價證券或邀請娛樂和宴請。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，終止購銷關(guān)系。第二十五條 從事采購業(yè)務(wù)的公司員工，應(yīng)向公司人力資源部和采購部說明其親友從事供應(yīng)業(yè)務(wù)的情況，公司應(yīng)規(guī)定采購員的任職期限和輪崗辦法。第二十六條 供貨發(fā)票和運輸發(fā)票是驗貨的依據(jù)，也是會計記賬和抵扣增值稅、企業(yè)所得稅的依據(jù)，沒有取得發(fā)票和遺失發(fā)票會給公司帶來損失。因此，采購員在辦理采購業(yè)務(wù)時，一定要取得供貨商發(fā)票，并及時把發(fā)票移交給財務(wù)部。發(fā)票不慎遺失，應(yīng)及時掛失，并辦理補開。根據(jù)目前市場

15、環(huán)境，公司對供貨發(fā)票作如下規(guī)定。（一）采購額在2000元及以上的采購業(yè)務(wù)應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票。（二）采購額在500-2000元之間的采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)取得增值稅普通發(fā)票。（三）采購額在500元以下的采購業(yè)務(wù)盡可能取得正規(guī)增值稅發(fā)票，實在做不到至少應(yīng)有普通發(fā)票或合法收據(jù)。（四）接受運輸勞務(wù)應(yīng)取得運輸業(yè)專用發(fā)票。第二十七條 采購員在與供應(yīng)商洽談采購事項時，必須談清楚是否開票，何時開票及開何種發(fā)票，并在購銷合同中予以明確。如果供應(yīng)商不能或不愿提供合規(guī)發(fā)票，就應(yīng)當(dāng)終止對其采購，如果非采購不可的，則采購價格中不得含有稅金因素。平時在進行比價采購時，開不開發(fā)票，含不含稅金都是極重要的比價因素。第二十八條 貨已

16、到，票未到，采購部應(yīng)當(dāng)抓緊催辦，一般情況下不得跨月。沒有收到供應(yīng)商的發(fā)票，財務(wù)部不得支付貨款，除非合同規(guī)定必須預(yù)付貨款。第五章 驗貨及后續(xù)管理第二十九條 采購物資到位后，采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢人員和倉庫管理人員進行質(zhì)量與數(shù)量方面的驗收與點數(shù)工作。需要進行理化試驗或試用的物資，應(yīng)取樣進行試驗或試用，待證實合格后方可辦理入庫。驗收工作的分工按本辦法第五條辦。第三十條 物資驗收過程發(fā)現(xiàn)的下列問題應(yīng)作如下處理 （一）名稱、品種、型號、規(guī)格等與合同或訂單不合的應(yīng)退貨，重新購買。（二）質(zhì)量未達標(biāo)但能讓步接收的，由采購員辦理索賠；不能讓步接收的，由采購部聯(lián)系實施退換。（三）到貨數(shù)量與合同數(shù)量之間的差異，應(yīng)按合

17、同規(guī)定辦。限額以內(nèi)的差異予以接受，超限額的差異暫緩入庫，由采購部進行交涉，供應(yīng)商確認后，可按實際收到數(shù)量（重量）入庫。（四）驗收過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，負責(zé)驗收的機構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，由公司領(lǐng)導(dǎo)委派人員查明原因后處理。第三十一條 采購人員應(yīng)隨時了解采購物資的周轉(zhuǎn)使用情況，搜集、了解各使用部門的意見與要求，及時處理和解決物資供應(yīng)工作中存在的問題，不斷提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。 第六章 貨款支付第三十二條 為確保采購資金能及時足額支付，采購部應(yīng)將月度采購計劃和購銷合同報送財務(wù)部，以便財務(wù)部合理調(diào)度資金。第三十三條 嚴格審查銷售發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，同時應(yīng)關(guān)注發(fā)票、送貨單、磅單、入庫單、驗收單、運輸發(fā)票及購銷合同等單證的一致性。第三十四條 加強預(yù)付款和定金的管理，應(yīng)按月與供應(yīng)商對賬。大額、長期的預(yù)付款，應(yīng)當(dāng)定期進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等