1、流程編號：E-YY-O-2006-002-B流程名稱：華東區大綜超門店訂貨流程生效日期：2009年9月29日第一部分：流程說明1 目的為提高門店訂貨效率，規范門店訂貨操作，確保門店庫存合理、穩定，特制定本流程。2 適用范圍本流程適用于華東區大綜超門店的日常商品訂貨工作（生鮮商品，物料耗材除外）。3 流程規則3.1 門店的商品訂貨，分為采購續訂、門店續訂兩種形式：3.1.1 采購訂補貨的范圍為續訂標識為“采購續訂”的商品(不含96大類)，以及新品首單、DM商品首單訂貨(除06/07的直送商品和生鮮五品)、換季商品首單、一次性商品訂貨、贈品等，采購續訂的商品門店無權限在系統錄入補貨。3.1.2 門

2、店訂貨范圍為續訂標識為“門店續訂”的商品，以及96大類物料，采購一般不對門店續訂的商品進行分貨(特殊情況除外)。3.1.3 門店續訂的商品分為兩部分,參于與系統自動補貨(系統補貨)和不參于與系統自動補貨(手工補貨)，原則上要求門店續訂的直送直通商品按供應商出單日補貨，配送的商品按配送大類的出單日補貨。3.1.4 參于與自動補貨的門店續訂商品，系統為各商品部門提供各大類的自動補貨報表，商品部門主管審核訂貨報表，如需要修改商品的訂貨量，則必須注明修改補貨量的具體原因(后期庫審根據營業區提供修改補貨數量的原因在系統內修改系統參數,避免下次營業區再次修改補貨數量)，各部門完成訂貨后交庫審復核，庫審復核

3、對補貨數量有異議的與部門經理溝通確認，無法確認的報店長確認補貨量由庫審在系統內錄入。3.1.5 不參與自動補貨的門店續訂商品要求門店根據系統庫存，由門店部門主管根據商品銷售和庫存情況發起補貨，部門經理確認，庫審在供應商的出單日錄入系統補貨。3.1.6 單品補貨金額超過5000元必須經過店總簽字，手工非出單日補貨必須經過店長簽字。3.2 DM商品(除06/07的直送商品和生鮮五品)和新品的首單由采購負責訂貨下單；商品到店后，后期的貨源根據商品的續訂方式由采購或門店負責跟進訂貨到貨。3.3 系統將以定期結合定量的方式產生建議訂貨量，在出單日期如商品庫存小于安全庫存，即產生建議訂貨量。3.3.1 系

4、統建議訂貨量計算公式：建議訂貨量目標庫存當前庫存在途入庫存量+在途出庫量當系統當前庫存大于等于安全庫存時計算建議訂貨量，但自動補貨報表不出單，系統不提示補貨；DMS數據按促銷商品和非促銷商品分別計算，促銷的DMS為促銷期間的日均銷售數，正常(非促銷)的DMS=0.9*昨日DMS+0.1*昨日銷量。3.4 對于特殊商品，不參與系統的自動補貨，包括：DM商品在DM檔期執行期間不參與自動補貨、凍結/暫時凍結/清理中/已清理商品、不參與自動補貨的商品、不參與自動補貨的類別。3.5 緊急訂貨原則：門店每天的緊急訂貨業務不得超過5單（節假日例外），門店每天對非出單日的供應商補貨原則上不允許超過5個供應商。

5、3.6 配送、直通商品不得在系統中做緊急訂貨，如有緊急需求，由庫審按照店總批準的需求，以郵件向DC續訂員申請。 3.7 為確保商品訂貨工作的順利進行，系統中的相關商品信息應全面、準確。采購負責設立、維護商品信息/狀態(主要包括：采購續訂、門店續訂、可否退貨等)、供應商的相關信息、物流模式等。3.8 同一商品在同一天如有門店補貨和采購下單同時出現的情況，門店補貨數據作廢，訂單失效，系統訂單默認為采購的訂單為準，門店補貨的數據在門店補貨失敗報表中體現。3.9 如部門有促銷計劃和陳列計劃的商品(除DM外)，原則上必須提前15天知會庫審，由庫審在貨架管理的特殊陳列量模塊中維護特殊陳列量，確保門店的自動

6、補貨合理出單。3.10 商品部經理(主管)負責對貨架信息資料進行維護，并通過書面形式知會庫審，由庫審在系統內相應模塊進行操作，確保系統內最小陳列量的準確性。4 流程涉及部門的主要職責4.1 門店庫審: 每天打印、分發系統提供的訂貨(補貨)建議維護報表；根據訂貨申請，錄入商品訂貨信息。審核并檢查商品部門經理修改的訂貨數量，結合商品貨架信息查詢報表，對于數量修改異常的及時跟進，并對貨架管理中的最小陳列量及時更新維護。4.2 商品部門主管：修正系統“訂貨(補貨)建議維護報表”；對于非當日出單急需商品進行緊急訂貨；向采購反饋采購續訂商品的訂貨異常情況，配送商品的訂貨異常情況需知會DC續訂員；由DC續訂

7、員與采購協商解決訂貨異常問題。4.3 門店商品經理：對于各部門修改的,自動訂貨建議報表的訂量進行審核。4.4 采購續訂員：根據上傳的訂貨建議報表，對各門店續訂方式為采購續訂的商品，進行修改并審核，并協助門店解決訂貨異常問題。4.5 采購買手：負責確定新品、DM的首單訂貨量(除06/07的直送商品和生鮮五品)；維護商品信息、供應商信息；供應商不送貨的解決，協助門店/DC解決訂貨異常問題。4.6 采購分管總商品經理：負責審批采購特權訂單。4.7 DC續訂員：負責跟蹤配送商品的貨源情況，負責跟蹤門店的配送緊急補貨，負責為門店直通商品的緊急補貨下訂單。5 流程結構本流程與“門店收貨流程”相銜接。第二部

8、分：流程描述1 訂貨依據門店庫審每天8:30前，分部門大類導出系統當天自動生成的“補貨建議維護報表”的EXCEL文件，并郵件分發給各相應的商品部門經理(主管)。2 系統生成補貨建議的商品2.1 商品部門主管應根據系統“訂貨(補貨)建議維護報表”，結合目標庫存天數，有效控制訂貨量。 對不可退貨及滯銷商品，應控制訂貨量。 對于有特殊陳列的商品，例如堆頭、端架陳列，需根據銷售預估情況和陳列需求，應增加(合理修改)訂貨量。 對于因團購大單等特殊銷售因素而影響商品DMS的，應剔除大單因素，調整訂貨量，并由庫審在系統內“補貨建議參數維護”模塊更改DMS，改后DMS是剔除大單銷售數據的近一個月內的日均銷售數

9、。2.2 商品部門主管每天11：00前修正“訂貨(補貨)建議維護報表”的訂貨量，在“擬補數”（整箱數）一欄中填寫修改后的訂貨量和修改原因，并郵件回復庫審。2.3 門店庫審每天11：40點前審核“訂貨(補貨)建議維護報表”的訂貨量并簽字。主要審核內容為：商品部門主管修改的數量和原因是否合理。最后，由商品部門經理審核確認數據的合理性，庫審與商品部門有爭議的，由店總確定。2.4 門店庫審每天12：00前，根據確定后的“訂貨建議報表”，在系統“訂貨(補貨)建議維護報表”中錄入“擬補數”，保存后點擊“生成補貨申請單”，門店系統自動生成補貨申請單。2.5 門店庫審當天下午要求分析當日上午補貨的修改數據，且

10、要求在系統內及時維護系統參數，使自動補貨報表合理出單。每日自動補貨報表的原始數據，商品部門反饋的數據，系統參數的修改數據要求用電子表格的形式存檔。3 需門店手工訂貨的商品3.1 DM商品訂貨：3.1.1 在DM開檔之前，各門店根據采購的下單量和門店自身庫存情況確定是否追加補貨量。直送、直通、配送商品門店根據供應商或者大類出單日的自動補貨報表，進行補貨。3.1.2 在DM開檔后(一般為周四)，系統會停止DM商品的自動補貨。在下一周的周一、周四，商品部門主管根據DM的銷售庫存報表，對DM直送、直通商品進行集中的訂貨(直通商品的訂貨，門店在確定訂貨量時一定要考慮到貨時間的長短，以及到貨后促銷期的銷量

11、，控制訂貨量，避免出現直通商品到貨后由于促銷期較短造成商品高庫存)。配送商品需要按照出單日進行下單。3.2 緊急補貨：3.2.1 門店商品緊缺情況下，需由各商品部門主管查看系統庫存，結合實物銷售庫存，確定需訂貨數量，部門經理填制“商品訂貨單”，注明“急補”字樣和急補原因，經商品部門經理、店總經理審簽，庫審錄入后修改訂單有效期并審核。緊急訂貨單有效期一般為3天，在系統中急補下的“”打“”。訂單下傳后，傳真給供應商并電話聯系確認送貨時間，供應商按訂貨通知單送貨。供應商通過VSS平臺看到訂單后即可送貨。3.2.2 配送商品不得在系統中做緊急訂貨，如有緊急需求，由庫審按照店總批準的需求，以郵件向DC續

12、訂員申請，由DC續訂員跟進貨源。3.2.3 直通商品不得在系統中做緊急訂貨，如有緊急需求，門店自行跟蹤貨源，無貨源問題的商品經店總同意后，由門店庫審郵件發送DC續訂員，由DC續訂員幫忙下單,廠家看到訂單及時發貨,有貨源問題聯系相關采購。3.3 門店商品經理需定期抽查各商品部門的訂貨單據，查看有無異常情況，監督門 店的訂貨工作，抽查后，需在訂貨單據上簽名確認。3.4 手工補貨單錄入時，商品非正常狀態不允許錄入；非在季商品不允許錄入，非供應商出單日及商品庫存天數大于系統設置的大類庫存天數時，系統將自動提示但不限制錄入。4 訂單傳遞及收貨準備4.1 系統生成直送商品“訂貨通知單”后，系統以傳真或電子

13、商務網形式將訂單傳遞給供應商，供應商準備送貨到門店；同時，門店在系統中接收直送商品“訂貨通知單”，準備收貨，具體按“門店收貨流程”進行直送商品收貨。4.2 系統生成直通商品“訂貨通知單”后，系統以傳真或電子商務網形式將訂單傳遞給供應商，供應商準備送貨到配送中心；同時，配送中心在系統中接收直通商品“訂貨通知單”，準備收貨，具體按“配送中心收貨流程”操作；門店在系統中接收直通商品“訂貨通知單”，準備接收配送中心配送過來的直通商品，待配送中心確認收貨、產生配送通知單后，具體按“門店收貨流程”進行商品收貨。4.3 系統生成“配送通知單”上傳至DC，DC接收通知單后根據送貨周期將定位揀貨將商品配送到門店。5 訂貨后續跟蹤5.1 系統每日將生成門店“訂貨失敗報表”，傳遞給門店庫審、DC續訂員和采購續訂員，對門店續訂和采購續訂的商品進行貨源跟蹤、庫存控制、銷售分析等提供及時、有效的參考。訂貨失敗原因主要包括： 訂貨沖突：門店對門店續訂的商品訂貨時，在當天采購已對同一商品進行下單時，門店的訂貨數據失敗，記入門店“訂貨失敗報表”，失敗原因為訂貨沖突,系統訂單以采購下單為準。 默認供應商凍結/商品狀態不正常：門店續訂的商品的訂貨數據在自動生成訂單時，若相關商品的默認供應商被凍結/商品狀態不正常，則無法生成訂貨通知單，訂貨數據失敗，記入門店“訂貨失敗報表”，失敗原因為默認供應商被凍結/商品