1、企業檔案工作規范企業檔案工作規范與與 國家檔案局第國家檔案局第10 10號令號令全國優秀檔案工作者全國優秀檔案工作者湖北大學企業檔案與知識管理研究中心特約研究員湖北大學企業檔案與知識管理研究中心特約研究員湖北省檔案學會企業檔案分會專家湖北省檔案學會企業檔案分會專家檔案研究館員檔案研究館員 沈沈 偉偉 第一部分第一部分 企業檔案工作規范企業檔案工作規范解讀解讀 一、一、企業檔案工作規范企業檔案工作規范概述概述 20092009年年1111月月2 2日，國家檔案局以中華人民共和國檔案日，國家檔案局以中華人民共和國檔案行業標準（行業標準（DA/T422009DA/T422009）正式發布）正式發布企

2、業檔案工作企業檔案工作規范規范，20102010年年1 1月月1 1日起正式實施。日起正式實施。 2010 2010年以來，貫徹實施年以來，貫徹實施企業檔案工作規范企業檔案工作規范，已成為企業檔案工作的重要內容已成為企業檔案工作的重要內容。企業檔案工作規范企業檔案工作規范特點特點 企業是黨和國家經濟建設中心工作的主戰場，也是社會單位組成的重企業是黨和國家經濟建設中心工作的主戰場，也是社會單位組成的重要方面。據全國單位普查統計，我國現有企業法人單位要方面。據全國單位普查統計，我國現有企業法人單位300300多萬，產業多萬，產業活動單位活動單位700700多萬。企業法人與產業活動單位已占到全社會單

3、位總數的多萬。企業法人與產業活動單位已占到全社會單位總數的60%60%以上。與以往的檔案管理單項業務標準不同，以上。與以往的檔案管理單項業務標準不同，企業檔案工作規范企業檔案工作規范首次對社會這一大類單位首次對社會這一大類單位企業的檔案管理提出全面、系統性的管企業的檔案管理提出全面、系統性的管理要求：不僅是具體的理要求：不僅是具體的檔案業務工作檔案業務工作，而且包括檔案工作的，而且包括檔案工作的政策法規政策法規環境環境要求，包括文件形成中的要求，包括文件形成中的領導與員工責任、規章制度和組織建設領導與員工責任、規章制度和組織建設的要求，包括對企業檔案信息化建設的基本管理要求。的要求，包括對企業

4、檔案信息化建設的基本管理要求。企業檔案工企業檔案工作規范作規范具有以下特點：具有以下特點： 第一、管理創新。第一、管理創新。企業檔案工作規范企業檔案工作規范適應社會主義市適應社會主義市場經濟體制完善的要求，第一次系統、全面地提出社會某場經濟體制完善的要求，第一次系統、全面地提出社會某一方面（企業）建立和開展檔案工作的基本要求，填補了一方面（企業）建立和開展檔案工作的基本要求，填補了我國檔案工作整體建設規范化方面的空白，結束了企業檔我國檔案工作整體建設規范化方面的空白，結束了企業檔案工作只有單項業務技術標準、沒有統一的系統管理標準案工作只有單項業務技術標準、沒有統一的系統管理標準的歷史。的歷史。

5、 第二、觀念創新。第二、觀念創新。隨著社會發展，人們對檔案與檔案工作隨著社會發展，人們對檔案與檔案工作的認識也在不斷深化。的認識也在不斷深化。20012001年，國際標準年，國際標準ISO15489.1 ISO15489.1 檔檔案管理通則案管理通則中首先正式提出檔案的資產屬性概念。中首先正式提出檔案的資產屬性概念。20022002年，我國年，我國企業檔案管理規定企業檔案管理規定中只是將企業檔案作為是中只是將企業檔案作為是“有保存價值的文件材料有保存價值的文件材料”。 第三、經驗基礎。第三、經驗基礎。企業檔案工作規范企業檔案工作規范從檔案工作原則、從檔案工作原則、檔案工作體系、檔案工作制度、檔

6、案工作業務、檔案信息檔案工作體系、檔案工作制度、檔案工作業務、檔案信息化、檔案工作設備設施等方面，對企業檔案工作提出了具化、檔案工作設備設施等方面，對企業檔案工作提出了具體要求，全面規范了企業檔案工作，是企業檔案工作行為體要求，全面規范了企業檔案工作，是企業檔案工作行為的準則和檔案業務建設的依據。的準則和檔案業務建設的依據。 第四、信息化方向。第四、信息化方向。企業檔案工作規范企業檔案工作規范將檔案信息化將檔案信息化建設作為對企業檔案工作的方向性要求，對企業檔案信息建設作為對企業檔案工作的方向性要求，對企業檔案信息化提出了目標和原則，對電子文件的歸檔存儲、傳統載體化提出了目標和原則，對電子文件

7、的歸檔存儲、傳統載體檔案數字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原檔案數字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。也為下一步專門制定企業檔案信息化標準預留則性要求。也為下一步專門制定企業檔案信息化標準預留充分的發展空間。充分的發展空間。 企業檔案工作規范企業檔案工作規范的設計理念與基礎是系統管理思想和檔案的設計理念與基礎是系統管理思想和檔案資產的價值觀念，符合并體現現代企業管理原則和管理創新發展要資產的價值觀念，符合并體現現代企業管理原則和管理創新發展要求：求： 1 1、檔案資源檔案資源資產觀資產觀。檔案是企業各項活動的記錄，更是企。檔案是企業各項活動的記錄，更是企業重要的生產

8、要素、信息資源和知識資產，是人們在社會實踐中對業重要的生產要素、信息資源和知識資產，是人們在社會實踐中對檔案，特別是檔案的認識深化。檔案，特別是檔案的認識深化。 2 2、組織制度組織制度領導先領導先。任何一項系統性工作，其最終成果的。任何一項系統性工作，其最終成果的優劣、水平和效果往往取決于最高領導的意識、重視和決策。優劣、水平和效果往往取決于最高領導的意識、重視和決策。 3 3、全員責任全員責任全覆蓋全覆蓋。同時，任何一項有全員參與的活動或。同時，任何一項有全員參與的活動或工作，其結果的優劣也是由全員整體的水平和參與程度決定。工作，其結果的優劣也是由全員整體的水平和參與程度決定。 4 4、過

9、程方法過程方法重前端重前端。檔案工作的。檔案工作的“產品產品”是服務。在為企是服務。在為企業服務的系統和過程中，企業各項活動中形成、收到的文件、數據業服務的系統和過程中，企業各項活動中形成、收到的文件、數據信息，是檔案工作的輸入，其質量決定著輸出的質量。因此在整個信息，是檔案工作的輸入，其質量決定著輸出的質量。因此在整個檔案工作系統中，前端至關重要。檔案工作系統中，前端至關重要。 5 5、戰略方向戰略方向信息化信息化。大力推進國民經濟和社會信息化，。大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。在企業檔案信息化建設中，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。在企業檔案信息化建設中，信息

10、化建設作為企業檔案工作的發展的戰略方向，已經成為國際、信息化建設作為企業檔案工作的發展的戰略方向，已經成為國際、國內企業界的共識。國內企業界的共識。 6 6、系統管理系統管理全程兼全程兼。系統是。系統是企業檔案工作規范企業檔案工作規范的根的根本指導思想。無論是從單項標準轉向系統管理規范，還是從檔案本指導思想。無論是從單項標準轉向系統管理規范，還是從檔案本身涉及方面廣，都需要用系統的思想和觀念來組織本身涉及方面廣，都需要用系統的思想和觀念來組織企業檔案企業檔案工作規范工作規范的實施。的實施。 這些原則及其所代表的觀念，集中反應和體現多年來企業檔案這些原則及其所代表的觀念，集中反應和體現多年來企業

11、檔案工作實踐經驗和現代管理的理念與原則。工作實踐經驗和現代管理的理念與原則。 企業檔案工作規范企業檔案工作規范意義意義 企業檔案工作規范企業檔案工作規范是企業檔案標準化規范化建設和多年實踐的總是企業檔案標準化規范化建設和多年實踐的總結，是有關檔案工作法規規章要求的代表，也是適應時代發展要求的結，是有關檔案工作法規規章要求的代表，也是適應時代發展要求的管理創新的體現。在我國完善社會主義市場經濟體制進程的新階段，管理創新的體現。在我國完善社會主義市場經濟體制進程的新階段，企業檔案工作規范企業檔案工作規范的制定和實施對進一步提升企業檔案工作水平、的制定和實施對進一步提升企業檔案工作水平、加強企業管理

12、具有重要意義。加強企業管理具有重要意義。 第一、法律法規與企業檔案工作間的橋梁第一、法律法規與企業檔案工作間的橋梁 企業檔案工作是企業管理的基礎工作，企業檔案工作水平直接反映出企業檔案工作是企業管理的基礎工作，企業檔案工作水平直接反映出了企業的管理水平。了企業的管理水平。企業檔案工作規范企業檔案工作規范的制定，既可以規范企業的制定，既可以規范企業檔案工作，為企業領導、檔案部門和檔案人員提供指導，保證企業檔檔案工作，為企業領導、檔案部門和檔案人員提供指導，保證企業檔案工作正常、有序、規范的開展，又能為檔案行政管理部門提供業務案工作正常、有序、規范的開展，又能為檔案行政管理部門提供業務指導依據，也

13、符合國家標準化建設提出將企業建設成為標準化的主體指導依據，也符合國家標準化建設提出將企業建設成為標準化的主體的要求。的要求。 第二、體現管理創新趨勢和與時俱進要求第二、體現管理創新趨勢和與時俱進要求 在我國，由于企業在社會經濟發展中的基礎性地位和作用，改革在我國，由于企業在社會經濟發展中的基礎性地位和作用，改革開放進程中的每一個重要的歷程都與企業息息相關，因而也對企業檔開放進程中的每一個重要的歷程都與企業息息相關，因而也對企業檔案及檔案工作產生著深刻的影響。由于標準化工作的漸進性，我國標案及檔案工作產生著深刻的影響。由于標準化工作的漸進性，我國標準化建設開始是以單項標準為主。隨著標準化建設的深

14、入，單項標準準化建設開始是以單項標準為主。隨著標準化建設的深入，單項標準越來越多，現在倒過來看，如果有框架，那么更利于我們組織編制相越來越多，現在倒過來看，如果有框架，那么更利于我們組織編制相應的標準，就如同蓋房子先要有基礎和框架一樣。應的標準，就如同蓋房子先要有基礎和框架一樣。企業檔案工作規企業檔案工作規范范正是在過去標準化建設的基礎上提出的框架性要求，體現管理創正是在過去標準化建設的基礎上提出的框架性要求，體現管理創新趨勢和與時俱進要求。特別是新趨勢和與時俱進要求。特別是規范規范對檔案資產價值的界定，對對檔案資產價值的界定，對企業檔案信息化的要求，對企業檔案工作組織體系與規章制度建設，企業

15、檔案信息化的要求，對企業檔案工作組織體系與規章制度建設，創新性地引入國際通行的系統管理理念和檔案價值認識新觀念。創新性地引入國際通行的系統管理理念和檔案價值認識新觀念。 第三、符合國際標準對企業檔案管理要求第三、符合國際標準對企業檔案管理要求 企業檔案工作規范企業檔案工作規范應用系統管理思想，依據法律、法規及政策應用系統管理思想，依據法律、法規及政策的要求，結合并吸取企業檔案工作多年實踐經驗，將企業檔案工作納的要求，結合并吸取企業檔案工作多年實踐經驗，將企業檔案工作納入系統管理、整體建設的標準。入系統管理、整體建設的標準。規范規范基于基于ISO9001ISO9001系統管理、領導系統管理、領導

16、為先、全員參與的思想，滿足為先、全員參與的思想，滿足90019001關于質量管理體系中對檔案記錄維關于質量管理體系中對檔案記錄維護管理的要求；同時又借鑒護管理的要求；同時又借鑒ISO15489.1ISO15489.1檔案管理通則檔案管理通則對信息化條對信息化條件下檔案管理系統設計思想，提出檔案信息化建設的基本要求，符合件下檔案管理系統設計思想，提出檔案信息化建設的基本要求，符合國家產業政策和規范管理的要求，也適應國際上標準化工作，特別是國家產業政策和規范管理的要求，也適應國際上標準化工作，特別是企業管理標準化建設的趨勢。企業管理標準化建設的趨勢。 第四、為指導評價企業檔案工作提供指南第四、為指

17、導評價企業檔案工作提供指南 企業檔案工作規范企業檔案工作規范是通用管理標準，內容全面、涵蓋性強，不是通用管理標準，內容全面、涵蓋性強，不僅匯集建國以來國家對企業檔案工作的基本內容，還要針對社會發展僅匯集建國以來國家對企業檔案工作的基本內容，還要針對社會發展進程中企業檔案工作的實際需要，提出新的要求和規定。進程中企業檔案工作的實際需要，提出新的要求和規定。規范規范內內容容易理解，便于企業領導、專兼職檔案人員及相關人員掌握和操作。容容易理解，便于企業領導、專兼職檔案人員及相關人員掌握和操作。只要是企業，參照只要是企業，參照規范規范運作，就能夠把檔案工作做好。運作，就能夠把檔案工作做好。企業檔企業檔

18、案工作規范案工作規范的作用是全方位的：的作用是全方位的： 對新建立的企業，能據此了解國家對企業檔案工作的基本要求；對新建立的企業，能據此了解國家對企業檔案工作的基本要求； 成熟企業看到它，知道自己檔案工作還要在什么方面需要完善；成熟企業看到它，知道自己檔案工作還要在什么方面需要完善； 檔案行政管理部門，可將此作為指導企業開展檔案工作的依據。檔案行政管理部門，可將此作為指導企業開展檔案工作的依據。企業檔案工作規范企業檔案工作規范內容體現：內容體現：“什么什么” 是檔案；是檔案；“做些什么做些什么” 是檔案的收、管、用的檔案工作；是檔案的收、管、用的檔案工作；“怎么做怎么做” 是管理原則指導下的規

19、范化、標準化、制度化建設；是管理原則指導下的規范化、標準化、制度化建設；“為什么這樣做為什么這樣做” 檔案是資產、信息、知識、憑證、歷史；檔案是資產、信息、知識、憑證、歷史；“做到什么程度做到什么程度”按照檔案形成規律和程序：如三納入、四參加、按照檔案形成規律和程序：如三納入、四參加、四同時等，以及歸檔范圍、整理標準、移交規定、保存期限；四同時等，以及歸檔范圍、整理標準、移交規定、保存期限；“什么時間做什么時間做”文件及電子文件形成、收集歸檔時間；文件及電子文件形成、收集歸檔時間；“輸入、輸出輸入、輸出” 輸入：人、財、物；輸出：信息、憑證、資產；輸入：人、財、物；輸出：信息、憑證、資產；“評

20、價、考核評價、考核” 自查、認定。自查、認定。 三、三、企業檔案工作規范企業檔案工作規范的結構與主要內容的結構與主要內容 第第1 1章章 范圍范圍 本標準確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求，提出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。 本標準適應于大中型工業企業，其他類型企業及事業單位可參照使用。 第第2 2章章 規范性引用文件規范性引用文件 本標準的規范性引用文件本標準的規范性引用文件2222項，其中項，其中1717項標準，列在本章。項標準，列在本章。 標準規范以及其中包含的規范性引用文件，其內容要求體現國家的法律法標準規范以及其中包含的規范性引用

21、文件，其內容要求體現國家的法律法規的要求，因此，貫徹規的要求，因此，貫徹企業檔案工作規范企業檔案工作規范就意味著依照法律法規要求規范就意味著依照法律法規要求規范企業檔案工作。企業在實施企業檔案工作。企業在實施企業檔案工作規范企業檔案工作規范時，除了了解所引用的規范時，除了了解所引用的規范性引用文件的章節要求，更應通過全面學習這些規范性引用文件，了解和掌握性引用文件的章節要求，更應通過全面學習這些規范性引用文件，了解和掌握國家對檔案工作的基本要求，從而在依法規范管理中實現企業檔案工作的法規國家對檔案工作的基本要求，從而在依法規范管理中實現企業檔案工作的法規遵從。遵從。 “法規遵從法規遵從” 就是

22、要對企業的數據、信息加以法律約束，目的在于讓企就是要對企業的數據、信息加以法律約束，目的在于讓企業對數據的應用、管理、存儲形成各種規范。業對數據的應用、管理、存儲形成各種規范。 第第3 3章章 術語和定義術語和定義 3.1 3.1 企業檔案企業檔案 企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。值的各種形式的文件。 1987 1987年，國家檔案局、國家經委和國家計委聯合頒布的年，國家檔案局、國家經委和國家計委聯合頒布的國營企業檔案管國營企業檔案管理暫行規定理暫行規定中第二條，首次提出了企業檔案的概念：中第二條，首次提出了企

23、業檔案的概念：“企業檔案是企業在各企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團等方面的檔案。團等方面的檔案?！?2002 2002年，國家檔案局、國家經貿委和國家計委聯合頒布的年，國家檔案局、國家經貿委和國家計委聯合頒布的企業檔案管理企業檔案管理規定規定中，將企業檔案界定為中，將企業檔案界定為“指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、指企業在生產經

24、營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料”。 企業檔案工作規范企業檔案工作規范與與企業檔案管理規定企業檔案管理規定相比的變化主要是：相比的變化主要是： 增加了增加了“研發研發”。 去掉了去掉了“有保存價值有保存價值”前前“對國家、社會和企業對國家、社會和企業”的限定詞。的限定詞。 將將“文件材料文件材料”簡化為簡化為“文件文件”。 2004 2004年年中央辦公廳國務院辦公廳發出的中央辦公廳國務院辦公廳發出的關于加強信息資源開發關于加強信息資源開發利用工作的若干意見利用工作的若干意見指出：要指出：要“高度重視信息資源開發利用對

25、促進高度重視信息資源開發利用對促進經濟社會發展的重要作用。信息資源作為經濟社會發展的重要作用。信息資源作為生產要素、無形資產和社會生產要素、無形資產和社會財富財富，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會資源結構中具有不可，與能源、材料資源同等重要，在經濟社會資源結構中具有不可替代的地位，已成為經濟全球化背景下國際競爭的一個重點。替代的地位，已成為經濟全球化背景下國際競爭的一個重點?！鄙a生產要素，可能各種情報、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，要素，可能各種情報、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，但是論無形資產，或自主知識產權的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，但是論無形資產，或自主

26、知識產權的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，因為因為檔案才是企業自身各項工作中所形成，是企業的核心信息資產檔案才是企業自身各項工作中所形成，是企業的核心信息資產。 3.2 3.2 企業檔案工作企業檔案工作 企業履行檔案管理職責的行為和活動。企業履行檔案管理職責的行為和活動。 規范規范中中“企業檔案工作企業檔案工作”突出說明和強調的是企業依照突出說明和強調的是企業依照中華人中華人民共和國檔案法民共和國檔案法及國家有關檔案工作的一系列法規、規章應履行的及國家有關檔案工作的一系列法規、規章應履行的職責和活動，即，包括企業領導應負責檔案工作的組織建設、制度建職責和活動，即，包括企業領導應負責檔案工作的組織

27、建設、制度建設，以及企業各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責任，以設，以及企業各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責任，以及滿足歸檔文件的完整、準確、系統要求的全員責任。如果沒有企業及滿足歸檔文件的完整、準確、系統要求的全員責任。如果沒有企業各項活動中全員形成的真實記錄，企業檔案和檔案館工作就會成為無各項活動中全員形成的真實記錄，企業檔案和檔案館工作就會成為無源之水、無本之木。源之水、無本之木。 3.3 3.3 電子檔案電子檔案 (electronic records): (electronic records): 具有保存價值的歸檔電子文件具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背

28、景信息和支持軟件。及相應元數據、背景信息和支持軟件。 3.4 3.4 檔案信息化檔案信息化 運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。作方式。 “提升過程提升過程”，表明運用信息技術形成、管理和利用檔案，是一個發展、創新，表明運用信息技術形成、管理和利用檔案，是一個發展、創新的持續性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為的持續性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為“過程過程”、“進程進程”的表述相一致。的表述

29、相一致。 “ “工作方式工作方式”，表明這種技術的創新和進步的進程中正在形成一種新的工，表明這種技術的創新和進步的進程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在進行著根本性作模式，使過去的幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在進行著根本性轉變；同時也表明，信息化的持續推進過程，將形成一種區別于傳統檔案工作轉變；同時也表明，信息化的持續推進過程，將形成一種區別于傳統檔案工作的管理理念、方法、技術、規則、流程的全新的檔案工作模式。的管理理念、方法、技術、規則、流程的全新的檔案工作模式。 第第4 4章章 企業檔案工作總則（基本要求）企業檔案工作總則（基本要求） 4

30、.1 4.1 企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。作。 雖然企業檔案工作不直接對社會提供產品和服務，但企業所雖然企業檔案工作不直接對社會提供產品和服務，但企業所有產品、服務及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工有產品、服務及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯、查證、確認責任都將無法實現。因此，這作的支撐，所有追溯、查證、確認責任都將無法實現。因此，這里將檔案工作定位在里將檔案工作定位在

31、“企業研發、生產、經營和管理活動的基礎企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作性管理工作”。 4.24.2企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。理、統一制度、統一標準。 這一條確定了企業檔案工作的這一條確定了企業檔案工作的管理體制管理體制。 以企業資產關系為紐帶：表明以企業資產關系為紐帶：表明企業的資產管理范圍就是企業檔案企業的資產管理范圍就是企業檔案的管理范圍。的管理范圍。企業（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬企業（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應是

32、企業（集團公司）檔案工作的組成部分?，F單位的檔案工作，都應是企業（集團公司）檔案工作的組成部分?，F代企業公司的產權結構，是企業所有權和控制權相分離，就是通常說代企業公司的產權結構，是企業所有權和控制權相分離，就是通常說的所有權和經營管理權相分離。股份公司的控股企業，通常也是股份的所有權和經營管理權相分離。股份公司的控股企業，通常也是股份公司的經營管理者，它有責任和義務依法對企業檔案監督、管理和控公司的經營管理者，它有責任和義務依法對企業檔案監督、管理和控制。制。 4.34.3企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為

33、導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。 這一條提出了企業檔案工作這一條提出了企業檔案工作任務與目標任務與目標。 企業檔案工作企業檔案工作任務任務：是為企業研發、生產、經營、管理和持續發：是為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。展提供有效服務。 企業檔案工作企業檔案工作目標目標：是滿足企業在證據、法律責任和信息等的需：是滿足企業在證據、法律責任和信息等的需求。這一目標也是衡量且以檔案工作成效的尺度和企業檔案工作

34、發展求。這一目標也是衡量且以檔案工作成效的尺度和企業檔案工作發展的導向。的導向。 4.4 4.4 企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。 這一條明確了企業這一條明確了企業依法管理檔案的責任依法管理檔案的責任，反映企業檔案工作遵循市場，反映企業檔案工作遵循市場經濟法制經濟的法規要求。市場經濟是法制經濟，企業與企業之間競經濟法制經濟的法規要求。市場經濟是法制經濟，企業與企業之間競爭與合作，企業為顧客提供的產品與服務，都要符合法律法規的要求，爭與合作，企業為顧客提供的產品與服務，都要符合法律法規的要求，即依法經營。在市場經濟條件下，企業與企業、企業與顧客之間

35、的關即依法經營。在市場經濟條件下，企業與企業、企業與顧客之間的關系，特別是糾紛關系，必須以事實為依據、以法律為準繩來解決。而系，特別是糾紛關系，必須以事實為依據、以法律為準繩來解決。而事實依據與法律證據的重要組成部分，就是企業在生產、經營和管理事實依據與法律證據的重要組成部分，就是企業在生產、經營和管理活動中產生的檔案記錄?；顒又挟a生的檔案記錄。第五章檔案工作組織一是建立企業檔案工作組織體系。一是建立企業檔案工作組織體系。 二是明確檔案工作職責。二是明確檔案工作職責。5.1組織系統建設包括四個方面：領導、機構、人員、工作網絡領導、機構、人員、工作網絡5.1.1檔案工作領導 應在三個層次確定檔案

36、工作負責人：應在三個層次確定檔案工作負責人：企業分管領導企業分管領導各職能或承辦部門、項目工作部門負責人各職能或承辦部門、項目工作部門負責人檔案部門的負責人檔案部門的負責人 5.1.2 5.1.2 檔案機構設置檔案機構設置 企業應設置獨立的檔案機構：檔案室（處、科）或檔案資料企業應設置獨立的檔案機構：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；信息中心； 規模規模較小較小的企業或有些專業需要的企業，可指定相應機構承的企業或有些專業需要的企業，可指定相應機構承擔檔案管理的職能；擔檔案管理的職能； 有條件的有條件的特大型特大型企業集團應建立企業檔案館。企業集團應建立企業檔案館。5.1.3 5.1.3 檔案

37、人員配備檔案人員配備企業應配備企業應配備專職專職檔案人員；檔案人員；企業各部門、各項目應配備專職或企業各部門、各項目應配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業應保持檔案人員相對企業應保持檔案人員相對穩定穩定。5.1.45.1.4檔案工作體系檔案工作體系 檔案部門為核心，職能部門或承辦部門、各項目專兼職檔檔案部門為核心，職能部門或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎。案人員為基礎。 .2 .2 企業管理職責企業管理職責企業管理職責五個方面：企業管理職責五個方面：為檔案工作持續發展提供保障；為檔案工作持續發展提供保障；將檔案管理的有關工作納入崗位責任制進行考核；將檔案管理的有關工作納入崗位責任制

38、進行考核；采取必要的措施確保檔案的完整、準確、系統和安全；采取必要的措施確保檔案的完整、準確、系統和安全；在產權發生變動時做好檔案的處置；在產權發生變動時做好檔案的處置；對檔案管理獎成績、懲損失。對檔案管理獎成績、懲損失。 核心是：條件保障核心是：條件保障 .3.3企業部門職責企業部門職責四個方面：四個方面：部門或項目負責人的責任；部門或項目負責人的責任；文件形成者的責任；文件形成者的責任；專兼職檔案員的責任；專兼職檔案員的責任；職能或承辦部門的責任。職能或承辦部門的責任。 核心是：落實責任核心是：落實責任第六章檔案工作制度第六章檔案工作制度 工作規章工作規章 管理制度管理制度 業務規范業務規

39、范 三個不同層次、不同重點內容的制度，構成企業檔案工作三個不同層次、不同重點內容的制度，構成企業檔案工作的制度體系。的制度體系。6.16.1企業檔案工作規章的制訂企業檔案工作規章的制訂 明確文件形成、歸檔責任。明確文件形成、歸檔責任。 制定企業檔案工作規定。制定企業檔案工作規定。 建立責任追究制度。建立責任追究制度。 制定檔案管理應急預案。制定檔案管理應急預案。6.26.2企業檔案管理制度的制訂企業檔案管理制度的制訂共有八個方面的制度：共有八個方面的制度：文件歸檔制度文件歸檔制度檔案保管制度檔案保管制度鑒定銷毀制度鑒定銷毀制度檔案統計制度檔案統計制度檔案利用制度檔案利用制度檔案保密制度檔案保密

40、制度電子檔案管理電子檔案管理檔案管理系統操作制度。檔案管理系統操作制度。6.36.3企業檔案業務規范的制訂企業檔案業務規范的制訂文件、檔案整理規范。文件、檔案整理規范。檔案分類方案。檔案分類方案。文件歸檔范圍和保管期限表。文件歸檔范圍和保管期限表。特殊載體檔案管理規范。特殊載體檔案管理規范。 第七章第七章 檔案業務工作檔案業務工作 7.1 7.1企業檔案工作與業務活動企業檔案工作與業務活動 檔案是各項業務文件處理完畢后的轉化。檔案是各項業務文件處理完畢后的轉化。 文件在最初的形成階段雖然處在動態變化的過程，但是否具有檔文件在最初的形成階段雖然處在動態變化的過程，但是否具有檔案保存價值的內在屬性

41、已經確定。案保存價值的內在屬性已經確定。 檔案能否完整、準確、系統是取決于業務活動的文件管理狀態。檔案能否完整、準確、系統是取決于業務活動的文件管理狀態。 需要在業務活動中對文件進行需要在業務活動中對文件進行“檔案化檔案化”管理。管理。 “ “文件向檔案的轉化文件向檔案的轉化”和和“檔案與活動的信息交換檔案與活動的信息交換”兩方面的兩方面的客觀存在，都說明企業檔案工作與企業的所有業務活動都有著不可分客觀存在，都說明企業檔案工作與企業的所有業務活動都有著不可分割的內在聯系。割的內在聯系。 在企業檔案管理中需要明確的概念：在企業檔案管理中需要明確的概念： 1 1）企業文件形成及管理是企業科技和生產

42、等）企業文件形成及管理是企業科技和生產等管理部門本職工作的組成部分。管理部門本職工作的組成部分。 2 2）做好文件形成及其管理是企業各崗位人員）做好文件形成及其管理是企業各崗位人員的職責。的職責。 3 3）檢查、指導文件的管理是檔案部門義不容）檢查、指導文件的管理是檔案部門義不容辭的責任。辭的責任。企業檔案在不同時段的管理職責分工：企業檔案在不同時段的管理職責分工： 文件形成部門文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔文件形成階段的管理；要按照檔案管理的要求承擔文件形成階段的管理； 檔案人員檔案人員主要承擔檔案室或檔案館保存階段的管理；主要承擔檔案室或檔案館保存階段的管理； 信息技術人員信息技術人

43、員承擔電子環境中檔案的技術維護。承擔電子環境中檔案的技術維護。企業各層級對檔案工作的責任：企業各層級對檔案工作的責任：在企業的領導層：在企業的領導層： 將檔案工作納入企業領導的議事日程，做出整體規劃，并采將檔案工作納入企業領導的議事日程，做出整體規劃，并采取措施確保檔案管理制度在企業各層級、各環節、各崗位得以取措施確保檔案管理制度在企業各層級、各環節、各崗位得以貫徹落實。貫徹落實。在企業管理的中層：在企業管理的中層： 要將檔案管理的具體要求納入落實到所負責工作的流程和考要將檔案管理的具體要求納入落實到所負責工作的流程和考核中，督促員工做好文件管理工作。核中，督促員工做好文件管理工作。 在企業的

44、基層：在企業的基層： 要納入有關人員崗位責任制，做好文件管理的具體工作。要納入有關人員崗位責任制，做好文件管理的具體工作。 “ “三納入三納入”： 納入日程、納入流程、納入責任制納入日程、納入流程、納入責任制 “四參加四參加”： 企業檔案部門或檔案人員應參加企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、產品鑒定、科研課題成果審定科研課題成果審定和和基本建設項目驗收、基本建設項目驗收、設備開箱驗收設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。的完整、系統。 “ “四同時四同時”： 企業企業下達下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；項目計劃任務應同時提出項目文件的歸

45、檔要求；檢查檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定驗收、鑒定項目成果項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時作好項目文應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時作好項目文件件歸檔歸檔交接。交接。 7.2 7.2 文件的形成、積累文件的形成、積累 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出 “ “檔案化檔案化”的管理要求。的管理要求。兩方面的要求：兩方面的要求： 對文件形成時記錄載體和記錄方式的要求；對文件形成時記錄載體和記錄方式的要求； 對文件形成后及時移交保管的要求對文件形成后及時

46、移交保管的要求7.3 7.3 文件整理與歸檔文件整理與歸檔 四個方面的要求：四個方面的要求： 文件的整理、文件的整理、 文件的歸檔范圍、文件的歸檔范圍、 文件的歸檔時間、文件的歸檔時間、 文件的歸檔要求。文件的歸檔要求。 7.3.1 7.3.1文件整理文件整理 管理類文件管理類文件的整理應該符合的整理應該符合文書檔案案卷格式文書檔案案卷格式GB/T9705GB/T9705和和歸檔文件整理規則歸檔文件整理規則DA/T22DA/T22的要求；的要求； 科技文件科技文件的整理應該符合的整理應該符合科技檔案案卷構成一般要求科技檔案案卷構成一般要求GB/T11822GB/T11822的要求；的要求； 基

47、本建設項目文件基本建設項目文件的整理應該符合或參照的整理應該符合或參照國家重大建設項國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范目文件歸檔要求與檔案整理規范DA/T28DA/T28的要求；的要求； 會計文件會計文件的整理應該符合的整理應該符合會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法財會字財會字199832199832號文件的要求；號文件的要求； 職工文件職工文件的整理應該符合的整理應該符合企業職工檔案管理工作規定企業職工檔案管理工作規定勞勞力字力字 號文件的要求；號文件的要求； 照片文件照片文件的整理應該符合的整理應該符合照片檔案管理規范照片檔案管理規范GB/T11821GB/T11821的要求；的要求

48、； 錄音、錄像、軟磁盤等錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件磁性載體文件的整理應該符合的整理應該符合磁性磁性載體檔案管理與保護規范載體檔案管理與保護規范DA/T15DA/T15的要求；的要求； 電子文件電子文件的整理應該符合的整理應該符合電子文件歸檔與管理規范電子文件歸檔與管理規范GB/T18894GB/T18894和和公務電子郵件歸檔與管理規則公務電子郵件歸檔與管理規則DA/T32DA/T32的要求；的要求； 計算機輔助設計文件計算機輔助設計文件的整理應該符合的整理應該符合CADCAD電子文件光盤存儲、電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求歸檔與檔案管理要求GB/T17678.1GB/T17678

49、.1的要求。的要求。 7.3.2 7.3.2 文件歸檔范圍文件歸檔范圍 歸檔范圍要能夠真實記錄和準確反映企業的發展歷程；歸檔范圍要能夠真實記錄和準確反映企業的發展歷程； 歸檔范圍要突出反映企業的特點和主要活動；歸檔范圍要突出反映企業的特點和主要活動； 歸檔文件的主要來源；歸檔文件的主要來源； 企業應參照企業應參照規范規范的附錄的附錄A A，結合本企業生產經營范圍，結合本企業生產經營范圍和業務活動的具體情況，以各職能部門為單位，按照部門職能和業務活動的具體情況，以各職能部門為單位，按照部門職能或工作流程和文件形成規律，制訂文件的歸檔范圍和保管期限或工作流程和文件形成規律，制訂文件的歸檔范圍和保管

50、期限表；表； 企業的歸檔范圍要有較強的可操作性。企業的歸檔范圍要有較強的可操作性。關于附錄關于附錄A A的說明：的說明：1 1、附錄、附錄A A給出的是資料性附錄。給出的是資料性附錄。2 2、附錄、附錄A A不作為企業檔案的分類標準。不作為企業檔案的分類標準。3 3、附錄、附錄A A增強了可操作性。增強了可操作性。4 4、附錄、附錄A A首次給出了企業檔案保管期限的建議。首次給出了企業檔案保管期限的建議。制訂歸檔范圍的基本方法制訂歸檔范圍的基本方法：掌握依據，調查研究掌握依據，調查研究 擬定初稿擬定初稿廣泛征求意見廣泛征求意見各立檔部門負責人審核各立檔部門負責人審核修改完善后報批修改完善后報批

51、主管部門審批，發布執行主管部門審批，發布執行納入相關制度納入相關制度各類企業應該在制訂歸檔范圍時，重點列出能夠反映本企業特點的文件材料：1 1、制造業企業。、制造業企業。各類科技文件特別是產品檔案的數量占有相當大的比例。各類科技文件特別是產品檔案的數量占有相當大的比例。2 2、交通運輸企業。、交通運輸企業。具有基建和設備文件材料數量較大的特點。具有基建和設備文件材料數量較大的特點。3 3、建筑安裝企業。、建筑安裝企業。以工程項目為單位的成套性特點較為突出；由于建筑物、構以工程項目為單位的成套性特點較為突出；由于建筑物、構筑物等主要產品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期筑物等主

52、要產品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。限。4 4、郵電通訊企業。、郵電通訊企業。業務文件材料的日生產量較大，設備文件材料內容復雜而且業務文件材料的日生產量較大，設備文件材料內容復雜而且存址分散；相當一部分文件材料是由多個企業共同形成。存址分散；相當一部分文件材料是由多個企業共同形成。5 5、金融企業。、金融企業。內容相對專一；作用具有多功能性；數量增長速度快，會計和信內容相對專一；作用具有多功能性；數量增長速度快，會計和信貸文件量大。貸文件量大。6 6、流通企業。、流通企業。經營管理性文件和合同文件是主體，擁有一定規模的基建和設備經營管理性文件和合同文件是主體，擁有一定

53、規模的基建和設備文件材料，文件材料呈現出較強的時間性和項目性等特征。文件材料，文件材料呈現出較強的時間性和項目性等特征。7 7、農業企業。、農業企業。經營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點。經營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點。需要注意的問題：需要注意的問題：1 1、在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應予以特別、在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應予以特別注意。注意。 2 2、企業應根據新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調整和完善。、企業應根據新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調整和完善。 一是歸檔文件的內容更加廣泛。一是歸檔文件的內容更加廣泛。 二是

54、歸檔材料的載體形式更加多樣。二是歸檔材料的載體形式更加多樣。 三是歸檔材料的價值鑒定更加復雜。三是歸檔材料的價值鑒定更加復雜。3 3、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應注意體現、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應注意體現“以人為本以人為本”的原則。的原則。 7.3.3 7.3.3 文件歸檔時間文件歸檔時間文件材料的歸檔時間主要有兩種：文件材料的歸檔時間主要有兩種： 定期歸檔定期歸檔 隨時歸檔隨時歸檔 應該隨時歸檔的其它文件：應該隨時歸檔的其它文件： 1 1、資產與產權相關文件是需要嚴加控制的、資產與產權相關文件是需要嚴加控制的 核心文件；核心文件； 2 2、機密性強的、特殊的科技文件；、機密性強的

55、、特殊的科技文件； 3 3、產權變動及人員變動應清退的文件；、產權變動及人員變動應清退的文件； 4 4、非紙質載體文件；、非紙質載體文件； 5 5、外來文件。、外來文件。7.3.4 7.3.4 文件歸檔要求文件歸檔要求七個方面的要求：七個方面的要求：第一，應實行部門立卷；第一，應實行部門立卷；第二，歸檔文件的質量；第二，歸檔文件的質量；第三，歸檔原件；第三，歸檔原件；第四，非紙質文件和外文材料；第四，非紙質文件和外文材料；第五，歸檔文件的份數；第五，歸檔文件的份數；第六，合作項目文件；第六，合作項目文件；第七，填寫第七，填寫檔案交接登記表檔案交接登記表。 7.4 7.4 檔案收集工作檔案收集工

56、作兩個要求：兩個要求： 認真做好文件歸檔的交接工作；認真做好文件歸檔的交接工作； 企業應該接收檔案與收集資料的范圍。企業應該接收檔案與收集資料的范圍。 收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式： 一是對內收集。一是對內收集。即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部門形成的文件材料；門形成的文件材料； 二是對外收集。二是對外收集。即企業根據國家有關政策和規定，對外單即企業根據國家有關政策和規定，對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。7.5 7.5 檔案整理工作檔案整理工作檔案整理工作包括：檔案整理工作包括：系統整理

57、：系統整理：分類分類排列排列科學編目科學編目：檔號檔號案卷目錄案卷目錄編制檢索工具和進行著錄，揭示各類檔案的內容和構成。編制檢索工具和進行著錄，揭示各類檔案的內容和構成。7.67.6檔案保管工作檔案保管工作三個方面的要求：三個方面的要求：檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案入庫前的修護要求；檔案入庫前的修護要求；庫房管理要求。庫房管理要求。磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管：防磁防磁; ;磁帶要平放磁帶要平放; ;定期檢查；定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時對磁性載體文件進行轉換。

58、要及時對磁性載體文件進行轉換。7.7 7.7 檔案鑒定工作檔案鑒定工作按鑒定時段包括按鑒定時段包括 歸檔鑒定歸檔鑒定 到期鑒定到期鑒定按鑒定內容包括按鑒定內容包括 價值鑒定價值鑒定 質量鑒定質量鑒定 利用范圍鑒定利用范圍鑒定規范規范對鑒定工作提出六條要求：對鑒定工作提出六條要求：企業應成立鑒定組織；企業應成立鑒定組織；根據文件內容價值確定企業檔案的保管期限；根據文件內容價值確定企業檔案的保管期限；對企業檔案保管期限的劃分；對企業檔案保管期限的劃分；對永久檔案的界定；對永久檔案的界定；對定期檔案的界定；對定期檔案的界定；對到期檔案的鑒定。對到期檔案的鑒定。7.8 7.8 檔案統計工作檔案統計工作

59、總體要求：總體要求： 確保準確性。確保準確性。 保持連續性。保持連續性。 保證及時性。保證及時性。 加強分析研究。加強分析研究。三要：三要： 要及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計要及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表，統計數據包括所屬企業的情況；報表，統計數據包括所屬企業的情況； 要建立檔案工作統計臺賬；要建立檔案工作統計臺賬； 要保持統計工作的連續性。要保持統計工作的連續性。7.9 7.9 檔案利用工作檔案利用工作共款要求：共款要求：加強檢索系統的建設；加強檢索系統的建設；要設定利用者權限；要設定利用者權限；要進行利用登記；要進行利用登記；應采取多種方式；應采取多種方式

60、；編制各種實用匯編；編制各種實用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。可舉辦檔案展覽。第八章第八章 企業檔案信息化建設企業檔案信息化建設 隨著電子檔案的大量產生，檔案工作也必將隨之而進入新的歷隨著電子檔案的大量產生，檔案工作也必將隨之而進入新的歷史發展階段，史發展階段，檔案管理現代化檔案管理現代化也具有與過去不同的新含義，是以也具有與過去不同的新含義，是以檔檔案管理信息化為核心的檔案管理現代化。案管理信息化為核心的檔案管理現代化。即，即， 適應信息化建設的發展要求，適應信息化建設的發展要求， 基于檔案工作的基本原理，基于檔