1、 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第1頁1. 目的通過對采購過程及委托設(shè)計、監(jiān)理、施工及材料供方進行控制，確保所選擇的供方和采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2. 適用范圍適用于房地產(chǎn)開發(fā)過程中對委托設(shè)計、監(jiān)理、施工及材料供方、物業(yè)管理服務(wù)所需物料、設(shè)施、設(shè)備采購的管理和控制，辦公用品的采購。按房地產(chǎn)開發(fā)及顧客的要求，對供方提供產(chǎn)品、服務(wù)進行管理和有效控制。3.相關(guān)文件：3.1不合格控制程序3.2糾正措施控制程序3.3預(yù)防措施控制程序4.職責(zé)4.1 生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部、規(guī)劃部、策劃部負責(zé)按房地產(chǎn)開發(fā)的要求，參與對設(shè)計、監(jiān)理、施工單位進行評價，選擇；并對供方的業(yè)績進行定

2、期評價； 4.2供管部負責(zé)按施工要求對材料供方進行選擇、評價，編制合格供方名錄建立供方檔案，負責(zé)按部門要求和房地產(chǎn)開發(fā)需要，編制采購計劃，按批準后的計劃實施采購，向總經(jīng)理匯報供方和材料及合同執(zhí)行情況。4.3財務(wù)部負責(zé)制定物資采購的資金計劃；審核采購計劃和資金計劃，所屬倉庫負責(zé)對采購物資的進貨進行驗證、保管、發(fā)放。對行政、物業(yè)管理物品的進貨進行驗證、保管、發(fā)放，向總經(jīng)理匯報供方和材料及合同執(zhí)行情況。4.4總經(jīng)辦負責(zé)按顧客要求、物業(yè)管理服務(wù)的要求負責(zé)對委托設(shè)計、廣告策劃、工程監(jiān)理、工程施工方進行選擇、評價。向總經(jīng)理匯報委托設(shè)計、廣告策劃、工程監(jiān)理、工程施工方情況及合同執(zhí)行情況；4.3生產(chǎn)技術(shù)部各需

3、要物資材料項目部負責(zé)填報需求計劃、安全質(zhì)量監(jiān)察部、各需要物資材料責(zé)任部門負責(zé)人負責(zé)對需求計劃進行審核；、4.5行政部、物業(yè)公司負責(zé)提供辦公用品及物業(yè)管理用品的計劃，供管部負責(zé)采購。財務(wù)部負責(zé)進行驗證、保管和發(fā)放。 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第2頁4.6副總經(jīng)理負責(zé)批準供方評審記錄表4.7總經(jīng)理負責(zé)批準資金計劃、采購計劃；5.工作程序5.1 采購物資的分類供管部負責(zé)按工程項目要求，顧客要求，編制采購計劃，并根據(jù)房地產(chǎn)開發(fā)施工管理、物業(yè)服務(wù)管理的過程及其輸出的影響，將采購物資分為三大類別：a) 重要物資：構(gòu)成房地產(chǎn)開發(fā)施工、物業(yè)服務(wù)管理的主要關(guān)鍵的材料，部件。由于

4、這些材料的最終使用質(zhì)量與否會導(dǎo)致施工不合格，甚至顧客的投訴。如:工程施工中、物業(yè)服務(wù)管理中的重要功能設(shè)備等。b) 一般物資：構(gòu)成房地產(chǎn)開發(fā)施工、物業(yè)服務(wù)管理非關(guān)鍵設(shè)備，部件的物資，一般不會影響工程的質(zhì)量或略有影響，即可采取措施予以糾正，如：工程施工中使用的導(dǎo)線，指示燈；物業(yè)服務(wù)管理中使用的工具等。c) 輔助材料：非直接用于工程施工本身，起輔助作用的物資，如:一般的保護性包裝材料等。5.2 對材料供方的選擇和評價供管部根據(jù)工程項目設(shè)計和顧客要求，房地產(chǎn)開發(fā)、工程施工的需要通過對采購產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較，選擇合格供方，經(jīng)副總經(jīng)理審核、確定批準后，建立合格供方名錄，填寫供方評定記錄表，

5、對同類的重要物資選擇供方，建立保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)采購計劃規(guī)定的產(chǎn)品類別，明確對供方的控制方式和程度。對有多年業(yè)務(wù)來往的合作供方，提供重要材料的，應(yīng)提供充分的書面證明材料，書面材料包括以下幾方面的內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證的能力；a) ISO質(zhì)量管理體系認證證書b) 本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c) 對供方其他顧客滿意程度的調(diào)查；d) 供方的產(chǎn)品質(zhì)量、價格，交貨能力等； 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第3頁e) 供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外還需經(jīng)樣品測試及小批量試用；經(jīng)房地產(chǎn)管理、物業(yè)管理

6、服務(wù)中檢驗合格后，方能供貨。a) 新供方根據(jù)提供的供貨產(chǎn)品要提供少量樣品；b) 生產(chǎn)技術(shù)部對使用材料的部門對樣品進行現(xiàn)場驗證，并填寫供方評定記錄表反饋給安全質(zhì)量監(jiān)察部確認，必要時由副總經(jīng)理確認；、c) 樣品如不合格可再由供方進行提供新樣品，但最多不能超過兩次；d) 樣品驗證合格后，供管部通知供方小批量供貨，并經(jīng)材料使用部門及項目工程技術(shù)人員驗證，進行安裝試用，由項目部試用后，由材料使用部門出具相應(yīng)的檢驗報告，填寫供方評定記錄中的相關(guān)欄目，反饋給供管部。e) 小批量進貨驗證或試用不合格，則取消其供貨資格。樣品驗證，批量試用均合格的供方，經(jīng)總經(jīng)理批準后，可列入合格供方名錄。 對于一般物資，需要材料

7、使用的部門提供評價意見，財務(wù)部審定，主管領(lǐng)導(dǎo)批準，列入合格供方名錄,對零星采購的物資,要由供管部保存進貨記錄。供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重的質(zhì)量問題，供管部向供方發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單，如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供貨資格。供管部牽頭，由生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部、總經(jīng)辦對合格供方進行一次業(yè)績評估，填寫供方業(yè)績評定表，評價時采用百分制，質(zhì)量評分為60分，交貨期評分為20分，其它（價格、銷售服務(wù)）為20分，評定總分低于60分或質(zhì)量評分低于48分的，應(yīng)消其合格供方的資格。如因特殊情況留用供方，應(yīng)報總經(jīng)理批準，但應(yīng)由供管部門加強對其物資進行驗證，執(zhí)行條款，連續(xù)兩次評分仍不合格的應(yīng)取消供貨資

8、格。5.3 對委托、外協(xié)單位的選擇和評價房地產(chǎn)開發(fā)主要委托方包括：廣告單位、設(shè)計單位、工程監(jiān)理單位、工程施工單位、工程配套的水、電及專業(yè)施工單位、工程裝飾、裝修單位、物業(yè)管理服務(wù)等外包單位； 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第4頁 生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部、規(guī)劃部、策劃部根據(jù)開發(fā)項目要求和顧客要求、房地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理服務(wù)的需要通過對委托、外協(xié)單位的工作質(zhì)量、價格、業(yè)績等進行比較，確定和選擇委托方，建立合格供方名錄，填寫供方評定記錄表； 對合作委托方，應(yīng)提供充分的書面證明材料，書面材料包括以下幾方面的內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證的能力；a) ISO質(zhì)量管理體系認證證書b

9、) 本公司對委托方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c) 對供方其他顧客滿意程度的調(diào)查；d) 供方的工作質(zhì)量、價格，業(yè)績等；e) 供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。責(zé)任部門每年對合格委托方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫供方業(yè)績評定表，評價時采用百分制，質(zhì)量評分為60分，交貨期評分為20分，其它（價格、銷售服務(wù)）為20分，評定總分低于60分或質(zhì)量評分低于48分的，應(yīng)取消其合格委托方的資格。如因特殊情況留用委托方，應(yīng)報總經(jīng)理批準， 對服務(wù)供方的控制當公司需要提供服務(wù)時，如運輸公司、檢測、培訓(xùn)機構(gòu)等也應(yīng)經(jīng)評價合格后方可向本公司提供服務(wù)。國家授權(quán)的計量檢測，專門培訓(xùn)機構(gòu)可不再做服務(wù)質(zhì)量的評價。5.4采購 采購計劃供

10、管部根據(jù)開發(fā)工程項目合同和顧客要求，編制采購計劃報總經(jīng)理批準后實施。對于臨時采購的物資，相關(guān)采購部門填寫臨時采購明細單報部門經(jīng)理審核，由副總經(jīng)理批準，由本部門實施采購，并報供管部備案。 采購的實施a) 供管部根據(jù)批準的采購計劃臨時采購要求單按采購物資技術(shù)標準，在合格供方名錄中選擇供方進行采購。 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第5頁 b) 向供方采購重要、一般物資時，應(yīng)簽訂采購合同，明確產(chǎn)品、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗證條件、違約責(zé)任及供貨期限等。c) 各材料使用部門根據(jù)材料的技術(shù)要求，將材料的技術(shù)要求資料提供給供管部，由供管部將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提

11、供給供方。d) 采購前，業(yè)務(wù)員應(yīng)該核實提供給供方的產(chǎn)品的技術(shù)標準是否有效，將采購單交供管部確認，并由部門經(jīng)理批準后實施。e ) 采購時，業(yè)務(wù)員按供管部開出的采購計劃列出的材料進行采購。f) 需要增加物料和工程必需的物料時，生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部下達補充計劃單，由供管部采購業(yè)務(wù)員予以進貨，倉庫管理員憑補充計劃單驗收入庫。g) 特殊情況或緊急需要，由副總經(jīng)理開便條通知進貨并電話通知供管部，同時通知倉庫，事后由財務(wù)部進行確認，供管部出具補充計劃單予以沖抵給倉庫平帳。h) 對不能精確統(tǒng)計的消耗材料，如電線和金屬標準件等可根據(jù)項目的大小，由生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部計劃，供管部適量進貨，不允許超量進

12、貨庫存。5.5 采購信息 采購文件.1采購信息應(yīng)包括a）對產(chǎn)品質(zhì)量的要求，可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)性文件。b) 對產(chǎn)品的驗證要求；c) 其他要求如價格、數(shù)量交付期等。.2適當時還包括a) 對供方的產(chǎn)品程序過程，工程技術(shù)人員提出有關(guān)資格鑒定的要求，如供方產(chǎn)品的安全認證的要求；b) 適用的質(zhì)量管理體系的要求。 采購控制程序章節(jié)號：7.4編號：QP/GHDC-08共7頁 第6頁 本公司采購的文件包括采購計劃，臨時采購要求，采購單，采購合同及附件等，由供管部保管，采購文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對其要求是否進行適當審批。5.6采購產(chǎn)品的驗證對采購的產(chǎn)品可采取以下方式進行驗證：a

13、) 由工程技術(shù)人員或倉庫進行驗證；b) 由顧客在本公司現(xiàn)場驗證；c) 由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；d) 由顧客在供方現(xiàn)場實施驗證。對后兩種情況，生產(chǎn)技術(shù)部、安全質(zhì)量監(jiān)察部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排及方法。驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證，提供合格證明文件等方式，根據(jù)采購計劃在相應(yīng)的檢驗過程中規(guī)定不同的驗證方式。顧客的驗證，不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客拒收的可能。對購進材料，倉庫管理員按材料的型號、規(guī)格、數(shù)量、價格等逐項核對驗收，當分批進貨時，嚴格控制總量，不得多進或少進，材料核對驗收后，倉庫管理員方能簽字確認，填寫入庫單否則拒絕簽收。材料入庫后，倉庫管理員分門別類擺放整齊，作好物料標識卡，保管好物資，做到數(shù)量準確手續(xù)齊全，要帳、物、卡相符。材料出庫時，領(lǐng)料人員應(yīng)填寫領(lǐng)料單倉庫管理員應(yīng)填寫出庫單，做到數(shù)量準確手續(xù)齊全。6. 質(zhì)量記錄6.1合格供方名