1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上企業(yè)的行政體系現(xiàn)代企業(yè)向集團化發(fā)展是企業(yè)方向之一。但在發(fā)展過程中，企業(yè)對于行政后勤部門的機構(gòu)設(shè)置、職能劃分卻缺乏明確性。 一、集團化企業(yè)的行政職能一般來說，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（制造、銷售、研發(fā)等）外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力和時間做主營業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)的迅猛增長并提高市場競爭力。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大，又從行政中分離出市場、人力資源、客戶服務(wù)、售后服務(wù)等等專門機構(gòu)。不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得重要，在企業(yè)中的作用更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純

2、粹是事務(wù)性工作。因此對許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)個傳真和信件，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部、行政部等等雖擔(dān)負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。我們知道，企業(yè)需要具備四大功能：研發(fā)、市場、銷售，服務(wù)。企業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障：人、財、物、信息。這些保障主要來自三個部門：人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門，三個部門

3、各有一套復(fù)雜的運行規(guī)律，但相對而言人力資源和財務(wù)還是屬于比較專一的部門，職責(zé)面較小，行政部門應(yīng)該是三者里最大最復(fù)雜的部門，其職能也是最多的。可以說，行政部門在行政管理體系擔(dān)負著企業(yè)的管理工作。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的業(yè)務(wù)。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、市場、資金（財務(wù)）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。對集團企業(yè)的行政管理體系而言，其本身就是一個具體而微的小企業(yè)。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個集團的全部運作過程；

4、行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要是因為它是領(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因為它涉及到每個成員的切身利益。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。 首先，行政部門不是停留在滿足于有效處理日常事務(wù)的層次，還應(yīng)該在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問題層次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)

5、導(dǎo)不可缺少的高參和臂膀。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。只有有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人才能把行政工作做得更好，做得上檔次。 再次，行政管理者不是簡單地以傳達命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。行政部門在上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)上實現(xiàn)行政“協(xié)調(diào)”的職能。 最后，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目，行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，

6、那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是潤物細無聲，它象一部自動化程度很高的機器，這頭原料(任務(wù))進去，那頭成品(結(jié)果)出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。在“管理”上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，在服務(wù)上當(dāng)好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。二、集團化行政體系的搭建為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，行政部門不能茫無頭緒地整天瞎忙,或是被領(lǐng)導(dǎo)一會兒支到東，一會兒支到西,結(jié)果村村起火，處處冒煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部門應(yīng)該有泰山崩于前而色不變的定性，

7、不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍；同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會象一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以人治。一個企業(yè)的行政管理體系并不局限于企業(yè)的專門

8、行政部門（如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部之類），因此集團化公司比較理想的行政體系是全面構(gòu)建行政事業(yè)部體制。以總經(jīng)理為最高首長、由行政副總分工負責(zé)、由專門行政部門具體實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)內(nèi)部的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著企業(yè)的全部行政管理工作，推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售、發(fā)展等幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。 事業(yè)部下設(shè)幾個專門的機構(gòu)以實現(xiàn)其基本職能：（1）資產(chǎn)管理部：主要職責(zé)是負責(zé)集團公司的固定資產(chǎn)管理、調(diào)配、報廢，也包含對企業(yè)無形資產(chǎn)的管理，實際上它是一個資源整合機構(gòu)；（2）采購事務(wù)部：負責(zé)集團的戰(zhàn)略采購。集團越

9、大，它的采購越需要專門的機構(gòu)和專業(yè)人員（3）交通安保部：負責(zé)集團車輛管理、公共區(qū)域管理、消防、警衛(wèi)、內(nèi)保、監(jiān)控（4）工程服務(wù)部：負責(zé)集團日常修繕、自控、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、水電氣、機房運行等（5）成本控制部：負責(zé)行政費用的記帳、支付、分?jǐn)偅唬?）客戶服務(wù)部：負責(zé)集團公司的客戶資料管理、客戶維護（7）公共關(guān)系部：負責(zé)集團公司的整體對外關(guān)系以及法律事務(wù)，包括與政府、行業(yè)、協(xié)會、群眾組織的關(guān)系維護、信息和情報工作；上述部門的緊密協(xié)作完全實現(xiàn)集團企業(yè)的行政需求，并能夠高效率運轉(zhuǎn)，使集團企業(yè)完全處于順暢運行之中。三、由小行政到大行政的成長集團企業(yè)行政體系的構(gòu)建并不一定要作到大而全，但其基本框架是要自始至終保持的

10、，公司小就采用主管制度，行政部經(jīng)理下設(shè)專職人員負責(zé)專項工作，逐步發(fā)展了就采用主管制度，在最后向事業(yè)部形式轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)與企業(yè)規(guī)模相一致的增長速度。行政工作以不同的程度滲透到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)，任何一塊的工作都需要各個部門和分支機構(gòu)的協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說，企業(yè)行政工作是企業(yè)整個行政系統(tǒng)的工作，而不僅僅是行政部門的工作。 然而人們在這個問題上普遍有一個認(rèn)識上的誤區(qū)，以為行政工作就是行政部門的工作，技術(shù)工作就是技術(shù)部門的工作，銷售工作就是銷售部門的工作。由此在集團企業(yè)內(nèi)眾多的分支機構(gòu)就順理成章地成立單獨的行政部門、技術(shù)部門、經(jīng)營部門、財務(wù)部門。 這樣一種認(rèn)識和安排在很多企業(yè)導(dǎo)致了一系列弊病。

11、首先是各個部門或分支機構(gòu)互為“獨立王國”，站在自己的立場說話和思考問題，沒有大局觀念和長遠眼光。這就使整個集團的協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動輒要請集團總經(jīng)理或董事長出面才勉為其難。其次是重復(fù)勞動的增多、資源的閑置和浪費、對外口徑和內(nèi)部工作標(biāo)準(zhǔn)的不一致、工作效率的低下、權(quán)力與責(zé)任的過分集中、企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人的壓力過大、中層管理人員及員工無全局感、無責(zé)任感、無積極性、無創(chuàng)造熱情、作風(fēng)疲塌，得過且過。 為此，集團企業(yè)行政工作的成敗就是要實現(xiàn)從“小”到“大”的轉(zhuǎn)變。如果我們把整個企業(yè)視為一個大系統(tǒng)的話，企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)就可以視為一個個“小系統(tǒng)”，在眾多大、小系統(tǒng)之間還有若干個中系統(tǒng)，一般有行政管理

12、系統(tǒng)、經(jīng)營銷售系統(tǒng)、技術(shù)研發(fā)系統(tǒng)、市場開發(fā)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，也就是前面所說的集團企業(yè)通常都有的幾大塊工作。但是，無論是用塊塊或條條來描述它們都不合適、不確切、不科學(xué)，因為它們其實是一個個系統(tǒng)、一個個網(wǎng)絡(luò)。 大系統(tǒng)包含了中系統(tǒng)和小系統(tǒng)；然而中系統(tǒng)卻不是包含著小系統(tǒng)，而是將其觸角深入各個小系統(tǒng)之中。也就是說，中系統(tǒng) 與小系統(tǒng)并不是包含關(guān)系，而是交叉關(guān)系。 集團企業(yè)的“中系統(tǒng)”我們稱之為大行政、 大市場、大技術(shù)、大財務(wù)按照這樣的思路，在集團管理體制上應(yīng)該保證公司之間的分工不分家。集團公司的行政、人力資源、技術(shù)、市場、財務(wù)都應(yīng)是在總公司的領(lǐng)導(dǎo)下、統(tǒng)攬涉及全公司各部門、各分支機構(gòu)的大行政、大

13、技術(shù)、大市場、大財務(wù)、的；不管涉及到哪個部門或哪個分支機構(gòu)，只要是行政方面的事，都由行政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和出面協(xié)調(diào)；只要是市場方面的事，都由市場部門領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以此類推；大行政、大市場、大財務(wù)等等不管部門 或“分支機構(gòu)”，而只管方面（即某一方面工作）。總公司則負責(zé)“大行政、大市場、大財務(wù)”所代表的各大塊工作（即幾個中系統(tǒng)）之間的協(xié)調(diào)。 總公司統(tǒng)領(lǐng)著集團這個大系統(tǒng)，負責(zé)大系統(tǒng)中各個中系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)；“大行政”統(tǒng)領(lǐng)著行政中系統(tǒng)，負責(zé)的是所分管的中系統(tǒng)所涉及的各部門和分支機構(gòu)之間的管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)；各分支機構(gòu)統(tǒng)領(lǐng)著本部這個小系統(tǒng)，負責(zé)該小系統(tǒng)即內(nèi)部的運行。這樣，行政工作真正得到了成長。四、全面提升行政工作的

14、方法與途徑行政部門工作的效率及成果直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮，一般來說，集團總部的職能包括：幫助公司增值，保持各子公司人事政策、財務(wù)政策、企業(yè)文化的一致性，負責(zé)戰(zhàn)略性的方向與行動。企業(yè)行政工作水平的提升決定企業(yè)轉(zhuǎn)型成敗與否，尤其是企業(yè)在向由小而大的轉(zhuǎn)變中，行政水準(zhǔn)的提升是非常重要的。全面提升企業(yè)行政工作的方法與途徑可以從以下幾個方面來認(rèn)識。首先是行政制度建設(shè)的問題，制度化在今天好象已經(jīng)是過時的東西了，更多更新的管理思想是講求通過“企業(yè)文化”、“組織”等來實現(xiàn)，制度管理似乎是陳舊的古董，已鮮有人提，但不爭的事實是，制度在企業(yè)的管理中確是基石，“沒有規(guī)矩不成方圓”還是有道理的。企業(yè)在發(fā)展中必定會積累若

15、干文字資料，這些文字資料本身就是企業(yè)文化的一種載體，承載著企業(yè)制度化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，集團企業(yè)更應(yīng)注重企業(yè)行政制度的建設(shè)與加強,通過制度正本清源。其次是全面實行工作流程化管理，行政工作總是千頭萬緒，更多“人治”的色彩，制度只是基礎(chǔ)，光靠制度是達不到目標(biāo)的，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點，做到“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。第三是表格化管理在行政工作中的實施，工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實施就靠表格實現(xiàn)，表格是行政工作中的一個非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是

16、一些需要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實現(xiàn)。最后是提倡“服務(wù)&合作”。這已經(jīng)不是簡單的方法問題了，“服務(wù)”實際上是行政工作的定位，行政永遠是為企業(yè)服務(wù)的，行政部門的定位一定是服務(wù)部門，這種觀念應(yīng)該深入每一個行政人員的意識中，定位準(zhǔn)確了，工作的方法和方式就清楚了。“合作”是一個高效率的企業(yè)行政工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)，行政有沒有合作、合作的如何可以界定企業(yè)是否“健康發(fā)展”，企業(yè)要發(fā)展，行政部門必須有良好的高效率的合作意識。五、結(jié)論按照“大行政”的思路來建立集團企業(yè)的各個系統(tǒng)之間的分工體制，可以解決目前許多企業(yè)面臨的一系列問題。“大行政”概念和“行政事業(yè)部”機制有利于打破部門、公司分割，加強企業(yè)內(nèi)

17、部協(xié)調(diào)、樹立全局觀念，增進團隊精神，有利于建立科學(xué)合理的分權(quán)體系、充分合理利用資源，減少內(nèi)耗；有利于減少重復(fù)勞動，提高工作效率、統(tǒng)一內(nèi)部工作標(biāo)準(zhǔn)；有利于公司領(lǐng)導(dǎo)擺脫冗務(wù)煩擾，提高統(tǒng)攬全局水平，使工作更上臺階；有利于振奮員工精神，激發(fā)員工的積極性主動性和創(chuàng)造熱情。 按照這樣一種思路來構(gòu)建集團企業(yè)的“大行政”體系，企業(yè)的行政系統(tǒng)就能克服部門分割、行政無力等問題，充分、有力地發(fā)揮其全局性、統(tǒng)攝性的管理功能，較大地提高企業(yè)的行政效率和行政質(zhì)素，徹底改變行政在企業(yè)中的形象和地位，真正實現(xiàn)其在企業(yè)中應(yīng)有的作用。 企業(yè)的行政體系企業(yè)行政管理企業(yè)的行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)

18、導(dǎo)、由行政副總分工負責(zé)、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)的行政管理如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它；這是現(xiàn)今企業(yè)普遍感到最頭痛的是行政管理，而改進它又不知如何下手的主要原因之一。由于篇幅所限，這里僅就其中的二、三問題作一探討，期望引起討論。一、企業(yè)行政管理的功能及其要求行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能；其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言

19、之，行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。專門的行政管理部門（通常稱為辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部之類）擔(dān)負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究國內(nèi)外市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級干部，實施公司的經(jīng)營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，行政部門的領(lǐng)導(dǎo)不能東一榔頭西一棒子，茫無頭緒地整天瞎忙；或是被領(lǐng)導(dǎo)一會兒支

20、到東，一會兒支到西；結(jié)果村村起火，處處冒煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有泰山崩于前而色不變的定性，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍；同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系

21、在很大程度上就會象一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以人治。一個行政部門的的管理能夠做到這種程度，可以算是有一定水平了。然而，行政部門如果僅僅滿足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門還必須在管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)三方面再上一個檔次，才算是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從管理方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的高參和臂膀。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想

22、、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個檔次。從協(xié)調(diào)方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。從服務(wù)上說，行政部門要甘當(dāng)幕后英雄的角色。因為行政服務(wù)干得再出色，畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的中

23、心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是潤物細無聲。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應(yīng)該象一部自動化程度很高的機器，這頭原料(任務(wù))進去，那頭成品(結(jié)果)出來；其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)，切忌為自己評功擺好，四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的支配權(quán)只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變成門難進，臉難看，事難辦的官府衙門。管理是要

24、執(zhí)行制度的；但執(zhí)行制度也是一門藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質(zhì)人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。管理上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，在服務(wù)上當(dāng)好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。由于各種因素，并不容易達到，我們只能是盡力而為之，努力趨近于這種境界。二、企業(yè)行政管理的特點及其要求一般意義上的行政管理主要包括管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)三方面的功能；究而言之，行政管理就是服務(wù)。就這一點而言，企業(yè)的行政管理與政府機關(guān)大體相同。但是企業(yè)的行政管理與政府機關(guān)仍有很大不同。這種不同，在我看來，歸根結(jié)底就在于它是企業(yè)的行政管理。企業(yè)的行政管理至少有

25、以下特點：一、企業(yè)的行政管理不是獨立自足的，它本身并不是企業(yè)的目的所在。企業(yè)的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不利于充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的人力、物力、財力、技術(shù)等資源，不利于調(diào)動廣大員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不利于開源節(jié)流，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，加快企業(yè)的發(fā)展，那也是沒有價值的。簡言之，企業(yè)行政管理服務(wù)于企業(yè)的根本目的即：通過為社會提供商品和服務(wù)而謀取盡可能大的經(jīng)濟效益。政府機關(guān)的行政管理，就政府體系本身而言，可以說就是它的目的本身。也就是說，政府機關(guān)之所以存在，目的就在于實行行政管理。這就使政府機關(guān)的行政管理往往給人一種為管理而管理、不盡情理、不合實際的印象；這種情況如果發(fā)生在企業(yè)里，

26、就會比較觸目驚心，使人難以容忍。二、由于上述特點，因而也就派生出企業(yè)行政管理的又一大特點，那就是它比政府機關(guān)的行政管理更注重內(nèi)容和實質(zhì)，而盡量減少不必要的表面文章、繁文縟節(jié)、形式主義。企業(yè)的行政管理往往根據(jù)公司實際需要，對行政管理的諸多制度、程序、環(huán)節(jié)、形式、圖表、文件等進行剪裁和調(diào)整，使之變得精練、實用、簡潔、便利、省時、省錢。三、企業(yè)行政管理的第三個特點，在于它或多或少地與企業(yè)的經(jīng)濟效益相聯(lián)即更講究實效。雖然我們不能說要直接用企業(yè)經(jīng)濟效益來衡量具體的行政管理行為，也就是說，不能直接對某個具體的行政行為問你這種做法能為企業(yè)賺多少錢；但是，企業(yè)的行政管理還是比較直接地與企業(yè)的經(jīng)濟效益相聯(lián)系。企

27、業(yè)行政管理的著眼點在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各種資源，提高員工工作積極性，開源節(jié)流，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，加快企業(yè)發(fā)展。四、企業(yè)行政管理的第四個特點，在于要比政府機關(guān)的行政管理來得靈活。政府機關(guān)的行政管理中所采用的一系列制度、程序、圖表等，與管理對象的實際情況有一定距離甚至嚴(yán)重脫節(jié)；為了照顧方方面面的關(guān)系，多一事不如少一?quot;，一般都有較長時間的延續(xù)性，有的甚至幾十年一貫制的老面孔。因此，政府機關(guān)的行政管理往往不可避免地帶有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合時宜等特點。而企業(yè)的行政管理往往根據(jù)公司實際發(fā)展需要經(jīng)常進行變革、增刪、剪裁、變通，因而帶有很強的靈活性，比較能符合時代的發(fā)

28、展和公司實際。五、企業(yè)行政管理的第五個特點，在于它為企業(yè)的前線服務(wù)的色彩比較明顯。企業(yè)行政管理部門及其人員在企業(yè)中比較低調(diào)，不象政府機關(guān)的工作人員那樣往往高高在上，趾高氣揚。當(dāng)然究其實質(zhì)而言，政府機關(guān)的行政管理也應(yīng)該是為企業(yè)、為社會、為民眾服務(wù)的；但在實際情況中，由于政府機關(guān)距離每個具體的服務(wù)對象比較遠，受到服務(wù)對象的影響和制約都比較間接，客觀上就使這種服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系往往被異化、被顛倒過來了，公仆變成了主人。而在企業(yè)中，一般不會允許這種情況出現(xiàn)，行政部門為技術(shù)、業(yè)務(wù)等一線部門服務(wù)的關(guān)系一般比較明確。企業(yè)行政管理的上述特點就給企業(yè)的行政管理人員提出了這樣一些要求：企業(yè)的行政管理必須時刻著眼于

29、為企業(yè)的經(jīng)濟利益服務(wù)，反對為管理而管理；必須堅決擯棄形式主義，切實講究實效；必須大力講究勤儉節(jié)約，反對大手大腳；必須根據(jù)公司實際需要和可能采取靈活變通的方式方法，一切以公司利益為最高原則，反對泥古不化、因循守舊；最后，企業(yè)行政管理最終要落實到確立服務(wù)觀念，克服老爺作風(fēng)和衙門習(xí)氣，切實搞好服務(wù)上來。三、反對企業(yè)行政管理中的游擊作風(fēng)和衙門習(xí)氣在企業(yè)的實際操作中，往往存在兩種傾向。一種是完全擯棄機關(guān)習(xí)氣，完全憑主觀意愿辦事的游擊作風(fēng)。企業(yè)中沒有系統(tǒng)完整的規(guī)章制度、上下左右的明確分工、明確而充分的逐級授權(quán)和環(huán)環(huán)相扣的工作程序；或無章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各級負責(zé)人的當(dāng)時意愿，一拍腦袋決定任

30、何大小事項，沒有科學(xué)的研究、決策、落實程序；決策只憑當(dāng)時靈機一動，正確與否全憑運氣。機構(gòu)、部門、各級負責(zé)人都形同虛設(shè)，上級對下級大小事務(wù)插手過多，搞得下屬無所適從。往往是老板忙得昏天黑地，干部員工卻有勁使不上；老板總覺得干部員工拿得太多，做得太少；干部員工又對老板一肚子怨氣，怪老板不重視自己。這樣不但無法調(diào)動干部員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，而且易于造成勞資雙方的隔閡與對立。由于沒有制定出成文的公道和規(guī)矩，造成企業(yè)中公說公有理，婆說婆有理，互相扯皮，互相推諉；爾爭我奪，辯論不休；或遇事不議，或久議不決，或決而不行，或行而不果；重復(fù)討論，重復(fù)決定，重復(fù)勞動；朝令夕改，朝秦暮楚。企業(yè)處于一片打亂仗

31、狀態(tài)，嚴(yán)重影響工作效率和員工士氣，造成人、財、物的極大浪費。另一種傾向，是一些機關(guān)作風(fēng)較重的企業(yè)行政管理干部，完全不考慮公司的實際需要和企業(yè)行政管理的特點，完全照搬黨政機關(guān)行政管理那一套，搞形式主義、表面文章；繁文縟節(jié)、按部就班；清規(guī)戒律、條條框框；文牘主義、官樣文章；公文旅行、筆墨官司；紙上談兵、咬文嚼字；高高在上、頤指氣使；脫離實際、不講實效。這樣一種行政管理，既浪費精力，又浪費時間；既浪費人力，又浪費錢物；嘩眾取寵，華而不實；僵化死板，不近人情；把一個企業(yè)的行政管理部門變成了舊時代?quot;衙門。這同樣造成極大浪費，降低工作效率和員工士氣，影響公司效益。以上兩種傾向，都是我們應(yīng)當(dāng)大力反

32、對的。企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展的需要和當(dāng)前條件選擇合適的、有一定程度的規(guī)范性的行政管理模式，并且隨著公司的發(fā)展不斷進行調(diào)整，以避免游擊作風(fēng)、打亂仗，提高員工士氣、工作效率和公司效益；但是任何企業(yè)必須時刻牢記，行政管理的目的和實質(zhì)在于為企業(yè)的根本目的服務(wù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)和各個部門、干部員工服務(wù)，而決不可本末倒置，陷入過重的機關(guān)習(xí)?quot;，否則同樣會降低員工士氣和工作效率，損害公司利益。四、企業(yè)行政管理切忌脫離實際企業(yè)行政管理普遍存在一種現(xiàn)象，即行政管理人員對自己所在企業(yè)的業(yè)務(wù)不了解、不熟悉，管理時常脫離各部門實際，發(fā)布的規(guī)定無法推行或根本不宜推行，引起其它部門的反感和排斥。各業(yè)務(wù)部門心理上總覺得行政

33、人員礙手礙腳，甚至是手腳太長，巴不得他們永遠不要在自己的部門露面，不要干擾自己的工作；自己這方面則是除非有什么必須要行政部門幫助解決的事，否則寧愿與行政部門老死不相往來。行政人員也往往或是很知趣地盡量不去打攪其它部門，或是對其它部門有一種抵觸情緒，干脆大家有濾凳攏皇律錚蝗綣偌由锨懊嫠檔?quot;老爺作風(fēng)、衙門習(xí)氣，雙方的隔閡和抵觸就更深刻、更劇烈了。這樣就陷入了惡性循環(huán)：行政部門對其他部門的工作接觸越少，就越不了解，管理就越脫離實際；反過來，行政管理越脫離實際，就越遭受各部門的排斥，從而也就越不了解各部門情況。為了改變這種行政管理與各部門業(yè)務(wù)兩張皮的現(xiàn)象，行政部門除了要轉(zhuǎn)變觀念、轉(zhuǎn)變作風(fēng)外，

34、更有切實效果的應(yīng)該是轉(zhuǎn)化職能，也就是說要強化行政管理部門的企業(yè)管理職能。社會上許多企業(yè)都設(shè)有企業(yè)管理部，但由于很大一部分企業(yè)管理職能往往還保留在行政管理部門，企管口和行政口二者的職能往往發(fā)生重疊和沖突。在這樣的情況下，企管部實際上只起到了一個類?quot;法規(guī)處的作用，在管理制度的執(zhí)行上并無權(quán)威；而行政部門又被削弱了管理職能，淪為總務(wù)處。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱，行政口與企管口必須合而為一，要將一般企業(yè)的企業(yè)管理部的職能注入行政部門，增強其企業(yè)管理職能。我認(rèn)為，如果只是一般地要求行政管理部門深入各部門業(yè)務(wù)，增強為企業(yè)第一線服務(wù)的觀念，克服衙門習(xí)氣和老爺作風(fēng)，恐怕難收實效。因為行

35、政人員如果沒有一個切入口介入各部門的工作，會感覺師出無名，難以著手；如果介入得比較生硬，還會干擾各部門的正常工作，引起各部門的反感和排斥。將企業(yè)管理職能注入行政管理部門、增強其企業(yè)管理職能后，行政部門深入各部門工作，就成了自然而然、順理成章的事情；行政管理部門為了所制訂的管理制度符合實際并切實可行，為了考察各部門執(zhí)行制度的情況，為了使管理能夠切實有益于各部門的業(yè)務(wù)，就必須要深入、跟蹤各部門業(yè)務(wù)的進展，并且與各部門保持良好的合作關(guān)系。反過來說，行政部門在通過增強企業(yè)管理職能而深入了各部門工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如說，由于深入了各部門的業(yè)務(wù)，對于各部門人員的工作表現(xiàn)和工作能力就會了解

36、得更多、更深入，這對搞好人員考核和任用顯然有很大助益；再如，行政管理人員在深入業(yè)務(wù)中可以從企業(yè)管理的角度為各部門出謀劃策、做好上下溝通和跨部門協(xié)調(diào)等等，就能解決各部門自身難以解決的一些問題，甚至起到公司高層領(lǐng)導(dǎo)都難以起到的作用；等等。這一切，顯然都有利于搞好行政部門自身與各部門的協(xié)調(diào)，改善雙方的關(guān)系，改善行政部門的形象。一)總則第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。(二)檔案管理第三條 歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計

37、資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條 檔案的借閱與索取：1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2.公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總

38、經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條 檔案的銷毀：1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。(三)印鑒管理第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責(zé)保管。第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負責(zé)。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作

39、需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負責(zé)。第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。(五)辦公及勞保用品的管理第十五條 辦公用品的購發(fā)：1.每月月底前，各部、室負責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理

40、辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責(zé)人提供的名單和用品清單，負責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；5.負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；6.負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第二十三條庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。(八)附則第二十七條公司辦公室負責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。(一)私人信件，一律

41、實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責(zé)寄發(fā)；(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。第二十九條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。第三十條 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。2外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍3對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意

42、想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。一、確立明確的目標(biāo)對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。二、完善信息的采集與分析信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。三、追求不斷的創(chuàng)新每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能

43、使每一次會議都充滿激情與樂趣。四、制定周密的計劃無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責(zé)人需要有隨機應(yīng)變的能力（參見14條）六、結(jié)束與細致的總結(jié)成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。八、了

44、解會議涉及的行業(yè)為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。十、記住、顧客永遠是第一你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！十一、合理控制預(yù)算要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。十二、最大限度地使用技術(shù)技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人

45、員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）十三、清晰而明確的溝通清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？十四、成熟的危機管理針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。十五、提供足夠的價值為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議-內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。數(shù)學(xué)家華羅庚說過：“成功的人無一不是利用時間的

46、能手！”實際上，只要扎扎實實地用好每一分鐘，幾乎不可能不能成才、有所作為、享受美好的生活及健康長壽。有些人一生都沒有利用好時間，有些人只是利用好了青春，有些人只是利用了一生中的幾年，一流人才在盡量利用好每一天，而高手們在盡量利用好每一分鐘乃至每一秒鐘。縱觀高級人才的行為，很少有浪費時間的行為，他們的成功實質(zhì)上時間利用上的成功。充分利用時間，實質(zhì)上就是以較少的時間做較多的事情。辦每件事都要考慮節(jié)約時間的問題。有些事情不能節(jié)約時間，為了保險還要投入較多的時間。例如，試驗新的水稻品種，要經(jīng)過一定時間的試驗成功之后，才能全面推廣。如果急于推廣，有時會造成很大的損失。充分利用時間是一個永恒的問題，人類利

47、用時間的能力在不斷進步。如何充分利用時間呢？一、以較小的時間單位辦事。這樣有利于充分安排和利用每一點點時間，一時節(jié)約的時間和精力或許不多，但長期積累，可節(jié)約大量的時間。許多科學(xué)家、企業(yè)家、政治家辦事常以小時、分鐘為單位，而一般人常以天為時間單位。美國人辦事常以小時、分鐘為單位來計算，而我們辦事常以一天、一周為單位來計算。可見，我們的時間觀念遠遠比不上美國人，因而急需改進。猶太人把時間視作金錢，常以1分鐘得到多少錢的概念來工作。猶太老板請員工做事，工薪是以小時計算的。猶太人會見客人，十分注意恪守時間，絕不拖延。客人來訪，必須要預(yù)約時間，否則要吃閉門羹。猶太人對于突然來客是十分討厭的，如果是做生意

48、，可能會導(dǎo)致失敗。二、多限時。人的心理很微妙，一旦知道時間很充足，注意力就會下降，效率也會跟著降低；一旦知道必須在什么時間里完成某事，就會自覺努力，使得效率大大提高。人的潛力是很大的，多限制時間通常不會影響心身健康，卻可大大提高辦事效率，何樂而不為呢？大科學(xué)家愛因斯坦成才途徑是艱難的。對他而言，根本就談不上什么科學(xué)研究條件。大學(xué)畢業(yè)后，盡管他想當(dāng)一名物理學(xué)家，由于是猶太人，他才當(dāng)上一個郵政局的小職員。但艱難的生活并沒有動搖他攀登科學(xué)高峰的決心。他將一天8小時的工作有4小時內(nèi)干完。其余的時間用來進行學(xué)習(xí)和研究。對多數(shù)事情而言，既可在較長的時間里做完，也可在較短的時間里做完，彈性相當(dāng)大。多限制時間

49、有助于減少辦事時間，從而達到充分利用時間的目的。一件事情8小時可以做完，如果只給4小時，也可以想辦法完成。例如，開會最好限制時間，并提前告訴參加會議者需要多長時間，這樣既讓他們好安排時間，又利于減少開會時間。又如，約見朋友時，先說明自己想要多少時間交談，有了這個限制，大家就會認(rèn)真交談及直奔主題，避免了無謂的聊天，使得交談的效率大大提高。再如，有事與他人協(xié)商時，不妨請對方在指定的時間內(nèi)答復(fù)，以免浪費時間。比如說：“這件事你考慮一下，下午打個電話答復(fù)我，好嗎？”一般不要說：“你想好了，打個電話給我。”否則，對方很可能會拖延較長時間，而你卻一直地等，既浪費時間，又讓人厭煩，不可取。三、平常要充分利用

50、時間，關(guān)鍵時刻要搶時間。如果搶時間的能力差，就很容易在關(guān)鍵時刻失敗，因此，每個人都要掌握好搶時間的技術(shù)。四、采用先進的工具和技術(shù)節(jié)約時間。這樣一時節(jié)約的時間或許不多，但長期積累則很多。假如一生都盡量采用較先進的工具和技術(shù)，往往可以取得成功。盡管使用先進的工具和技術(shù)可能要花不小的代價，但與長期積累所節(jié)約的時間相比，往往是值得的。電腦是人類的好助手，花一些時間精通電腦很有好處。隨身攜帶一個筆記本電腦，乘飛機、坐汽車、坐火車都可以學(xué)習(xí)、工作和娛樂。五、把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己努力。這是充分利用時間的最好辦法。假如給自己安排的事情不多，那么，無論如何認(rèn)真，時間還是沒有被充分利用。把自己一

51、生要做的事情都安排得滿滿的，比如一生準(zhǔn)備干多少事業(yè)，把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己勤奮。這一時對充分利用時間或許不很有利，但一生積累，的確非常有益。六、優(yōu)先辦理重要的事情。所做的事情越有意義，時間的利用率就越高，反之，時間的利用率就越低。如果把大部分時間用在鎖碎的事情上，那是非常不應(yīng)該的。七、投入最多的時間發(fā)揮自己的特長。發(fā)揮特長有助于個人發(fā)展，因此，應(yīng)投入較多的時間發(fā)揮特長。投入于特長的時間越多，對個人的發(fā)展越有利，一生的時間利用率也就越高。八、通過合作節(jié)約時間。對于一件事，可分割成幾個較小的部分，自己只做其中一部分，其它部分讓別人去做。這樣可為自己節(jié)約很多時間。比如，將部分工作（特

52、別是煩瑣事務(wù)）分給下屬去做；請咨詢公司收集有關(guān)信息。與人協(xié)作時，最好找效率不低于自己的人作伙伴；對比自己更重要的人，要配合他的時間。有些事情自己無法親自去做，可請他人協(xié)助。個人的力量是有限的，要充分利用時間，就要盡量利用別人的力量，讓別人的時間為自己的時間。例如，工人的工作時間都由企業(yè)家管理，一個優(yōu)秀的企業(yè)家，無不把這筆時間當(dāng)做自己的時間而好好利用。九、一心多用。邊吃飯，邊聽新聞、音樂；邊看電視，邊交談；邊看書，邊交談；邊吃飯，邊交談；邊打乒乓球，邊交談。在刷牙、洗臉、刮胡子、穿著打扮時，可讓自己放松、放松。高級人才都有一心多用的愿望，長期如此，也就在不知不覺之中形成了習(xí)慣，這對于充分利用時間

53、非常有益。大多數(shù)日本人無法接受無所作為的消遣方式，并把無所事事的消遣看作是痛苦的事情，因此，他們即使是在旅游、度假，也會安排一些有意義的事情，以達到邊玩、邊學(xué)習(xí)或邊工作的目的。這樣一時利用的時間資源或許不多，但一代人所爭取的時間資源將很多，代代相傳，對于民族發(fā)展將萬分有利。十、給自己找更多的事情做。沒事做或沒有較多的事情做，是很多人沒有充分利用時間的主要原因。不斷進取，樹立較大的目標(biāo)，是使自己有更多的事情做的最好辦法。個人的潛力是很大的，而大部分人只用到潛力的很小部分。假如讓自己一天做一件事情，可以度過每一天；如果讓自己一天做兩件事情，也可以度過每一天。如果你讓自己一天做10件事，你也可以想辦

54、法完成它。十一、利用間斷時間。比如看電視時，人們通常只留意其精彩的內(nèi)容，因此，通過多換臺可以得到更多精彩的內(nèi)容。邊看電視邊做其它事情，電視內(nèi)容精彩時，就看一看，反之，就做事。在公文包里放一本好書，有空就拿出來看一看，工作中間沒事時可拿出來看；在飯店里等吃飯時看一看十二、利用零碎時間。利用好零碎時間并不難，但最容易為人們所突視。超級人才與一般人才的區(qū)別主要在于他們善于利用零碎時間，盡管一時的區(qū)別并不大，但長期積累，差距就產(chǎn)生了。例如坐地鐵、坐火車時，讀份報紙或構(gòu)思一個文件，或者好好地自我放松一下（比如閉目養(yǎng)神）。在等待的時間里，可考慮發(fā)展計劃、讀幾頁書、看看報紙、處理一些瑣事、運動或放松一下。比

55、如，帶上一個小問題在吃飯排隊時思考；交給上司遞方案往往要坐著等待他答復(fù)，可思考與此方案有關(guān)而尚未完成的問題。一個不善于利用零碎時間的人，不可能成為世界級人才。善于利用瑣碎時間，一時得利或許不大，但長期積累，是非常有益的。難怪高級人才都重視零碎時間，而且都自我磨煉成為利用瑣碎時間的能手？十三、多考慮現(xiàn)在和未來，少考慮過去的事情，以充分利用時間和精力。回顧過去往往會浪費時間和精力。當(dāng)然，在處理許多事情時，往往要考慮過去的經(jīng)驗、教訓(xùn)，因為過去有些東西可做為現(xiàn)在或以后辦事的參考。十四、充分利用休息時間。比如，利用吃飯時間、飯后短暫的休息時間、運動后放松的時間，和朋友、同事交談，這樣既有利于放松心身及消

56、除疲勞，又利于交友。有些領(lǐng)導(dǎo)者常利用吃飯和飯后休息的時間，輪流與下屬、同事交談，這樣既有利于增進與下屬的互相了解，又利于獲得良好的意見和建立良好的團體氣氛，又可減少一些會議和會談，十分有益。十五、被干擾的時候做些簡單的事情。不速之客來了，可邊應(yīng)酬邊辦事。對于無關(guān)緊要的會議，應(yīng)想辦法推掉，以免浪費時間。不得已參加這些會議時，可以簡單思考一下某個辦事計劃。十六、常做記錄。隨身帶一本小冊子，有好的想法就記下來。比如，隨時記錄改進工作、做好某事的好辦法，學(xué)習(xí)的心得體會等。好的想法不記下來，很容易忘記，即使勉強能回憶起來，也很費時間和精力。一旦形成隨時記錄靈感和心得的習(xí)慣，你會發(fā)現(xiàn)自己的靈感和心得很多，

57、對于個人的成才、發(fā)展都非常有益。難怪多數(shù)高級人才都有隨時記錄靈感和心得的習(xí)慣。小的筆記本可放在衣袋或公文包里，大的筆記本通常只能放在公文包里。每個人最好安排幾本筆記本，一本是學(xué)習(xí)用的，一本是工作用的，一本放在公文包里，一本放在睡床上，一本放在廁所里，并分別配上筆。這個投資相當(dāng)小我眼中公司的行政體系公司從建成到投產(chǎn)已經(jīng)近二年時間了，我覺得慶安向集團化發(fā)展是公司方向之一。但在發(fā)展過程中，公司對于行政后勤部門的機構(gòu)設(shè)置、職能劃分卻缺乏明確性。一般來說，公司設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等）外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力和時間做主營業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)的迅猛增

58、長并提高市場競爭力。隨 著公司的逐步發(fā)展壯大，又從行政中分離出人力資源、企業(yè)管理、信息管理等等專門機構(gòu)，不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得重要，在企業(yè)中的作用更 加明顯，相形之下，行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對公司來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可 言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔、保安、收發(fā)個傳真和信件、管好員工的一日三餐、派車接人等等，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。這是 對公司行政工作的偏見，我覺得真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、人力資源科、信息科、行政科等等雖擔(dān)負著企業(yè)行政 管理的組織實施、具體操作，但只是行政管理工作中的