1、項目文檔管理要求金域華府項目經理部 葉金麗2009年11月13日項目文檔管理要求項目文檔管理要求文件類別及范圍文件編號規則文件傳閱會簽要求文件歸檔方法文件查閱項目文檔類別及范圍 項目文件按類別進行區項目文件按類別進行區分：包含合同文件、工分：包含合同文件、工程指令文件、工程指示程指令文件、工程指示文件、圖紙文件、施工文件、圖紙文件、施工計劃、甲供材料文件、計劃、甲供材料文件、監理文件、總包文件、監理文件、總包文件、分包文件等。分包文件等。 項目文件范圍：包含收項目文件范圍：包含收集、編號、審核、發放、集、編號、審核、發放、回收、銷毀、張貼及歸回收、銷毀、張貼及歸檔檔 。項目文件編號：根據武漢萬

2、科公司項目文件編號：根據武漢萬科公司WHVK/WI/DC011項目文檔管理指引以及項目文檔管理指引以及ISO9000文件規定進行編號。文件規定進行編號。例如：例如：金域華府金域華府01期工程指令編號期工程指令編號“JY-EI-01期期-018”詳細編號泛指說明：詳細編號泛指說明：JY指金域華府，本樓盤項目指金域華府，本樓盤項目 。EI指工程指令的英文縮寫。指工程指令的英文縮寫。01期期-泛指泛指01期分期及區域開工項目。期分期及區域開工項目。018-指文件的流水號指文件的流水號項目文件編號規則監理文件編號：根據武漢萬科公司監理文件編號：根據武漢萬科公司WHVK/WI/DC011項目文檔管理指引

3、對監理文件統項目文檔管理指引對監理文件統號進行統一，以工程指示形式明確，文件分類區號進行統一，以工程指示形式明確，文件分類區分作相關要求。分作相關要求。例如：例如：監理工程師通知單編號監理工程師通知單編號“ZJ-JY-01期期-JLT-001”詳細編號泛指說明：詳細編號泛指說明：ZJ-指中建監理公司簡稱拼音縮寫指中建監理公司簡稱拼音縮寫 JY指金域華府，本樓盤項目指金域華府，本樓盤項目 。01期期-泛指分期及區域開工項目。泛指分期及區域開工項目。001-指文件的流水號指文件的流水號總分包文件編號：根據武漢萬科公司總分包文件編號：根據武漢萬科公司WHVK/WI/DC011項目文檔管理指引對總分包

4、文項目文檔管理指引對總分包文件統號進行統一，以工程指示形式明確，文件分件統號進行統一，以工程指示形式明確，文件分類區分作相關要求。類區分作相關要求。例如：例如：以中博建設以中博建設01期承包單位通用報表為例期承包單位通用報表為例 “ZB-JY-01期期-LXD-001 ”ZB-JY-01ZB-JY-01期期-LXD-001-LXD-001詳細說明如下）詳細說明如下） ZB -ZB -指中博公司簡稱英文縮寫，其他單位如指中博公司簡稱英文縮寫，其他單位如XTLXTL鑫天利）、鑫天利）、CXCX昌夏）、昌夏）、SYLSYL市園林）、市園林）、HBJGHBJG湖北建工等，具體湖北建工等，具體可與監理公

5、司協商確認；可與監理公司協商確認；JY-JY-指金域華府，本樓盤項目；指金域華府，本樓盤項目；0101期期-泛指開工分區項目；泛指開工分區項目；LXD-LXD-指工程聯系單，其他類采用如指工程聯系單，其他類采用如SGFASGFA施工組織設計方施工組織設計方案、（案、（JSDJSD技術核定單、（技術核定單、（QTQT其他文件、（其他文件、（ZDSZDS施工施工作業指導書、（作業指導書、（RYZZRYZZ總包單位人員資質、計劃用總包單位人員資質、計劃用JHJH、材、材料驗收單用料驗收單用YSDYSD等。等。001-001-指文件的流水號，每份文件按照分類編流水號，從指文件的流水號，每份文件按照分類

6、編流水號，從001001、002002、003003、004 004 哪些文件需要項哪些文件需要項目全體會簽：工目全體會簽：工程指示、工程指程指示、工程指令、施工計劃、令、施工計劃、施工單位承包通施工單位承包通用報表。用報表。項目文件傳閱會簽要求哪些文件需要指哪些文件需要指定人員會簽：監定人員會簽：監理工程師通知單、理工程師通知單、監理例會紀要、監理例會紀要、專題會議紀要、專題會議紀要、監理作聯系單、監理作聯系單、工程暫停令。工程暫停令。文件傳閱限定時間：文件一般是在項目經理審批文件傳閱限定時間：文件一般是在項目經理審批完成后，由項目信息人員傳至項目工程師會簽，完成后，由項目信息人員傳至項目工

7、程師會簽，要求按人員排序會簽完成，限定在要求按人員排序會簽完成，限定在2 2個工作日內完個工作日內完成從信息員傳至當天開始計算日期）。成從信息員傳至當天開始計算日期）。合同文件：公司檔案中心傳至項目部已合同文件：公司檔案中心傳至項目部已審批完成的合同，在接收的第一任時間，審批完成的合同，在接收的第一任時間，登記到合同臺帳里，做到資源共享。同登記到合同臺帳里，做到資源共享。同時以郵件形式發送項目部全體人員知悉。時以郵件形式發送項目部全體人員知悉。項目文件歸檔方法工程指令、工程指示：將已審批完成的工程指令、工程指示：將已審批完成的工程指令、工程指示復印蓋章，登記下工程指令、工程指示復印蓋章，登記下

8、發監理公司及相應的施工單位，原件及發監理公司及相應的施工單位，原件及時蓋項目傳閱章，進行會簽。全部會簽時蓋項目傳閱章，進行會簽。全部會簽完畢將工程指令、指示做定期歸檔相完畢將工程指令、指示做定期歸檔相關附件一起并存）。關附件一起并存）。工程指令確認單、材料進場驗收單、工工程指令確認單、材料進場驗收單、工程質量驗收單：此類文件項目部審批是程質量驗收單：此類文件項目部審批是最后環節，由項目經理簽字確認后，蓋最后環節，由項目經理簽字確認后，蓋章下發監理公司。項目部必須留存一份章下發監理公司。項目部必須留存一份原件，避免后期與施工單位發生糾紛。原件，避免后期與施工單位發生糾紛。監理、總分包單位來文：監理與總分包監理、總分包單位來文：監理與總分包單位來文第一任時間要作登記處理，當單位來文第一任時間要作登記處理，當日接收的文件要及時傳至項目經理審閱日接收的文件要及時傳至項目經理審閱并簽字。不遲于并簽字。不遲于1個工作日內傳達到項目個工作日內傳達到項目各工程師會簽。會簽完成后按文件分類各工程師會簽。會簽完成后按文件分類歸檔。歸檔。文件查閱步驟：進入共享平臺，