1、目 錄第1章概述- 1 -1.1簡介- 1 -1.2功能特點- 1 -1.3圖標說明- 3 -第2章基礎數據- 4 -2.1采購初始- 4 -采購選項設置- 4 -采購歷史訂單初始- 8 -采購初始確認- 8 -2.2采購業務數據設置- 9 -2.3采購財務數據設置- 10 -2.4套打格式設置- 11 -第3章供應商管理- 12 -3.1供應商信息維護- 12 -供應商卡片維護- 12 -供應商物料維護- 12 -3.2供應商價格管理- 12 -供應商詢價- 12 -報價管理- 13 -供應商報價最新報表- 18 -物料最新采購價格參考報表- 18 -3.3招標管理- 18 -簡單供應商評估

2、- 18 -評估分組/項目- 19 -評估方案- 19 -評估表- 20 -評估報表- 21 -3.4供應商綜合評估- 21 -3.5供應商分析與供應商看板- 23 -第4章計劃管理- 24 -4.1采購計劃周期管理- 24 -4.2采購計劃管理- 25 -采購計劃的編輯- 25 -采購計劃的控制- 28 -4.1請購單管理- 29 -4.2采購供應商分配- 29 -4.3采購需求匯總- 30 -第5章訂單管理- 31 -5.1采購訂單管理- 31 -采購訂單的編輯- 32 -采購訂單的控制- 36 -其他- 36 -5.2采購催貨單管理- 37 -第6章入庫管理- 39 -6.1檢驗單管理-

3、 39 -檢驗單的維護- 40 -檢驗單的控制- 42 -6.2采購入庫通知單管理- 42 -采購入庫通知單的錄入- 42 -采購入庫通知單的控制- 44 -采購入庫通知單的核銷- 44 -6.3采購退貨通知單- 46 -6.4業務付款處理- 46 -業務應付核銷設置- 47 -請款單- 47 -付款單- 48 -業務應付核銷- 49 -區間設置- 50 -賬齡分析- 51 -自動批核銷- 52 -第7章采購核算- 53 -7.1采購發票管理- 53 -采購發票的編輯- 53 -采購發票的控制- 55 -采購發票的沖紅- 55 -采購發票的作廢- 55 -7.1.5采購發票的記賬- 56 -7

4、.2采購對賬管理- 57 -第8章報表查詢- 60 -8.1報表共有屬性功能- 60 -報表權限管理- 60 -報表查詢- 61 -報表格式定制- 62 -報表打印- 62 -報表格式轉換輸出- 62 -8.2報表內容- 63 -供應商報價報表- 63 -采購計劃報表- 64 -采購訂單報表- 65 -采購入庫報表- 65 -采購核算報表- 66 -采購差異報表- 67 -其它報表- 68 -第1章 概述1.1 簡介采購管理模塊是新中大A3系統的管理子系統之一，也是A3系統的進銷存管理的重要模塊。它涵蓋了大部分企業的采購業務處理所需的基本功能，支持外幣核算。本模塊需與基礎數據、庫存管理系統一起

5、運行。采購管理模塊能夠幫助企業采購部門及采購人員完成所有采購業務的處理及管理。如采購計劃周期設置、制定采購計劃、請購單、采購訂單管理、采購到貨檢驗，采購退貨、換貨業務；進行采購對賬和發票管理等。系統計算和統計上述采購業務單據的數據，產生各種采購業務報表，為采購部門及有關企業領導提供強有力的決策支持信息。1.2 功能特點采購管理模塊根據采購管理的各種需求，設置了如下幾大功能點：1、基礎數據基礎數據主要包括采購業務數據設置、采購財務數據設置、套打格式設置和采購初始幾方面的內容。其中 “采購業務數據設置”包括退貨原因、供應商類型、采購訂單類型、訂購方式、采購計劃類型、請購單類型、采購訂單級別；“采購

6、財務數據設置”包括采購發票類型、采購憑證模塊；采購單據的套打格式設置提供對采購計劃、采購訂單、采購催貨單、采購入庫通知單、采購退貨通知單、采購發票、請購單、檢驗單、對賬單等12種單據的套打功能。以上這些數據的設置是采購模塊的基本功能需要，也是采購業務中非常重要的基礎工作數據。正確、完整地設置基礎數據，是采購模塊順利運行的基礎。2、供應商報價供應商報價管理主要針對供應商所提供的物資的報價管理，系統允許錄入供應商所提供的不同物料的相應報價及相同物料的不同供應商的報價。同時也支持外幣報價。系統還提供了對所有供應商的歷史報價進行比較分析的功能。3、計劃管理采購計劃是采購部門根據生產的需求和市場的預測，

7、制訂采購計劃。采購模塊中，計劃管理包括采購計劃周期的管理、購計劃管理及請購單管理三個方面的業務內容。為了對采購計劃有效管理，本系統支持企業首先根據行業淡旺季特點設置計劃周期，然后再根據計劃周期編制采購計劃。采購計劃周期的階段可根據用戶的需要自定義；采購計劃根據采購計劃周期制定，可以任意追加。采購計劃主要信息有產品貨號、物料名稱、計劃單價、零售價、計劃到貨期等信息。系統支持通過錄入請購單進行采購，或直接下單采購。4、訂單管理訂單管理主要包括采購訂單管理和采購催貨單管理兩方面的業務內容。在“基礎數據”模塊中初始設置時選中采購訂單的資料來源為采購計劃（或請購單），那么采購訂單的資料必須來自于采購計劃

8、或請購單；否則其制定方式為直接錄入。系統通過物料幫助錄入采購訂單；同一張訂單允許物料有不同的交貨日期。訂單按業務類型可選擇不同的訂購方式和級別，也可以設置不同的訂單類型；當您在供應商維護中設置了某供應商采用的幣種后，在錄入該供應商的訂單時就采用該幣種結算，同時會引用相應的匯率；對未能按時到貨的供應商可以形成催貨單，通知相應的供應商及時發貨等。5、入庫管理入庫管理主要包括檢驗單管理、入庫通知單管理及退貨通知單管理等三方面業務管理內容。具體說來就是采購的物料到達企業，企業進行貨物入庫前的檢驗并填制檢驗單；檢驗合格的物料填制入庫通知單通知倉庫接收采購的物料，同時也支持采購退貨的管理等。另外，在填制物

9、料檢驗單的時候，系統支持批號管理。倉庫則根據采購入庫通知單的內容進行產品數量檢驗入庫，并將入庫數量回填到采購入庫通知單；采購退貨主要支持二種方式,一種是對采購物料入庫前的退貨管理；另一種是對采購物料入庫后的退貨管理。其中，入庫前退貨的物料是在物料檢驗的時候確定的，因此對應的退貨通知單來自于物料的檢驗單。入庫后物料退貨的處理過程是倉庫提出退貨,業務員根據退貨物料的采購訂單填制退貨通知單,通知倉庫允許退貨的數量、金額等信息，倉庫將實際退貨數量回填到退貨通知單中，然后進行退貨處理。6、采購核算采購核算主要包括采購發票管理及采購對賬管理兩方面的業務內容。采購發票是整個采購業務中最重要的單據之一，也是企

10、業財務部門進行采購業務賬務處理的重要依據。采購核算中，提供了豐富的采購發票管理功能：提供了各種類型發票的管理，如普通發票、增值稅發票、內部結算單、運費發票、其他費用發票等。還可以自定義發票類型。在錄入發票時，操作人員既可以根據訂單或入庫通知單登記采購發票，也可以手工錄入采購發票。審批后的發票可以根據不同的發票類型及業務類型自動產生記賬憑證。產生的記賬憑證自動被“總賬”模塊實時接收，同時，其他的應付單據也可以直接傳送到“供應商中心”模塊。在采購核算管理中，系統還提供了采購發票的對賬功能，這個是與 庫存入庫單的勾兌核銷處理。進行采購對賬處理后，在供應商中心模塊中就可以自動跟蹤到相關訂單及其他單據或

11、業務信息。7、報表查詢系統提供的采購報表包括供應商報價報表、采購計劃報表、采購訂單報表、采購入庫報表、采購核算報表、采購差異報表和其他報表等7個方面的報表。系統提供的報表中，有業務單據的匯總及明細報表，如采購入庫產品匯總表及采購入庫產品明細表；也有分析性的報表如供應商報價對比分析表。報表查詢的方式是多樣而靈活的，所有報表的查詢中，系統都提供了多種條件查詢的方式。同時報表不僅可以進行屏幕瀏覽或打印輸出，還可以轉換為不同類型的文件進行輸出。1.3 圖標說明本用戶手冊基本上做到重點突出，對于用戶操作中可能會引起的錯誤操作或可能遇到的疑惑，用戶手冊中都以“注意”、“提示”、“說明”、“疑難解答”的方式

12、著重列出，以免用戶錯誤理解；另外，本用戶手冊中示例豐富，基本上都以列舉加圖片的方式說明各功能具體的操作步驟和方法。 這是一個“注意”圖標。它提醒您注意各種需要特別注意的因素或一些有趣的事情。 這是一個“提示”圖標。它向您介紹軟件中一些較隱蔽的功能。 這是一個“說明”圖標。它對可能會引起您誤解的問題進行解釋。 這是一個“疑難解答”圖標。它提醒您一些用戶在操作過程中可能帶來問題的操作。第2章 基礎數據設置基礎數據是采購模塊正常運行前一個非常重要的工作環節，系統提供的基礎數據包括采購初始、采購業務數據設置、采購財務數據設置和套打格式設置四方面的內容。2.1 采購初始采購初始包括“采購選項設置”、“歷

13、史訂單初始”、“采購初始確認”兩項工作。2.1.1 采購選項設置該選項設置操作是運行本模塊的基礎和關鍵，它用于用戶決定對本模塊的操作流程和一些操作約定。選項設置窗口圖 2.11所示：圖 2.11選項設置窗口選項說明：2采購訂單來自采購計劃（或請購單）：該選項用于控制采購訂單是直接錄入還是取自采購計劃（或請購單）。選中該選項，則采購訂單取自采購計劃（或請購單），此時采購訂單錄入窗口中激活“計劃”（或“請購單”）按鈕，通過此按鈕調入采購計劃或請購單資料；反之，表明無需編制采購計劃（或請購單），直接錄入采購訂單數據,在這種情況下系統默認“采購計劃來自采購計劃周期”選項不可用。此選項在初始化完成以后不

14、可修改。2采購計劃來自采購計劃周期：該選項用于控制采購計劃是否要按采購計劃周期的時間段來編制，選中該選項，則在編制采購計劃前需預先編制采購計劃周期；反之，系統屏蔽“采購計劃周期管理”功能。該選項只有在滿足采購訂單通過采購計劃（或請購單）生成的情況下才可用。此選項在初始化完成以后不可修改。2MRP或銷售單據生成計劃，否則生成訂單：在用戶啟用MRP模塊和銷售模塊時，如果選中表示采購計劃來自MRP請購單或者銷售單據，不選中則表示訂單來自MRP請購單或者銷售訂單。圖 2.12計劃與訂單流程控制圖 2.12中啟用計劃判斷等同于選項“采購訂單來自采購計劃（或請購單）”。MRP請購單指由于生產計劃排程產生的

15、請購單，可根據選項生成計劃或是產生采購訂單；如啟用計劃，則可通過采購計劃或請購單來生成采購訂單，沒有啟用計劃時可手工輸入訂單。任何情況下均可根據合同開采購訂單。當生產管理系統的物料需求計劃模塊沒有安裝時，可根據銷售訂單開采購計劃單或采購訂單，采購訂單可以根據銷售訂單、庫存量、采購在途、提前期等計算出采購量及采購日期，訂單要貨時間作為采購計劃或訂單的到貨時間,采購數量=訂單要貨數量 安全庫存量 - 現有庫存量 已采購未到貨量。2采購檢驗單來自PM檢驗單：選中此選項表示在用戶啟用PM質檢模塊時，采購檢驗單可以取自PM檢驗單；未選中表示只能取自采購的單據。2MRP制令號自動生成項目號：選中此選項表示

16、當采購計劃或采購訂單取自MRP請購單生成相關單據時，將MRP請購單上的制令號帶到的單據明細上的批號中。2淘汰或失效物料禁止接收：選中此選項表示禁用或超過有效期的物料代碼禁止在采購訂單中輸入。2采購訂單審批前禁止打?。哼x中此選項表示采購訂單在被審批前禁止打印。2采購計劃和請購單必須有單價和金額：該選項用于控制是否輸入采購計劃和請購單時必須輸入單價和金額。2單據產品必須有單價和金額：該選項用于控制是否需要對采購的產品進行單價、金額管理。該選項針對非計劃類型的單據，即除采購計劃或請購單外的采購單據，針對采購計劃和請購單的控制用上述“采購計劃和請購單必須有單價和金額”選項。該選項在系統初始化完成后便被

17、固化，不再允許修改。2采購訂單單價來自供應商：該選項用于控制采購訂單中組織采購的物料的單價是否取自供應商報價。在選中該選項的情況下，用戶輸入訂單明細時，系統自動取訂單供應商對應的相關幣種的供應商報價到采購訂單。2采購訂單單價可修改：該選項用于控制采購訂單從采購計劃（或請購單）中調入的物料單價還是否允許修改。選中該選擇，則允許修改；反之，不允許修改。2復制單據時清空單價：該選項用于控制復制單據時是否清空單價。選中該選項，則系統在復制單據時清空單價；反之，不清空。2物料采購最高價控制方式：有3個選擇：禁止保存、提示及不控制，當用戶輸入的單價超過物料主文件中定義的最高價（含稅）時，根據控制方式進行控

18、制。2采購最高進價控制：選中此選項表示在審批時控制采購訂單的價格不能超過歷史最低成交價，如采購訂單的單價高于供應商最低報價，則要求輸入用戶輸入授權密碼，即在那樣的情況下只有具備授權口令的人才能審批。2查詢時包含下級部門：選中此選項表示查詢是根據部門模糊查詢的，所以下級部門也會包括進來；未選中表示只是按照部門進行查詢。2訂貨數量超額時允許繼續：該選項用于控制在發生采購訂單中某物料的訂購數量超過計劃數量的情況下，系統是否彈出相應的提示窗口給予警告。選中該選項，系統在保存采購訂單時會對該項進行檢測，檢測不通過的情況下，就彈出提示窗口給予警告；反之，系統不對該項進行檢測。超額上限在物料主文件設置窗口的

19、庫存數據頁的訂貨超額上限中設置。2入庫數量超額時允許繼續：這個選項是針對容限控制的，如果在取上級單據時超過容限比例的數量，選中此選項系統允許繼續開下級單據，如未選中則不允許繼續開。超額上限在物料主文件設置窗口的庫存數據頁的入庫超額上限中設置。2入庫數量超額上限：設置是否啟用數量超額上限，并設置超額上限百分比。前述的“訂單數量超額時允許繼續”和“入庫數量超額時允許繼續”針對的是單個物料的超額控制，而本選項針對單據中的所有物料進行控制，相對前者而言是一個更粗放的控制選項。2不允許超合格數量接收：選中此選項表示采購入庫通知單取入庫前檢驗單保存時，數量需要控制不能大于檢驗單明細的合格數量。2采購配額分

20、配前允許修改供貨比例：選中此選項表示在采購供應商分配時允許修改供貨比例。2采購配額分配前允許修改供應商：選中此選項表示在采購供應商分配時允許修改供應商及分配比例，及對分配結果進行增加刪除。2自動關閉計劃：選中此選項表示計劃完全被采購訂單引用后自動關閉，未選中表示不關閉。2自動關閉訂單：該選項用于控制在訂單中的物料都已驗收入庫的情況下，系統是否自動關閉該訂單。選中該選項，則系統自動關閉符合條件的訂單；反之，用戶需手工關閉訂單。2自動關閉請購單：選中此選項表示請購單完全被采購訂單引用后自動關閉，未選中表示不關閉。2自動關閉檢驗單：選中此選項表示檢驗單完全被入庫通知單引用后自動關閉，未選中表示不關閉

21、。2自動對賬時自動關閉通知單：該選項用于控制在發票來源于入庫單（退貨單）時，當通知單中的物料都已開發票的情況下，系統是否自動關閉該通知單。選中該選項，則系統自動關閉符合條件的通知單；反之，用戶需手工關閉通知訂單。2入庫通知單核銷包括關閉的通知單：選中此選項表示入庫通知單核銷時可以選擇已關閉的入庫通知單進行核銷。2采購發票價格取自入庫/退貨通知單：根據系統采購入庫/采購退貨單開采購發票時，為了避免匯率波動原因倒算帶來的單價誤差增加此選項，如選中則開采購發票時發票的單價取自采購入庫/采購退貨單對應的入庫/退貨通知單上的不含稅單價。2發票數據來源（設置）：系統提供取自“采購訂單”、取自“采購入庫通知

22、單（退貨單）”、“手工錄入”和“庫存入庫單（退貨單）”4個選項。此處的定義為各種類型發票的默認數據來源，在具體發票操作時，系統還允許針對不同的發票類型重新選擇。2讀取采購單據的默認提前天數：該設置項可控制在剛進入采購計劃列表、采購訂單列表、采購催貨單列表、采購檢驗單列表、采購入庫通知單列表、采購退貨通知單以及采購發票列表窗口中時，系統默認顯示相對于當前日期前多長一段時間的單據信息。如果不進行控制，單據積累到一定日期后數量會非常的龐大，這樣不僅不利于用戶的查看，還會大大影響系統的運行速度。有些單據會因為用戶進行此處的控制而看不見，用戶可通過列表窗口中的“查詢”按鈕將其過濾出。2支持自定義可用庫存

23、規則在采購做計劃，請購，訂單下達時，需要請購多少，采購多少往往需要根據庫存信息來輔助決策。在決策的過程中，只有實時結存的信息是不夠的，還需要考慮在途的物料信息，以及待發待領的庫存信息。即需要可用庫存信息。即可用庫存 = 當前結存 + 預計入庫 預計出庫由于不同企業的環境、管理作業流程不一致，預計入庫、預計出庫的統計口徑不一致，需要靈活配置，本版本實現了根據不同模塊，可用量公式的可視化定義。進入采購基礎選項，選項設置窗口內，選擇“可用量公式”TAB頁。在這個窗口上，顯示了預計入庫，預計出庫的相關要考慮的項目，選擇采購列上的對應的復選框，選中表示相關項目將參與計算。2.1.2 采購歷史訂單初始采購

24、歷史訂單初始用于錄入、維護歷史采購訂單。界面同普通訂單,歷史訂單參與報表統計與付款核銷。具體操作請參見“5.1.1采購訂單編輯”章節中的相關說明。2.1.3 采購初始確認該步工作必須在基礎數據模塊初始完成后才可執行。采購初始一旦確認，您所采用的采購業務流程就確定，采購控制的范圍點僅是數量還是包括單價也相應確定。具體體現在“選項設置”中的“采購計劃來自采購計劃周期”、“采購訂單來自采購計劃（或請購單）”以及“產品必須有單價和金額”三個選項被固化，不再允許修改。2.2 采購業務數據設置采購業務數據設置內容包括退貨原因、供應商類型、采購訂單類型、訂購方式、采購計劃類型、請購單類型和采購訂單級別。其中

25、的許多工作在基礎數據模塊中已完成，具體操作都非常簡單，在此不一一展開介紹,只介紹一下供應商分配規則。2供應商分配規則供應商分配規則用于指導根據計劃生成采購訂單時同一物資如何分配給不同的供應商對應的訂單。在設置供應商時，可指定各規則的規則類型，系統提供四種規則類型，分別為按采購配額分配、低價策略、按供應商評估結果分配、分配給默認供應商。按采購配額分配時，根據供應商物料對照表指定的分配比例進行分配。按低價策略時，系統將采購物資分配給供應商報價庫中有效報價最低的幾個供應商。在設置低價策略的分配規則時，需指定是最低報價的幾個名次的供應商分配比例。按供應商評估結果分配時，系統將采購物資分配給供應商評估得

26、分最高的前幾名供應商，在設置供應商評估結果分配的分配規則時，需指定評估得分最高的前幾個名次供應商的分配比例。為使評分具有橫向可比性，在指定供應商評估結果分配的分配規則時，需指定評估標準供應商評估方案，同時可指定是否按物料評估選項，如選是則評估時考慮測算方案中對應的供應商物料。按默認供應商分配時，系統直接將采購物資分配給物料主文件中指定默認供應商。 提示在設置好供應商分配規則時，在物料主文件及產品大類中可指定對應的供應商分配規則，在對計劃采購材料進行采購供應商分配時，根據分配材料對應的分配規則進行分配，如材料在物料主文件中沒有指定供應商分配規則，則根據其產品大類指定的供應商分配規則進行分配。2.

27、3 采購財務數據設置包括“采購發票類型”和“采購憑證模板”兩項設置工作，其中“采購發票類型”在基礎數據模塊中已有介紹，下面著重介紹如何制作采購憑證模塊。 操作前提條件：1、已在基礎數據模塊中定義了“財務類型”。2、已在總賬模塊中完成了科目設置。在此處定義了采購憑證模板，用戶便可在發票管理窗口中通過“記賬”功能生成憑證并自動被總賬系統接收。業務憑證模板定義窗口如圖 2.31所示：圖 2.31業務憑證模板定義窗口操作步驟：1、首先選擇“財務類型”，錄入分錄名稱。2、定義自動轉賬分錄。通過“插入”、“增加”和“刪除”按鈕控制自動轉賬分錄的數目；每條分錄的具體內容包括“摘要”、“科目名稱”、“借/貸方

28、向”和“數據來源公式”，缺一不可。2摘要：直接錄入或雙擊該欄通過相應幫助選擇錄入。2科目名稱：選入具體的科目或科目公式，采購科目公式為KM-CG()，可通過單擊“公式”按鈕在隨即彈出的公式幫助窗口中選入。如果定義的是采購科目公式，在生成業務憑證時，系統會自動到當前所涉及的物料所對應的物料主文件的“財務數據”頁中取“材料采購科目”。定義采購科目公式可大大提供憑證模板的通用性，建議用戶采用此種方式。2數據來源公式：在公式幫助窗口中選擇錄入，公式幫助窗如圖 2.32所示：圖 2.32公式幫助窗口公式窗口中包括科目公式和數據來源公式，數據來源公式還可以結合、*、/、（）進行運算。3、自動轉賬分錄定義好

29、后，單擊業務憑證模板定義窗口中的“存入”按鈕進行存盤，系統檢測通過后，一條業務憑證模板就生成了。2.4 套打格式設置“套打格式設置”中提用戶選擇。供了采購訂單、采購計劃、采購催貨單、采購入庫通知單、采購退貨單、采購發票、請購單、檢驗單、對賬單、供應商評估方案、供應商評估表和付款單12種單據的套打功能設置。套打格式的具體設置操作請參見A3安裝及公用功能用戶手冊。第3章 供應商管理在這一章整合了供應商信息維護、供應商價格管理、供應商招投標、供應商評估等為一個單獨的子模塊供應商管理，供應商信息維護包括供應商及供應商物料對照檢查，供應商價格除了原來的供應商報價還新增了詢價單管理功能，供應商招投標為新增

30、的功能，供應商評估除保留了原有的簡單供應商評估，還提供了供應商綜合評估功能。3.1 供應商信息維護3.1.1 供應商卡片維護查看、維護供應商的基本情況、聯系、財務、業務交易等信息。3.1.2 供應商物料維護查看、維護供應商供貨目錄，即供應商能提供的物料即提前期等信息，為供應商配額分配、采購決策提供依據。同時，此處也提供了供應商供貨物料的報表。3.2 供應商價格管理3.2.1 供應商詢價用戶單擊“供應商價格管理/供應商詢價”菜單，系統彈出“供應商詢價列表”窗口，在詢價單列表窗口上可進行詢價單新增、修改、刪除，詢價單錄入時可指定項目號、分包號及詢價物資、數量等信息，填寫詢價單時可引用采購計劃或請購

31、單。詢價單審核后可錄入供方報價單，一個詢價單可錄入多個供方報價單，供方報價單用于錄入各供應商的報價，供方報價單審核后生效?？筛鶕┓綀髢r單生成比價單報表，比價單提供物資不同供應商的價格比對情況，進行比價后可進行供方確認，供方確認時可根據情況填寫審批報價，審批報價作為最終可接受報價，確認的供方報價作為詢價單的最終結果。詢價單在完成供方確認后可進行審批操作，已過期或失效的詢價單可手工進行關閉。已審批未關閉的詢價單可被采購訂單或采購合同引用。有權限的用戶可更新供方報價單上的報價到供應商報價庫中。分包詢價分包詢價用于將一個或多個采購計劃或請購單拆分成多個包分別進行詢價采購。在“供應商詢價列表”窗口上點

32、擊“分包詢價”按鈕后，可從菜單上選擇是計劃分包還是請購單分包，選擇其中一個菜單后即啟動了分包詢價向導窗口，在第一個頁面中可選擇計劃或請購單及其采購物資，點“下一步”按鈕指定分包號，要分幾個包就指定幾個分包號，再點“下一步”按鈕進行物資分配，可在分配窗口中進行采購物資分配。分配窗口的左邊樹視圖顯示的是各分包號，右上數據窗口顯示的是分配結果，右下數據窗口顯示的是待分配采購物資。進行物資分配時先選擇分包號，之后選擇右下數據窗口中的一行或多行數據，如果同一行物資要分配到多個包中則在該行的本次數量中輸入本次要分配的數量，之后點擊“選入”按鈕即完成了該行物資到目標包的分配，已分配的物資進入右上數據窗口，已

33、分配的物資可在選中后通過點擊“取消選入”按鈕移到右下的數據窗口中，回到待分配狀態。點“下一步”按鈕后，系統根據分包情況自動生成詢價單，如點“下一步”按鈕前選擇了“生成詢價單成功后自動完成審核”選項，則生成詢價單后自動完成審核操作。3.2.2 報價管理報價管理包括供應商報價和自動終止報價兩個功能菜單。用戶單擊“報價管理/供應商報價”菜單，系統彈出“供應商報價列表”窗口，“供應商報價列表”窗口如圖 3.21所示：圖 3.21供應商報價列表窗口本窗口中系統設置了“增加”、“復制”、“修改”、“批修改”、“刪除”、 “審核”、“審批”、“變更”、“終止”、“報表”、“查詢”、“定位”、“屬性”、“打印

34、”等主要功能按鈕。¤增加“增加”按鈕的功能是錄入新的供應商報價。點擊“增加”按鈕后，系統彈出“供應商報價錄入窗口”如圖 3.22所示：圖 3.22報價錄入窗口如上圖所示，“物料”、“供應商”、“單位”和“報價”為必輸項；如果是外幣報價，系統還要求輸入該幣種匯率；對于“付款條件”和“備注”信息，您可以根據需要進行輸入。輸入完結后，點擊“存入”按鈕，即完成供應商報價的增加操作了。 操作技巧：輸入物料或貨號時，只需輸入代碼的首位，然后敲回車鍵，系統會提供物料幫助窗口幫助用戶選擇錄入。¤復制對于相同供應商及物料的報價記錄，您可以通過此按鈕進行快速增加供應商報價記錄的操作。¤

35、;修改對于未審核的報價單直接進行修改。¤批修改用于對報價進行批量修改，“批修改條件選擇窗口”如圖 3.23所示：圖 3.23批修改條件選擇窗口用戶在此首先確定需調整價格的編碼、供應商、單位、貨號、等級、產品大類報價日期等信息，然后再確定調整類型和具體的調整量，單擊“下一步”，系統彈出“批修改列表窗口”，如圖 3.24所示：圖 3.24批修改列表窗口用戶在此選擇需調整價格的具體物料，在系統編碼前打上勾，點擊“完成”按鈕，系統根據您在調整類型和調整量的設置進行調整，從而生成新的價格。¤刪除選擇要刪除的報價記錄，然后點擊“刪除”按鈕，就可以完成刪除操作。 前提條件：只能對未審核的

36、報價記錄進行刪除。¤審核審核操作根據企業實際需要進行設置，如需經“審核”處理的報價單據，只有經過審核操作，才進入“審批”流程進行下一步操作。¤審批新增加報價記錄必須經過有關部門負責人審批，才能正式作為報價被啟用。在供應商報價管理窗口中選中要審批的報價單據，然后點擊“審批”按鈕，在隨即彈出的審批口中執行審批操作。¤變更供應商報價經審批后，如發現輸入有誤，需進行報價更正的，可通過此按鈕進入“產品報價修改窗口”進行更改操作。變更后系統會把老的報價單放入歷史報價，同時產生新的報價單。¤終止報價記錄被終止后，形成了該供應商對該物料的歷史報價，在訂單錄入時將取不到此

37、報價。沒有審核的報價記錄不能終止。被終止的報價記錄其“系統編碼”是灰色的，同時在“終止”欄目中顯示的為“是”。說明：此處是手工終止報價，系統還提供自動終止報價功能。¤報表系統在“報表”按鈕中下設了“歷史報價”、“所有報價”和“供應商報價對比分析”、“供應商報價趨勢圖”4項功能。這四個子菜單的功能是提供了四個報價報表資料。具體請參照報表查詢子模塊中關于供應商報價報表的操作說明。¤屬性“屬性”按鈕用于設置供應商報價方式，系統提供“按貨號報價”和“啟用階段報價”兩種方式報價。圖 3.25屬性窗口當您選擇“啟用階段報價”選項，進入“報價錄入窗口”中，窗口如圖 3.26所示：圖 3.

38、26報價錄入窗口-啟用階段報價¤階段報價：點擊此按鈕，上圖窗口將有所變動，在下方增加明細數據輸入窗口，輸入窗口顯示“行號”、“開始數量”、“結束數據”和“報價”字段用以輸入分階段數量價格，而圖 3.26上的報價將作為平均報價，參與供應商報價比較。設置好以上內容后，在采購訂單輸入時，可按照訂單數量的不同自動彈出相應數量對應的價格，以方便輸入。如用戶在圖 3.26窗口選中“按貨號報價”選項，則按照貨號錄入報價，相同貨號的物料有相同的報價。當報價失去其時效性后，就應當將其終止。此處的自動終止報價功能是根據報價記錄中的有效日期進行判斷，當報價記錄中有效日期小于當前系統日期時，執行此功能后，系

39、統自動終止它們。報價記錄被終止后，形成了該供應商對該物料的歷史報價，這個報價將不會再被系統引用。未經審批報價記錄不能終止。被終止的報價記錄其“系統編碼”以灰色字體顯示，同時該報價記錄的“終止”列中顯示的為“是”。3.2.3 供應商報價最新報表提供了供應商報價的相關報表、歷史報價報表、對比報表，以及報價分析趨勢圖。3.2.4 物料最新采購價格參考報表提供物料的最新采購價格參考報表，數據分別從報價、訂單、入庫通知單、開票分別取得。3.3 招標管理用戶單擊“供應商招標管理/供應商招標管理”菜單，系統彈出“招標項目列表”窗口，在列表窗口中可進行招編項目的登記、修改、刪除，招編項目單錄入時可指定招標編號

40、、招標項目名稱、招標類型、項目情況、項目及招標物資、數量等信息，登記招標項目時可引用采購計劃或請購單。除分包操作外，招標管理的操作流程同詢價管理，在此不再一一說明。3.4 簡單供應商評估供應商評估管理是企業在采購過程中的一個重要環節，包括對供應商進行認證與考核管理。系統提供了針對不同類型的供應商制定不同類型的評估方案，可以包括不同的評估項目；對不同的供應商在不同時期進行評估結果的錄入與查詢。提供企業對供應商考核與評估的管理。供應商評估包括評估分組/項目、評估方案、評估表、評估報表四個方面。3.4.1 評估分組/項目評估項目可以根據公司的實際情況進行自定義，同時提供分組的功能。對于不想分組用戶，

41、可以直接在不分組的情況下進行項目的增加?！霸u估項目/分組維護”窗口如圖 3.41所示：圖 3.41評估項目/分組維護窗口3.4.2 評估方案評估方案可視為評估表的模板，“評估方案錄入”窗口如圖 3.42所示：圖 3.42評估方案錄入窗口用戶在此窗口可通過“增加”、“刪除”按鈕進行添加或刪除評估項目，也可通過“向導”按鈕進行添加，“評估方案向導”窗口如圖 3.43所示：圖 3.43評估方案向導窗口用戶只需將窗口左側選中的評估項目拖至右側區域，然后單擊“確認”按鈕即可。完成評估方案的錄入后，還需對其進行“審核”操作，系統才會啟用此評估方案。3.4.3 評估表評估表用于對供應商考核評估結果的錄入，窗

42、口如圖 3.44所示：圖 3.44評估方案錄入窗口用戶在此需錄入的內容包括考核起始和終止日期、供應商、評估方案、調查日期、評估日期、評估結果，還可對評估方案的具體評估項目進行打分。完成錄入后單擊“存入”按鈕即可保存記錄。用戶在“供應商評估”窗口還可對評估表進行審核和去審核操作。3.4.4 評估報表評估報表用于查看供應商評估表的詳細情況，用戶只需在“供應商評估報表”窗口雙擊選中的評估表，即可進行查看。3.5 供應商綜合評估簡單供應商評估功能提供了對供應商的簡易評估，但如果企業對供應商評估比較嚴格的情況下，必須采用一套更復雜的評估實現方法，在A3中通過供應商綜合評估實現對供應商更為復雜的評估。2配

43、置項維護配置項維護包括指標類型維護、指標維護、指標組維護、指標項導入。指標類型，提供對指標的分類。指標是指具體評估中最基礎的一個業務單元，是確定供應商得分的關鍵，每一個指標可以由一個或多個公式組成，每一個公式包括三項：前提條件（確定指標得分是否按此公式計算的條件）、計算公式（由項目組成的公式）、得分條件（按計算公式計算的結果，確定供應商的得分）。圖 3.51評估指標評估指標分為4種數據類型：字符類型（直接錄入）、數值類型（直接錄入）、數值類型（報表取數）、數值類型（業務公式取數），前兩種在測算時手工輸入指標數據，數值類型（報表取數）通過指定的自定義報表取數，數值類型（業務公式取數）通過指定的業

44、務公式取數。指標組為支持評估指標的分級管理（目前支持二級），本系統引入了由多個評估指標通過簡單四則運算形成的指標組，作為直接參與評估方案編制的核心因素。配置項導入：是在指標類型、指標、指標組信息加前綴導入系統內定的數據，方便用戶操作。2綜合評估綜合評估包括評估方案維護、測算方案維護、綜合評定及綜合評估報表。評估方案：評估方案分3個頁面進行維護，“基礎信息”頁用于錄入方案的編碼、名稱及備注信息；“指標組信息”頁則用于配置該方案所啟用的指標組，以及各指標組在評估方案中的得分權重（百分比）；“評估項目”頁則用于設置各供應商等級或供應商狀態所對應的分值區間，以便完成評估測算自動評定供應商等級或供應商狀

45、態。在設置各等級或狀態所對應的分值區間時，除了總分標準外，還可以針對某一特定指標組設置標準，也即我們通過所理解的，如果我們要評定某一供應商的等級為A，除其總的評估分值要符合標準外，能還需要某一特定指標符合既定的標準。測算方案：測算方案是在維護好具體的評估方案后，我們即可根據貸款客戶的企業性質及特點，選擇一個合適的評估方案、錄入從現場或者財務報告中所得到的企業實際狀況，計算得分，評估其對應的供應商等級或供應商狀態。新增測算方案時需指定供應商、評估方案，也可根據需要指定供應商物料。測算方案保存后可指定各指標的部門權限，指權沒有指定部門的，則所有人員可以輸入，指標指定了部門的，只有當前操作員所在部門

46、是指標所指定部門之一的才允許輸入。之后審核測算方案，測算方案審核后可錄入指標數據，指標項值是否可錄入根據部門權限進行控制。錄入完成后可進行測算，測算完成后可進行審批，審批完的測算方案才允許進行綜合評定。綜合評定：綜合評定也就是根據指標體系計算出的供應商得分判定供應商等級及狀態，是供應商評估的最后一個環節，在正常流程下，評估方案中已經包含了各種供應商等級或供應商狀態的得分標準，這樣完成測算后就能自動判定出供應商等級或供應商狀態，而此處專門提供的綜合評定則是提供用戶一種手工判定的途徑，當然也可直接引用原先已經測算好的結果。綜合評估報表：用于提供供應商評分排名的查詢,可分為綜合評分對比表及單項評分對

47、比表，后者可指定單個指標項進行排名比較。3.6 供應商分析與供應商看板供應商ABC分析提供針對采購過程的ABC分析，分析依據可以為采購訂單、采購入庫通知單、采購發票及采購入庫單，在設置A類上限及B類上限并確定后系統根據ABC分類方法對供應商進行ABC分類，有權限的用戶可更新ABC等級到供應商卡片中。供應商看板提供了供應商交易業務的全景展示，方便采購主管、業務人員跟蹤掌握供應商信息第4章 計劃管理一般企業編制采購計劃的流程為：企業采購部門根據生產銷售需要，結合庫存供應情況制定采購計劃。采購計劃經企業領導批準后，作為平時采購工作的依據。如有臨時需要，可由有關部門填制請購單，提出申請，適當增加采購計

48、劃。本系統的采購計劃管理子模塊就是基于這種采購計劃內部控制要求來設計的，具體內容包括“采購計劃周期管理”、“采購計劃管理”、“請購單管理”三個方面。在本系統中，用戶可選擇是否需要啟用計劃管理子模塊或其中的部分功能：若您的企業管理比較嚴格，需要采購部門在下采購訂單之前，先根據對市場的預測、銷售訂單、缺貨信息以及本企業的庫存情況編制合理的計劃周期、采購計劃（或請購單），使企業的采購行為更具有計劃性和可管理性，那請啟用該子模塊；若用戶認為制定采購計劃沒有必要，直接從下達采購訂單開始，那可不啟用該子模塊；若企業需要編制采購計劃但不需要計劃周期，那需啟用該子模塊中的部分功能。用戶是否需要啟用計劃管理子模

49、塊或其中的部分功能可通過本系統基礎數據子模塊的“采購初始選項設置”中的“采購訂單來自采購計劃（請購單）”和“采購計劃來自采購計劃周期”選項進行控制。4.1 采購計劃周期管理企業采購部門應根據生產、銷售部門提出的產品需要，結合庫存供應情況，編制采購計劃周期。本系統中“采購計劃周期”設置是為編制“采購計劃”準備的（若用戶在初始設置時沒有選擇采用“采購計劃周期”的，此項工作您就不用做了）。在操作時請您選中“采購計劃周期管理”的菜單，當您單擊“采購計劃周期”子菜單時系統就彈出“采購計劃周期維護窗口”，如圖 4.11所示：圖 4.11采購計劃周期維護窗口注意刪除采購計劃周期時必須從最后一個計劃周期刪起。

50、已生成采購計劃的采購計劃周期不能刪除。4.2 采購計劃管理采購計劃管理中提供了對采購計劃“增加”、“修改”、“刪除”、“復制”、“審核”、“審批”、“關閉”、“變更”、“查詢”、“打印”等功能，見圖 4.21：圖 4.21采購計劃列表窗口4.2.1 采購計劃的編輯采購計劃的編輯包括“增加”、“修改”、“刪除”、“復制”等。¤增加“增加”的功能是錄入新的采購計劃。如用戶在“采購選項設置”中選中了“MRP或銷售單據生成計劃，否則生成訂單”，則系統默認采購計劃的錄入方式包括：直接錄入和來自MRP，來自庫存ROP采購計劃，來自PM設備維修計劃；如果用戶在“采購選項設置”中選中了“采購計劃來自

51、采購計劃周期”，那系統首先彈出“采購計劃周期選擇”窗口，窗口中列出了已設置的所有計劃周期，用戶可根據實際需要進行選擇。1、直接錄入“采購計劃錄入窗口”如圖 4.22所示：圖 4.22采購計劃錄入窗口（直接錄入）“采購計劃錄入窗口”表頭區中的“采購計劃號”、“追加次數”、“計劃周期”以及“錄入員”字段信息系統會自動填入，由于兩張采購計劃單的計劃周期不可以重疊，所以對于計劃周期重疊的采購計劃單，系統以“追加次數”加以區分。如“追加次數”如果為1，表明這張采購計劃單是某計劃周期中的第二張采購計劃單。表頭區中的“日期”系統默認為當日，允許修改，但所選日期必須在單據所屬計劃周期設置的日期范圍內。表體區用

52、于錄入計劃采購的物料記錄，當輸入明細物料后還需填入“數量”、“單價”以及“計劃到貨期”，此三項為必輸項。 注意：1、“計劃到貨期”不能小于單據日期。2、通過“采購計劃錄入窗口”中的“取價”按鈕，系統可以自動提取所有供應商對當前物料報價中的最低報價作為當前物料的單價?！安少徲媱濅浫氪翱凇钡拿骷毼锪嫌涗浿性试S錄入相同的物料，即一張采購計劃單中允許錄入物料相同的明細記錄。每條明細記錄的“狀態”有兩種選擇，“終止”和“執行”。選擇了“終止”，此條明細將在后面介紹的采購訂單中的采購計劃幫助窗口中不出現，暫不參與采購活動。在“采購計劃錄入窗口”中可動態提供當前選中物料的“安全庫存量”、“庫存上限”、“庫存

53、下限”和“現有庫存量”，這樣可避免盲目采購，有利于加強采購的合理性?！安少徲媱濅浫氪翱凇眱热菰O置完畢，保存退出后，系統就回到“采購計劃主窗口”，在列表中增加了一條記錄。2、來自MRP“來自MRP”的采購計劃錄入窗口與直接錄入時基本相同，只是窗口工具欄的按鈕有所調整，如圖 4.23所示：圖 4.23采購計劃錄入窗口（來自MRP）用戶在此窗口單擊“MRP請購單”按鈕，系統隨即彈出“MRP請購單幫助窗口”如圖 4.24所示：圖 4.24MRP請購單幫助窗口用戶根據實際情況進行選擇并確認即可。圖 4.24窗口其他內容的操作方法與直接錄入相同，在此就不重復介紹了。¤復制此處的復制是將已有采購計

54、劃中部分字段的信息拷貝給一張新的采購計劃，這樣可避免一些重復勞動，大大加快編制速度。系統提供了三種復制的選項，分別為“復制表頭”、“復制表體”和“復制全部”。4.2.2 采購計劃的控制采購計劃單據編制后，還必須有關部門和人員簽章，對采購計劃單據中所編制的采購計劃的正確性、合理性負責，控制采購計劃運行。本系統中對采購計劃的控制包括對采購計劃單據的“審核/棄審核”、“審批/棄審批”、“關閉/打開”、“變更”操作，它們之間存在一定的業務邏輯具體如下：圖 4.25 計劃單據狀態說明：虛線所示的是去審核、去審批、打開之間的業務邏輯。¤審核/棄審核：在采購計劃列表窗口中選中欲審核的記錄，然后單擊

55、“審核”按鈕，系統彈出當前單據的審核窗口。確認要審核后點擊“審核”的按鈕，就完成了審核操作。審核后的單據在未審批前可棄審核，這個操作與審核相同。¤審批/棄審批：單據保存或審核后，點擊采購計劃列表窗口中的“審批”按鈕，系統彈出單據審批的窗口。確認要通過審批，點擊“審批”的按鈕就完成了審批操作。審批后的單據可棄審批，這個操作與審批相同。沒有經過審核的單據也進行審批處理，但是，沒有經過審批的單據不能生效，因此不能被采購訂單引用。 ¤關閉/打開：單據“關閉”后，將不能被繼續處理。如果要繼續處理已經“關閉”的單據，必須“打開”該單據。查詢到要關閉或打開的單據，點擊采購計劃列表窗口中的

56、“關閉”按鈕，系統彈出單據關閉窗口，點擊“關閉”按鈕就完成單據關閉處理。單據“打開”處理的操作與“關閉”的處理相同。但是沒有審批的采購計劃不能被關閉。¤變更在采購計劃單據審批后需變更采購計劃數量時，可通過此功能進行。在采購計劃列表窗口中選中欲變更的記錄，單擊“變更”按鈕，系統彈出當前單據的變更窗口，錄入正確的數量，最后單擊“變更”按鈕進行保存。4.1 請購單管理請購單用于管理那些臨時需要或小額零星雜項物品的采購業務。它一般是用料部門通知采購部門進貨的一種業務憑證，該業務憑證需經過用料部門負責人簽字后（相當于本軟件中的“審核”操作）送交采購部門。接著采購部門還需要對請購單上所申購材料的

57、用途，需要量的計算是否正確合理，檢查庫存數量是否已低于最低儲備量，這些都審核通過后才批準此請購單，將其推入采購業務中。本系統中的請購單管理子模塊也是基于這樣的內部控制制度，分別設置了“增加”、“審核”、“審批”、“關閉請購單”等功能，另外考慮到用戶操作的方便性，還設置了“定制”、“定位”、“查詢”、“幫助”等功能按鈕輔助用戶的操作。可見，系統提供的請購單的管理業務與采購計劃基本相同，操作方法也類似，因此，具體操作請參照“采購計劃管理”。4.2 采購供應商分配供應商分配用于將計劃采購物資按比例分配給幾個供應商，之后生成采購訂單。在使用供應商分配規則之前必須事先設置好供應商分配規則，并設置物料主文件或產品大類對應的供應商分配規則。圖 4.21供應商分配可以引用要進行供應商分配的采購計劃及請購單到供應商列表中，點“自動分配”按鈕則系