1、江中費用報銷管理系統使用說明書一、系統概述3.二、設計原則和數據規劃3.三、系統規劃3.四、系統分類說明4.五、系統安裝及一般使用流程5.1、登陸52、查看需要處理的預算申請單5.a、審批預算申請單6.3、填寫費用核銷單7.a、填寫日常費用核銷單7.b、填寫差旅費用核銷單8.c、填寫采購費用核銷單9.4、填寫預算申請單1.0.5、查看需要處理的費用核銷單1.1.6、審批費用核銷單1.1.7、查看用戶所有的單據1.1.8、主數據管理1.2.a. “公司主數據”管理1.2b. “大類主數據”管理1.4c. “部門主數據”管理1.4d. “人員主數據”管理1.5e. “預算主數據”管理1.6f. “

2、承諾項目”管理1.79、系統設定1.8.a. “財務年度”設定18b. “活動名稱”設定1.9c. “費用名稱”設定2.0d. “審批流程”設定2.0e. “核銷流程”設定2.1六、例子說明2.1.一、系統概述本系統是江中集團開發的為企業的本地和異地報銷提供網上應用平臺，并與預算緊密結合的應用系統。它的設計目標是使報銷預算網絡化，方便各地子公司報銷，提高報銷效率。本系統由四部分構成：申請及審批（用戶權限）：對申請單進行處理。包括我的申請單、我的核銷單、待審批數據、待核銷數據、申請單查詢等。系統設定（系統管理員權限）：對系統的財務年度、活動名稱、費用名稱、審批流程、核銷流程的設定.主數據管理（系

3、統管理員權限）：是對各個庫進行的管理以及維護。有對公司、部門、人員、大類、預算等庫的維護及查詢。傳統的報銷方式是先寫申請單，經相關領導審批同意后，可以發生費用。報銷時要先填寫報銷單，將發票和報銷單給相關領導、財務審核同意后，報銷完成，再由財務人員做帳。報銷人要辦理不少手續，跑很多科室，不了解報銷程序的情況下，更容易耗費時間。各種單據也容易在傳遞中丟失，而單據的丟失是非常嚴重的事情，會導致報銷人無法報銷某筆費用，從而造成損失。這套預算報銷管理系統能克服傳統報銷方式中的大多數缺點。它不需要填寫紙質的申請單。領導每天有很多事情，交上來的報銷單有可能不能馬上報銷，甚至拖很久。本系統將所有申請單、報銷單

4、按照不同的審批人發送到不同的人那里，審批人只要以相應的身份進入系統就能看到接受到的所有申請單，對它們進行處理。也免去了報銷人跑科室報銷的麻煩。只要填寫好報銷單，就可以等待審批了，因為報銷單會以既定的審批流程在集團內流轉，到達相應的審批人。二、設計原則和數據規劃系統設計原則：本系統以實際報銷流程與預算結合的工作方式為設計核心思想。并且盡量規范化工作流程，使網上報銷更加規范化和有良好的易用性。數據規劃：各個用戶都有自己唯一的對數據的操作權限來進行本部門預算報銷的管理。客戶端可以對服務器中的數據進行查詢，添加，修改。所有數據都集中放在總部的數據庫服務器中；當客戶端需要時，發送請求給服務器，服務器把符

5、合請求的數據發送到客戶端，客戶端處理完數據后，返回給服務器。三、系統規劃軟件采用高級網絡編程語言javaserverpages（簡稱JSP）編寫。采用windows操作系統做為客戶端平臺，客戶端只需要安裝一個可執行文件即可。具有零維護的特點。客戶端要求工作在300MHz工作頻率以上。集團普遍采用intel600Mhz商用多媒體臺式電腦，若非機關樓電腦，就需要配備內置或外置modem。服務器采用HEWLETT-PACKARDE45-E50netserverLC3PIII550Mhz服務器。WINNT作為服務器端平臺。MICROSOFTSQLSERVER20做為數據庫服務器。WINGATE乍為代理

6、服務器與因特網相連。以TOMCAT.0作為JSP服務器，JAVA2運行時環境SDKstandardeditionv3。1作為支撐環境。采用cisco1700Router路由器，NEWBRIDGE用Modem.機關大樓內的電腦可以直接通過局域對等網和數據庫服務器相連來使用系統。遠程的電腦通過撥號等方式聯上因特網和數據庫服務器相連來使用系統。在安全性方面，采用了UPS做斷電保護設備；設置了代理服務器作為防火墻；64M數字數據專線（DDN提供因特網接入服務；D-link交換機，配線架；自適應D-link10/100M網卡，5類網線用于局域網的連接。四、系統分類說明審批：對申請單以及核銷單進行處理.包

7、括四大模塊：我的申請單：即查看本用戶所有申請單的審批情況.我的核銷單：即查看本用戶所有核銷單的核銷情況.待審批單據：處理等待本用戶審閱的所有預算申請單.待核銷單據：處理本用戶審閱的所有核銷申請單.系統設定：此權限僅對系統管理員開放，用于維護流程基本數據、財務年度數據、市場活動費用管理數據等.主數據管理：此權限僅對系統管理員開放，用于維護系統基本數據，包括公司數據、部門數據、用戶數據等.系統基本流程：本系統包含預算申請與費用報銷兩大部分。當年初經營計劃確定后，由系統管理員將各公司預算條目、各預算的審批流程等數據輸入系統。當費用發生后，由一般用戶在“審批-我的核銷單”中填寫費用核銷單，經過各級審批

8、人審批成功后結束流程，若審批不成功，將被打回報銷人。若預算在實際使用過程中，出現預算不足的情況，可以在“審批-我的申請單”中填寫預算申請單，經過各級審批人審批后成功，該預算可被申請人使用，若審批不成功，將被打回申請人，。五、系統安裝及一般使用流程統采用B/S結構開發，客戶端只需要有windows操作系統和IE4.0以上的瀏覽器即可。建議使用IE6.0瀏覽頁面，以達到最佳效果。系統一般使用流程：兔團內討論產生跟用，/、并發票/建立預算 主數據找!算報銷 管理員用戶申請或管 理員添加用戶打開瀏覽器，進入江中首頁（http : ）,輸入協同網用戶名及密碼，進 入協同網首頁后，點擊“預算報銷（2006

9、） ”，即可進入費用報銷管理系統。mp權限|預算報銷（20051、登陸2、查看需要處理的預算申請單進入費用報銷管理系統后，默認界面是“我的申請單”界面。點擊“審批-待審批單據”可以查看待用戶審批的預算申請單。在審批頁面，可以根據各種條件查詢符合條件的單據。點擊單據后的“審批”按鈕進入單據明細頁面。a、審批預算申請單當在“待審批單據”頁面點擊“審批”后，進入單據明細頁面。在明細下，顯示以前審批人對該單據的意見。查看審批意見后，審批人填寫自己的處理意見（默認填入“同意”）,然后點擊下面的按鈕對該單據進行處理。同意同意該單據，并將該單據流轉到下一審批步驟。不同意拒絕該單據，并將該單據打回申請人。取消

10、不對該單據做任何處理，并回到上一頁面。注：處理核銷單的流程，與此類似。在本系統中，帶有*號的欄目為必填項。3、填寫費用核銷單進入費用報銷管理系統后，點擊“審批-我的核銷單”下的菜單，可以進行費用核銷。a、填寫日常費用核銷單在“使用公司”“使用部門”處選擇使用該筆預算的部門。在“預算名稱”處選擇預算項目，當用戶選擇預算項目后，“預算金額”“可用金額”欄目會自動顯示該筆預算的現時使用情況。在“支付方式”處選擇本次核銷使用的付款方式，若選擇“現金”，則在“收款人”處填寫收款人姓名，若選擇“沖帳”，則必須在“事由”處填寫完整如何沖帳，沖哪筆帳，若選擇“轉帳”，則必須在“收款人”“開戶行”“帳號”填寫相

11、應內容。在“報銷金額”處填寫核銷金額。在“事由”處填寫本次核銷費用的發生事由。填寫完成后，點擊“保存”或“提交”進行相應處理。注：點擊“保存”后，本張單據將保存到“我的核銷單”，用戶可以在該頁面對本張單據進行修改，但不會提交到審批人開始審批流程。點擊“提交”后，本張單據將被提交到審批人開始審批流程，并且本單據不能再被用戶修改。b、填寫差旅費用核銷單在“預算名稱”處選擇預算項目，當用戶選擇預算項目后，“預算金額”“可用金額”欄目會自動顯示該筆預算的現時使用情況。在相應的框內填入核銷金額后，在出差明細中填入差旅票據信息。點擊“添加”出現一條明細，填入差旅票據信息。若需要刪除一條或幾條差旅票據信息，

12、則勾選需刪除的票據信息前的小方框后，點擊“刪除”。在“明細合計”欄目中，會自動計算差旅票據的總金額。填寫完成后，點擊“保存”或“提交”進行相應處理。c、填寫采購費用核銷單在“使用公司”“使用部門”處選擇使用該筆預算的部門。在“預算名稱”處選擇預算項目，當用戶選擇預算項目后，“預算金額”“可用金額”欄目會自動顯示該筆預算的現時使用情況。在“支付方式”處選擇本次核銷使用的付款方式，若選擇“現金”，則在“收款人”處填寫收款人姓名，若選擇“沖帳”，則必須在“事由”處填寫完整如何沖帳，沖哪筆帳，若選擇“轉帳”，則必須在“收款人”“開戶行”“帳號”填寫相應內容。在采購物料明細中填入采購明細。填寫方法與差旅

13、核銷單中的差旅票據信息填寫方法相似。“報銷金額”欄目會根據采購物料明細填寫情況自動計算。4、填寫預算申請單當需要進行預算申請時，點擊“審批-預算申請”進入預算申請單填寫頁面。選擇“預算類型”，如果是對系統中已有的預算進行追加，則選擇“追加”，如果是增加系統中不存在的預算，則選擇“新增”。頁面會隨著選擇的不同，進行改變。若選擇了“新增”：在“預算名稱”中填入新增預算的名稱。在“申請金額”中填入新增預算的金額。在“費用出處”中選擇該筆費用的所屬公司。在“是否個人”中選擇是否個人預算，若選擇“非個人預算”，剛屬于申請人所在部門的所有用戶都可以看到并使用該預算。若選擇了“追加”：在“預算名稱”中選擇須

14、追加的預算，選擇后，“預算金額”“可用金額”中會顯示所選預算的情況。田業網中席工I I猿亙申浩 沼勖促:梢審遣困我的佞情帝油R4除鈿 口某點用書搐 連酷皆用布煙 榮購謝用布胡由特豐批單里 田特林協亮就位置；我的巾訥單 » Hfi'1 ii；事法人口堂自航*中芾厘因*申澹妾贛*苛用出批擇,追湖L田也申清單 孜以申曜 活動也胴中國 二-由基青籟調單HSM5箱棺銷 日篡劣用邪銷 巖魅點用推柏 夠商用報錯 山特彳批單JE出轉鞍銅單旁電調人理門1：日mm拉耳空型就增廣.丁，*2選擇，新增加申港里立.可用主業費用出處il中里總合司zJ瘙酊A Qetwm少申覆原因.若現擇“非人個預算”，則

15、部門而 的用戶都可以使用該預算當的位置：式的申清單 » n i s5、查看需要處理的費用核銷單進入費用報銷管理系統后，默認界面是“我的申請單”界面。點擊“審批-待核銷單據”可以查看待用戶審批的費用核銷單。在核銷頁面，可以根據各種條件查詢符合條件的單據。點擊單據后的“核銷”按鈕進入單據明細頁面。查看費用核銷單的操作類似查看預算申請單。6、審批費用核銷單當在“待核銷單據”頁面點擊“核銷”后，進入單據明細頁面。在明細下，顯示以前審批人對該單據的意見。查看審批意見后，審批人填寫自己的處理意見（默認填入“同意”）,然后點擊下面的按鈕對該單據進行處理。同意同意該單據，并將該單據流轉到下一審批步驟

16、。不同意拒絕該單據，并將該單據打回申請人。取消不對該單據做任何處理，并回到上一頁面。審批費用核銷單的操作類似審批預算申請單。7、查看用戶所有的單據點擊“我的申請單”或“我的核銷單”，可以看到用戶以前所有提交的單據、這些單據的審批情況、審批意見以及單據的明細，還可以根據各種條件對用戶曾填寫過的單據進行查詢。8、主數據管理a.系統管理員通過此版塊來實施對主數據的設定以及管理“公司主數據”管理點主數據管理-公司主數據”進入公司主數據的設定以及管理，點新增”進入新增界面在新增”界面中，在公司編號”中填入公司的編號.在公司名稱”中填入公司的名稱.如果有上級公司，則在上級公司”中選擇上級公司.點保存”提交

17、對公司主數據的設定，可進一步修改.點取消”不記錄任何操作b. “大類主數據”管理點主數據管理-大類主數據”進入大類主數據的管理以及設定界面.其操作與公司主數據”的操作相似.在大類名稱”中填上此大類的名稱.在所屬公司”中選擇此大類所屬的公司.點保存”提交對大類主數據的設定，可進一步修改.點取消”則不記錄任何操作.c. “部門主數據”管理點主數據管理-部門主數據”進入對部門主數據的管理以及設定界面.其主界面可以看到公司全部的部門情況.點擊公司”一欄中的下拉列表可選擇指定公司的部門情況.點新增”進入新增界面.在部門編號”中填上該部門的編號.在部門名稱”中填上該部門的名稱.在所屬公司”中選擇此部門所屬

18、的公司.在所屬大類”中選擇此部門所屬的公司的大類.在上級部門”中選擇此部門的上一級同公司的部門.在部門主管”中選擇此部門的部門主管，其要為所在公司人員.在上級主管”中選擇是哪個公司的哪個人員為它的上級主管在審場會計”中選擇此部門的市場會計，其要為部門所屬公司的人員.點保存”則提交，可進一步修改.點取消”不記錄任何操作.d. “人員主數據”管理點主數據管理-人員主數據”進入對人員主數據的管理以及設定界面.其主界面可以看到公司全部的人員情況.可根據選擇條件的不同看到不同情況的人員點新增”進入新增界面.在員工姓名”中填上該員工的姓名.在員工性別”中選擇該員工的性別.在出生日期”和入司日期”中分別選擇

19、員工的出生日期以及進入公司的日期.在身份證號碼”中填上員工的身份證號碼.在聯系電話”中填上該員工的聯系電話.在用戶帳戶”以及用戶密碼”中分別填上用戶的個人帳戶以及個人密碼以登陸系統在所屬公司”中選擇此員工的所屬公司.在所屬部門”中選擇此部門的所屬部門.在是否管理員”以及是否離職”中選擇是或否.在備注”中填上此員工的附加信息.在界面的右方還可以通過勾選小方木i來設置用戶對系統的權限點保存”則提交，可進一步修改.點取消”不記錄任何操作.三江噌贊JU撒帕保理策篝-好1.1"!*+aplnrrrQ后廈，。，回畫心|戶接索. 燧睞號*W'：“1 衰.L的 D 1B ： EUWO/yxI

20、uOa 13/bkl» 4»Irita"u Le. “預算主數據”管理點主數據管理-預算主數據”進入預算主數據的管理以及設定界面.可選擇不同的條件來查詢屬于不同的條件的預算信息.當前界面為公司全部的預算信息.點新增”進入新增界面.在預算名稱”中填上此預算的名稱.在公司”中選擇此預算的公司.在部門”中選擇此預算的所屬部門，在財務年度”中選擇此預算的所屬財務年度.在費用出處”中選擇此預算費用出自哪個公司.在承諾項目”中填上西預算的承諾項目，在基金中心”中填上預算的基金中心.在總金額”中填上此預算的總金額，在何用金額”上填上此預算的可用金額.在是否個人”中選擇此預算是否

21、為非個人預算，在流程”中選擇此預算所要走的流程.點保存”提交對預算主數據的設定，可進一步修改.點取消”則不記錄任何操作.f. “承諾項目”管理點主數據管理-承諾項目”進入承諾項目的管理以及設定界面.可根據承諾項目編號來查詢屬于該編號的承諾項目.當前界面為公司全部的承諾項目.點新增”進入新增界面.在承諾項目編號”中填上此承諾項目的編號.在承諾項目名稱”中填上此承諾項目的名稱.在按月劃分”中選擇此承諾項目是否按月劃分.在項目歸類”中選擇此項目是屬于何種歸類的.點保存”提交對承諾項目的設定，可進一步修改.點取消”則不記錄任何操作.文件C)靖疆X)。收醫地)工具g招助Q0后述回_兇苫,"；-

22、«*4鵬w>".地址出)|http:/L92.16aDia：BDBD/yEbxDLI3/H>i».do三|Q報俏陞理g詳見系統管理員操作手冊9、系統設定系統管理員通過這個版塊來設定財務年度”，活動名稱”，費用名稱”，審批流程”，核銷流程”.a、“財務年度”設定點擊系統設定-財務年度”進入財務年度設定，其主界面如下所示b.點擊新增”可進入新增界面.在財務年度名稱”中填入所要設定的財務年度名稱 .在開始日期”和結束日期”中點擊選擇日期.在所屬公司”中選擇該財務所屬的公司.在所屬大類”中選擇該財務所屬大類，此項非必填項.如下所示：“活動名稱”設定點擊系統設定

23、-活動名稱”進入活動名稱設定，在主界面上點擊新增”進入新增界面，點擊修改”進入修改活動名稱界面，其操作都與財務年度”設定相似.在活動名稱”上填入此活動名稱.在所屬大類”上選擇此活動所屬大類.在活動描述”上填上這項活動的有關描述，使用戶可以進一步了解此活動.點擊保存”則提交，點取消”則不記錄任何操作.c. “費用名稱”設定點擊系統設定-費用名稱”則進入費用名稱設定，在主界面上點擊新增”進入新增界面點擊修改”進入修改費用名稱界面，其操作也與財務年度”設定相似.在費用名稱”上填上此項費用的名稱.在所屬大類”上選擇此費用所屬的大類.點擊保存”則提交，點取消”則不記錄任何操作.d. “審批流程”設定點擊

24、系統設定-審批流程”則進入審批流程設定，在主界面上點擊新增”進入新增界面點擊修改”進入修改審批流程界面，以下進入新增界面：在流程名稱”中填入此流程的設定名稱.在所屬公司”中選擇此流程所屬公司.在所屬大類”中選擇此流程所屬大類.點擊開始”一欄中的下拉鍵出現添加”二字，點擊添加”出現一條新流程，點擊此出現的新流程的下拉鍵，在執行人”人一欄中選擇執行此流程的執行人，再按添加”可出現下一條流程，繼續操作，按刪除”則刪除此流程，在欄目的虛線上填上流程的步驟號.點保存”則提交此流程設定，點刪除”則不記錄任何操作.e. “核銷流程”設定點系統設定-核銷流程”進入核銷流程的設定，在主界面上點擊新增”進入新增界面點擊修改”進入修改核銷流程界面，以下進入新增界面：在流程名稱”中填入此流程的設定名稱.在所屬公司”中選擇此流程所屬公司.在所屬大類”中選擇此流程所屬