1、人事檔案電子信息化管理的論文1 電子信息化應(yīng)用于人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及必要性企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全 面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值， 幫助企業(yè)更好地完成工 作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系 統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證 人員檔案的有效性和真實(shí)性。 企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后， 可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)， 減少紙質(zhì)檔案的使用效率， 節(jié)約環(huán)保的 同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性， 在使用過程中僅需要使用 U 盤等 存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。 此

2、外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè) 的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施 人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。1.1 企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。 這就要求企 業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、 無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案 管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。1.2 建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化 條件

3、下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作， 這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間， 有效減少了檔案的翻查工作， 同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無限制 的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息， 這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作 用，非常有利于延長檔案的使用時(shí)間。1.3 完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低 企業(yè)的運(yùn)營成本， 進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展， 為客戶提供更加優(yōu) 越的服務(wù)。2 企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端2.1 人事檔案管理手段落后目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展

4、檔案的信息化管理工作。 很 多小型企業(yè)的設(shè)備不足， 辦公硬件跟不上， 導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的 人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)， 而且存放設(shè)備簡陋， 沒有嚴(yán)格的保密性， 幾乎所有人都可以輕松地接 觸到人事檔案， 嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。 同時(shí)檔案管理 工作人員不具備專業(yè)技能， 對(duì)人事檔案管理沒有給予足夠的重視， 缺 乏工作積極性。 即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能， 但是其綜 合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。2.2 電子檔案管理意識(shí)淡薄很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置， 同時(shí)還可

5、以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔 案管理人員非但不能及時(shí)現(xiàn)有人員的基本資料， 還經(jīng)常發(fā)生丟失、 遺 漏等問題，更沒有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理 部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)， 資料填寫隨意性很強(qiáng)， 而且手 寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。2.3 思想上不重視檔案管理工作很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。 其實(shí)不然， 企業(yè)人事檔案管理對(duì) 提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。 企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源 配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很

6、多 企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或 者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。 這些人基本上都 不是專業(yè)檔案管理人員， 根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)， 僅僅對(duì) 檔案進(jìn)行簡單的，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。2.4 信息化管理技術(shù)更新較慢目前，我國部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。 電子 檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢， 但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管 理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國 的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理， 卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維 護(hù)，導(dǎo)致管理系

7、統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。2.5 工作人員綜合素質(zhì)有限企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操 作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚， 要么是從其他崗 位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同 時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。 然而全新的電子 信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求， 不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)， 還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。 原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn) 遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。3 企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理3.1 不斷完善電子信息化系統(tǒng)要

8、想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。 該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信 息進(jìn)行分類， 通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享， 有效提高人事檔案 電子信息管理的作用。 為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和 操作能力， 企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)， 保證檔案信息 錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員 應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。 與此同時(shí)， 企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息 系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.2 建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案

9、管理系統(tǒng)中， 但是由于文件的數(shù)量過多， 延緩了工作的進(jìn)展。 這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入， 增加工 作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行和分類，建立 起一套由數(shù)據(jù)輸入、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔 案數(shù)據(jù)庫， 實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化， 及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程 運(yùn)輸和區(qū)域化共享。3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中， 在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。 因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意 識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作， 并確保檔案信息不被惡意修改和 破壞；為防止黑 * 入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御 工作；

10、對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密， 以保障檔案信息的真 實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從 而提高檔案的使用效率。3.4 企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求， 為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求， 企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員 進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)， 讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 能夠熟練應(yīng) 用人事檔案管理系統(tǒng)， 保證人事檔案的有效使用， 提高工作效率和質(zhì) 量。4 結(jié)語人類進(jìn)入 21世紀(jì)后，科技迅速發(fā)展， 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，以及現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和高科技設(shè)備的應(yīng)用， 使得傳統(tǒng)的人工的 人事檔案已不能滿足企業(yè)工作的需

11、要， 企業(yè)人事檔案電子信息化管理 的應(yīng)用變得愈加重要。 但是，企業(yè)人事檔案電子信息化管理是一項(xiàng)長 期、全面、具體且重要的工作，需要所有企業(yè)檔案管理人員的積極參 與和配合。首先， 是數(shù)量龐大的原始資料的掃描，使之成為數(shù)字化信 息輸入計(jì)算機(jī)中， 并根據(jù)資料的特點(diǎn)進(jìn)行分類和， 成為系統(tǒng)化的電子 信息。其次，建立完善的企業(yè)人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變 管理工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)， 提高管理的安全性意識(shí)， 確保重要 人事檔案的真實(shí)性與完整性。最后，企業(yè)要加大投入，建設(shè)完善的硬 件設(shè)備，減少不必要的設(shè)備損壞；選擇科學(xué)合理的軟件，建設(shè)系統(tǒng)完 善的電子信息化數(shù)據(jù)庫，并采取有效措施防止網(wǎng)絡(luò)黑 * 的入侵