1、公文處理與應用技巧（一）-公文頁面設置2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合發布了黨政機關公文處理工作條例（簡稱“新條例”），要求從2012年7月1日起施行。同時，國家質檢總局、國家標準化管理委員會聯合發布了國家標準GB/T9704-2012黨政機關公文格式（簡稱“新標準”），并與2012年7月1日實施，從而實現了黨政兩大系統公文的統一，初步形成了規范、科學、高效的黨政機關公文處理體系。筆者在對新條例和新標準學習的同時進行了一些探索，現將取得經驗與技巧與大家分享和交流。公文頁面設置新標準規定：公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm*297mm。

2、公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm。我們來具體分析一下：紙張為A4，寬為210毫米、高為297毫米，版心寬為156毫米、高為225毫米。那么左右頁邊距就為210-156=54毫米，54÷2=27毫米，因為左邊需要裝訂故加上1毫米為28毫米，則右邊距為26毫米。同理，上下頁邊距為297-225=72毫米，72÷2=36毫米，所以上邊距為37毫米，下邊距為35毫米。換算成厘米，即左邊距為2.8厘米，右邊距為2.6厘米，上邊距為3.7厘米，下邊距為3.5厘米。下面我們就對Word

3、文檔進行相關頁面設置。打開或新建一個Word文檔，在“文件”工具欄下選擇“頁面設置”選項（或使用快捷鍵Alt+F+U），在打開的對話框中，將“紙張”設置成A4，“頁邊距”按下圖設置。 設好后點“確認”按鈕即可完成。如果經常使用此種格式，點擊“默認”按鈕，在出現的對話框內點“是”，再點“確定”按鈕，就能設成默認格式。（王志龍）公文處理與應用技巧（二）-行數和字數的設置行數和字數的設置新標準規定：公文每頁排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。如何做到每頁22行，每行28字，下面筆者就為大家演示一下相關設置。新建或打開一個Word文檔，在“文件”工具欄下選擇“頁面設

4、置”選項（或使用快捷鍵Alt+F+U），在打開的對話框中，選擇“文檔網絡”選項卡，進行如圖設置。注意，此種設置必須是在默認字體大小為“三號”下進行的，如果默認字體不是“三號”，請先按照計算機基礎與應用技巧（七）- Word中默認字體格式的設置將默認字體大小改成“三號”，再進行設置。最后，點擊“確定”按鈕即可生效，如經常使用此格式，請設置成“默認”。公文處理與應用技巧（三）-頁碼的規范設置頁碼的規范設置我們平時設置頁碼時，為了方便，總是將頁碼設成“居中”。其實，這種做法是錯誤的。“新標準”規定：公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心

5、下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。下面我們來具體分析：首先，單頁碼居右空一字；雙頁碼居左空一字。意思為：公文雙面打印，頁碼正面居右，空一個漢字；反面居左，空一格漢字。特殊情況，單面打印頁碼“居右”。再次，頁碼數字為阿拉伯數字，大小為4號。頁碼左右各放一條一字線，所謂“一字線”，就是符號欄中的“”符號（不是短的“”符號），左右的“”符號和數字之間都應有一個半角空格。最后，頁碼應當連續編排，空白頁不編排頁碼。在Word文檔中，公文頁碼的格式具體細節設置如下：打開或新建一個Word文檔，在在“文件”工具欄下選擇“頁面設置”選項（或使用快捷

6、鍵Alt+F+U），在“板式”選項卡下，將頁眉和頁腳設成“奇偶頁不同”，點擊“確定”。如圖1然后在“視圖”欄目下打開“頁眉和頁腳”選項（或使用快捷鍵Alt+V+H），點擊圖2紅圈內的按鈕，從默認“頁眉”轉換到“頁腳”。公文處理與應用技巧（四）-公文字體的設置公文字體的設置注：此處字體僅指公文標題和正文的字體，抄送和附件等模塊字體另作專題說明。新標準規定：公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分割線下空兩行位置。公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文檔結構層次序數依次可以使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體

7、字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。在日常公文處理中，一般使用方正小標體字、仿宋GB-2312字體、楷體GB-2312字體和黑體字。其中， Word自帶黑體字，其余字體需下載安裝。打開瀏覽器，在“百度”中搜索并下載以上字體；然后打開“控制面板”，找到“字體”，雙擊打開；將下載的相關字體（后綴為.TTF）拷貝到里面，即可完成字體的安裝。注意，將標題設為方正小標宋體2號時，若為兩行則行距比較寬，需重新設置“行距”。國家行政機關公文格式規定：“公文標題以2號字高度加2號字高度的八分之七的距離為以基準行”，這個行距大概是35磅左右。選中標題內容，右鍵單擊，選擇“段落”，在“縮進和間距”選

8、項卡下，將行距設為“固定值”，“35磅”。如圖1：公文字體的整體設置如圖2：公文處理與應用技巧（五）公文版記的規范設置公文版記的規范設置黨政機關公文的版記，即公文格式的第三部分，包括抄送、印發機關和印發時間等。版記應置于公文的最后一頁，版記的最后一個要素置于公文的最后一行。新標準規定：（1）版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35毫米），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25毫米）。首條分隔線位于版記中的第一個要素質上，末條分隔線與公文的最后一面的版心下緣重合。（2）抄送機關：公文如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、

9、左右各空一個字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。（3）印發機關和印發日期：印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一個字，印發日期右空一個字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01），后加“印發”二字。（4）版記中如有其它要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。分析上述規定，我們首先來看如何設定粗細分隔線，新標準規定粗線推薦高度0.35毫米，細線推薦高度為0.25毫米。我們可以換算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.

10、35毫米就約等于1磅，0.25毫米約等于0.71磅。下面我們來具體設置分隔線。點擊“繪圖”工具欄的“直線”（如果看不到“繪圖”欄，點擊“視圖”“工具欄”“繪圖”），將鼠標移動到需要畫分隔線的位置，按住shift鍵，同時按住鼠標左鍵拖動，就可以畫出一條直線。選中直線，右鍵單擊，打開“設置自選圖形格式”，將線條粗細改為1磅（粗線），細線設為0.71磅，如圖1；同時，在“大小”選項卡下，將寬度設為“15.6”厘米，如圖2：公文處理與應用技巧（六）-附件格式的設置附件格式的設置公文的附件一般包含兩個部分，一部分為正文下面的附件說明，另一部分為附件內容。新標準規定：（1）附件說明：公文如有附件，在正文下

11、空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱首字對齊。（2）附件內容：附件應當另面排版，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編寫公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。下面筆者給出附件設置的具體示例：公文處理與應用技巧（七）-發

12、文機關署名和印章的設置發文機關署名和印章的設置平時，我們接到市委、市政府等單位的文件時，有些是未加蓋公章的，這讓人很困惑，難道是他們工作的疏漏，忘記蓋章了？事實則不然，通過下面對發文機關署名和印章設置的介紹，你會豁然發現，“噢，原來是這樣！”對于發文機關署名和印章的設置，新標準有著明確而又模糊的規定，我們一起來學習。新標準規定：（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四個字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內。（2）不加蓋印章的公文單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。下面筆者給出具體的實例：現在大家明白為什么有些公文不加蓋公章了，但是對于不加蓋公章的公文有著清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印發的公文就是不規范的，公文效力就會受到質疑。為什么說新標準對于發文機關署名和印章有著明確而又模糊的規定。新標準清楚規定了公文可以加蓋公章，也可以不加蓋公章，并對具體的格式設置進行了規定，這點是非常明確的。