1、項目群行政審批運用及進度    0引言隨著我國建設投資力度的不斷加大,越來越多的建設項目不再以單項目的形式出現,而是以項目群的形式出現,這些項目群投資數額大,建筑規模廣泛,持續時間長,區域性的影響也較大。一般項目群在成立初期,項目部就面臨著一個很大的問題:項目群的若干子項目同時進行,在行政審批上審批文件多,涉及部門多,審批文件之間的銜接較多,因而行政審批時間長短很難控制;也就是說,如果在項目群計劃階段不嚴格控制行政審批的時間,很有可能會影響項目群順利實施,造成工期延誤。1項目及項目群項目是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。項目群也稱為項目集

2、,是指經過協調管理以便獲取單獨管理這些項目時無法取得的收益和控制的一組相關聯的項目1。項目群和項目都是通過提高組織現有的和拓展新的能力,實現組織新的功能或獲得收益2。項目群內部包含了眾多的相互管理的子項目,在項目群通過遴選之后需要確立項目高層次的范圍、目標、愿景和一些制約因素。這個階段被命名為籌備階段,為項目群的正式實施做準備工作。在項目群的籌備工作結束之后,需要為項目群的開展配置人員,成立項目群辦公室,建立審批和報告程序的治理機制,創建監控項目群開展情況的管理框架,建立基礎平臺并確立溝通模式,以此為項目群行政審批的順利實施提供基礎。2項目群行政審批的研究現狀國內外對于項目群的研究主要集中在對

3、項目群管理工具的研究。國內比較普遍的是將項目群的相關理論進行改良,結合以往的項目管理經驗來研究項目群,主要停留在模型和方法的層面,直接應用于項目群管理實踐的不多。這些都只能夠解決項目群遇到的部分問題,但無論從管理范圍、復雜程度來講都無法解決項目群的組織與戰略層面的問題,如項目群行政審批管理。國外對于項目群管理的研究已經引起廣泛重視,其基本原理也逐步應用于實際項目群的管理工作,但很少涉及到項目群行政審批管理。而且對于行政審批管理的相關研究也主要是從政府部門的角度進行,而忽視了項目團隊對項目群行政審批管理的重要性。3基于流程的項目群行政審批模型項目群行政審批是項目群前期籌備過程一項很重要的工作,也

4、是一項系統而全面的工程。流程由一系列活動按照一定的邏輯關系組成,是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用并體現企業價值的活動。它關心的是誰做了什么事,產生了什么結果,傳遞了什么信息給誰。建立項目群行政審批的流程要有一整套科學化、規范化的流程管理體系。一般而言項目群行政審批的流程管理主要包括項目群行政審批內容、項目群行政審批流程以及項目群行政審批流程中的進度和質量管理3。31項目群行政審批的內容及部門項目群作為一種對項目采取的管理手段,其需要行政審批的文件和一般建設項目需要批準的工程文件是相似的,主要有三個方面的內容:前期規劃等土地手續、規劃設計和招投標。不同階段需要進行行政審批的文件以及審批

5、的部門都有所不同。項目群行政審批主要涉及了四個部門:建設委員會(簡稱建委)、規劃局、國土資源和房屋管理局(簡稱國房局)及發展和改革委員會(簡稱發改委)。這些文件都是在項目群各個項目開工前必須取得的證件,以此才能保證項目群合法開工。其主要內容及其相關審批單位如表1所示。32項目群行政審批流程的模型項目群中包含著很多單項目和部分低一級的項目群,因此在行政審批時,需要審批的文件比大項目或單項目更多,文件之間的相互銜接也多,所以如果沒有一個好的管理方法,必然會在行政審批時浪費大量的時間。因此就需要建立基于流程的項目群行政審批模型。在審批過程中按照各個審批文件的先后順序形成項目群的一個行政審批流程,在項

6、目群行政審批時,按照流程來做,就能夠保證項目群行政審批的規范性。圖1的模型就方便了項目群行政審批按部就班地進行。圖1是一個三維的模型,是由行政審批時間維、行政審批部門維和行政審批文件維三個維度構成。行政審批文件維中主要是項目群在準備階段需要相關的行政主管部門審批的文件;行政審批部門維上記錄了項目群審批過程中所涉及的部門,并且和行政審批文件維相結合可以直觀地看出行政審批部門所需要審批的文件以及文件之間的銜接;而行政審批時間維上則記錄了文件審批的先后順序,并且記錄了各個文件的最晚通過審批時間。從基于流程的項目群行政審批模型中可以清楚地看到項目群在行政審批中需要獲得的審批文件、審批部門和其他審批文件

7、之間的關系,同時還能夠預知行政審批的時間是否在可控的范圍內。33項目群行政審批流程中的進度和質量管理基于流程對項目群行政審批進行管理的主要目的是為了保證項目群工作的合法有序開展,同時也為了保證行政審批順利進行,節約審批時間,保證項目群工期。因此項目群行政審批管理的兩個重點就是項目群行政審批的進度和質量。控制住了項目群行政審批的進度就能夠有效地縮短審批時間,避免工期延誤;抓好項目群審批成果質量就可以保證項目群合法有序地開工,避免不必要的麻煩。331項目群行政審批的進度管理方法項目群行政審批的進度管理是對項目群的行政審批進度進行監督,協調各個審批文件之間的銜接關系,保證審批流程的順暢,確保項目群按

8、時產出所要求的審批文件。項目群行政審批進度管理是基于項目群進度管理體系提出的,主要分為兩個部分:項目群行政審批進度計劃和項目群行政審批進度控制。(1)項目群行政審批進度計劃同一般項目施工計劃相類似,首先要確定項目群行政審批內容,這里主要是確定準備階段要審批的文件,并對審批文件先后順序進行排序,理清文件之間的關系,確定要送審的部門。根據項目群總工期以及各個單項目或二級項目群的工期來確定項目群行政審批的工期,進而編制項目群行政審批計劃。項目群規模大、涉及項目多且項目間關系復雜,決定了行政審批文件多,涉及的政府部門也多,審批文件之間的銜接較為復雜,因此在編制行政審批計劃時要盡可能地利用各種資源,最有

9、效地、節約地利用各方面的人才,協調項目之間、政府部門之間及審批文件之間的關系,以保證項目群行政審批的順利進行。(2)項目群行政審批進度控制是一個動態的控制過程,為了保證行政審批計劃的順利實施,在計劃的實施過程中,對行政審批進度計劃的實施進行動態的跟蹤,不定期地、經常性地對計劃的執行情況進行檢查,以便及時發現偏差。在項目群行政審批控制過程中,偏差的出現是比較常見的,因此,在偏差發現和糾偏的過程中,就要不斷修正最初的項目群行政審批計劃,保證行政審批過程順利實施4。332項目群行政審批質量管理方法項目群行政審批的成果是各種行政文件,這些文件都具有法律效力,因此在項目群的審批過程中要保證審批結果,即審

10、批過程輸入文件和資料的質量符合審批要求,審批的結果達到預期,就需要采用一定的方法對項目群行政審批的前期資料和最終結果進行控制,保證項目群行政審批的順利實施。保證項目群審批質量行之有效的方法是全面質量管理方法,這里主要是PDCA循環。在項目群行政審批的整個過程中,對單個審批文件質量以及項目群的整體審批質量管理上采用PDCA循環的管理方法,以保證項目群行政審批質量能夠滿足審批最終目標。項目群行政審批質量管理主要分為四個階段:質量計劃(P)階段、質量實施(D)階段、質量檢查(C)階段和質量處理(A)階段。在整個行政審批過程中,這四個階段是循環進行的。質量計劃階段主要是審查進行審批的項目群審批文件和資

11、料的可靠性、真實性等,并且計劃預期審批結束后的審批文件狀態,這里的質量計劃既包含了單項審批文件質量要求,也包含了項目群整體審批文件的質量要求,同時還要對各次審批需要的人、資源以及相關部門之間關系的協調等進行計劃,預測可能出現的不穩定因素并制訂相應的解決方案;質量實施階段則是以計劃為指導進行項目群行政審批;在這個過程中通過不斷預判和檢查等,發現可能存在的影響審批質量的不穩定因素,這就是質量檢查階段;當發現偏差或不穩定因素時,及時采用合理的方式加以解決即為質量處理階段;處理完潛在因素后要修改最初的質量計劃,然后循環重復上述步驟,以保證項目群行政審批的最終質量。4天津海河教育園一期工程項目群行政審批

12、41工程簡介天津海河教育園一期工程(以下簡稱教育園)項目群位于海河中游南岸地區,東至月牙河,西至幸福河,南至津晉高速,北至天津大道。2011年規劃總人口達到10萬人,其中學生規模達到6萬人。占地約97km2,總工期為31個月。天津北洋園投資開發有限公司(以下簡稱北洋園)作為教育園項目群工程建設指揮部在項目群實施階段對項目群全面負責。教育園項目群建設內容包括入駐園區的7所高職院校及學校相關的配套設施、公共圖書館、園區管理中心、職業教育國際交流中心、公共實訓中心以及體育館、游泳館等。建設規模大,設計項目種類多,項目間關系密切,利益相關者眾多。42教育園項目群行政審批流程教育園是一個非常典型的工程項

13、目群,北洋園在教育園項目群準備階段考慮了行政審批的眾多不確定性,結合教育園項目群的特點,總結教育園行政審批文件以及送審部門,考慮教育園項目群總體工期要求,建立了教育園行政審批流程,如圖3所示。教育園的審批人員能夠從行政審批流程圖中很清晰地看出項目群在準備階段需要的審批文件以及所屬的審批部門,同時還能夠確認各項審批文件的工期,有利于審批組成員更好地把握項目群的行政審批過程,保證項目群行政審批順利進行。43教育園項目群行政審批的進度控制與質量管理在教育園項目群行政審批過程中,審批組成員對行政審批流程的時間和質量進行了嚴格的控制,以保證教育園項目群行政審批效率。431教育園項目群行政審批進度控制在教

14、育園項目群行政審批過程中,審批組成員按照項目群的整體審批工期,在界定項目各活動時間的基礎上,將教育園項目群行政審批的時間以橫道圖的形式列在一張圖表中,使審批組成員能夠更直觀地看到各項文件的審批工期,如圖4所示。432教育園項目群行政審批質量管理教育園項目群行政審批在對項目群行政審批時間進行控制的基礎上,為了保證項目群行政審批的質量,項目群審批組主要采用了PDCA循環的方式,在教育園行政審批的過程中對項目群的行政審批計劃進行實施、糾偏和變更,保證了教育園行政審批工作的順利進行。5結語隨著社會的發展,項目建設的規模越來越大,也有越來越多的項目以“項目群”的形式出現,涉及的內容復雜,利益相關者眾多,越