1、SEEYOH中國協同軟件市場連續七年占有率第一致遠協同辦公系統價值解讀目錄第一部分企業管理需求分析 31.1 協同 31.2 什么是協同辦公系統 3第二部分企業管理需求分析 52.1 傳統辦公常見問題 5協同辦公系統對企業管理價值體現 7第2頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一Si飯軟件第一部分企業管理需求分析1.1協同協同：泛指組織中多人完成一個或多個事務的行為方式、過程和結果，協同工作是組 織行為的基本執行模式和存在狀態。協同管理軟件：對組織中“人、事件、資源”之間協同關系進行管理的軟件，它是團 隊組織的協同工作平臺和工具1.2什么是協同辦公系統應用方式一：關鍵流程 -模板協同組織中

2、最關鍵的流程，我們會將其定為制度。這部分流程以剛性流程為主，其特征是 有明確的表單填寫要求、流程規則要求、角色和權限要求，重要的還會有審批周期和結果 要求。對應剛性流程，系統中提供了模板協同的應用方式，將制度設置為協同模板，供有 權限的人員調用，以降低制度執行過程的變形。業務應用 財務應用行政應用人事應用ISO類市場費用申請流程 產品資料由請流程 特價申諳濫程漏斗抿備流程 商勞訂單申謂流程 合同審批流程 生產發貨流程容戶按訴赴理流程 EUC上報流程 安全筮查流程交通費報銷潰程 哲借款由報浚程 差誌蒔報銷渣程 固定資產申購潼程 昔通發票申請浚程 增值稅發票申請流 程支票申請溢趕 預算上報流程 財

3、霽報表上報浚程公章領用流程 名片印刷由請流程 辦公用品申翎洗程 辦公設備惜用流程 會儀皇申謂流程 用車申請流程 設備維護由請濫程 接待由請濟程 訂票申請流程 賓館預訂申謂流程招聘申請流程 試用由諳流程 入職協作流程 轉正申請漬程 離職申請流程 傳崗申請流程 如班由請流程 績效考核戒程 請假申謂流程 免打卡申請流 程表lie劃 W 錄 計衰表培 記表 劃錄告訓冊劃請員 養劃隨檢 計記報培名計申人 卡保計一巾 i申前審丁員筍肓序理常修備臺 評評評員人教教工管日檢設司 理理理度訓訓訓種泰>備備司后 菅管菅年培培培特親設設設公合應用方式二：偶發流程-自建協同組織協作中的大部分工作是偶發流程，我們

4、無法將其固化形成制度，格式、流程、角 色、權限、周期、結果都有太多的不確定性，需要大量的溝通與協調來完成。偶發流程對流程的柔性要求非常高，系統提供了自建協同的應用方式，發起人可以表達自己的協作訴 求，提供已有資料，組織動態團隊并做好分工，或者請求相應部門主管幫助協調資源，在 執行過程中，可以采用多種方式變更流程，調整角色和分工，可以方便的與動態團隊溝通 意見，最終形成團隊共識的結果完成協作任務下達I8異地頂目部子公g外地辦爭處第4頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一榦聞欽件第二部分企業管理需求分析2.1傳統辦公常見問題企業信息管理的核心需求是有效地搜集、獲取和處理企業內外信息資源，整合現

5、有各 種遺留信息系統的信息資源，最大限度地提高企業信息資源的質量、可用性和價值，并使 企業各部分能夠共享這些信息資源。這就要求企業應用先進的信息管理理論和方法規范集團各種信息的傳遞、歸檔、存儲、授權和共享等，建立完善的規章制度和流程，構建高效的信息資源管控平臺。同時，還要逐步形成集團自己標準、規范的企業信息資源庫，使企業信息資源的獲取、傳遞、處理、儲存、控制建立在全面、系統、科學的基礎之上，保證信息的完整、準確和及時，最 終建立起以信息資源管控為基礎的知識管理體系。聚焦不同行業的發展特性，以大量客戶案例為研究藍本，我們對企業在發展過程中普遍遇到的管理困惑作了以下這幾方面分析：-事件無法及時“協

6、同處理”當領導出差在外，無法及時審批企業事務，延誤一些重大事件的處理進程。同時，下屬員工有重大事件向領導匯報，也只能通過電話或者郵件等形式傳遞。口頭授權，導致信息衰減，缺乏文字痕跡，令領導無法準確把握事情的來龍去脈，為最后決 策帶來了偏差。出差回來后，桌面上累積了一大推待審批的文檔，辦公效率低，事情 得到及時有效處理，大大增加了領導的工作量；-缺乏解決問題的“依據和記錄”員工的責任關系模糊不清，當出現問題時，部門或者員工之間經常會出現扯皮、 推諉等現象。并且由于沒有一個厘清員工責任關系的有效工具，導致同一個問題重復 出現，為企業管理帶來了巨大成本，并且從長遠來說，影響了企業品牌度和客戶對企 業

7、的忠誠度。-無法跟蹤所下達任務執行的“過程”和“結果”領導事務比較多，有時會容易忘事，顧此失彼，并且即使記得所下達的任務，但 是無法跟蹤該任務的進度和結果，導致領導經常不了解下屬部門或者員工的工作情 況。-公司頒布的制度和政策一直沒有“規范化管理”第6頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一任何公司都不缺乏制度，但是缺乏的正是推動制度落地、規范化的一種剛性工 具。比如：剛來的新員工，根本不知道財務的報銷制度流程，當需要報銷時，經常要 咨詢很多人，但最后還是一頭霧水；紙質化的單據，經常會出現丟失現象，沒有工具 把單據審批痕跡保留下來，導致審批人或者單據提交人都無法跟蹤單據的去向，尤其 對于一些

8、重要的合同、客戶信息，使得很多重要的企業信息會從某些渠道泄露出去， 對企業造成重大經濟損失隱患。-不能快速“查閱和共享”企業內部重要的關鍵資料或者數據報表很多重要的文檔沒有建立一個集中文檔庫，當員工需要查找某些文檔資料時時， 渾然不知從何下手，包括去哪里查找，問誰拿，耽誤了工作進度。缺乏建立文檔授權 管理機制，導致很多重要文檔給任意刪改、移位，為員工對文檔調用帶來了很多信息 誤區。比如：在服務器共享了工藝文檔，由于沒有對文檔操作權限進行授權，導致全 部員工都可以對文檔有編輯和刪改操作，以致這份文檔失真性大大提高。-人員不斷增多，分支機構遍布范圍廣，使得“異地管理成本”越來越高由于辦公地點分布零

9、散，日常協作溝通大多通過電話和傳真等工具來進行信息互 動，導致行政辦公費用不斷增多，比如長途電話費、傳真費、打印費用、辦公耗材費 用等- 信息孤島問題凸顯企業信息分散在各種管理系統中，造成信息冗余，相關信息無法建立關聯，數據 更新無法同步。處于孤島狀態的信息只能在局部應用，不能實現整體效應。數據雖然 無法關聯，但業務的關聯性是真實存在的，導致業務在部門間縱向流轉時出現信息斷 檔。第#頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一第7頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一2.2協同辦公系統對企業管理價值體現辦公系統建設目標公門戶平臺幸福企業 建業令業內部信息門戶.實現內外網集氐實現門戶啊個 11

10、化、差亓化展現；程協作平臺實現H常業務及丄作皙埋平臺，亦Z潑程機制，實理公司 內郃協行政審址、業務溝逋.提乃執行力；化建設平臺捉供MJH絡的文化建設陣她，實現企業快命"愿景及文化的 言效傳播；將符合#業管理現范的表單、流稈固化到陰平臺.制度轉 化再可見的*管理行為約束"保證劉良執行的準確、鍛 、可羅蹤及可追洲；U度執行平臺對企北K期業務經卿塚、63氣分突、共享： 建立嚴幕的知識采集、冷和可捋的分亨的休垂;絡溝通平臺冇效冊支持異地、分時、跨部門刪羅啲溝通，通過謝円 丄作、論圾、柱線消息、GKE即時jftUU項目留言板等形 式，建立企郭扁平化的音效網絡溝麺平臺.辦公系統涵蓋組織

11、行為管理的右芳面面幸楊企業辦公應用管理:公攵協同審批萱理ess 1新聞、公告發布制度文件菅鋰調查、討論憲見收集工作過程S 口識化行為透明領導監督知識利用多樣化nt»：個人項目日稈WO日志*解制度文字化管理 規農就呈化管理 濟理標;隹化管理工件下達辦公事努管理:圖書、資料萱理鈿”設MS®第8頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一第#頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占有率第一事件個人事件時|司管理 部門要事透明管瑾 I頁目事件互謹信息自建協司找人I內杳丈蕩奩見丟達 拉入他人共同爲通I關聯人員亙動值息 關聯頊目大事管I里 關聯系統整合孤島第#頁共9頁中國協同軟件市場連續七年占

12、有率第一-無論何時何地，都能“移動”辦公，提升辦公效率突破時空界限，實現何時何地都能網絡協同辦公，隨著移動門戶的接入，使領 導通過手機或者電腦上網，就能實時了解公司內部最新信息，查閱內部資料。隨時 查看審批請求，實現快速審批回復。實現遠程互訪的辦公應用，提高領導對下屬分 支機構的有效管理，提升辦公效率，節約異地管理成本。構造足不出門，溝通交流 更高效的“跨地域”辦公模式。-建立可視化的工作流程圖，厘清員工的責任關系，避免扯皮、推諉等現 象出現摒棄以往的單一傳遞方式，以實現溝通透明化、信息傳遞對稱性為主旨，方便信 息發起者以及各環節人員可以及時跟蹤事件的執行進度和每個階段的結果反饋，使得 流程中

13、各人員可事件執行進度進行相互監督管理。-實時跟蹤事件的進度和結果，增強領導對企業的管控力度，提升執行力 所有下達的任務指令，都會全部推送到協同平臺的“跟蹤事項”區，領導點擊任 一跟蹤事件，通過可視化流程圖，可實時掌控當前執行進度，以及執行結果。同 時，領導可對人員反饋的結果進行及時回復批注，并且根據事件重要緩急性，通過 知會、加簽和當前會簽策略，可以實時調整工作流程，實現跨部門、多組織人員項 目溝通合作，從最大程度上整合企業人員資源。-扭轉傳統的紙質流程審批模式，實現無紙化辦公，推動企業管理落地 使員工可以從繁瑣的紙張審批流程中解放出來，不用周旋于不同的辦公室等待 領導批閱，大大提高了審批效率

14、，縮短了審批周期，并且從最大程度上杜絕了信息外 泄，確保了單據信息的沉淀和保留。提供一個平滑的制度固化和執行平臺，扭轉以往 紙張制度管理模式，從日常辦公著手，通過潛移默化制度應用灌輸，加強員工對企業 管理的認知度，推動企業管理落地。-實現信息的有效共享，建立文檔集中管控的知識管理中心把以往遇到的生產問題、工藝討論的過程痕跡全部保留下來，方便后續出現同 類似問題提供更有參考價值依據；另外，沉淀下組織中最寶貴的知識財富-過 去！通過文檔授權功能，根據知識的內容和對象，授權不同的人以不同的方式共享 從單一文檔到整個文件夾全部文檔的所有需要的知識。組織知識推送、授權學習， 創建企業內部良好的學習氛圍，推進企業成為學習型組織。-突破辦公管理瓶頸，打造協同交流平臺，提升工作時效性通過協同辦公平臺電子化辦公，使員工的辦公效率大大提高，人員溝通時實快 捷，任務傳遞高效清晰，可以及時了解任務、工作的進度。節約公司在日常辦公中 的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節支，增產增效的目的。-解決信息孤島，實現信息平臺一體化通過消息集成以及數據集成方式，系統會把其他業務系統的業務信息分門別類地 推送到不同員工或者領導的協同平臺。企業的員工通過協同平臺，就可以實時進行溝 通交流，處理日常業務事項。同時，從協同辦公平臺，通過單點登錄