1、嚴中華合同評審管理程序文件05:YLL/PA13-2011實施日期：2011.4.1修訂日期：修改次數(shù)：次1目的建立與客戶有關過程操縱程序，以確保供需雙方對合同內(nèi)容明白得一致，客戶要求及公司有關規(guī)定得以清晰的界定，對客戶合同進行評審，確保客戶合同有效、準確、及時履行并明確雙方的責任與義務。2適用范疇適用于公司所有客戶要求的識不，產(chǎn)品要求的評審及與客戶的溝通確認。3評審職責與流程3.1 銷售內(nèi)勤負責識不客戶的（訂單）需求和期望，銷售經(jīng)理主持合同評審會，對客戶產(chǎn)品等需求進行評審并負責與客戶溝通；3.2 銷售內(nèi)勤負責接收客戶的合同（訂單）、并通知有關部門對合同內(nèi)容進行評審。3.2.1 一般合同由銷售

2、部內(nèi)勤獨立評審，銷售部經(jīng)理審批。3.2.2 常規(guī)合同由銷售部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、采購部經(jīng)理會審，副總經(jīng)理批準，（參與合同評審因事外出時應指定專人負責。）3.2.3 專門合同應由銷售部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、品治理部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、技術部經(jīng)理及總工、副總經(jīng)理及總經(jīng)理進行會審4合同評審的內(nèi)容與合同簽訂4.1 與客戶有關要求的確定4.1.1 銷售部在組織合同評審時應按照客戶的訂貨需求，認真識不客戶對產(chǎn)品的常規(guī)需求與專門需求：如產(chǎn)品質(zhì)量、價格、數(shù)量、規(guī)格、花型、款式、顏色、包裝、交貨期、運輸方式，等其它超出工藝與生產(chǎn)所規(guī)定范疇之外的專門要求；4.1.2 客戶合同沒有明確要求的，應達到產(chǎn)品行業(yè)所規(guī)定的用途要求

3、，對這類適應上隱含的要求應向客戶申明并作出承諾；4.1.3 客戶沒有規(guī)定，但應達到國家標準或法律/法規(guī)規(guī)定的要求；4.1.4 為開拓市場公司自身確定的其它要求。4.2 客戶沒有以文件形式提供合同（如以口頭、電話、傳真方式）的客戶，銷售內(nèi)勤在正式受理之前應得到客戶的簽字確認；專門合同必須是經(jīng)雙方簽字確認的正式合同文本。（不得以電話、傳真、口頭等形式）4.2.1 客戶合同經(jīng)雙方確認后發(fā)生合同變更的應在24小內(nèi)，進行再次確認，24小時以后不再受理客戶的變更要求，（專門情形除外）4.2.2 評審的實施與履行4.2.3 合同的分類1）一般合同-凡有庫存產(chǎn)品的所有合同為一般合同。2）常規(guī)合同除專門合同以外

4、的所有合同為常規(guī)合同。3）專門合同凡超出公司工藝與生產(chǎn)能力范疇之外的合同為專門合同（需要涉及較大范疇技術變更、生產(chǎn)數(shù)量較大等需求）。4.2.4 銷售內(nèi)勤接到客戶訂貨需求時，應核對公司產(chǎn)品名目與庫存情形，進行核對，判定是否需要召開合同評審會。4.2.5 一般合同由銷售部評審、常規(guī)合同、專門合同由銷售部經(jīng)理組織有關部門對合同進行評審。4.2.3.4 合同評審有關簽字欄與日期：客戶簽字及各有關部門負責人確認日期與簽字、蓋章之后即完成合同評審、合同生效。4.2.3.5 合同的傳遞：合同簽訂完成后銷售內(nèi)勤人員負責填寫客戶訂貨單發(fā)貨單。并發(fā)到各有關部門。客戶訂貨單一式四份，采購部一份、生產(chǎn)部一份、品管部一

5、份、銷售存檔一份。發(fā)貨單。一式四份，采購部一分、品管部一份、銷售部存檔一份。4.3 合同評審原則：4.3.1 一般合同按合合評審程序3.2.1執(zhí)行、常規(guī)合同按3.2.2執(zhí)行、專門合同按3.3.3執(zhí)行。（對有專門要求的合同，第一由技術部負責試制出樣品，提交銷售部交客戶確認。銷售部得到客戶確認的書面意見后，再按本程序3.3.3條執(zhí)行。）4.4 合同的更換4.4.1 當客戶提出更換合同時（按公司規(guī)定要求在接單24小時內(nèi)承諾客戶改單），銷售內(nèi)勤應填寫合同變更記錄并及時將信息轉(zhuǎn)達銷售員、與財務部，對變更內(nèi)容涉及到到有關部門的，應通知有關部門。如生產(chǎn)、技術、品管、采購進行再次評審，并在合同變更記錄簽置評審

6、意見后，再次由客戶簽字確認。4.4.2 當本公司提出更換合同時，必須以書面方式向客戶提出，并得到客戶的認可后方可更換合同。4.5 合同的履行與跟蹤合同在執(zhí)行過程中，銷售內(nèi)勤應進行合同跟蹤、要與采購部、生產(chǎn)部、品管部、物流部保持有效聯(lián)系，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。4.6 與客戶的溝通4.6.1 銷售內(nèi)勤負責與客戶進行溝通，如在生產(chǎn)過程中發(fā)與合同約定內(nèi)容不符的情形，應第一時刻向客戶反饋信息，爭取客戶的明白得與確認（或托付負責分管該區(qū)域的營銷人員與客戶進行溝通）。4.6.2 在產(chǎn)品售出前及銷售過程中，銷售人員應通過多種渠道（如展銷會，廣告宣傳等）向客戶宣傳介紹本公司情形。當客戶來電，來函詢咨詢有

7、關的技術、價格、質(zhì)量等要求時，銷售人員應熱情給以回答并進行記錄，分類歸檔。4.6.3 按照需要將合同的執(zhí)行情形（包括對合同的變更要求）隨時與客戶進行溝通，并按合同或客戶要求將樣品發(fā)貨給客戶，發(fā)貨時填寫發(fā)貨通知單交成品倉庫辦理發(fā)貨手續(xù)。4.6.4 產(chǎn)品售出后，要及時與客戶取得聯(lián)系，做好付款等有關工作，付款情形及時在發(fā)貨通知單中加以記錄。對客戶投訴妥善加以處理，以取得客戶的諒解。4.7 顧客財產(chǎn)治理4.7.1 顧客財產(chǎn)界定：產(chǎn)權(quán)屬于顧客的產(chǎn)權(quán)為顧咨詢財產(chǎn)。（如樣品、文字信息、圖紙等）4.7.2顧客財產(chǎn)由銷售部經(jīng)理指定專人治理，如其它部門因工作需要借用的，應辦理借用手續(xù)。4.7.3顧客財產(chǎn)在未爭得顧客同意時任何部門不