1、提高工作效率的方法效率管理的流程效率管理的首要程序是確定效率標準，分析當前的管理狀況，將 當前的管理狀況和效率標準進行比較。1. 確定效率標準管理所有的活動首先需要有個檢查衡量的效率標準。沒有效率標準，管理就無從談起。效率標準是衡量實際管理工作績效的依據和 準繩。效率標準通常來源于組織機構在其計劃階段所訂目標，但不 等于組織目標。在具體的業務活動中，籠統地將組織的計劃目標作 為標準是不行的，必須根據具體的作業特點設置標準。例如成本、 利潤、工時、單位產品的材料消耗定額等等。標準最好是定量的， 但也有許多標準不容易定量，如工作態度、人群關系、道德水平等， 這些雖然不能定量化，但是仍然應該提出一些

2、定性的標準。2. 分析當前的管理狀況分析當前的管理狀況就是衡量績效。所謂衡量績效就是對組織的運行效果作定量或定性描述，根據所描述的信息來評估實際工作的 優劣。衡量績效是管理過程的重要環節，但管理的目的不是為了衡 量績效，而是為了達到預定的績效。實際工作情況與標準之間有無 偏離，有多大偏離，這是采取管理措施的依據，只有能夠得到偏離 信息才能有效實施管理。衡量績效的工作是一項嚴肅、細致的工作， 它直接關系到能否實現管理目標。有些活動是容易衡量的，例如生產活動的產量、質量、銷售業績，有些狀況的衡量需要用專用的測量儀器，還有些情況根本無法準確衡量，例如人員的思想狀況、激勵程度等內在的心理狀態，由于無法

3、直接觀察，只能憑推論來判斷。另外一個普遍的困難是如何考核企業高層管理人員，由于高層管理人員本身的工作內容難以確定，對其工作績效當然也難以評估。一般而言，工作的技術性質越少， 建立標準就越困難，績效評估也越難完成。3. 進行效率對比把管理的實際成效與既定目標要求相比較，若二者完全吻合，就不需要改變或調整原目標和控制狀態。但這種情形在管理實踐中極其罕見。在絕大多數情況下，管理的實際成效與既定目標之間存在著不同程度的偏差，如果沒有偏差，就不需要管理。正因為有偏差存在，才需要我們去做工作。這個偏差，就要求我們進行效率對比。這就需要管理者實施管理和控制，以調整目標或消除偏差、解決問題。管理成效與既定目標

4、相比較，一般有三種情形：成效或高于或等于或低于既定目標要求。若等于既定目標，那這是最理想的狀況; 若高于目標，管理者就應當重新確定目標，或維持原目標以實現超額完成任務 ; 若低于目標要求，管理者就應當尋求問題的根源，糾正偏差，以求最終達成目標。按照效率標準來衡量實際活動的成效的最好的辦法應當建立在向前看的基礎上，例如控制某一產品的生產進度，僅僅控制整機產品是不夠的，應當追究到部件、零件、在產品、原料和材料的生產和準備是否符合要求，按效率標準進行比較，這樣可使偏差在其實際發生之前就被發現，并采取適當措施加以避免。一個機靈的、有遠見的主管人員常常能預見可能出現的偏差。如果管理者缺乏這種能力，也應盡

5、可能地及早發現已經出現的偏差。管理者得到發生偏離的信息，認為有必要采取措施來糾正實際結果與效率標準之間的偏差時，必須進行矯正偏差。矯正偏差應該從研究出現這種偏差的原因入手，有時候在計劃階段估計前提條件時出錯。例如，預測期過分樂觀，造成銷售額不能達到預期值。找出偏差的原因，有助于確定適當的糾偏行動。當然，發生偏差，也可能是經理人員判斷失誤，也可能是員工處理不當。在這種情況下，如果差錯比較嚴重或是習慣性的，就要采取糾偏行動，進行人事變動或者將當事人調去培訓。總而言之，只有找出確切的原因之后，才能采取相應的行動。二、方案的制定科學的方案制定的過程，需要有健全的方案制定程序和相應的方案制定技術來加以保

6、證。不同類型的方案制定，可以有不同的過程要求。但一般而言，方案制定程序主要包括方案擬定、方案評價、方案選優、方案補救這四個相互區別又有機的聯系的四個步驟，形成一個完整的方案過程。一般通用的方案制定程序包括：1. 方案擬定科學的決策要求“多方案選擇”，正確與錯誤、優與劣，都是在 比較中發現的。因此，只有擬定出一定數量的備選方案，才有可能 經過縝密地評價與對比，從中選擇最佳或最滿意的方案。多方案比 較是做出科學決策的基礎。當管理者面臨問題時，如果只有一個方 案，就很難做出科學決策。擬定方案不僅要有多個備選方案，而且多個備選方案之間必須要 有原則的區別，而不只是細節上的差異。如果所擬定的備選方案質

7、量不高，也就不可能從中選出高質量的方案。如果擬定備選方案太 少，也沒有多大的選擇余地。所以，備選方案的數量和質量對最后 做出決策的影響極大。只有擬定了一定數量和質量的備選方案后， 才能找到最有效地達到既定的目標而又花費代價最小的方案，作為 行動的方案。擬定方案應盡可能用不同的方法，從不同的角度來擬定，擬定方 案不僅需用邏輯思維的方法，也需要直覺以及形象思維的方法。在 擬定方案中應廣泛采用各種智囊技術，例如“頭腦風暴法”、“哥 頓法”、“對演法”等等。只有這樣，才能盡可能開發創造性思維， 鼓勵和推動新觀念和創造性見解的涌現，才能開闊方案制定的視野， 提高擬定方案的質量。2. 方案評價在擬定方案的

8、過程中，應集體討論，認真地對于復雜的情況和不 同的意見加以分析。方案評價也應當是這樣，對所擬定的各個方案， 都應從定性和定量兩個方面加以分析評價。定性分析主要是直接利 用人們的知識、經驗和能力，對方案做出直接的評價。對于一些受 社會、經濟、環境因素影響較大、所含因素錯綜復雜而多變、難以 用數據量化的決策，定性分析尤其重要。但這類方法往往主觀成分 較強、論證不很嚴密，需要用定量分析方法作補充，兩種方法結合 起來應用。定量分析主要是將各種方案轉化為數學模型，并求得各 模型的解，從而對備選方案做出評價。這種方法使各備選方案的利 弊都能得以比較科學的表達，從而有利于方案的選擇和優化。但是無論定性還是定

9、量分析，對各種方案的分析，應當集中說明 各備選方案的利弊、權衡各備選方案實現所要求目標的有效程度。要充分估計方案的幾個方面，好的和壞的、順利的和困難的、可能 辦到的和不可能辦到的。要想到事情的幾種可能性，盡可能地慎重 一些，周到一些。然后，決策者通過初步比較和篩選，淘汰一些有 明顯缺陷的方案，對余下的方案進行補充完善，供進一步選擇。另 外，方案的設計有時不是一次完成的，在初步設計后，要經過反復 修改充實，才能逐步完善。考慮一個方案的弊端極為重要。許多本來是一個很好的方案，在實施過程中失敗，其原因就在于分析利弊時，未能考慮到潛在的困 難，以制定各種補救措施。決策者應確切指出一項方案的短處，有 了

10、這一步，決策者就能預見到方案實施中可能出現的不良結果，這 樣就不會因為這項方案造成未能預料的后果而不知所措。3. 方案選優方案選優就是從各種可供選擇的方案中權衡利弊做出決斷，劣中選好，好中選優。要進行選擇，就要有選擇的標準。一旦確定了評價方案優劣的標準，就可以對備用方案進行選擇。不同性質的方案有不同的評價標準，但又存在著某些共同的評價標準。一般來說，這樣幾個標準對于任何類型的方案選擇都是適用的：第一，能保證決策目標的實現; 第二，在保證決策目標實現的前提下，付出的代價（人力、物力、財力、時間等）盡可能少。在對備選方案進行評價選擇時，如果評價指標只有一個，而且備選方案的數目不多時，就容易從中確定

11、出最優者。但當備選方案數目較多、評價指標也有多個時，特別是當諸多評價指標之間又有矛盾時，要選出一個所有的指標都最優的方案，一般是不可能的，這需要在各個指標間作一定的折衷，綜合權衡利弊得失。最后選定的 方案，并不一定各個指標都最優，往往是主要指標較好，又能兼顧 其它指標，這樣的方案一般容易被選中。決策者是決策的主人，決策過程中，對方案選擇的最后決斷總是要由決策者來做出的。為了做到科學決策，避免主觀性，廣泛征求 意見是必要的，但決策者要擺正同專家的關系，既要大膽讓專家參 與決策工作，尊重專家的意見，重視不同思想、觀點之間的討論， 同時又要有自己的主張，不能由專家代替領導者決策。作為決策者 既要相信

12、依靠專家，又要用科學的思維來做出決斷，兩者不可偏廢。在某種意義上講，后者則更為重要。4. 方案補救在對備選方案作了評價，并初步選擇出滿意的方案之后，接著就要開始方案的實施計劃。在方案選定之后，還有一項重要的工作，就是要考慮方案在實施過程中可能會出現一些什么問題，這些問題一旦出現后會產生什么樣的不良后果，并且準備相應的防范措施和 應變措施，以便減少那些潛在問題出現的可能性和危害性，一旦它 們出現時，能適時加以補救。決策是復雜的，決策者不可能考慮到所有因素，許多因素也是無法預計的，這就會導致方案可能存在一些潛在問題。潛在問題由于 是隱藏在事物背后，因此，極容易被人們忽視。對潛在問題的分析 與防范，

13、是科學決策十分重視的工作，如果把這項工作做好了，就 可以防患于未然，保證決策的連續性和成功的可能性。如果不懂得 或不愿意作這種分析，結果在執行中出了問題而措手不及，未作防 范，就會使本來很好的決策方案在實施中失敗或成效不大，或產生 很多副作用而得不償失。如果我們事先考慮了一項方案的直接后果 之后，想到執行這方案時可能遇到困難的方面，以及克服這些困難的措施和條件，對可能存在的問題作了防范分析，這些缺陷就有可能避免，或者可以大大減少損失。三、方案的執行方案的執行，是指決策、方案形成后，為達到預期目標而進行的全部活動，也就是為實現決策、方案而采取的行動。方案的執行是決策的延續和具體化，決策、計劃如果

14、不轉變為實際行動，付諸執行，那只能是一種設想。在管理中如果只注重決策、方案的制訂，而不管決策、方案制訂后能否有效地執行，不重視執行中的大量工作，不去及時地發現和解決執行中的問題。那么，即使是正確的決策、方案，也只是紙上談兵。管理者選擇方案，最終目的也是為了執行。決策、方案是管理者的根本性工作，執行是經常性的工作。一個合格的管理者必定是既善于決策，又善于抓好執行工作的。檢驗和完善決策、方案也離不開執行。管理事務是復雜多變的，因此決策、方案不符合客觀情況是難免的。一項決策、方案的正確程度如何，只有通過執行才能得到檢驗，才能得出正確的結論。在執行的過程中，實踐會告訴人們哪些決策、方案是正確的，哪些是

15、基本正確的，哪些是基本上不正確的。對于正確的，要認真地去貫徹落實; 對基本上不正確的，要迅速反饋，以便重新進行決策制定新的方案; 對于基本正確的，要在執行中逐步修正，使之趨于完善。在方案執行過程中，主要領導者并不見得非要親臨現場，參與具體的方案執行和組織工作。他們應將注意力主要放在對方案的監督和反饋上。通過對方案的執行，看方案是否正確，決策是否成功。若方案被證實正確，就進一步總結經驗，為以后的決策提供指導經驗 ; 若方案被否定，就應當尋找原因、總結教訓，修正原有方案，并為以后的決策提供經驗教訓。一般來說，方案的執行是在目標已定的情況下進行的。因此，方案的執行是一項目的性很強，很具體的活動。這就

16、要求在整個執行過程的一切活動都必須圍繞目標而開展。由于執行是個復雜的活動過程，會涉及到許多因素，可能遇到來自各方面的干擾。為此，每一項方案都需有一套經過周密規劃的執行方案，管理者必須精心組織指揮，努力實現組織的目標。衡量執行活動好壞的標準是看其是否有利于如期或提前達到決策、方案所規定的目的。背離了目標，一切轟轟烈烈的行動都是毫無意義的。在執行活動中，管理者要特別防止搞偏離目標的熱熱鬧鬧的花架子，影響管理目標的最終實現，要始終堅持正確的方向，圍繞目標而開展各項工作。四、監督與反饋在效率管理的流程中，監督和反饋是必不可少的。監督是根據計劃目標和各種效率標準監察管理活動中的行為與結果是否偏離管理目標

17、，并督導人們按標準辦事的控制過程。對管理執行的整個過程，整個過程中的各個環節、各個方面包括對執行人員的配置、要求、管理實施的方案等進行監督，可以使各項管理活動能在既定的軌道上正常運行，方案能夠完整地執行，保證方案執行與決策指令的一致性，保證管理的執行不偏離目標，組織目標能順利實現。方案的執行是決策的延續和具體化，在方案實施過程中實行監督，可以對決策目標的貫徹執行起保障作用。監督的主要工作有：對執行中的現實狀況與原訂計劃做出比較，對已出現的偏差提出補救措施，提供反饋信息，以便追蹤決策，修正輸入信號。在方案的實施過程中實行監督，可以使組織各階層各機構運轉正常，保證管理者的決策能及時、準確地貫徹執行

18、，可以將方案實施過程中的情況和方案實施的結果不斷地、及時地向決策者進行反饋。效率管理是一個動態過程，組織是通過反饋來進行管理和控制的，只有把決策執行中的各種信息不斷地、及時地反饋到決策中，決策者才能對偏離決策目標的各種情況進行調整、修正或完善，做到控制有方，指揮靈活。如何沒有靈敏、準確的信息反饋，決策者不明情況，就無法制定決策，更談不上目標的實現了。決策、執行、反饋、再決策、再執行、再反饋如此無窮地螺旋上升使決策者決 策不斷進步和完善，使管理活動在動態中迫近目標，最后實現目標。在效率管理工作中，沒有健全的反饋手段，有效的管理是不可想象的。管理是否有效，關鍵在于是否有靈敏、正確的反饋。反饋靈敏，

19、主要體現在： (1) 能夠跟蹤事物的發展變化，迅速捕捉信息。 (2) 利用先進的技術手段，快速傳遞信息。 (3) 反饋機構能夠高效加工、處理信息，以便及時、準確提供信息。在瞬息萬變的現代社會中，反饋如果不具有靈敏性，反饋遲緩，就無法及時而迅速地發現管理現狀與組織目標的矛盾，就會使領導錯過決策的時機，這樣的組織是沒有生命力的。反饋正確，就是反饋機構中必須有高效能的分析系統，以過濾和加工感受到的各種信息，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，選擇與管理目標緊密相關的信息，把那些真正有用的、準確可靠的信息提供給管理者。真實而準確的信息是科學決策的前提，虛假、錯誤、失真的信息只會給領導者幫倒忙，給管

20、理工作帶來一系列失誤。實行效率管理，決策者的主要職責就是要善于在反饋系統提供的信息和可供選擇的方案中做出正確的決策，并根據方案實施的情況對原有決策做出及時、正確的調整。盡管任何一次調整、改革都不一定那么完善，但只要系統具有反饋結構，決策總可以在不斷調節的過程中，逐漸趨于完善、優化的狀態。在現代化管理中，沒有一個組織可以不建立自己的反饋系統而能有效正確地進行指揮的。盡管反饋的方法是多種多樣的，不同性質的組織系統具有不同特征的反饋方式，但反饋的實質是要求人們隨著變化了的情況而變動，反饋的最終目的就是要求組織對客觀變化做出應有的反應。實行效率管理，決策者不僅要進行決策，還要實行監督和反饋，沒有有效的

21、監督和反饋，就可能發生執行組織的渙散和執行過程的無序和紊亂。各執行者不僅要執行，還要進行監督和反饋，使整個組織結構呈動態平衡。因此，監督與反饋是效率管理流程中重要而不可缺少的環節。明確你的目標：花幾秒鐘的時間來審視你想要達到的目標。看看你現在所做的與之相關工作能不能幫你達到更大的目的。在你的腦中衡量一下實現該目標會給你帶來什么利益。你的任務能否能給你帶來前進的動力。如果不能的話，你該思考一下既然不能給你帶來前進的動力，那么為什么還將其做為你的首要任務來為之奮斗呢 ?明確結束時間：你還要繼續工作30 分鐘?一個小時?還是3 個小時 ?如果你不知道結束工作需要的具體時間的話，就不能夠使你全力以赴的工作。你要知道自己還要堅持多久，這樣才可以更加集中精神工作，并堅持到最后一分鐘。消除分散注意力的影響：切斷網絡，關上門，掛上 " 請勿打擾 " 的標語，排除一切可能干擾你工作的外在因素，直到你可以集中注意力工作。關掉一切在接下來一到兩個小時內你電腦可能會發出的任何提示。不要有多線工作的想法：將注意力集中在一件事情上，不要一次做兩件或者是二十件的事