1、鼎華文書檔案掃描管理系統軟件說明書1、 軟件背景與應用前景在我們的日常工作中，我們往往需要將一些紙質的文書檔案轉化成電子版的文書檔案，這其中的原因有幾大點：一、紙質檔案更占物理空間；二、紙質檔案不易保存；三、紙質檔案不易傳輸；四、人工的將紙質檔案輸入到電腦上制作成電子版太耗費人力物力。這時，鼎華文書檔案掃描管理系統軟件應運而生，我們課通過掃描設備將紙質版的檔案轉化成電腦上的電子版，然后可對掃描完成的文書檔案進行歸檔、整理、收錄、保存等一系列的操作。在目前來說，我們的這項技術是最為實用和快捷的，并且成本低廉，適合所有的企業(yè)和個人實用，前景良好。2、 文書檔案掃描管理系統一、流程圖3、 系統的操作

2、說明一、文檔云端集中管理鼎華文書掃描管理系統，將文檔集中安全存儲在文檔服務器上，建立一套以服務器為中心的文檔組織、使用、協作、監(jiān)管機制，并支持文檔的安全和流程管控，讓企業(yè)文檔管理更方便、更高效、更安全、更規(guī)范。2、 個人網盤和公共文檔每個用戶在服務器上分配一個個人網盤，可以相互共享文檔；公司的公共文檔，可分多個欄目來組織，通過權限來控制用戶的使用。三、文件夾管理文檔的基本單位，文件夾支持任意層級，提供文件夾結構模版。說明: 1) 便捷的文件夾操作欄；2) 快捷的文件上傳、在線編寫、新建文件夾按鈕； 3) 標簽組提供多維度、多層次的文檔分類檢索機制； 4) 搜索文件夾內的文件； 5) 記錄文件夾

3、所有文件的操作歷史（上傳、下載、刪除等操作）四、文檔強大的文件管理，包括上傳、下載、修改、權限管理、保密管理及評注訂閱等說明: 1).控制文件的各種權限、進行外部編輯等2) 保密文件，未授權用戶無法進行查看；3).文件版本上傳和附件上傳；4).文件版本管理。提供獲取歷史版本功能、支持版本差異比較、刪除歷史版本及定版功能；5).記錄文件的所有操作記錄（上傳、下載、刪除等操作）五、文檔在線查看無需安裝任何插件，系統除支持文檔預覽外，也支持圖紙、壓縮包在線預覽，支持音頻、視頻的在線播放；說明:1) PDF在線翻頁預覽；2) .表格文檔在線預覽；3).圖紙在線預覽；4).視頻在線播放；5).音頻在線播

4、放六、文檔搜索支持中英文全文搜索，直接搜索常見文檔(包括CAD圖紙)中的文字. 基于位置、時間、人員、包含文字、標簽等多條件組合搜索。 配合OCR組件，可對識別圖片中的文字進行搜索七、文檔云端創(chuàng)建直接創(chuàng)建各種格式的文檔，也可選擇公司內部的文檔模版進行創(chuàng)建。直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文檔的在線編寫。八、文檔在線編輯提供在線編輯功能，實現文檔編輯和桌面編輯器(如word、Excel等)的無縫集成。編輯完成后，外部編輯器會自動在后臺將文件上傳到服務器九、自定義屬性(元數據)用戶可以自定義文檔的屬性、更完整的描述文檔十、文檔分享和討論替代笨重的郵件，直接可以對文檔進行分享和討

5、論. 可分享到公司內外人員，使用內部消息、郵件、短信進行通知。十一、文檔發(fā)布三種文檔發(fā)布狀態(tài): 編寫、待審、發(fā)布。一旦發(fā)布，禁止對文檔的修改，實現文檔保護。十二、文檔關聯流程系統提供一組文檔關聯的流程，如審批、借閱、分發(fā)、收回、廢止、回顧等，通過流程實現文檔管理的規(guī)范化。流程可以靈活定制。十三、個人工作臺: 個人的工作中心以個人為中心，組織系統內容。 不用離開個人工作臺，快速定位需要的內容。說明: 1).個人工作臺消息；2) .個人工作臺文檔，包括待我審核的文件、最近提交和共享的文件；3) .個人工作臺收藏；十四、文件夾和文檔授權提供精細、易用的權限控制，可進行授權委托管理、權限繼承、成組授權

6、、和7級查看人機制說明: 1). 7級查看，控制預覽、添加、編輯、移動、復制、下載等權限；2) . 可針對某個部門、某個崗位進行成組授權，；3）. 禁止某人權限十四、操作歷史每一個文檔的所有操作都會記錄進操作歷史，方便進行安全檢查. 同時，刪除的文檔，在這里可以還原。十五、系統安全策略系統管理員更加靈活的設置系統安全策略： 1) 公司外訪問禁止下載 2) 屏蔽系統外發(fā)功能 3) 技術資料，僅僅在技術部門的網段可以訪問十六、桌面防泄密 離線文檔安全管控文檔下載到桌面后，仍然可以進行安全管控，原理如下：十七、開放API：連接各種軟件和設備鼎華提供FTP、WebDAV等標準文檔訪問接口，并支持IMAP郵件附件的讀取，和掃描儀、傳真等設備直接連接，并可和企業(yè)OA、ERP、CRM、項目管理軟件集成，直接