1、銷售和收款循環的內部控制銷售及收款循環文件類別作業項目編號頁次、流程圖銷售及收款循環作業流程圖1-2二、銷售和 收款循環 內控作業 程序1-31-41-51-61-781-91-101-111-121-13銷售計劃作業程序 客戶授信作業程序 訂單處 理作業程序 預收貨款及簽證押匯作業程序 交 貨作業程序開立銷貨發票作業程序應收帳款 作業程序 客訴處理及銷貨退回作業 客訴處理及銷貨折讓作業收款作業程序內部控制制度】-銷售及收款循環作業流程圖> 收款作業文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體銷售計劃 作業一、控制的作業程序1 .配合年度預算作業，預測未來一季乃至二

2、或三年之銷 售變化情形。2 .業務單位于制定銷售目標前，應由下列各項基礎著手：(1)以往年度銷售情況。(2)市場占有率及競爭者狀況。(3)國內外經濟景氣狀況。(4)產業狀況。(5)產品開發計劃。(6)售價政策及促銷計劃。(7)其它可能影響銷售預測之因素。3 .依據上述之基礎了解后擬定未來方向。4 .未來方向確定后考慮自身資源及經營策略，提出銷 售預測目標。5 .每月營業會議應定期檢討銷售及預測差異原因。二、控制的重點：1 .預測是否考慮政治、文化、經濟、市場動態及競爭者 進入等因素。2 .預測是否包含短、中、長期預測，并適時修正之。3 .預測是否考慮歷史及未來之各種變量之數據。4 .公司是否依

3、規定定期舉辦營業會議并做成議事錄。、參考信息：1.預算管理辦法2.營業會議議事 錄文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點客戶授信作業程序一、作業程序：1 .新客戶要求信用交易時，由業務人員收集客戶數據 和銀行往來賬戶數據后填入客戶基本資料表（業務 頡 I并預估客戶之每月交易金額后，擬定欲申請之信用交 易金額，送業務部門主管簽核。2 .業務部門主管簽發信用交易金額 后，由業務助理送交財務部征信，征信人員依授信管理辦法進行征信 作山/一再將征信數據及意見匯總填入客戶基本資料表（財 務部），呈請權責主管核定其信用交易金額。參考文件/使用窗體一、參考文件：1.授信管理辦 法。二、使用窗體：1

4、 .客戶基本數 據表（業務2 .客戶基本資 表（財務 部）。出貨申請書。3 .權責主管核定其信用交易金額后，征信人員進入ER 營業管理循環體系建立客戶之信用交易額度。4 .若信用評估不佳，仍須接此訂單，則由總經理決定是 否要求擔保抵押或保證，或是要求現金付款。5 信用交易額度變更時需重新填寫客戶基本數據表 （業務部），再依授信管理辦法規定辦理。6 . 客戶基本數據表（業務部）、客戶基本數 據表（財務部）及超出信用額度申請書由財務部征信人 員留存，并定期復核客戶之信用額度。7 .征信人員在接獲退票通知或得知某客戶發生財務危 機時，經初步查明證實，應立即通知業務部門停止信 用交易，俟財務狀況好轉方

5、可重新提出信用交易申請；業 務人員對于有問題之客戶應進行了解，以決定因應之對策。二、控制重點：1 .是否建立客戶征信數據并隨時更新。2 .客戶授信總額是否經適當核準。3 .修正客戶之信用額度或授信政策是否經適當核準。4 .如有超過授信額度總額之出貨是否依規定填寫超出 向用額度出貨申請書并呈權責主管核準。5 .對于授信不佳之客戶，其交易型態是否考慮變更。內部控制制度】文件類別銷售及收款循環作業項目作業 程序及 控制重 點 訂單處理一、作業程序：參考文件/使用窗體作業程序L接單:(1)業務人員接獲客戶訂單或詢價時，若客戶價格在合 理、使用窗體:1 .內部訂單2 .訂單變更售價范圍內可接單，若客戶詢

6、價或訂單不在合理售 價范圍內，則由主管確認后報價(2)業務部接獲客戶訂單或簽訂合約書后，應先檢查各項交易條件是否齊 全，訂單或合約內容撰寫是否清楚，若有涂改是否經適當蓋章核準。(3)接獲客戶訂單后，業務人員需進入ERP庫存管理盤點體系檢視庫存 量，庫存不足時，則依CP-1請購作業程序進行請購。(4)業務經與客戶確認銷售交易條件后，由業務助理于ERP訂單系統鍵入客 戶訂購品名、數量、交期等數據，并打印內部訂單呈權責主管核準。2.訂單變更：(1)受訂后在未出貨前才準予受理變更。(2) 內部訂單若有變動，經權責主管確認后，業務助理進入ERP營業 管理體系制作訂單變更單，打印變動后內部訂單通知廠商。、

7、控制重點：1 .訂單之接受、涂改及變更是否經適當核準。2 .需訂定合約者，其處理是否符合公司相關規定。3 .業務人員接受訂單后是否適當處理并經核準。4 .業務人員與客戶談妥交易是否經客戶確認并將交期列入控管。文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體預收貨款 及簽證押 匯作業一、作業程序：T方式：(1)財務部出納人員收到T/T款后，通知帳務人員 及業務助理依CS-5交貨作業程序辦理出貨 之相關作業。(2)退回客戶之預付款A.由業務助理填寫退回預收(溢付)款申請 書，交由帳務人員核對應退回之金額，連同預 收貨款之收款沖賬單轉回業務助理并呈權責 主管簽核。B.經權責主管核準

8、后，業務助理將前述單據交由帳 務人員，并由帳務人員于ERP財務管理循環體 系制作1收款沖賬單沖轉原收款分錄。C.出納人員核對上述A.所附憑證據無誤后，于ER P財務管理循環體系將收款沖賬單拋轉 傳票并呈權責主管核準后，辦理退回溢收之預付 款給客戶。2預收信用狀：(1)業務助理接到信用狀時先審核其內容，若有不 符則通知客戶修改信用狀，然后再依CS-5交 貨作業程序制作相關文件辦理出貨。(2)信用狀押匯之相關文件(包括發票、匯票、承兌 申請書、保險單、提單、INVOICE. PACKINGLIST 等)由業務助理匯整轉交出納人員辦理。經銀行 審查無誤后，由銀行撥款轉入公司存款賬戶。(3)出納人員確

9、認入帳后，通知帳務人員及業務助 理進行帳務及出貨之相關作業。二、控制重點：1 .確實注意付款條件，并于收到客戶T/T或信用狀 時，詳加核對其金額與條款是否與訂單相符。2 .核對出口文件與信用狀的內容及條款是否相符。3 .客戶的匯款及押匯金額入帳后，其金額是否與一、使用窗體：1.退回預收 (溢付)款 申請書。內部控制制度】文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體、作業程序:交貨作業 程序、使用窗體：1.客戶訂單現 況明細表。2.銷貨（送貨）1.出貨管理（1）業務助理每日依據客戶訂單或ERP營業管理3.銷貨成品（出庫）Sample Request Form之一客戶訂單現況

10、明細表”作為出貨管制基準。（2）出貨時業務助理進入ERP營業管理循環體一 貨而請單，并拋轉為銷貨（送 ，,巾匕卡口得1）單及銷貝口口（出庫）單，前述窗體ERP系統會自動編號并列出 客戶名稱、貨品名稱、數量及出貨日期。（3）業務助理打印銷貨（送貨）單一式四聯，呈 權責主管簽核，核準后制作麥頭、標簽。（4）業務助理將權責主管簽核后之銷貨（送貨） 單一式四聯給會計人員開立發票。（5）會計人員開立發票后再將銷貨單之第一聯 人（綠聯）及第四聯（藍聯）、發票（一式三聯的第-« *4、 聯）及連同發票印出之“銷貨單” 式三聯）轉交給（一 一 ,倉庫人員。（6）倉庫人員依銷貨（送貨）單備料出貨并 打

11、印銷貨成品（出庫）單呈倉管主管簽核，以確保庫位及庫存 數量之正確性。（7）銷貨單應經客戶簽收或取得托運業者之簽收單 具，并妥善保管。(8)會計人員依銷貨(送貨)單結轉應收帳款、 箱侍應入傳票。2 .出貨排程參照CO-4銷貨出庫作業程辦理。3 .樣品領用：(1)客戶提出申請時，業務人員先查詢庫存量，再填寫 Internal Sample Request FormJ ,經權責主管核 準后，依上述程序出貨，但不開立發票。(2)若庫存量不足，則由業務人員決定是否向同行調貨 或是向原廠申請。內部控制制度】文件類別銷售及收款循環頁次作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體交貨作業 程序二、控制重點：1

12、 .訂單是否以客戶訂單現況明細表控管，準時交貨。如 有 逾期未交情形，應檢討其原因，提出改善對策。2 .倉庫人員是否核對交貨種類、數量應與銷貨（送 貨）單、發票上之內容一致。3 .需有核準之一銷貨（送貨）單始可出貨。4 .倉庫人員對于當日未及時送出之貨物是否通知業務人 員。5 .客戶訂單、銷貨（送貨）單及銷貨成品出庫 單是否續號歸檔保存。6 .樣品銷貨（送貨單）是否備Intemal Sample Request FormJ ,并經權責主管核準。內部控制制度】文件類別I銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體開立銷貨 、作業程序：、參考文件：營業發票作業1.發票開立: 稅法及相

13、關法程序 (1)出貨前由業務助理進入ERP營業管理循環體系制令。作銷貨(送貨)單呈權責主管核準。、使用窗體：(2)銷貨(送貨)單經權責主管簽核后，轉交會計人 1.銷貨(送貨) 員進入ERP營業管理循環體系依照營業人開立 單。銷貨憑證時限表之規定期限內序號開立發票。 2.單據修改通知(3)發票及供客戶簽收用之“銷貨單”各一式三聯，”銷貨單”于打印發票時連同發票一起印出來并序號開立。發票為第一到 第三聯，第一聯為存根聯由財務部留存，第二、三聯為扣抵聯及客戶收 執聯隨貨交給客戶，“銷貨單”為第四到第六聯，第四聯為客戶留存 聯，第 五聯為客戶簽回聯，第六聯為倉庫存查聯，合計共六聯。2.發票作廢：(1)

14、發票作廢應填寫單據修改通知書，申請條件限于:卜.發票內容開錯。B.發票所載數量與客戶簽收數量不符。卜.因故退貨。 (2)將原發票取回，若為當月發票則直接釘于存根聯上，并加蓋作廢章始可 重新開立。(3)若為已申報營業稅之發票，或原開立發票之收執聯因故不能收回時，應 取得客戶出具之“營業人銷貨退回進貨退出或折讓證明單”，向稅捐機關 辦理營業稅扣抵。13.出貨、開立發票與記載應收帳款應由不同人員負責。4 .會計人員定期編制營業收入與統一發票調節表。、控制重點:卜.銷貨發票開立是否依營業稅法規定辦理，發票與銷貨(送貨)單內容 要一致，如有差異是否予以查明。5 .出貨、開立發票與記載應收帳款明細帳是否由

15、不同人員負責。6 .跳開發票及作廢發票是否注明原因并適當保存。7 .銷貨退回是否及時查明原因并取得核準，并取回原統一發票或取得證明 文件于存貨帳上作沖轉記錄。內部控制制度】文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體應收帳款作業程序一、作業程序：1 .會計人員每日審核留存的紅、黃聯銷貨（送貨） 單及一聯發票、進入ERP營業管理循環體系 作銷貨（送貨）單及應收憑單的確認，再轉 立沖及傳票確認，前述單據須呈權責主管簽核。2 .柜臺總機人員收到客戶寄來的貨款支票時，先將客戶 名稱、掛號號碼、支票票號及金額填入支票簽收 單，并同此單據及支票交于帳務人員，由帳務人 員依支票內容登錄

16、于ERP應收票據管理系統并進 行沖帳作業，由出納人員核對金額無誤后存入銀行托 收及兌現。3 .帳務人員應定期通知業務單位逾期未收之應收帳款資 料，并由相關業務人員追蹤催收。4 .逾期未收之應收帳款收款依1應收帳款管理辦法辦 理。業務人員必須提出異常狀況報告詳細說明 債務人、金額及原因，呈權責主管簽核后轉交催收 人員。催收人員依異常狀況報告作后續追蹤處 理，于異常狀況結案或處理完畢時填寫異常處理 結案報告呈權責主管簽核結案。5 .財務部定期審查備抵呆帳之提列是否適當足夠，已確 定之壞帳是否認列損失。6 .因銷貨退回及折讓所發生之應收帳款減少，需經權責 主管核準。二、控制重點：1 .應收帳款/票據

17、明細帳是否與客戶出貨單相符，并定 期與總帳調節。2 .業務單位是否定期追蹤逾期未收之應收帳款。3 .每期應評估備抵呆帳提列是否適當足夠，呆帳沖銷應 經核準。4 .因銷貨退回及折讓所調整之應收帳款，是否經適當核 、壯一、參考文件：1 .應收帳款管 理辦法。二、使用窗體：2 .銷貨（送貨） 單。3 .應收憑單。4 .支票簽收單5 .異常狀況報告。6 .異常處理結 案報告。內部控制制度】文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文件/使用窗體客訴處理 及銷貨退 回作業一、作業程序：1 .業務單位接獲客戶Debit Note時，應查明原因并 立即處理，若屬產品問題則填寫原廠Claim Rep

18、ort J進行產品異常處理，并將原廠處理結果 的F PQAJ回復客戶。.若確定為原廠責任，業務 部門應知會原廠及客戶辦理退貨或換貨。2 .采退貨方式處理并接到客戶退回之貨品、營業 人銷貨退回進貨退出或折讓證明單及相關證明文 件時，由業務單位填寫非采購入庫申請通知書 并經權責主管核準后，轉交倉庫。3 .倉庫人員清點客戶退貨品名及數量進入ERP庫 存管理盤點體系內做庫存調整，產生銷貨退回 入庫單及銷貨退回（折讓）通知單。4 .業務人員將銷貨退回（折讓）通知單呈權責主 管核準后，送交財務部帳務人員進入ERP營業管 理循環體系做應收憑單之確認。二、控制重點：1 .對于客訴案件業務人員是否確實查明客戶反

19、應之情 況，并傳達至相關部門做迅速妥善之處理。2 .客戶反應之意見是否予以記錄分析，以作為日后 改進之參考。若發生理賠，相關責任是否明確歸 屬，金額是否合理，手續是否完備。3 .退貨品是否適時處理，良品、不良品不可混雜。4 .退貨是否取得客戶出具之營業人銷貨退回進貨退 出或 折讓證明單及相關證明文件，每筆退貨是否 交由財務部帳務人員依規定登帳，并注意有無特定 客戶之退貨金額及退貨次數較多。一、使用窗體：Report3.營業人銷貨退 回進貨退出或 折讓證明單4 .非采購入庫申請 通知書。5 .銷貨退回入庫 單。6 .銷貨退回（折讓）通知 單。文件類別銷售及收款循環作業項目作業程序及控制重點參考文

20、件/使用窗體客訴處理 及折讓作 業程序一、作業程序：1 .若銷售貨款發生折讓時，依據客戶出具營業人 銷貨退回進貨退出或折讓證明單（國外客戶得 以文書信函載明折讓內容及金額），說明折讓原 因，并由業務助理進入ERP營業管理循環體系 制作銷貨退回（折讓）通知單，并將客戶折讓 金額、原因載于銷貨退回（折讓）通知單 上，呈報權責主管審核。2 . 銷貨退回（折讓）通知單經核準后，連同客戶 出具之營業人銷貨退回進貨退出或折讓證明單 轉交財務部。3 .財務部帳務人員依據業務助理送來之上述單據進入 ER財務管理循環體系做應收帳款沖銷，確認應收憑 單。二、控制重點：1 .銷貨折讓金額是否合理并經權責主管核準。2 .是否取得客戶出具之“營業人銷貨退回進貨退出或 折讓證明單”，并辦理營業稅扣抵。一、使用窗體：1 .營業人銷貨 退回進貨退出 或折讓證明單2 .銷貨