1、檔案管理規范編寫規則機械部檔案管理規范編寫規則1994年 5 月 4 日，機械部 本規則參照G B 1. 1 87標準化工作導則 標準編寫的基本規定結合我部檔 案管理規范編寫的實際情況制定的。1 主題內容與適用范圍本規則規定了檔案管理規范編寫的基本要求、規則的構成、 條文的編排。本規則適用于編寫機械行業、企業、事業單位的檔案管理規范。2 引用標準GB 1. 1標準化工作導則 標準編寫的基本規定3 檔案管理規范編寫的基本要求3 1 貫徹國家有關政策，法令和法規，與同級有關標準相協調， 下級標準不得與上級標準相抵觸。3 2 規范的文字表達應準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹， 避免產生不易理解或不同理解的

2、可能性。標準的圖樣、表格、 數值和其他管理內容應正確無誤。4 3 規范中的術語、符號、代號應統一，并與其他的有關標準一致。同一術語應表達同一概念，同一概念應采用同一術語來表達。 類似部分應采用相同的表達形式與措詞。5 檔案管理規范的構成檔案管理規范的一般構成和編寫順序如下：I一封面與首頁（見5.1條）概述部分1目次（見5. 2條）I規范名稱（見5. 3條）1一引言（見5. 4條）l主題內容與適用范圍（見6. 1條）I引用標準及法規文件（見6. 2條）正文部分 1術語、符號、代號（見6. 3條）I管理規范內容（見6. 4條）1一檢查與考核（見6. 5條）I附錄（見7. 1條）補充部分1附加說明（

3、見7. 2條）上述構成部分不是任何一項檔案管理規范都需要全部包括的。 一項檔案管理規范究竟應包括其中的哪些部分，可根據實際情況確定。6 概述部分7 1 封面與首頁規范的封面、首頁及內頁應符合GB1. 2的規定，當規范的印刷為合訂本時、可設封面。8 2目次521當規范的內容較長、結構復雜、條文較多（一般印刷在15頁以上）時應編寫目次。522目次的內容包括篇、章和附錄的編號、標題以及所在頁碼。標題及頁碼之間用符號”連接。5 2 3 目次中所引標準正文標題的頁碼應加圓括號。目次應另編頁碼，不與規范正文的頁碼連續。5 3 1 規范名稱應簡短明確地反映規范化對象或規范的主題。必要時，應在規范化對象前加說

4、明部分以明確其他相類似標準的區別。例：科學技術檔案案卷構成的一般要求（說明部分）5 3 2 規范名稱一般由規范化對象的名稱和所規定的管理特征兩部分組成， 如果兩部分連起來不通順， 可在兩者之間留一字的位置， 不用破折號， 在封面和首頁可寫成兩行。例：標準化工作導則 標準編寫的基本規定5 3 3 規范化對象的名稱過長時，在規范正文的敘述中可用簡稱，但在第一次出現全稱時用括號加以說明。例：工業企業檔案分類試行規則（以下簡稱“規則”）。5 4 引言引言一般不寫標題，也不編號。其內容包括：制定規范的依據，目的，執行本規范的原則和需要在引言中表述的其他內容。 如這些內容不需說明時，引言可省略。6 正文部

5、分6 1 主題內容與適用范圍6 1 1 主題內容簡明說明規范的主要內容（一般在50 字以下）一般采用下列典型用語：“本規范規定了。”6 1 2 適用范圍主要規定了規范適用范圍或應用領域，必要時， 還應明確寫出不適用范圍或領域。“本規范適用于。”“本規范適用于，可參照使用。”“本規范適用于也適用于。”“本規范不適用于。”6 2 引用標準與法規文件說明檔案管理規范中直接引用和必須配合使用的標準。 應寫明標準號和名稱，必須遵照的法規文件應寫明發文機關、發文字號及題名。6 3 術語、符號、代號管理規范中使用的術語、符號、代號， 必要時應同時寫明其定義或說明。6 4 管理規范內容6 4 1 管理規范的內

6、容， 應根據各類檔案管理規范對象的特點和需要進行編寫。6 4 2 應明確規定該規范涉及的管理職能及業務范圍， 寫明所管理的事項由哪些部門主管，其他部門或基層單位應負責哪些工作。6 4 3 應明確檔案管理工作的數量、質量、期限、程序、方法的要求以及有關責任單位的協作方式和互相制約的關系、制約方式， 工作中遇有矛盾的處理方式等。需要信息管理反饋時，應規定信息反饋的渠道、 內容、方式和處理程序。7 5 檢查與考核規定有關部門完成的期限、數量和質量檢查與考核的方法。7 補充部分7 1 附錄7 1 1 根據實際需要編制檔案管理規范附錄。 附錄分為“補充件”和“參考件”兩種，按補充件在前，參考件在后順序編

7、排， 并分別在目次中、條文中和附錄標題下方寫明。7 1 2 “補充件”附錄，主要是指對管理標準內容所作的補充，相當于管理內容的一個組成部分。能直接寫入正文的盡量不編寫附錄。8 1 3 “參考件”附錄，主要是幫助理解管理規范的內容。以便正確掌握和使用規范。“參考件”附錄。主要內容包括：A.規范中重要規定的依據和有關問題的系統介紹；B.規范中有關條文的參考性資料或推薦性方法；C.正確使用規范的說明等。7 2 附加說明“附加說明”分段寫在規范終結線的下面。主要內容如下：本規范由X X單位提出。本規范主要起草人或單位。本規范由X X單位負責解釋。8 檔案管理規范條文的編排及編號8 1 檔案管理規范按其

8、內容分為若干章。第一層次為章， 以下層次統為條。層次劃分一般不超過四節。8 2 章條層次的編號方法采用阿拉伯數字， 每兩個層次之間加圓點。圓點加在數字右下角，編號方法加附錄一（補充件）所示。8 3 章，條的編號應左起頂格書寫。有標題時， 在編號后空一十字的位置再寫標題，另起一行寫具體內容。無標題時， 在編號之后空一個字的位置再寫具體內容。8 4 標準條文的編排及編號格式如附冊二（補充件）所示。9 終結線在附加說明前，版面的中間劃一條粗實線作為終結線。 其長度約為版面寬度的14。附錄一 檔案管理規范層次編號示例（補充件）廠 1 廠 6.4.3.1|2廠6.1| 6.4.3.2I|3| 6.2廠6

9、.4.1|6.4.3.3|4| 6.3| 6.4.2|6.4.3.4I | 5 | 6.4 | 6.4.3 | 6.4.3.5I 16T 6.5 | 6.4.4 | 6.4.3.6I 第一篇一|7 I l6.4.5 | 6.4.3.7I | 8l6.6l6.4.3.8正文部分T廠12.3.1廠12.3.5.1| 10 | 12.3.2| 12.3.5.2| 11 廠 12.1 | 12.3.3| 12.3. 5.3| 12.2 | 12.3.4| 12.3.5.4| 12| 12.3| 12.3.5 | 12.3.5.5I 第二篇一| 13 | 12.4 | 12.3.6| 12.3.5.6|

10、 14 2. 2. 112.5 | 12.3.7 l12.3.5.7I 15 l12.3.816廠監寸錄A廠B1廠B2.1廠B2.2.1補充部分一I附錄 B| B2一| B2.2.2L附錄 C lB3 lB2.2 | B2.2.3 廠B2.2.4.1I B2.2.4 | B2.2.4.2lB2.2.5 lB2.2.4.3注：1 .引言部分可有可無。2 .當規范不設篇時，去掉篇的編號，即為不設篇的規范的層次編號 附錄二檔案管理規范條文排列格式示例（補充件）（引言）I1 （章的標題）1. 1 （條的標題）1. 2 （條的標題）1. 2. 1 II11. 2. 2. 2I1 2 （章的標題）2. 1 （條的標題）