1、電子文檔信息管理系統解決方案電子檔案管理系統解決方案xxxx電子科技有限公司目錄1.系統功能模塊的劃分和各模塊的設計錯誤！未定義書簽。1.1總體功能設計 錯誤！未定義書簽。1.2 信息管理 錯誤！未定義書簽。1.2.1 數據錄入 錯誤！未定義書簽。1.2.2文件上傳、下載 錯誤！未定義書簽。1.3日常管理 錯誤！未定義書簽。1.3.1 檢索查詢錯誤！未定義書簽。1.3.3統計報表 錯誤！未定義書簽。1.4視頻資料管理 錯誤！未定義書簽。1.4.3媒體文件資料管理 錯誤！未定義書簽。1.5 系統設置錯誤！未定義書簽。1.5.1建立符合用戶要求的文檔管理結構 錯誤！未定義書簽。1.5.2對現有文檔

2、管理系統的其他設置 錯誤！未定義書簽。1.6 系統安全 錯誤！未定義書簽。1.6.1 用戶管理 錯誤！未定義書簽。1.6.2 角色管理 錯誤！未定義書簽。1.6.3 權限管理 錯誤！未定義書簽。1.7 日志管理 錯誤！未定義書簽。1.8數據存儲和備份 錯誤！未定義書簽。1.8.1 數據存儲錯誤！未定義書簽。1.8.2數據備份錯誤！未定義書簽。電子檔案管理系統解決方案1. 系統功能模塊的劃分和各模塊的設計1.1總體功能設計如圖所示：整體系統結構示惠圖電子檔案管理系統解決方案廠雑入邯分藪榻錄入散蹄檢收董整編NJL.管理部分借閱戸理嘆限i殳裁銷駅時理數據維護3 麓出部分統計報表光威制忙址介質咄実 原

3、始戲據OA PDM MIS企業41L、HtOW 岀光檢漿電子文檔信息自動化管理系統總體設計如上面的系統邏輯架構，根據文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務、 系統安全、系統設置、軟件接口六個部分。其中信息采集、日常管理和信息服務三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業務內容，實現了文檔信息的收集整理、日常管理和利用 服務的網絡化和電子化。信息采集主要負責文檔信息的整理、編目與電子文件的自動掛接, 完成文檔信息的收集、錄入和數字化工作。日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷毀、移交、編研、征 集等工作，同時可以輔助實體管理、形成文檔的目錄、進行借閱、利 用、統計等管理工作。信息服務

4、主要通過簡單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息 服務。系統安全則充分保證了文檔系統和數據的XX,使對電子文檔信息的 安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。系統設置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理 結構提供了定制工具，可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結 構，無論是從眼前，還是從長遠考慮，都將比其他任何系統更加能夠 適應用戶自身不斷變化和不斷增長的功能需求。電子文檔管理系統是一個平臺化的文檔管理軟件，完全滿足上述 系統基本設計原則中的各項要求。同時具有如下優勢特點：1.電子文檔管理平臺技術文檔類型可以自由定制文檔管理的層次可以自由定制文檔錄入的信息（數據庫結構）

5、可以自由定制用戶的錄入及檢索界面可以自由定制錄入方式可以自由定制文檔的分類表可以自由定制文檔的統計報表可以自由定制用戶對文檔的操作和使用權限可以自由定制 內置大量函數，提供用戶功能強大的定制手段 通過上述定制功能平臺可以建立任何企業和行業的電子文 檔管理系統2. 多文件瀏覽技術：支持多達200多種圖形圖像文件格式的管 理和瀏覽3. 標準化程度高符合國家CAD文件歸檔規范和文檔管理軟件功能 要求4. 功能豐富六大部分十一個子系統，包含了基本文檔管理工作業務WEB方式的檢索查詢、文檔管理網站5. 網絡功能強大B/S架構不受用戶站點限制模塊化結構，適合網上應用6. 可與OA等系統接口形成文檔的一體化

6、管理OA系統接口其它業務系統接口7. xx 高多級安全管理機制，權限可針對某一個人或一個文件文件安全利用技術，可防止網上對文檔的非法使用8. 電子文檔管理系統為用戶提供了未歸檔庫，專門用于文檔的收集、整理工作。未歸檔庫提供文件調整功能，用戶可對文件進行方便的整理和組織，同時又不會影響到已歸檔庫中的正式文檔。 可以隨時將未歸檔庫中整理好的文檔編目進入已歸檔庫，形成正式文檔。同時未歸檔也可以進行檢索查詢和利用。可以完成文件的收集、整理、與OA系統的接口等工作。9. 我們在文檔的數據錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的文檔目錄和原文（電子文件）自動對應， 電子文件可以在網絡的任何

7、地方，但自動對應后可自動上傳到服 務器統一管理。10在檢索查詢和再利用手段上我們可以內嵌全文檢索系統，大大提高文檔的查詢速度和檢索能力。同時可內嵌OCR系統，時圖象文件隨時可以識別，提供再利用。11.統計報表功能可以對文檔數據庫中的所有內容進行自定義格 式的打印和統計。12.光盤制作可以隨時將需要的文檔信息制作成標準格式（國標） 的光盤文檔，用于數據交換等工作，而該文檔無須依賴任何 環境。1.2 信息管理信息采集部分功能示意圖電子檔案管理系統解決方案電了檔案管理系統解決方案1.2.1數據錄入數據錄入功能示意圖數據錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進行項目、案卷和文件的錄入工作時，系統提供了添加

8、、編輯、刪除、檢索、排序和插入 操作，錄入時能夠按照用戶需要自動生成文檔管理所需的流水號、文檔號等各種序號，支持自動校驗、修改和重新排序功能，并可任意指 定某一記錄進行復制。數據錄入提供雙人同時錄入相同條目，系統自動判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯誤提示，由第三人校對XX的 校對功能。修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶能夠在檢索查詢時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時，記錄了修改信息和舊文檔，以備用戶對文檔修改情況的跟蹤。電子文件的批量掛接功能可以將用戶已錄入的文檔記錄和電子 文檔原件根據某種規則自動對應，以使查詢用戶能夠在檢索到文檔條 目的同時瀏覽

9、電子原件，并減輕了文檔人員的錄入工作量。分類表管理則可以讓文檔管理人員隨時可以建立、編輯和修改文 檔的分類表，為數據錄入創造條件。系統支持分散整理的需要，可以滿足不同部門分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。文件傳輸設置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶電子 文件來源復雜的需求。另外，系統還提供批量修改等簡單方便的數據操作功能1.2.2文件上傳、下載對不同用戶身分對文檔的可操作權限不同。對管理員而言，對上傳文檔（上傳的文檔可以分為共享文檔和不共享文檔）、下載共享文 檔、刪除共享文檔和管理員自己上傳的文檔、瀏覽共享文檔、修改用 戶上傳的共享文檔的相關信息。對普通用戶而言，瀏覽共享文檔、上 傳文

10、檔（上傳的文檔可以分為共享和非共享）、下載共享文檔和刪除 自己上傳的文檔。用戶流程圖1.3日常管理1.3.1檢索查詢查詢瀏覽界面在用戶權限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下 載到本地機供用戶利用。系統可以瀏覽200多種文件格式（象常見的 文本、表格、各類圖形圖象和數據庫文件），并可外掛瀏覽器以適應不 斷岀現的新文件格式，同時支持多媒體文檔的在線播放。電了檔案管理系統解決方案三白文檔檢索功能圖如上圖所示，文檔檢索子系統由條件檢索和文件瀏覽器設置等功 能模塊組成。條件組合檢索使用戶能夠根據項目、案卷和文件信息中的所有字 段進行各種條件的組合，形成條件表達式進行檢索。上述網上的檢索查詢

11、均受到權限設置子系統中用戶和文檔權限的限制。1.3.3統計報表新建統計項修改統計項刪除統計項復制統計項修改屬性統計報表A統計報表提供各模塊使用統計報表功能示意圖統計報表子系統可以對電子文檔庫所有文檔類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進行自定義的統計和報表輸出。可以 打印所有文檔管理所需的信息，例如：卷內目錄、案卷目錄、背考表 等。該子系統由XX統計項、修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修 改屬性、報表設計和報表模板管理等功能模塊組成。提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據用戶的需要進行各種形 式的自定義統計并生成相應的統計報表打印輸出。XX統計項可以建立電子文檔XX所有字段的統計項

12、目，即從 XX選出那些字段需要統計和打印。由以下步驟來實現：統計項建立示意圖選統計表：使得用戶可以從庫中選擇要統計和打印的子庫。例 如：黨群關系案卷庫、文件庫。定義XX關系：由于可以選多個庫，所以要定義 XX之間的XX關系。例如：案卷庫中的檔號字段應對應文件庫中的所屬卷號。選統計字段：在所選庫中確定要統計和打印的字段。排列順序：可確定統計報表中記錄的排序。修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修改屬性：可以方便用戶生成新的統計項，只要對已有統計項做較小的改 動，無須從頭開始。報表設計使用戶可以根據統計項建立和設計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。該功能模塊結合了WORD的排版功能和EXECL

13、的統計功能，可以輸出圖文并貌的統計報表。電子檔案管理系統解決方案1固rrnvB. E 巴®電孑址試掙驢F*址u C3 Z «.二1加謹統計報表實例總之，通過報表設計功能可以實現任何復雜報表的打印和統計， 滿足各種用戶對報表的不同要求。1.4視頻資料管理采用B/S的軟件架構對視頻資料管理進行管理。1.4.3視頻資料管理是業務管理員對已有權限媒體文件資料庫媒體文件編目屬性著錄 的工作模塊。媒體文件資料管理模塊，可以管理已知的所有格式的電 子數據文件，包括多媒體：MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、A

14、SF、SWF、RT、SMI （字幕）、 ASX （元文件）等，管理員權限執行添加文件、刪除文件、替換文件 的操作。提供媒體文件資料的發布、下載和密級管理的工作流程。媒 體文件資料工作模塊也采用樹形目錄方式， 類似Windows的資源管理電子檔案管理系統解決方案器，簡單明了的顯示上載到媒體庫的媒體文件（我的文件夾）。用戶 選擇編目的媒體文件后，做簡單的正題名、分類、選擇資料庫的著錄 操作，就可完成媒體資料文件的編目屬性著錄。發布完成后，不用切 換工作模塊，就可以實現媒體資料的檢索。在這個功能模塊中，業務 管理員只能對自己上載的媒體文件和由他自己創建的組的用戶上載的媒體文件，做編目屬性著錄和發布。

15、發布操作受系統后臺參數控 制，默認是編目完成后直接發布。1.5系統設置該部分為文檔用戶提供了一個功能豐富的自我設計平臺，用戶可以根據本單位文檔管理的規范和需求，對文檔系統進行自由的定義（其中包括各種文檔類型，數據庫的結構，用戶錄入的界面，分類方 法等），使文檔系統在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的 數字文檔管理系統。如下圖所示：.» anrersrci檢g*超總項瓦色盤住文書林1莓4是比 >.科宦墳1I展暑是3*沁1u并練宓一応Z5S是SC無=*胡K«!注- ««V 4?BwU1Rt無>洗 wc5r> CS >"

16、無>C亦球«機需臺計©踞_ 汁偽1B一:riMi文書曲它Bitt 科丙* wteti 二»究書 玄書w不日莒那6血嗣tFh 1»I*連岀斑電子檔案管理系統解決方案1.5.1建立符合用戶要求的文檔管理結構用戶一般需建立以下文檔管理的結構：文檔類型項目 分類表案卷文件I電子原件上述工作可以通過系統設置子系統中：自定義文檔類型、選擇文檔類型、自定義數據庫結構、查看庫結構和分類表管理五個功能模塊實現。自定義文檔類型用戶可根據本單位文檔管理的要求，建立所需的文檔類型，例如:黨群關系、行政管理、基本建設等，并可以隨著工作的發展任意添加 新的文檔類型，例如：圖書

17、資料、聲像文檔等。提供用戶自定義文檔 類型的主要功能如下：添加：添加文檔類型并定義其屬性。包括：文檔名稱以及 該當案類型是否包含項目、案卷和分類表等屬性。刪除：刪除已建立的文檔類型復制：可以復制已有文檔類型的屬性、庫結構及數據，形 成新的文檔類型。恢復：恢復已刪除的文檔類型。屬性：可以更改任一文檔類型的現有屬性，即：是否包含 項目、案卷和分類表。選擇文檔類型選擇文檔類型就是指定以后要操作的文檔類型。如果您的系 統中有兩種或兩種以上的文檔類型，在進行各種功能操作之 前，必須指定文檔類型，以確定后續的操作是針對哪一個文檔 類型進行的。自定義數據庫結構根據用戶選定的文檔類型及其屬性建立相應的項目庫、

18、案 卷庫和文件庫。提供用戶的主要功能如下：插入、添加和刪除：用戶可對系統默認的項目庫、案卷庫和文件庫字段進行任意的編輯，以滿足用戶文檔管理的需求。建庫：對已定義好的上述數據庫結構進行確認和正式建立。定義錄入界面：用戶可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結構定義其錄入和查詢界面。系統提供給用戶的自定義功能十分的豐富：用戶不僅可以自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、 字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發揮自己的 天賦，設計出任意美觀和實用方便的用戶界面來。查看庫結構用來察看建立好的項目庫、案卷庫和文件庫的數據庫結構分類表管理用戶可根據本行

19、業的文檔分類規范建立相應的樹型分類結構 （分類表）。任意添加、添加子項、刪除、刪除子項分類字及 其內容（含義），并可任意選擇分類字的XX,還可以從參數表 中掛接分類項，使用起來十分的靈活。1.5.2對現有文檔管理系統的其他設置代碼表設置代碼表就是系統中公用的表，如密級、專業、部門等，這些表的內 容在系統中多次使用，而內容的范圍有限，特別是在進行數據錄入 時，需要多次重復性輸入。為此把它們設置為代碼表，使其內容變為可 選項而不必手工錄入。系統提供用戶對代碼表設置的主要功能有：XX、 修改、錄入、刪除和屬性設置。用戶根據使用情況可建立越來越多的代 碼表供用戶選用，可以為用戶使用文檔管理系統提供極大

20、的方便。1.6系統安全文檔系統的安全主要包括三部分：與文檔系統訪問安全設計、系 統數據安全設計和XX管理。其中：與文檔系統訪問安全設計包括文檔管理軟件中的權限管理；數據庫訪問密鑰；防擴散措施（IP和MAC地址綁定）。系統數據安全設計包括文檔數據的安全存儲和備份；電子文件的 安全利用。XX管理包括系統XX、借閱XX和鑒定銷毀xx三部分，提供了完整的 XX管理。如下圖所示，在電子文檔數據存儲、安全方面我們由權限管理和存 儲及數據安全兩部分共五個功能模塊組成。其中權限管理主要完成電 子文檔管理系統對用戶和文檔權限的控制功能，包括了權限管理和臨 時賦權兩個功能模塊；存儲及數據安全部分主要保證電子文檔數

21、據的 長期、安全的存儲以及災難的預防和恢復，包括：數據維護、數據壓縮 和數據加（解）密三個功能模塊。下面就分別介紹上述內容的各部分設 計。權限和數據安全部分的設計特色如下：軟件中對文檔的權限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載 和借閱。針對XX查詢的情況，提供方便的臨時賦權功能。與中辦機要局的XX系統完美集成，充分保證了數據的存儲、 權限、傳輸過程中的安全問題，并已經有成功案例。可采用流技術對電子文件原文進行瀏覽和下載，不會形成臨時文件、最大限度地保障了數據傳輸的 XXo權限和數據安全示意圖1.6.1用戶管理對不同用戶身份登錄，對用戶管理功能的操作權限不同。若為管理員身份，能對用戶的進行添加

22、、刪除、修改管理員個人的密碼、修 改管理員自身及其它用戶的相關信息的操作。若為普通用戶登錄，就只能對用戶自已的密碼及個人信息進行修改。1.6.2角色管理對角色進行添加，修改，刪除等操作，并且同用戶管理相關聯。在對角色進行操作時，用戶管理中用戶的角色信息將進行相應的操 作。1.6.3權限管理電子文檔管理的主要目的之一，就是能夠使計算機網絡上的用戶可以根據需要隨時在本機上就可以檢索、 查詢、瀏覽和下載所需的文 檔資料。但是眾所周知，文檔是帶有保密性質的。權限設置子系統使文檔管理人員在網上既可保證有權用戶對文檔的有效利用，又可限制 用戶對文檔的使用權限，更可以保障文檔的安全與可靠。 文檔管理人員可通

23、過該模塊對網上的每一個用戶及其權限、以及本單位各部門或 專業對文檔的權限等進行一系列靈活的設置，并可細化到某一案卷和 文件的權限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某 一用戶臨時賦權。權限設置好后，除臨時賦權外，不需要再進行日常繁瑣的檢索、借閱、歸還等工作，而只需要定時的對文檔利用情況進行統計即可, 對文檔的查詢和瀏覽可由用戶自己在網絡上通過我們提供的信息服務 方式完成。權限管理流程示意圖上圖為用戶進行文檔利用時的權限管理流程。如果一個部門的用戶要查詢文檔，需先經主管領導進行常規審批，通過后再根據自身的權限，在允許的范圍內享受文檔的信息服務。如果因工作需要而需XX查詢文檔，則需進行

24、臨時賦權，確定審批流程，由相關領導網上賦權后進行利用。賦權流程設計為用戶直接提交 主管領導，主管領導根據所要查詢文檔的性質，確定由哪個領導審 批，就這樣完成審批流程。瀏覽權限管理下載借閱權限管理權限管理示意圖如上圖所示，權限管理子系統主要由用戶管理和權限管理二個模塊組成。通過對部門和具體用戶的控制、對具體文檔可那些部門瀏覽、 下載和借閱的控制，充分保障電子文檔管理系統的數據安全。用戶管理本系統的用戶共分為四類，分別是：文檔管理員、兼職文檔管理 員、普通用戶和賦權人。只有在用戶管理中登記過用戶才能進入本文 檔管理系統中。文檔管理員、兼職文檔管理員、賦權人和普通用戶根 據自身權限，可以進入不同的子

25、系統。用戶管理包括用戶維護、系統 使用XX設置、文檔使用XX設置。用戶設置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個用戶。用戶列表中 反映出用戶的信息和使用權限。系統管理員可以隨時添加和刪除某個 用戶，也可以修改用戶的權限。電子檔案管理系統解決方案組設置可以讓用戶根據實際需要來定義，可以是單位的部門，也可以是設計院的專業。同時也可以定義部門之間的從屬關系或專業之間的借閱關系。包括添加、修改、刪除某個組和定義子組/父組關系。系統使用XX可以設置不同用戶對TH-AMS98軟件中十個子系統的 使用權限。這樣，即使用戶在任何機器上，也可以限制他的使用權限。文檔使用XX可以設置不同用戶對不同文檔類型的操作權限。

26、這 樣，有些安全要求較高的文檔類型（如會計文檔）可以對用戶的操作 進行有效的限制。F 盒 THAMS用尸若2地hB口對務處 已檔案處 O人那處 白銷匡部 rootrootveld管理員用戸代碼i權康級別I 密銀新建用戶系蜒使用許可|檔姦使拜許可I0于系統名 杲否許可用戶代碼 用戶居 密 黒 取滋鎖別 密 碼 碗認密碼 躺 述 用尸總敦閉X$將累晝調借闔管理000用戶管理界面權限管理電子檔案管理系統解決方案電子檔案管理系統解決方案用于文檔管理人員設置文檔的利用權限。可以針對某一案卷和文件，也可以針對一批文件。可控制文件能否被某一用戶1.7 xx管理文檔提供了全面的XX管理，包括：系統XX、借閱X

27、X和鑒定XX三部分。如圖:X& 0#. Kft 14 Pl卅日劇f j iiKaSFff *1相訪 * iocao -»IWM »t«b .r SOW flis ?1 IfrXTfOjT：2HKDA12 iRDOT!mot2K&-0&-12 foot<4 « - -». y . - .-:;?： UM I J "X H&S-iWTgB . rwtF?>：CWT-r 2IKI5-0&-OT空金0歸 "foot"HROOTKOT20WFAOZ RWT輕（X"

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31、檔 文件待歸檔庫電子 文件數據存儲方式數據存儲方式示意圖如上圖所示，電子文檔目錄存放在數據庫中，而電子原文則存放 在文件服務器上，這樣，使得數據庫占用空間小、數據備份方便、檢 索查詢速度很快。與電子文檔庫結構相同的待歸檔庫用于存放整理前的文件，例如:OA歸檔的、其它部門移交的文件目錄，可以由文檔人員進行隨意整理，而不會影響正式文檔庫，整理完畢后編目歸入正式文檔庫。電了檔案管理系統解決方案待歸檔庫和電子文檔庫通過系統提供的掛接功能與電子原文XX,當 用戶檢索到目錄需要瀏覽原文時，可馬上找到對應原文進行顯示。數據壓縮存儲格式數據庫中的目錄不存在壓縮問題，因為所占空間及小，一般只需幾百兆就行。而電子文檔原文的存儲量巨大，一般釆用壓縮格式存儲。隨著硬件設備的發展，大容量高速存儲設備的層出不窮，存儲空間的矛盾已經得到徹底解決。目前一塊硬盤的容量已經達到70G、140G, 可以存儲約14萬張、28萬張A0幅面的工程圖紙，如果是A4的文件，將會是A0的16倍，而一臺服務器就可支持 6到12塊硬盤甚至更多。數據存儲總量可以達到 TB級以上。而文檔是需要長期保存的，隨著計算機技術的迅猛發展，電子文 件的存儲格式也在產生著快速的變化，可能 5到10年后，我們所存 儲的電子文件格式已經