1、醫院干部人事檔案管理信息化建設初探【摘要】：p 】 目的 利用計算機技術,建立干部信息系統,提高干部檔案工作的效率和質量。方法 一是建立干部人事檔案數據庫系統,實施干部人事檔案動態管理;二是建立干部人事檔案網絡化管理系統,實施干部人事檔案的分級管理;三是建立干部個人電子檔案系統,實施干部人事檔案自動化管理。結果 保證了干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。可隨時調閱所需檔案資料,從而提高信息利用的效率。結論 為了適應時代發展步伐,進一步加快檔案信息化建設,醫院干部人事檔案信息化建設非常必要。【關鍵詞】：p 】醫院;人事檔案管理;信息化Shallow talk that the staff pe

2、rsonnel file in hospital manages information-based constructionCHENG Hai-qiang.The First Peoples Hospital of Zhaoqin,Guangdong 526021,China【Abstract】 Objective Make use of a calculator technique,build up staff information system,raise the efficiency and quality of staff file work.Methods build up st

3、aff the personnel file database system,implementation staff personnel file the dynamic state manage.build up a staff personnel file the work turn management system and carry out the ratings management of staff personnel file.build up staff personal electronics file system,implementation staff the pe

4、rsonnel file automate a management.Results Promised time limited efficacy,reliability and accuracy of staff file information.Can survey the file data needed at any time,raise the efficiency of information e_ploitation thus.Conclusion Develop a step for the sake of the ages of orientation,speed a fil

5、e further information-based construction,the staff personnel file in hospital is information-based to constuct very necessary.【Key words】Hospital;The personnel file manages;Information-based隨著社會市場經濟體制的建立和發展,醫院的競爭歸根到底體現在人才的競爭,醫院人事管理已由以事為中心的管理轉向以人為中心的管理。干部人事檔案是人才的主要信息來,對醫院科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等都起著舉足輕重的作

6、用。干部人事檔案管理現代化是以科學管理為基礎,著重應用現代化技術、設備、理論和方法處理干部人事檔案管理中的規律性問題,采用科學的管理方法開發和保護檔案信息資,全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息服務1。干部人事檔案管理是現代人力資管理工作的重要組成部分,建立基于計算機的人事信息管理網絡,對強化人事管理,提高工作效率,改進服務質量,有著十分重要的意義。1 醫院干部人事檔案管理的現狀長期以來,由于歷史的原因和醫院行業管理的要求,醫院干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。在檔案內容上,受傳統的人事檔案內容的影響,還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔

7、案,僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺,尤其是一些表彰和處分材料散失較多2。對醫務人員業務能力、專業特長、臨床及科研的成果、論文論著、獲獎情況、醫德醫風、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上,因沒有專業的檔案管理軟件,目前還一直采取手工編輯、查找、檢索,致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料,極大了影響工作效率3。在管理制度上,由于人事檔案管理“終身”制,沒有得到及時補充和修正,阻礙了人才的流動。致使人才流動,醫療衛生單位選拔和使用人才的手續繁多。近年來,雖然已有不少醫院引進計算機進行檔案管理,但是這種應用尚停

8、留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平,沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理,更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理。2 醫院干部人事檔案信息化建設的必要性2.1 國家信息化和新時期組織工作的迫切需要 醫院人事檔案資只有更多地依靠先進的科學技術管理,推進數字化檔案館室的建設,才能實現全國人事信息資的共享。通過計算機網絡實現各項統計和計算機化,使人事信息由傳統的手工處理方式轉變成計算機處理方式,由磁介質交換轉變為網上傳輸,逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資共享。2.2 干部信息規范化的需要 人才市場嚴峻的形勢,使人事檔案在醫療、科研、管理等工作發揮越來越

9、重要的作用。傳統的手工管理方式不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔,使信息內容不規范,信息流程不科學,因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。這勢必要求建立套完備的信息管理體系和信息處理系統,用現代化工具管理干部信息,從而提高信息的規范程度與利用效率。2.3 合理使用先進的現代化辦公設備的需要 隨著科技的發展。各級組織部門都建立了標準的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室,并配置計算機、空調、電腦、加濕器、復印機等現代化設施,為實施人事檔案在線化和網絡化管理打下堅實基礎。計算機應用和信息化工作也取得了一些進展。但由于各個檔案館室內所接受和征集的檔案種類、格式、版本不是固定不變的,

10、檔案的分類方式和檢索方式處于不斷的調整之中,而且檔案館室所使用的軟硬件平臺和網絡結構也處于變化之中。這就迫切需要建立套現代化的信息管理網絡系統,充分利用現有資,提高應用水平和工作效率。3 醫院干部人事檔案信息化建設的對策3.1 建立干部人事檔案數據庫系統,實施干部人事檔案動態管理。編輯干部的各種信息資料,即信息采集表。信息采集表的基本內容包括:姓名、性別、民族、出生曰期、身份證號、收冶面貌、簡歷、參加工怍時間、學歷學位、畢業時間、畢業學校、所學專業、學習形式、專業技術職務。醫務人員業務能力、專業特長、臨床及科研的成果、論文論著、獲獎情況、醫德醫風、工作業績、考核、獎懲、工資、家庭信息等,通過編

11、輯各種信息資料,建立班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、黨員統計等子集庫,便形成了干部人事檔案庫。在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行計算機化操作。對檔案信息進行嚴格審查甄別后進行數據輸入,確保所輸人信息真實、準確、全而、系統。不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息,而且可以記錄干部工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息。檔案內容收集采取動靜結合、縱橫結合、定量與定性相結合的方式4。隨時準確地將最新信息錄入計算機,做好干部人事檔案信息的跟蹤。一旦干部基本情況發生變化時,計算機信息資料應立即修改、增加或刪除,保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性,

12、使檔案信息系統科學有序地運轉。3.2 建立干部人事檔案網絡化管理系統,實施干部人事檔案的分級管理。人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理、單獨存放,堅持誰管理誰負責的原則。設置查閱權限,通過密碼和身份確認,提供所需的檔案資料。嚴格按管理權限由主管部門負責檔案的日常管理和修改維護。增強開放性,提高透明度,確保信息的及時性。在不危及個人隱私的前提下,增強對本人的開放,以便及時發現和修正失時、失真信息,如本人或他人發現信息有誤,可以向有關部門反映并提供獲取正確信息的線索。對專家隊伍、中層干部、人員需求、離退休人員等狀況進行動態的統計、分析p 和預測,保證各級領導

13、干部根據不同的工作需要,隨時調閱所需檔案資料,從而提高信息利用的效率。有效地為醫院的人才交流、科技進步和醫療水平的提高等整體發展提供可利用信息。3.3 建立干部信息系統的保證條件 隨著干部檔案信息系統的逐步建立和完善,對檔案管理干部的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地培養一批既懂檔案業務又具有網絡技術知識,還具備醫學專業的復合型人才。使其成為辦公自動化和干部信息系統的積極參與者與受益者,從而不斷提高整體的業務能力和管理水平。在系統的建設上,應該全員參與,分清職能,明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限,最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制。在系統的建設和應用過程當中,要重視信息資的采集、開發與利用,不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資及系統的應用。要以應用為主線,開發選用一些實用的應用程序,充分利用現有信息資。拓寬應用范圍,提供更深層次的信息服務。綜上所述,加強干部人事檔案信息化建設,運用計算機科學地管理檔案,使檔案的收集、整理、組卷、存檔、查閱、利用等都可以通過計算機來處理,這樣一方面