1、文件管理專題培訓文件管理專題培訓QHSEQHSE管理管理部部20172017. .8.108.10目錄一、文件控制程序一、文件控制程序二、記錄控制程序二、記錄控制程序三、文件發(fā)布系統(tǒng)三、文件發(fā)布系統(tǒng)一、文件控制一、文件控制程序程序術語和定義術語和定義u 質量&職業(yè)健康安全&環(huán)境管理體系：簡稱QHSE管理體系。u QHSE體系文件：保障QHSE管理體系有效運行的需要控制和保持的依據(jù)、制度、準則、記錄等信息及其載體(如紙質文件、光盤、磁帶、照片、膠片等)。u程序：程序是為進行某活動或過程所規(guī)定的途徑。本公司將較大過程的控制文件稱為程序，而將較小過程或活動的控制文件稱為作業(yè)指導書、操

2、作規(guī)程“流程”等。u制度：制度是針對整個企業(yè)的基礎性文件，是對所有人的行為規(guī)范。本公司將各部門需共同遵守或通用的控制文件稱為“制度”，如“考勤管理制度”、“績效管理制度”、“薪酬管理制度”“安全責任制度”等； 將其它各類制度稱“辦法”、“規(guī)定”“實施細則”“規(guī)范”等，對約定俗成的制度類文件可按慣例編制，如部門職責、職位說明書、應急預案等。u公文：是公司、各部門實施領導、履行職能、處理業(yè)務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達政府職能部門、公司方針政策，公布規(guī)章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。本公司將關于公司經(jīng)營管理活動中通用的、具有強制約束力或倡導

3、性的，而且具有一次性特點的文件稱為“行政公文”。應用表單應用表單按結構按結構層次分層次分體系手冊體系手冊四層次四層次文件文件程序文件程序文件I I級管理制度級管理制度作業(yè)文件作業(yè)文件II II級管理制度級管理制度程序文件：對過程及質量活動中部門職責權限進行明確，用以描述各項活動的工作路徑，以確保管理過程和結果符合要求的文件，是員工進行管理活動的具體依據(jù)。管理制度(I級):指全公司各部門需共同遵守或通用的、跨部門的制度文件。如績效管理制度、人力資源管理制度。三層次三層次文件文件二層次二層次文件文件一層次一層次文件文件文件的分類文件的分類明確管理的基本方針原則，對管理體系作概括表述、闡述及指導管理

4、體系實踐的主要文件，是公司全體員工進行管理活動的基本依據(jù)和準則，是企業(yè)管理活動應長期遵循的綱領性文件。記錄表卡：是各項管理制度、辦法、流程、實施細則、操作規(guī)程等實施過程中產(chǎn)生的文件，是對過程的一種體現(xiàn)。比如流程流轉單、產(chǎn)品實現(xiàn)的過程記錄、成果的驗收記錄等。作業(yè)文件：從程序文件中引申出來，詳細敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內容，比如操作規(guī)程、實施細則、作業(yè)指導書、圖紙、檢驗規(guī)程、工藝規(guī)定、質量計劃、行政公文、臨時作業(yè)文件、對外溝通函件等。管理制度(II級):指對I級管理制度進行補充說明形成的細化分項制度或單獨部門執(zhí)行的內部制度。如績效管理實施細則、部門崗位職責、職位說明書等。

5、1.內部文件2.外來文件按來源分按來源分Services1.管理類文件2.技術類文件1.受控文件2.非受控文件1st2st3st按性質分按性質分按受控狀態(tài)分按受控狀態(tài)分文件的分類文件的分類文件的編號文件的編號文件的編號文件的編號文件文件版式版式及及格式格式1.2 目錄及正文格式1.2.1 頁面設置：a 頁邊距設置：距上 3 cm、距下 2cm、距左 2.5cm、距右 2.5cm；b 頁眉設置：距上 1.5cm，左邊為公司 LOGO，LOGO大小為高 1.5cm、寬1.5cm ；右邊為文件編號和版本號，字體為宋體，五號字，單倍行距。c 頁腳設置：距下 1cm，頁碼居中，字體為宋體，五號字，采用頁

6、碼/總頁數(shù)形式。如：20/36 。1.2.2 字體1.2.2.1 標題字體文件名稱字體為黑體，二號字體，居中；1 級標題字體為黑體四號字，序號與標題之間空一字符。如：1 目的；2 級標題字體為黑體小四號字，序號與標題之間空一字符。如：3.1文件的分類；3 級、標題的字體為宋體，小四號字。如：3.1.1文件按結構層次分為四個層次；文件格式文件格式1.2.2.2 正文字體字體為宋體，小四號字，1.5 倍行距。1.2.3 正文內容的表現(xiàn)形式正文內容表達形式不作限制。1.3.4 修訂欄手冊的最后一頁為修訂欄。“修訂欄”的字體為宋體，四號字，居中。表格欄中字體為宋體，小四號字。文件編審批流程文件編審批流

7、程文件的控制文件的控制(一)紙版文件 按照5.5.1條歸口管理部門負責紙版文件的下發(fā)。下發(fā)文件時，應填寫文件發(fā)放回收登記表，明確發(fā)放時間，文件名稱、數(shù)量、接收人員等內容，文件接收部門應在文件資料收文登記表上進行登記簽收。 手冊、程序文件、管理制度、作業(yè)文件等，QHSE管理部負責在文件的封面相應位置上加蓋紅色“受控文件”專章和發(fā)放編號。 QHSE管理部動態(tài)建立適用版本的受控文件清單，并根據(jù)受控文件清單的變化情況即時整理、更新、發(fā)布。 各部門建立本部門適用版本的受控文件清單，根據(jù)QHSE管理部下發(fā)的受控文件清單變化情況進行整理、更新。 技術文件由科技管理部負責在文件的封面相應位置上加蓋紅色“受控文

8、件”專章和發(fā)放編號。并動態(tài)建立適用版本的受控文件清單，并根據(jù)受控文件清單的變化情況即時整理、更新、發(fā)布。文件的受控文件的受控(二)電子版文件 公司內部使用的QHSE管理體系文件的電子版本受控文件按第5.5.1條的歸口管理部門通過協(xié)同系統(tǒng)發(fā)布。 QHSE管理部負責組織通過協(xié)同系統(tǒng)建立最新有效體系文件專區(qū)（包括最新體系文件目錄及文檔內容），由第5.5.1條的歸口管理部門指定專人對該專區(qū)進行管理，在最新文件審批通過后一個工作日內進行更新發(fā)布，確保通過信息化平臺共享的所有體系文件齊全、完整、有效，公司員工可隨時進入專區(qū)學習、閱讀。 對電子文件的訪問、修改等操作權限必須進行身份識別和權限控制，對電子文件

9、采用防錯漏和防調換的標記，采取防止隨意修改的措施（如加密等），并定期組織對電子文件進行殺毒。 提供給認證公司或政府機構、客戶等相關方的電子文件，由QHSE管理部在部門資料交接清單上注明發(fā)出日期及受控狀態(tài)后發(fā)至指定人員電子郵箱中。文件變動（含作廢）后，如相關方提出要求QHSE管理部在文件交接清單上注明發(fā)出日期、受控狀態(tài)及之前提供的版本后重新發(fā)出。文件的發(fā)放和使用文件的發(fā)放和使用(二)文件的發(fā)放 文件的發(fā)放范圍由文件編制部門確定、批準人確認。 經(jīng)批準的文件由第5.5.1條的歸口管理部門依照批準的發(fā)放范圍和發(fā)放形式（電子或紙質）發(fā)放。 對已發(fā)放現(xiàn)場使用的文件資料由領用人所在部門負責管理和控制。 對紙

10、版文件，文件接收部門應在文件/資料收文登記表上進行登記簽收，歸口管理部門在文件收回時做好回收記錄，以保證文件的正確使用。 根據(jù)需要決定發(fā)放給顧客或其他相關方的體系文件為非受控文件（由需求部門提出書面申請，經(jīng)QHSE管理部負責人審核、分管領導批準），按以下方式控制： 對紙版文件，應由QHSE管理部在文件適當位置注明“非受控文件”字樣后提供。 對電子版文件，經(jīng)辦部門自行加注水印（包括發(fā)出日期，并標注“非受控文件”字樣）。文件的發(fā)放和使用文件的發(fā)放和使用(二)文件的使用 文件按注明的實施日期實施。必要時執(zhí)行部門應及時組織相關人員進行指導培訓，以使執(zhí)行人員能夠充分了解文件內容的重要性、必要性和嚴肅性，

11、并積極按文件要求執(zhí)行。 各歸口部門負責本部門歸口管理文件的收發(fā)管理和歸檔入庫。現(xiàn)場使用的文件須置于作業(yè)場所，由領用人負責管理和控制，不得缺少及污損。 為維護文件的嚴肅性，除5.10.7條規(guī)定的情形外，任何人不得在發(fā)行的受控文件上進行涂改或加注標記。對于使用環(huán)境不佳的工作場所，必要時應對文件進行適當?shù)谋Ｗo，以確保文件的清晰、可鑒別。 若文件在使用過程中發(fā)生破損、字跡模糊等情況時，可憑原文件向文件發(fā)放部門提出以舊換新，原受控號不變；文件遺失、缺頁時使用部門通過協(xié)同系統(tǒng)提出補發(fā)申請，說明補發(fā)原因，由其主管領導批準，文件發(fā)放部門負責補發(fā)，補發(fā)的文件應給予新的發(fā)放號，并注明原文件發(fā)放號作廢，同時做好相應

12、的發(fā)放簽收記錄。 對電子版的文件訪問權限由需求部門向發(fā)放部門通過協(xié)同系統(tǒng)提出申請，經(jīng)核實確需授予權限的，管理員開通訪問權限至使用相關人員。 文件的歸檔、保存和借閱文件的歸檔、保存和借閱(一)文件的歸檔 歸口管理部門(按5.5.1條)負責歸口管理文件的收發(fā)和歸檔入庫。根據(jù)文件的不同類型，可采用文件柜、文件袋或各種類型的裝訂夾進行歸檔。考慮到文件的標識以及查找的方便，同類文件采用相同的歸檔形式。各部門應對本部門使用的文件進行管理，建立部門文件臺帳，編制部門文件清單。 (二)文件的保存文件歸檔保管的場所應滿足通風、防潮、防蛀、防火、防盜條件，確保文件整潔、清晰無損壞。(三)文件的借閱 文件歸檔后，如

13、需借閱應填寫文件借閱單登記，由文件保管部門負責人批準后，按申請同意的時間借閱，如未按時歸還，借出人員應督促借閱人歸還，防止文件遺失。文件的更改文件的更改 文件的更改由提出部門填寫文件更改通知單中的更改原因和更改前、后內容，提交給文件管理部門審核，經(jīng)分管領導審批通過后執(zhí)行。 電子檔文件由文件5.5.1條確定的歸口管理部門統(tǒng)一進行更改、發(fā)布。 文件更改時，依據(jù)文件更改通知單對文件進行修訂，修訂后的文件按原文件的審批程序審批，修訂時應在文件修訂記錄中注明版次、修訂涉及的條款、修訂理由、修訂內容和修訂人、審批人。 修訂完畢的文件如僅局部更改可由原持有部門直接在文件上標注，其余換頁、升版需按原發(fā)放人員進行重新發(fā)放，同時按以前的發(fā)放記錄