1、商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡時，應當遵守一定的禮義規(guī)范， 如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務 Email ,順利的進行對外聯(lián)絡。下面做詳細介紹。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發(fā)郵件 。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題，內容 。一、收件人1 .確認傳送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低。2 .傳送電子訊息之前，確認收信 對象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。二、抄送1 .在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員（比如項目經(jīng)理）。2 .一般情況下不要給普通客戶抄送。3 .確認抄送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾

2、和笑話。三、主題電子郵件一定要注明主題，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的 內容（網(wǎng)絡的世界什么都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的呵呵）。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同 一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。四、內容在線溝通講求時效， 所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。1、稱呼1）如果有收件人的姓名的話，可以讓對方感覺更加友好。2）若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士3

3、）如果知道對方的身份可以用：XX總經(jīng)理、XX經(jīng)理、XX董事長、X總、X董、X經(jīng)理2、正文正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1）在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進行大寫以示強調 ，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰 寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。2）不要在信件中發(fā)泄不滿，應面對面的解決。3）回復信件時，有必要加上部分的原文，以方便對方了解回信內容。4）若摘錄的原文很長，應先把回復內容放到前面，原文內容在后，5）在收件人明白其意時，才可使用俚語或縮寫。6）如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途；3、結束1）如

4、果可提供好的選擇，應在結尾處提出。如：請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.2）最好的結尾要著眼未來：如：希望我們能夠達成合作3）結尾應顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。 對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力， 而且還有可 能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。在網(wǎng)絡如此發(fā)的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業(yè)務， 因此撰寫一個 規(guī)范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結了一篇關于如何撰寫比較規(guī) 范的商務信函或者電子郵件的文章，

5、以幫助大家提高商務電子信函的寫作水平。1 .稱呼不要認為你和對方很熟悉就在給對方的郵件中忘記寫個稱呼，因為不加稱呼 是商務信函之大忌，是沒有受過正規(guī)商務信函培訓的表現(xiàn)。 為什么要加稱呼呢？ 因為如果不加稱呼，對方就不知道這封信是寫給自己還是抄送給自己的，對于每天要處理很多郵件的人來說，一般只回復那些寫給自己的郵件，不回復那些抄送 給自己的郵件。因此，當一個非常忙碌的人收到了一份沒有稱呼的郵件時，必須化時間仔細分辨這封郵件是否需要回復， 進而降低了工作效率！至于稱呼，對待 熟人、同事可以按歐美習慣直呼起名，但是對待客戶就非常講究了，最好不要直 呼其名，正規(guī)的做法是看對方名片上的職務或者職業(yè)， 比

6、如：對方名片上的職務 是總經(jīng)理，就叫“X總”；對方的職務是主任，就叫“X 主任”；如果沒有職位 就叫“X老師”比較穩(wěn)妥。另外，對于需要群發(fā)的郵件也不例外，也需要加有稱 呼，比如：各位同仁，各位專家，各位領導等。總之，一份彬彬有禮的商務信函 是從稱呼開始的，這絕對是良好人際交往的第一步，是最基本的商務禮儀。2 .標題（主題）一封email的標題很重要，不但因為這是收信人對這封信內容的第一印象， 更因為一兩個月過后，如果收信人想查找關于某件事的往來郵件的時候， 肯定會 從搜索/歸類標題入手，因此，如果想要盡快查到一個郵件的話，最有效的辦法 是這封郵件的標題非常清楚，如果沒有清晰的標題或者無標題，則

7、又增加的時間， 降低的效率。而最常見的情景是：大多數(shù)公司的員工們會經(jīng)常忘記給自己的郵件 寫標題，或者直接用過去的往來郵件的標題回復。有的郵件回復的次數(shù)多了，就 連郵件的內容完全不同了，還是用的過去的標題呢。總之，對于接一個每天處理 很多封的郵件顧問來說，最好的辦法是為自己發(fā)的每封郵件起一個和郵件內容比 貼切的標題。不僅是工作效率問題，而且發(fā)一個沒有標題的郵件以及用過去標題 的郵件容易給對方帶來困擾，從商務禮儀來講也是沒有效率和不禮貌的， 正確的 做法是：寫郵件一定要注意使用正確的標題。3 .正文正文的要求就三點，語言得體、內容清晰、保持冷靜。所謂語言得體，寫商 務郵件的時候一定要規(guī)范用詞，不要

8、用太多的口語，如果寫商務郵件太口語化， 會給客戶造成非常不好印象，甚至影響顧問的形象；內容清晰指的是：如果回復 的郵件或者寫的郵件事情既多又復雜的時候，內容一定要用數(shù)字1,2,3標出來，一個數(shù)字回答一個問題，或者寫一個類型的問題，寫清晰，以免遺漏或者遺忘引 起誤會。另外，正文的格式也應該值得注意，比方商務上的郵件往來，就需要比 較正式，全文盡量不要用超過兩種字體，超過兩種顏色，并且段落分明，條分縷 析；保持冷靜是什么意思呢？工作生活中， 都會有很多人很多事讓你不爽，帶著 這種不爽的心情，你可能直接就回了一封態(tài)度很糟糕的信。這樣的事情發(fā)生之后， 百分之九十的可能，第二天你再翻出這封信會后悔不已！

9、最要命的是，email是可以保存的，這樣的信可能給你帶來不必要的麻煩。 另外，一個沒經(jīng)過檢測的郵 件如果錯字連篇。對客戶也是一種不禮貌，因此，把內容寫好是一個郵件的根本。 4.落款落款在商務信函上也是非常重要的，一個受過商務禮儀培訓的人是不會忽視 這個環(huán)節(jié)的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因為忙，或者自己郵件有 簽名檔等原因不留名的。當然，還有相當數(shù)量的人不在郵件結尾署名的原因是因 為對方是自己熟悉的客戶或同事、 朋友。其實，無論什么原因發(fā)送一份不署名的 郵件，這在商務禮儀上都屬于一種不禮貌的行為。另外，在郵件的結尾，加上一 句“謝謝” “拜托祝大家周末愉快”等語言無疑是一種涵養(yǎng)和禮貌，所謂“禮多人不怪”就是這個道理一個彬彬有禮的人不僅領導喜歡，同事喜歡，自然客戶也會欣賞你的。5 .簽名檔簽名檔其實還是有點用的。首先，把你的姓名、單位、聯(lián)系方式和公司網(wǎng)址 寫在簽名檔里，它不僅能夠告訴對方你是誰，還可以讓客戶隨時與你保持聯(lián)系， 一個有非常規(guī)范簽名的顧問才是一個成熟的、高效率員工。有些公司市場部統(tǒng)一設計員工的簽名檔，使用統(tǒng)一的企業(yè)標識和 CI,給客戶留下良好的印象。6 .附件有很多人在發(fā)出去郵件后經(jīng)常發(fā)現(xiàn)忘記將附件加上了， 有的甚至發(fā)錯了附件， 因此，如果需要在發(fā)郵件前發(fā)將要發(fā)的附件的最新版本單獨放在一個文件夾，并發(fā)郵件前