1、自考 " 辦公自動化 " 資料（第六章）第六章文檔一體化系統一、名詞解釋1 檔案：是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1632 文件生命周期理論：是研究文件產生、運動、變化的過程和規律的理論。1643 文檔一體化：就是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。 1654 文檔一體化計算機系統：是采用計算機技術來實現的文書、檔案一體化管理的系統。采用計算機技術，可以使文書、檔案一體化管理的優越性得到最充分的體現，限度的實

2、現信息資源共享，避免無謂的重復勞動，是實現辦公自動化的一個重要環節。1705 系統維護：是在系統的運行過程中，為使其能正常運轉而進行的保養、維修及改善工作。 1746 文檔一體化系統需求分析：是在對傳統文檔工作操作流程、工作環境、人員狀況等進行分析的基礎上，明確計算機文檔一體化系統開發的目標、系統應具有的功能，并寫出書面的系統需求說明書。 1787 系統設計：是系統研制的第二階段，是根據文書檔案人員在系統分析階段共同商定的系統邏輯功能，結合實際條件，具體設計系統的實施方案，即解決" 如何做 " 的問題。二、答題：1 簡述公文與檔案的關系？164答： 1）公文和檔案無本質區別

3、，只是同一事物的不同發展階段。2）公文是檔案的前身（源頭）。1813）檔案是在公文使用和辦理完畢后經過鑒定歸檔轉化形成的，檔案是公文的歸宿。2 簡述我國學者將文件生命周期劃分成幾個階段及各階段的內容。164答：劃分為四個階段：1）制作階段：是借助于繕寫、印刷、錄音等信息記錄手段來固定文件撰寫的結果，形成具有法定效力文本的過程。2）現實使用階段： 是文件開始在規定的受文范圍內運行，履行其現行作用。 即實現制作文件的目的，在各項工作中發揮作用的階段。3）暫時保存階段： 即文件履行完成自身的現行效用，完成了制作者的制作目的，其中一部分文件以無任何價值，即被銷毀，而另一部分對日后工作仍有參考價值的將繼

4、續被保存。4）永久保存階段：部分文件完全失去了它的現行效用，對本機關已無明顯的利用價值，而對社會和科學研究仍有久遠的意義。3 文檔一體化包括哪幾方面的內容？165答：有：文檔實體生成一體化；文檔管理一體化；文檔信息利用一體化；文檔規范一體化。4 說明實行文檔一體化的條件及文檔一體化模式。166、 169答：條件：1）理順管理體制，完善組織機構；2）進行標準化建設；3）改變陳舊觀念，培養與一體化相適應的人才。模式：1）機關內部文件、檔案管理一體化是將文件、檔案工作有聯系的內容進行配合、交融，精簡不必要的環節，實現文件登記與檔案著錄同步同卡。2）機關之間從機構和職能上進行一體化；是設置統一的機構，

5、配備專職人員，統一組織管理各機關文書、檔案工作。3）建立有人、財、物和管理自主權的文件中心。這種模式的文件中心，是介于各機關和檔案館之間的一種過渡的文件機構。5 說明文檔一體化的意義？ 167-168答： 1）使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全；2）文檔超前控制；3）提高信息檢索效率；4）科學決策的需要；5）提高行政效率；6）有利于人、財、物的合理利用。6 文檔一體化計算機系統包括哪幾個子系統？說明各子系統的主要功能？170、 182 圖答：文檔一體化計算機系統包括：公文子系統、歸卷子系統、檔案管理子系統、系統維護子系統。公文子系統的功能包括：公文的處理功能、服務功能和維護功能。歸卷子系統

6、的功能：是在文檔一體化系統中實現歸卷管理，它在整個文檔一體化系統中起著承上啟下的重要作用。1） 它是公文子系統和檔案管理子系統的銜接部分，控制著公文數據向檔案數據的轉化過程。2） 進行數據格式和標準的轉化工作。3） 為檔案管理子系統提供操作對象和數據內容。檔案管理子系統的功能：是檔案檢索、檔案借閱、檔案統計、檔案編研等。系統維護子系統功能：一般項目維護、主題詞維護、分類維護、代碼維護、數據維護。7 簡述歸檔子系統的邏輯組卷方式？172答：系統一般提供兩種邏輯組卷方式：自動組卷和手工組卷。自動組卷時，系統提示用戶輸入組卷條件如檔案類型、時間、保管期限、分類號等，由計算機自動將符合條件的文件增添到

7、卷內。對自動組卷結果可以進行手工調整，從中移出記錄、添加記錄、調整順序或按某一特征進行排序等。手工組卷，是指不通過系統批量組卷，而直接在計算機屏幕上通過鍵盤或鼠標進行文件的移動， " 手工將文件添入案卷內從而達到組卷的目的。8 簡述計算機組成的邏輯案卷與組織排架的實體案卷之間的轉化形式？ 172 答： 1）有的單位將邏輯組卷的結果直接作為實體組卷的依據；2）有的則借助邏輯組卷簡化立卷工作，實體組卷并不與邏輯組卷結果完全吻合，如一個邏輯卷可以對應多個實體卷，或者幾個邏輯卷組合成一個實體卷的情況等；3）有的單位干脆不進行傳統意義上的立卷，按照流水號歸卷，依照邏輯組卷的結果進行查詢，指明其

8、實體位置，從而達到檢索目的。9 說明文檔一體化系統中維護子系統的內容？174-177答：內容有一般項目維護；主題詞維護；分類維護；代碼維護；數據維護。一般項目維護包括文件類型、檔案類型、著錄項目設置、用戶管理等項目。主題詞維護包括詞表建立和詞表管理工作。分類維護確定類別、類目、層次、分類代碼等項目。數據維護包括數據備份、數據恢復、整理數據等項目。10 說明文檔一體化系統需求分析由哪些人進行？簡述文檔一體化系統需求分析的主要內容？ 178-179答：需要由文書檔案工作人員、文檔部門領導和程序設計人員組成工作小組來進行。內容： 1）重點解決好在文書、檔案獨立管理體制下由于脫節嚴重早晨造成的問題；2

9、）文檔材料的基本情況；3）管理質量要求。11 簡述檔案管理子系統中檔案檢索方式。173答：檔案檢索從層次上分為案卷檢索和文件檢索兩種。案卷檢索一般包含以下幾種方式：按主題詞檢索、按檔號查詢、按年度查詢、按案卷題名查詢。文件檢索的方式提供了更多的檢索入口，除了按主題詞、檔號、文件題名、年度等檢索之外，還提供了按成文日期、保管期限、責任者等檢索途徑。12 說明文檔一體化系統中系統約定的目的與內容？185答：目的：由于文檔一體化系統所涉及的模塊很多，有時候采用的編程工具也不相同，這就需要在系統設計階段對用戶界面、全局通用操作和變量命名等對象進行約定，以統一的風格展示給最終用戶。內容：通用界面設計、通用操作設計、代碼設計。13 試述文檔一體化系統的檔案數據庫結構設計？186、表 187答：1）在文檔一體化系統中涉及多個數據表，由于數據復雜，種類繁多，適宜采用多庫管理模式。檔案數據庫涵蓋了在歸檔子系統和檔案管理子系統中主要的數據關系，它一般都是按照關系數據庫理論來進行設計的。檔案數據庫設計包括各種數據表、表內字段、表間關系等的設計。2）由于各個文檔一體化系統所對應的實際情況不同，其數據庫結構也不盡一致，具