1、采購管理程序ch北京仲量聯行物業管理服務有限公司1、 采購系統的概念22、 采購的選擇22.1需要采購的業務22.2供應商的選擇2-32.3工程材料的采購及管理3-42.4供應商的選擇原則42.5合同的管理4-53、 采購付款控制和程序53.1現金付款的控制5-63.2銀行付款的控制6-74、 供應服務商的評估74.1設備維護情況評估分析74.2材料采購評估分析7-84.3專業性服務評估分析84.4評估分析結果的處理85、 米購系統的完善和發展92、采購的選擇歡迎下載22.1需要采購的業務1、工程設備及維護： 、電梯系統；、空調系統；、機電設備；、后備發電機；、弱電系統；、衛星通訊系統；、給排

2、水系統；、土建工程2、工程材料： 、電梯材料；、機電設備材料；、弱電系統材料；、衛星通訊系統材料；、給排水系統；、土建材料；、空調維修材料等。3、 工具 、工程工具；、勞動保護用品4、辦公用品 、辦公用設備；、辦公用易耗品；、辦公用文具5、專業服務性項目： 、清潔服務；、綠化服務；、花卉租擺；、節日裝飾；、客戶服務；、大廈保險6 安全系統 、中控系統；、保安系統；、消防系統；、通訊系統7、政府壟斷性項目： 、供水；、電費；、天然氣；、城市熱力；、油料費用8、一般性項目 、年底審計；、日常法律事務咨詢；、行政管理9、應急性項目： 、突然停水、停電；、突發緊急事故10、 其他、臨時性項目： 、消防

3、演習；、業主大會以上采購項目只是大廈日常運行需采購項目的總體概括。2.2選擇供應商的條件1、專業服務性項目控制力度和角度、考查供應服務商的專業勝任能力。、供應服務商的相關服務業績。、供應服務商營業運行的相關證件，包括：營業執照、稅務登記證等。、供應服務商所提供的服務價格定位，與同類服務活躍市場的價位是否有差異。如果有差異，一定要分析差異原因。、提供服務的方式：24 小時服務、有需要時提供服務、定期服務以及應急服務。、對供應商要進行定期的考核和評價，針對出現的問題及時要求供應商進行改正。2、安全系統針對保安部的采購情況控制的力度和角度、供應服務商必須是國家安全系統承認的單位。、有國家承認的安全系

4、統或者消防系統的執業資格證書。、比較同類服務的收費標準，確定供應商的收費是否合理。、定期評價供應服務商的服務是否達到國家規定的標準。歡迎下載33、政府壟斷性項目控制力度和角度、供水、供電、供氣、供暖屬于向政府部門的采購，每一項都有北京市物價局的定價標準，此種采購，無法進行價格的比較。屬于政府部門壟斷行為。、檢查政府部門的收費標準是否合理，因為針對不同的對象國家在定價標準上是有一定的區別的，主要衡量的我們所管理的項目是否適用，其收費標準。4、一般性項目和辦公用品控制力度和角度 、年度審計的會計師事務所的選擇主要由所管理項目的業主委員會或者相當于業主委員會的權力機構，進行委托。物業公司從審計準則的

5、角度，沒有權力確定會計師事務所。 、律師事務所的選擇標準為：能夠提供房地產和物業管理方面專業的意見和相關法律咨詢。 、辦公用品、文具、辦公設備維護、印刷等，首先考慮供應服務商是否是專業或者正規的公司，同時我們要考慮采購必要性。行政費用的開支一定要考慮每個項目的預算，因為行政費用沒有嚴格的控制標準，而且具有不確定性。5、設備維護和工程采購控制的力度和角度 、供應服務商的專業技術勝任能力。 、供應服務商的服務是否屬于超范圍經營，是否有能力提供所需的相關設備或配件。 、供應服務商是否是國家承認并允許其接受境內外視頻信號的單位。 、考慮所要進行的維修或更新改造是否符合成本效益原則。 、工程材料采購是控

6、制的關鍵。材料的價格、質量、供貨及時性。特別是材料的價格和質量，價格一定要合理即符合市場的公允價格，產品質量一定要合格。禁止任何假冒偽劣產品流入工程部的庫房。2.3 工程材料采購及管理1、材料采購需要履行的手續 、工程部根據實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業經理審批。只有經過總物業經理審批同意的材料采購計劃，才能實施采購，工程部不得擅自通知供應商送采購材料。 、總物業經理可以根據實際情況具體決定是否進行采購，以及選擇材料供應商。 、供應商將材料送達項目后，應第一時間通知總物業經理，總物業經理親自或責成相關人員進行驗收入庫。2、材料出入庫的管理 、設置專人管理工程部材料庫房，直接受總物業

7、經理的領導。 、每次材料出入庫，庫管員必須填制出入庫單和登記庫房帳本，并且將出入庫單送交財務部進行賬務處理。 、材料的入庫和領用要有工程部主管以上人員簽字確認。建議庫房管理采用以舊換新的原則，即更換一個新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補庫。如果出現未補庫情況要查明原因，有必要的情況下，要寫書面報告。 、每月底庫管員要對庫存材料進行清點，結出月底每類材料的余額和庫存數量。并且將結果送交總物業經理和財務部，以便財務部進行核對。、庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給總物業經理。庫房情況信息包括 庫房材料的數量、質量、價格，以及需要改進和完善的地方等。歡迎下載42.4供應商選擇的原則1 采購

8、前的準備工作：第一要填寫商品/ 物料采購申請單，經部門經理確認后報大廈總物業經理批準。第二要根據采購的內容確認比價的程序，不同的金額比較的標準不同，具體的比較標準如下： 、 RMB100以下的可以直接購買。 、 RMB100-RMB1000需要有正式報價。 、 RMB 1,000-RMB 10,000 的至少需要三家報價，已經簽訂了供應服務合同的不需要每月都進行比較，只需在續簽新合同時進行比較。 、 RMB10,000-RMB100,000的采購至少需要四家報價。 、 RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。 、在索取供應商的報價的同時供應商還需要提供的資料包括資質證明、營業執照復印

9、件、稅務登記證復印件以及相應的業績報告。以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應的售后服務，產品質量情況等。所有的供應服務合同必須由總公司的MS部門負責人簽署。2、在對供應商進行比價的同時，要填寫商品 / 物料采購對比表。對比表的填寫項目與采購金額相關，同時在表上要體現出申請人、申請部門經理、總物業經理的意見，該出選擇此供應商的原因。3、執行采購計劃，根據上述的采購準備工作結果，與供應商簽訂相關的合同，依據合同的金額和付款方式，支付采購的項目金額。涉及到維修等工程的還要有工程竣工驗收合格單。3、付款的手續和程序會計法第2 章 14 條的規定：會計機構、會計人員必須

10、按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。原始憑證記載的內容均不得涂改；原始憑證有錯的，應當由出具單位重開或更正，更正處應加蓋出具單位的印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。根據會計法的要求和仲量聯行的實際情況，現擬訂相關控制程序如下：3.1現金支出的控制1、現金支出的控制范圍：日常費用的報銷、退還押金、現金借款、應急材料采購。2、根據中國會計準則對現金的控制原則要求，日常現金支出的最高限額為RMB1,000.0

11、0,超過此標準的要酌情處理，為了維護財務制度的嚴肅性，要盡可能的用支票支付相關的費用。3、日常費用的報銷。 、申請報銷人填寫報銷明細單，并按規定提供所需的原始單據。報銷單所填列內容必須真實、準確，禁止填列虛假金額。 、報銷單所附原始單據必須有經手人簽字，所附發票必須是國家稅務局統一印制的發票。 、申請報銷人填寫完報銷明細單，必須有所在部門的經理簽字。然后送交項目出納進行初步審核。、項目出納初步審核合格后，送交總物業經理簽字確認，最后送交總公司進行最后的批準審核。報銷單從總公司返回后，項目出納支出現金報銷費用。然后，送交會計記賬。歡迎下載54、退還押金的控制程序 、退還押金主要是指出入證押金和低

12、于RMB1,000元的裝修押金。 、申請退裝修押金和出入證押金的首要前提條件是裝修單元經管業部、保安部、工程部驗收合格。 、按實際交回的出入證數量退還相應的金額，退還數量必須由保安部確認簽字。然后，施工方憑我司開出的收據據實退還。施工方工作人員丟失的出入證，押金不予退還。 、退還裝修押金需要提供的資料：經管業部、保安部、工程部驗收合格單；收取押金開據的收據，經財務部核實后予以退還。5、現金借款的控制 、根據會計制度規定日常借款最高限額為1,000.00元。程序如下：拿到申請單以后，首先，必須有所在部門經理確認簽字；然后，總物業經理確認簽字；最后，到財務部簽字領取現金。所借現金要及時到財務部核銷

13、，最遲不能超過月底結賬時間。 、差旅費借款，差旅費借款必須經過總公司PM的負責人簽字確認。此項借款的核銷可以跨月，根據各種發票據實核銷。6、應急情況的現金支出控制 、應急現金的支出包括兩種情況：一種是整棟大廈的突然事故；另一種是某一單元的事故。 、整棟大廈的突然事故是指突然停水、停電，需要緊急租賃發電機、需要購買備用水泵等。 、某一單元的事故是指某單元突然出現特殊情況、水管崩裂等情況，而我 、們工程材料中沒有此種材料，由于情況緊急可以從出納的備用金中直接支取現金，購買材料。3.2銀行支出的控制1、支票付款的范圍包括：材料采購、分包商的服務費用、往來資金、代收代付款、返還施工押金等。2、材料貨款

14、的結算 、固定供應商材料貨款的結算采用月結的方式。 、每月月底財務部將要統計材料的入庫數量和金額，并且與庫房管理員的統計金額進行核對。如果金額一致，財務部將及時辦理支票申請手續；如果存在差異，財務部將要與庫房管理員一同分析差異原因，假如屬于正常損耗，財務部將進行財務處理，假如是管理原因造成的損耗，財務部將要以書面的形式反映給總物業經理，由總物業經理及業主委員會決定處理 、如果供應商無法提供所需材料，需非指定材料供應商供貨。那么需要工程部填寫商品采購貨比三家對比表。財務部將根據總物業經理最后簽字確認的供應材料價格申請支票。 、公共假期應急材料采購的處理。財務部將為休息日值班經理每人提供300 元

15、的應急材料采購備用金。3、分包商的服務費用包括：保潔費用、工服洗滌、電梯維護、配電室維護、沙蟲服務、綠化及花卉租擺等 、通過貨比三家的方式選擇服務供應商。 、每年根據分包商全年的服務情況，對此分包商進行評價以確定是否與其續簽新一年的服務合同。 、根據合同規定的付款時間和方式，支付每月的費用。因為每個分包商的歡迎下載6付款方式是有所區別的，有月付的、季度支付的、半年支付的。、在申請付款時申請單所附資料包括：付款申請書、合同付款方式復印件、與合同金額相對應的發票。同時要與財務賬上數據相核對，在核對無誤的情況下辦理申請付款手續。4、往來資金，形成往來資金的主要原因是項目管理處沒有銀行基本戶，需要通過

16、基本戶支付的款項只能由總公司代付。主要包括：員工的工資、員工的各種保險、代繳營業稅金、項目的零用現金。每月月底項目要與總公司核對往來賬，金額正確以后，在下月初支付往來款。另外，每月需要支付給總公司的款項中還包括每月的管理者酬金。5、代收代付款項的控制，代收代付款項包括為服務商代收的服務費和為政府部門代收代付的公共事業費用。、收款人必須是項目管理處簽訂合同的分包商或者與管理處簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。、必須有付款人同意付款的確認函。、代收款項到達管理處的帳戶后，收款人才能向管理處申請支取款項。收款人所提供給管理處的發票，必須是符合北京市稅務局頒布新發票使用和管理規定的正式發票（

17、即 2001 年 4 月 1 日起實施的新規定），而且發票必須真實有效。管理處將按發票上的財務章的名稱作為付款支票的抬、頭。、在收到代收款項后，管理處將代扣代繳營業稅，稅率為5%。銀行收取的手續費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔，管理處不予承擔。、每月的月底財務部將要統計為每個單位代收的款項金額，代扣代繳的相關稅金。然后，通知相關部門按財務部的統計金額申請付款。、為政府部門代收的費用包括水費、電費、煤氣費、供暖費，以上費用有政府部門規定的收費標準，每月管理處根據業戶的實際消耗情況計算應繳金額。6、返還施工押金的控制、施工單位按照施工圖紙完成工程，并且按照圖紙的要求自檢已經合格。、

18、自檢合格后，施工單位與業主進行驗收，業主驗收合格。然后由業主和施工單位共同向管理處申請驗收。、管理處根據驗收申請，由管業部、保安部、工程部三個部門聯合驗收施工單元。以裝修手冊的準則為衡量標準，符合要求的由三個部門的驗收人員在驗收單上簽字；如果不符合驗收標準，要求施工單位限期整改，然后，重新申請驗收。、施工單位持工程驗收合格單和財務部的收款單據，到財務部申請退還施工押金。財務部核實金額和相關手續后，辦理退還押金手續和支票申請。4、供應服務的評估4.1 設備維護情況評估分析1、保質期內是否出現問題此項評估主要是針對購買設備的情況進行分析的，保質期內是否出現問題是評價一臺設備和一項采購的重要階段，也

19、是評價設備質量的關鍵。質量的好與壞直接影響我們為業主或租客的服務水平，也是會不會遭受業戶經常投訴的關鍵。2、保質金是否返還保質期是否出現問題是決定保質金返還與否的關鍵，假如設備真正的出現了質量問題，保質金是我們的一種補償，我們將要拒絕支付保質金。同時還要根據合同進行有關的責任追究問題。4.2 材料米購評估分析1、材料的價格水平（與同類市場的情況）歡迎下載7仲量聯行每個項目材料供應都有固定的供應商，但是供應商的價格并不是根據市場的價格確定的，某些材料是供應商從其他的商戶手中購買的，這樣就需要我們每月要對材料的價格進行檢查和分析，比較其與同類市場是否有異常的材料價格出現。我們允許供應商有一定的加價，但是不能超過與其簽訂合同規定的加價率。應該10 元錢能做的工作我們沒有必要花 100 元錢去做。2、材料的質量（包括客戶反饋的情況）材料的質量直接影響我們的客戶服務水平，假如我們花費同等的價格購買的材料而質量卻比其他的材料差。由此遭到住戶或租客的投訴，我們一定要根據合同追究供應商的責任。如果供應商有欺詐行為我們要考慮是否還繼續與其合作；如果