1、會議效率不高的原因及解決方案2020年4月19日會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預防性管理1 .會議的通病一一效率不高小王是一家公司的職員，她對公司會議有自己的一些想法, 她的想法反映了許多公司會議的某些現狀，值得我們思考很多公司往往由于以下原因，開會效率低下:公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工 疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其它會議。有些“必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有 約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人 往往并非與

2、議題關系最密切的人，因此準備不充分或者根原來不 及準備時下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話能夠改為“開會比較煩”。開會之 因此煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進 行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低”，簡 而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就 顯得格外重要。2 .會議效率不高的原因會議效率不高一般由以下 7種原因造成。在這7種原因中，有 種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這 3種原因是：主持 人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。表2-1會議效率不高的原因及具體表現項次具體表現(1)時間會議安

3、排在即將午餐的時間，每個人都饑腸 轆轆，無心開會。(2)地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁 打斷，無法正常進行。(3)開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可 有可無的參加者。(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者 牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。(5)參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使會議失敗。(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議 拖沓而無成效。(7)開會的原因、目的 和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然 發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失 敗。3 .預防性管理所謂預防性管理，其實就是防患于

4、未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從 而保證會議的高效進行。【舉例】以會議為例，為了預防出現效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預防性管理。會議預防性管理措施時間地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內，而且 最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的 人分為必須參加者、能夠旁聽者和可選擇參 加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一 職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原

5、因、目的和 結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果 通知所有的參會者?！咀詸z】請根據自身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？是 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出 改進意見。存在問題是否存在改進意見主持人毫無影響力是 否會議地點的布局讓人很有壓迫感是否會前準備不足，會議議題讓人不明因此口是否會議總是選在午飯時間進行是否高效會議的八大特征與低效率會議相正確就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。只在必要時才召集好好籌堀過根胃和分發了議程表 -切按部就班遵守時間 語了金福經殷的和有才能的人出席觸了評論和歸納建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出,記豪所有決定建議和負責人并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成為 真正意義上的高效會議。會議規范會議規范包含3個部分：會議時間安排的規范、固定的會議流程規范以及會議規范本身。1.會議時間安排的規范會饃時間安揶的規范： 8AM-9AM發言的欲望沒被哪褪.不宜讓為會者對 提議南大買同臣或新業務分析， 9AMLOAM適合