1、精品文檔我國國際會議的現狀和會議型酒店今年恰逢我國實行改革開放三十周年，三十年來我國的國情發生了巨大變化，期間我國的國際 會議也應運而生，由此也形成了我國國際會議的一些顯著特點，研究這些特點才能更加深刻地 了解我國的國際會議的現狀，會議型酒店也才能做好相應的對策。一、我國國際會議的現狀我國國際會議產生于 1978 年之后的改革開放，僅有短短 30 年的歷史；起步雖然很晚， 但是初期發展很快， 后來到了 1995 年由于政策的調整， 目前我國的國際會議處于平穩發展的階 段。1 、起步很晚，是改革開放的產物 國際會議是各國人們相互交流的一種重要形式，它是以社會發展和思想解放為基礎的， 因此世界上國

2、際會議最先萌芽于 17世紀意大利文藝復興時期， 距今已經有 300年的歷史了， 那 時科學思想戰勝了宗教迷信，人們迫切需要互相交流，從而產生了國際會議。而后伴隨著歐洲 的工業革命， 科學技術的進步更進一步促進了人們交流的需求， 從而也推動了國際會議的發展， 這也是后來世界上絕大多數國際組織的總部都設在歐洲的原因之一，目前這些國際組織仍然控 制了大量的國際會議。 20 世紀美國逐漸成為世界上科技和經濟實力最強的國家，因此目前不管 是國際會議的數量還是質量，美國都處于世界領先地位，許多由美國機構發起的國際會議，其 規模都超過了本領域內國際組織的國際會議。相對于世界發達國家，我國國際會議起步很晚。

3、由于眾所周知的原因新中國成立之后，在我國基本沒有舉辦過國際會議，有文字記載的是 1964 年 8 月在北京組織過一次北京科學討論會，來自亞洲、非洲、拉丁美洲和大洋洲44 個國家和地區的科學家 367 人參加這個會議，為此還專門在友誼賓館修建了一座科學會堂。 1978 年我國實 行改革開放的政策，我國打開關閉了29 年的國門，吸引了世界各界人士的關注和興趣，也為我國國際會議的產生提供了機遇， 1980 年 1 月由我國 5 個部委聯合舉辦國際粒子物理討論會， 參加會議的代表人數就多達 120 人。那時不管是我國機構發起的國際會議還是國際組織的國際 會議，都能吸引大量的國外代表來華參加，甚至拉家帶

4、口，除了參加會議還踴躍參加會議附設 的旅游活動， 當時對國際會議的統計數據表明有 30以上的會議代表攜帶陪同人員， 有 60的 會議代表參加會議旅游，遠高于世界其他國家舉辦國際會議的比例。進入新世紀之后，我國的 經濟實力和科學地位快速發展，使一些百年只輪流在發達國家舉辦的國際會議也開始選擇在中 國舉辦，例如 2007年在北京舉辦的第 22 屆國際制冷大會和第 26屆國際照明大會。2 、外事活動，政策管理非常嚴格有別于其他國家， 在我國舉辦國際會議就都屬于外事活動， 為此國家主管部門也制定了 許多相應的政策對國際會議進行管理。（1）會議審批在我國舉辦任何類型的國際會議都屬于外事活動， 都要經過政

5、府的批準。 根據會議規模 的不同和學科的不同，批準的級別也不同，實行國務院和省部級兩級批準，省部級以下無權批 準國際會議。在沒有得到批準前，任何個人和機構都不能在我國籌備和舉辦國際會議，也不能 承諾國外機構在我國舉辦國際會議。（2）財政管理我國財政部對國際會議的財務管理也有詳細的政策， 對國際會議的各項收入和支出范圍 都有明確的規定，甚至對工作人員的人數、住宿標準以及誤餐補助都有嚴格的要求，例如 300 人以內的國際會議可按 10:1 的比例安排工作人員；超過 300 人以上的部分則按 15:1 的比例安 排。（3）外匯管理我國的外匯管理部門對國際會議的外匯收入也實行嚴格的管理。 對國外代表繳

6、納給會議 的注冊費也實行結匯制；當會議要使用外匯時再向銀行購買，對給國外報告人發講演費和國際 旅費，以及上繳給國際組織的會議收入等都有不同的規定。（4）來華簽證 我國人員到國外參加國際會議時， 只要持有大會主席簽發的會議邀請信和有效護照就能 到該國駐華領使館辦理簽證手續。而國外人員來我國參加國際會議必需獲得外交部統一規定的 簽證通知表和有效護照才能到我國駐外領事館辦理他們的來華簽證手續。對國際會議的嚴格管理， 保證了我國國際會議能夠平穩健康的發展， 也避免了一些需要 我國盡東道國義務的國際會議在我國舉辦，但是由于許多會議組織者缺乏對政策的了解，增加 了他們在組織會議時的困惑。雖然目前我國對國際

7、會議采取從緊政策， 主管部門就多次發文從嚴控制在華舉辦國際會 議，但是解讀最新的政策可以看出“對于有較高專業水平的自然科學技術領域的專業或學術性 國際會議，可積極舉辦”，這種政策導向即貫徹了我國提倡的科學技術是第一生產力的國策， 也符合國際趨勢，因為從ICCA提供的數據分析中可以看出有80%勺國際會議屬于自然科學領域。3、國際會議，總的數量并不很多北京市會展統計報告中指出 2006 年在北京地區共舉辦了 19.3 萬個會議， 其中國際會議就有7千多個；而同在2006年ICCA的統計數據為北京地區僅舉辦了65個國際會議，世界各大城市的排名為第 13名。對我國相同城市和相同年度的國際會議的兩組統計

8、數據反差如此巨大， 分析其原因主要是由于統計標準不同所致。我國媒體習慣使用的兩個統計標準一個是ICCA的標準，另一個是 UIA的標準，這兩個標準雖有不同，但除了對國際會議國家數量有明確的要求之 外還對參加人數、境外人數以及天數也有其標準。而我國有關文件規定，“凡是來自三個或三 個以上國家和地區（不含港、澳和臺地區）的代表參加以交流為目的的會議統稱為國際會議”， 由于沒有天數和人數的規定，特別是沒有境外人數的規定，使得我國地方部門的統計數據遠遠 高于國際組織提供的數據，這也對分析我國國際市場帶來很大的不確定性。那么我國國際會議 市場到底可能會有多大呢？我們可以從另外一個渠道進行分析。由于我國國際

9、會議實行報批制 度，國際科技會議全部歸口科技部管理，從科技部公布的“ 2006 年在華召開的國際會議和展覽 目錄”中查出，2006年在北京舉辦的國際會議為59個，這與ICCA的統計數據比較接近。由表 1 還可以看出我國國際科技會議主要集中在北京和上海兩個城市， 占全國總量的一 半還要多。我國每年的國際科技會議總量也就是在 150 個左右。由于科技類的國際會議占到社 團類國際會議的 75%，因此可以推算出全國的社團類的國際會議大約也就在200 個左右，當然是指具有一定規模的國際會議。4、克服瓶頸，仍然需要耐心等待 我國的綜合國力不斷增強，國際地位日益提高，國際影響越來越大，這些都給我國國際 會議

10、的快速發展帶來機遇，但是我國國際會議如同中國股市一樣，也是一個政策市場，能否快 速發展主要取決于政策的調整。當前國家在政策上并沒有給出一個明確的信號，積極鼓勵和支 持我國國際會議的快速發展，許多方面與世界上其他國家存有很大差別，例如不管是歐美發達 國家，還是像南非和韓國等發展中國家，都有國家級的國際會議管理機構，有的是放在旅游局 管理，有的成立會議管理局，而我國至今也還沒有一個國家級的會議管理機構。我國各級財政 也沒有固定的經費去支持申辦國際會議，會議的申辦資金都需要自籌，申辦失敗損失完全自己 承擔，國際會議成為無米之炊。當申辦國際組織的大型會議時管理層的態度總是希望在我國舉 辦時要壓縮規模；

11、 舉辦國際會議時當會議規模超過批準人數時還要適當控制與會者的參加人數。 我國的旅游和展覽業都享受差額繳納營業稅的優惠稅收政策， 唯獨會議行業要全額上繳營業稅， 僅這一點就使我國在申辦國際會議時處于劣勢地位。奧運會的舉辦使北京擁有了亞洲最大和最 先進的具有國際水準的會議中心，但是完全商業化的運作使得它的經營成本每年近 5 個億，這 樣高的經營成本也勢必增加了每個國際會議的負擔，也削弱在國際上的競爭力。今后我國國際 會議是否能夠快速發展，完全取決于我國是否調整發展國際會議的政策，從國家層面上給發展 國際會議營造一個寬松的條件。5、各地政府，正在營造寬松環境 參加國際會議的國外代表不但要自己承擔國際

12、旅費， 還要向會議繳納注冊費、 旅游費和 住宿費，這些費用最終都要支付在國際會議舉辦的城市。目前在我國參加國際會議的代表每天 的消費為 1500 元人民幣左右，一個有 1000 人參加的，會期為 5 天的中型國際會議，會議總消 費至少就能達到 750 萬元，這還不包括購物和旅游等個人消費。國際會議巨大的財富效應，特 別是對本地經濟產生的 1:8 的拉動效應，使得我國一些城市開始調整政策，促進本地區的國際 會議的發展，爭取更多的國際會議在自己的城市舉辦。北京市旅游局正在擬定一個“ 2009 年北 京市海外旅游市場開發獎勵辦法”，其中就有對申辦大型國際會議給與資金補貼的政策。上海 根據會展旅游十一

13、五'行動計劃， 從 2006 年到 2010 年聘請 50-100 名上海會議大使促進上海 國際會議產業的發展，會議大使主要來研究人員、醫生和高校教師等科技人員，力爭 2010 年以 后在上海每年舉辦 1000 個國際會議。廣州白云國際會議中心，是目前華南中國規模最大、設施 最先進、配套最完善，集會議、酒店、展覽、飲食、娛樂、旅游、物業出租于一體的國際高端 商務活動中心，總占地面積約為 31 萬平方米，總投資超過 40 億元，比國家會議中心幸運的是 他們不用還本付息，因為采用的是資產劃撥的方式，極大的減輕了管理者的經營壓力。成都市 人民政府聯合中國生物材料委員會組成的申辦團， 日前戰勝

14、了韓國等對手， 一舉奪得 2012 年第 九次世界生物材料大會舉辦權，屆時，將有來自世界各國的 4000 多名專家學者蒞臨成都，成都 也是率先對會議行業實行差額繳納營業稅的城市。由于這些舉措，使得上述城市吸引了許多國 際會議的召開，會議產業的發展處于我國領先地位。二、對會議型酒店的幾點建議會議型酒店在我國國際會議發展中起到重要的作用，至今仍是承接國際會議的主戰場， 但是我國會議型酒店不管是硬件的配套設施，還是軟件管理與國際上比較成熟的國家還有一定 差距，要要不斷改善以適應國際會議的需要。1、會議酒店是接待會議最主要的場地會議酒店主要是指那些能夠獨立舉辦會議的酒店， 某些業界人士甚至認為接待會議

15、的直接收入至少應該占到會議型酒店主營收入一半以上的份額。在我國國際會議 30 年的發展歷史 中，會議型酒店起著重要作用。我國第一個會議中心北京國際會議中心是在亞運會結束后 1990 年 10 月才開始營業，之前所有的國際會議都是在會議型酒店舉辦的。即使到了今天雖然 我國不少城市都修建了國際會議中心， 但是會議型酒店在會議產業發展中的地位不但沒有削弱， 反而有加強的趨勢。據ICCA對會議召開地點選擇的調查報告中顯示，40.9 %的組織者選擇在酒店， 10年中提高了 10.5%的比例；36.9的在會議中心， 10年內反而下降了 4.8%，由此可見酒 店在會議的承接數量上占有一定的優勢，也決定了今后

16、會議型酒店在國際會議產業發展中仍起 著重要地位（見表 2）。2、會議酒店應以接待國內會議為主根據UIA的統計，目前世界上的國際組織有 5萬多個，這些國際組織對它的會議所選擇的舉辦國家、舉辦城市和舉辦飯店的要求都非常高，苛刻程度不亞于賽事活動。國際組織的年 會，每屆會議間隔均為 3 至 5 年；也像奧運會一樣，會在歐、亞、美等幾個大洲輪流舉辦；往 往輪到各洲舉辦一屆都要等待十幾年甚至幾十年的時間，在亞洲還有日本、韓國和新加坡等國 家都有競爭實力， 所以每年能在我國舉辦的國際會議并不是太多。我國申辦成功的國際會議又都主要集中在北京和上海及一些重點旅游城市，因此其他地區就不再具備發展國際會議的市場

17、優勢，表 3是對五洲大酒店國際會議中心在 2005 年和 2006 年所舉辦的會議的統計， 學會類的會議每年僅有七八十個，僅占百分之十幾的比例，其中接待國際會議的數量多年就保持在每年30-40 個的水平， 僅占到會議總量的 5%的左右。 由此可以看出即使是地處北京的全國最大的會 議型酒店也是以接待國內會議為主，而以接待國際會議為輔。再如北京九華山莊平均每年接待 會議 7、8千個會議；但是其中國際會議僅為20個左右，占百分之零點幾的比例。3、接待國際會議的硬件要配套 大多數會議型酒店都不會忽視主會場的建設，布置華麗，設備齊全，許多酒店還都配置了多道同聲傳譯設備，來適應國際會議的需要，這些雖然都是

18、接待國際會議非常必要的硬件條 件，但是從滿足國際會議的需要還遠遠不夠，有時有些國際會議不能選擇在某個飯店舉辦，恰 恰是一些配套的硬件條件不能滿足需要。（1）配置一定數量的分會場國際會議， 特別是科技類的國際會議的發展趨勢就是每個與會人員不僅僅是聽眾， 更重 要也是發言者，這樣才能更好的發揮會議面對面的交流功能，當前歐美一些大型國際會議甚至 取消了大會報告，從會議開始到結束始終是并行的分組報告會，目的是滿足每位與會者都要發 言的要求。而目前我國許多會議型酒店沒有專門的分會場，都是使用小型餐廳代替，交流的環 境和條件就差了很多。（2）缺乏足夠大的注冊區域 會議注冊是與會者接觸到會議的第一個活動，

19、他們對注冊的要求就是一個“快”字， 因 此要求注冊區域的公共面積要足夠大，注冊標識要明顯，要配置電話和網線等。許多所謂會議 型酒店沒有理想的注冊區域往往給會議組織者帶來困難，曾在北京一家非常著名的會議型酒店 組織國際會議，由于沒有合適的注冊地點，會議組織者三天更換了三個注冊地點。（3）張貼板不符合國際要求國際會議不但安排口頭報告交流， 也大量使用張貼報告的方式進行交流， 因此酒店要考 慮這方面的功能，一是要有足夠的面積，二是要有張貼板。國際上通常使用的張貼板都是橫向 的，會議代表每年只要將自己的張貼論文制作一次，就可以輪流到不同的國家使用。而我國長 期使用的是豎向展板，給代表使用造成了很大的麻

20、煩。（4）電子商務的價格比較貴 電子商務服務國際會議已經成為非常流行的趨勢， 在美國一些中低檔的酒店在大堂中都 可以免費無線上網。目前我國在這方面存在較大的差距，不但很少有免費的上網條件，就是付 費價格也比較貴，例如在北京國際會議中心租用一條僅有 1 兆帶寬的互聯網專線，每天的租金 至少需要 5 千元。 許多酒店的商務中心和客房的網速也是極慢，甚至還比不上無線上網的速度。（5）展覽場地和其他公共區域ICCA 在一篇報告中指出，新世紀舉辦國際會議出現的一些趨勢，其中一個趨勢就是越 來越多的國際會議舉辦附設展覽，用以提高交流效果。酒店也需要考慮預留展覽場地面積，北 京的友誼賓館和昆侖飯店的會場條件

21、還都不錯，由于沒有展覽場地致使許多會議不能舉辦。另 外茶歇、信息臺和與會者私人物品存放也都需要一定的公共面積。6 ）不用特意配置會議設備通常設備費用在國際會議支出中所占比例非常少， 使用的設備也相當簡單， 但是由于設 備的快速更新，像筆記本電腦，從“奔三”到“奔六”僅用了短短幾年的時間，如果酒店配置 設備，更新費用就會很大，設備現場管理也需要很多的人力，酒店工程部的人員遠遠不夠，因 此酒店提供會議設備和服務，經常是賠本賺吆喝。前兩年北京一家會議型酒店為了創收不許外 面的設備進場，工程部人員累得夠嗆，會議還得不到專業化的服務，客戶怨聲載道，最后也就 不了了之了。4、重視接待國際會議的軟件建設 相

22、比會議硬件的配套，會議型酒店的軟件建設就更加復雜些，也更加困難，因為這里涉 及到機構設立、（1）妥善設置會議接待機構目前大多數酒店的銷售部主要是提供住房的服務， 雖然也象征性的幫助協調店內其它部 門的工作，但是具體內容還要與有關部門商談。有的酒店存在多個對外銷售部門，大客戶服務 部、銷售部、旅游部、預定部，名目繁多，由于這些部門都有權對外接收預定，對同一個國際 會議能報出不同的房間，甚至有的部門說沒房了，有的部門還在繼續銷售，政出多門，給國際 會議組織者帶來巨大的麻煩，甚至引起強烈的國際反響。會議型酒店采用什么形式的會議接待 機構也還牽扯到會議的整體銷售，如果是按銷售人員的業績提成獎勵時，“跑

23、馬圈地”的現象 時有發生。會議型酒店應該將“ Sales Marketing ”改為 “ Marketing Developing ” ，研究市 場、分析市場、制定開發和銷售政策，市場開發人員不再現場具體管理會議了，成立會展管理 部來做執行和操作，即“ Operation ”。早在 90 年代初中國大酒店就成立了這樣的機構，會議 期間的現場服務不是市場開發部負責，而是會議管理事業部負責。（ 2）電子商務和新技術的應用目前酒店都采用計算機系統來管理客房， 但至今還沒發現計算機系統管理會議的， 即使 是每年舉辦上千會議的大型會議型酒店，一些甚至還采用手工管理的方式。由于一些銷售人員 對會議管理流程

24、的不了解，與客戶簽的合同經常出現前一個會下午閉幕式，第 2 天上午就是后 一個會的開幕式，對于會前的注冊沒有預留時間，造成管理混亂。人工管理由于數據不全，因 此“大幅度縮水”的會議也屢見不鮮。在網路時代會議網站的建設也是至關緊要，許多會議型 酒店的網頁都打不開，有的酒店網站上的內容，一勞永逸，很少更新。會議的需求在網頁上都應該能夠滿足，特別是一些細微的信息，例如亞運村周邊的餐飲網點的地圖就是一家PCO制作的，而不是村內任何硬件機構提供的。有些能夠舉辦國際會議的會議型酒店的中文網站制作的 非常精美，信息也非常充足，但是英文網站的內容就少多了。（3）制定合理的價格體系價格也是舉辦國際會議時經常遇到

25、的問題， 感覺一些酒店的各種價格混亂， 沒有形成體 系，隨意性很強，集中體現在房價和餐飲費上。例如國際會議的流程特點就是要提前1 年向與會者提供房價，酒店通常貫徹“遠高近低”的銷售政策，對十幾個月才要舉辦的國際會議給出 比較高的房價，但是臨近會議舉辦時由于酒店出租率上不去的原因，又會在酒店網站上賣出比 較低的價格，造成價格穿幫，引起混亂，甚至對我國造成不利的國際影響。再如餐飲價格，國 際上流行的是國際會議提供給代表的是一些簡單快捷的食品，例如三明治和軟包裝飲料，價格 自然就低廉。 而目前在北京星級酒店的午餐價格起價至少 80 元。另外由于國際會議餐飲活動的 特點，會有特定的規律，例如國際會議的

26、招待會舉辦的時間不同，參加人數差別能大于在30%。大多數酒店對餐飲活動人數調整的范圍和時間都限制的比較嚴格，經常會出現訂得人多，吃的 人少，造成大量的浪費的現象，作為提倡綠色奧運和綠色會議，飯店管理人員也應積極主動配 合自愿者組織管理餐飲活動。（4）多種經營和全面服務我國行政體制的改革， 使得許多會議主辦機構的人員越來越少， 會議組織者必須提高工 作效率，將會務工作外包是必由之路。會議型酒店除了提供硬件的服務，也應該增加軟件服務 意識，全面服務多種經營，增加贏利點。例如幫助會議組織者組織文藝活動；提供印有酒店標 識的本和筆；北京人大會堂預定部就提供車證和宴會請柬，這里主要問題是提供服務時加價不要太狠，北京一家很有名的會議中心做一個主會場使用的背景板要3 萬元，而社會上的價格為1 萬元，差別就太大了，后來在壓力下調整了價格，反而帶來了生意，據統計只要有一半的會 議由該場館制作背景板和橫幅，每年的收益就近千萬元。（5）酒店的管理人員要了解會議 會議，特別是個國際會議有其自身的運作規律，管理流程中的幾個階段各有其特點。會 議型酒店的決策領導和銷售部門要了解會議管理流程，掌握會議運行規律，才能做好會議的接 待服務，讓會議