1、    企業檔案管理與利用工作探究    袁梅摘 要：檔案管理是企業的重要工作內容，直接關系到日常運營工作的順利開展。新時期，因為互聯網的普及，企業檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。基于此，本次就檔案管理和利用進行分析。關鍵詞：檔案管理;作用;現狀;管理形式;利用策略1 引言檔案管理工作是所有企業的重點工作，對于歷史經營活動的記錄以及未來經營活動的優化都有重要意義。檔案管理作為企業的日常管理工作內容之一，在企業發展中發揮著重要作用。但是分析當前的檔案管理現狀，發現在利用互聯網技術進行創新的同時也存在一些不足，因此我們對檔案管理模式和利用策略進行分析，探究企

2、業如何有效開展檔案管理與利用工作。2 企業檔案管理的重要作用企業的檔案資料是企業開展各項工作和活動的真實記錄，所以對其進行管理對于企業正常運轉有積極意義。首先是見證企業的歷史，檔案資料真實記錄了企業各項活動的歷程，可以幫助人們理清企業開展的各項工作和活動，提供的社會服務情況，以及日常事務性工作的政策變動等，屬于探究企業歷史，追溯企業成長軌跡的關鍵資料。其次是進行理論研究的資源基礎，以我企業為例，主要業務項目是煤礦，因此檔案中容納著全面的礦區地質條件、開采和運輸、設備等的信息資料，以此為基礎進行總結，可以推動相關研究工作的進展，提供珍貴的工作資源。最后是提升業務能力的重要憑證，企業檔案資源中有詳

3、細的礦業生產信息，對這些信息進行分析，可以尋找工作中存在的不足，并進行優化和改進，從而提升企業的業務能力。3 企業檔案管理的現狀分析3.1 檔案內容復雜，管理難度大深入發展的市場經濟體制下，企業面臨的競爭壓力更大，尤其是能源領域，因為生態環境保護等政策的推動，企業需要節能減排，推動綠色發展，而這進一步增加了企業的運營壓力。為了應對這種壓力，企業需要進行管理創新，這就意味著檔案管理工作不僅要滿足企業的正常運行需求，還要滿足管理需求。但企業進行檔案管理工作，需要管理的檔案內容更加豐富，包括成本預算、采購、會議組織、礦產、能源行業發展等信息，都被納入檔案管理工作中，增加了管理難度。3.2 更重視檔案

4、保存，忽視檔案利用企業更重視業務工作開展，將檔案管理工作列為日常管理的一部分。而對于檔案資料的采集，屬于檔案管理的重點內容。但礦業生產本身具有較高的探索性和風險性，尤其是針對擁有復雜環境條件的礦區，進行生產運營的難度更大，在進行決策時需要慎重考慮，存在較大的風險。而此時一旦出現問題，各類檔案資料就是進行證明的依據。而企業檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了檔案利用，將檔案資料保存好就完成工作，沒有思考如何進行利用，發揮檔案資料的價值。3.3 管理效率不高隨著時代的發展，企業運營范圍擴大，規模不斷擴增，使得日常管理的范圍也不斷擴大，需要納入檔案管理的內容也越來越多，檔案種類不斷增加，當前的檔案管理

5、模式已不能滿足新時期的檔案管理工作需求。尤其是互聯網普及之下，企業進行檔案管理很多都已變成電子化管理，與傳統紙質檔案管理存在一定沖突，需要進行處理。現代社會企業的檔案分類較多，包括行政工作、人事工作、設備和技術、財務管理等，有十分詳細的分類;檔案形式也出現很大變化，除了紙質檔案，還出現電子檔案，而且有圖片、音像等非文字的形式，給檔案資料的儲存工作增加了難度。4 企業檔案管理的主要形式與有效利用策略4.1 規范檔案管理機制企業要開展檔案管理和利用工作，首先需要健全檔案管理機制，完善管理制度，細化檔案管理流程，推動檔案管理工作的規范化進展。企業要考慮本企業的檔案管理工作實際，建立三合一的檔案管理制

6、度，嚴格按照規定對檔案資料進行分類、鑒定和整理;嚴格檔案資料收集、整理、編目和保存的流程，保證資料的全面和真實性;制定完善的制度，包括歸檔制度、保密制度、利用制度、鑒定與銷毀制度等;劃分清楚檔案管理各項工作的責任，嚴格按照規章制度辦事，提升工作的合法性和合規性;建立檔案管理信息化部門，明確各部門責任人，要求每個部門都有檔案員，明確各自的責任;建立檔案管理監督部門，對所有的工作和活動記錄進行監督和管理，借助信息技術實現動態和實時監督，打造一體化的檔案管理系統;將檔案資料的收集和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員

7、的積極性。4.2 強化信息化建設水平在互聯網日趨普及的基礎上，企業也要積極引進先進的信息技術，實現檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統的應用，進行智能化管理，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強信息化基礎設施建設，企業要注意配備先進的計算機系統，搭建高速的網絡，并注意信息化設備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規劃好信息化管理平臺的建設，針對檔案管理建立專門的網站和數據庫，或者在企業網站中為檔案管理單獨開辟一個板塊，保證檔案管理的獨立性。結合企業工作實際引進先進的信息化軟件和硬件設施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時借助信息系統的優勢，實現對檔案信息的實時跟蹤，及時收集各

8、個部門的檔案資源，借助掃描儀等將紙質資料轉變換成電子文件，并使用數據庫進行處理，歸檔保存，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，因為企業檔案管理涉及多個部門和企業，所以要積極與這些部門和企業溝通，實現互動式交流和信息共享，提升檔案工作效率。利用信息技術科學設計檔案數據庫的收錄程序、目錄、查詢系統等，方便進行信息錄入和檢索工作。另外要借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。4.3 強化人員培訓當前針對企業的檔案管理和利用工作實際，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，企業最好引進專職的檔案管理人員，專門負責各類檔案管理工作，避

9、免兼職情況的出現。企業要重視提升檔案管理人員的綜合素質，打造高水平的人才隊伍，引進先進的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關知識培訓，提高理論知識豐富水平;組織開展思想意識教育，提升責任意識和法律意識，塑造良好的職業道德品質;積極學習信息技術的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應用于檔案管理的各類軟件。定期召開工作會議，針對檔案資源進行匯總分析，強調這項工作的重要性;同時強化檔案的規范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標之一。另外要培養檔案管理人員的創新能力，可以對檔案管理模式進行創新，提出更加方便快捷先進的模式，提升檔案管理效率。5 結語新時期，企業發展面臨新的形勢，檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰。企業需要正視檔案管理的變化，進行創新