1、國際貿易辦事處組織架構及工作流程（含設計師）一、目的：1、確保能根據市場需要，搜集、開發最前沿的，最流行時尚的產品吸引客戶，打開銷售市場；2、確保能為公司選擇到一批貨期準、價格優、品質好的成品供應商，讓公 司具有強大的、標準化的生產機構。二、職責：1、負責開發樣品的搜集與挑選；開發樣品原始資料的制作；合作工廠的信息收集及其產能、負荷分析；訂單的前段開發到后段量產出貨的 工藝及品質管控、確認；2、成品供應商的維護和開發。三、圍：負責及周邊地區的所有合作工廠從前段開發到量產出貨的相關工作（設計師圍須包含等其它地方所有工廠）。四、組織架構：五、崗位職責:總經理：副總經理:經理瑞賽麗廣州' 開

2、發部f)瑞賽麗成都f、瑞賽麗莫斯科1J1 丿1跟單員主管JJ1JQCIQCOQC經理:1. 負責瑞賽麗國際貿易公司整體的營運策劃及各辦事處的管理者代表的任命；2. 負責辦事處組織架構、工作流程、供應商、產品價格、出貨期、人員定崗/定薪的最終確認；3. 負責辦事處所有公事費用的申請、報銷審核；4. 負責公司其它辦事處的相關管理工作。經理助理：（預設）技術開發部：主管（設計師）1. 負責樣品開發工廠的選擇；2. 負責每季新樣板的開發，以及與工廠之間的開發合作，收集最新的市場 信息和前沿的流行資訊，并把相關的市場需求以及流行資訊及時傳遞到 合作工廠，確保每季開發的產品能夠符合市場的需求；3. 負責公

3、司產品廣告的策劃與制作；4. 負責按時完成經理及相關領導安排的其它工作。主管（辦事處）：（預設）1. 負責辦事處的組織架構擬定及整體運作流程策劃；崗位職責擬定；工作崗位的設置擬定與辦事處員工的招募、儲備、培訓與管理等；2. 負責供應商的信息調查、甄選、評估與維護，并根據本公司的業務需要 不斷開發新的最佳供應商；3. 負責辦事處與莫斯科的資訊接收與傳遞；協調、處理莫斯科反饋的客戶抱怨或品質投訴；4. 負責量產工藝的修改與確認；5. 負責量產出貨的品質最終確認及訂單貨款安排（如有特殊情況則須呈報 經理）；6. 負責辦事處相關文件的審簽及辦公等費用支出的簽準與管控；7. 經理或相關領導安排的其它事務

4、。行政文員：1. 負責辦公室、傳真、資料的接收與轉達；來訪人員的接待；辦公室的 環衛保持等；2. 負責所有日常辦公用品的購買，名片、畫冊、DM單及所有宣傳資料 的外發、制作與追蹤；3. 負責辦公用品固定資產的管理維護與月終盤點（如電腦等）；4. 負責辦事處員工的考勤記錄、會議通知、公司公文發放等工作；5. 負責辦事處每日費用的票據存檔及流水帳記錄，并在每月公司規定的 報帳時間整理好相關票據、資料及財務所需的費用支出流水帳報 表。跟單員：1. 負責開發樣品的進度跟蹤以及原始資料的制作、 開發樣品圖庫的建檔 與保存；2. 負責訂貨單的制作，確認樣品的追蹤，量產圖庫的建檔與保存；3. 負責訂單貨款的

5、申請；4. 負責全套試作的進度跟蹤及主管確認樣品時的修改記錄，并電腦建檔 保存；5. 負責訂單制程的進度跟蹤及出貨前的數量核對;6. 負責協助工廠與貨運公司的銜接，及所需資料的準備；7. 貨物運輸過程中的時間跟蹤與報備。品管部：QA( Quality Assuranee )品質保證：負責所有與產品及產品制程有關的質量 管制體系的建立與管控、維護。QE( Quality En gi neer )品質工程：負責落實產品制程中每一線段的品質標 準，對產生的品質異狀即時進行分析，并盡快地完善vv品質管控程序 >>。QC(Quality Controller )品質管理：負責全套試作到量產出

6、貨的品質管控。IQC：負責所有需檢測的原材料的收集、測試及相關報告的追蹤；對訂單中所 用到的原材料作好品質管控，杜絕成品供應商引進品質不穩定的原材料。OQC出貨檢驗。六、各崗位工作流程：主管：1 .前段開發：1. 1.對設計師所選樣品的工廠作好記錄，并制作開發樣品供應明細 表。開發樣品供應明細 容須包含送樣日期(即樣單號)、工廠名稱、 數量、鞋型、以及資料的提供明細等；1.2. 將開發樣品供應明細交給跟單員追蹤樣品完成時間；13開發樣品單、報價表、鞋圖及開發樣品相關資料驗收，由跟單員做 好開發樣品修改記錄后將樣鞋寄往莫斯科，同時將所寄樣品的原始 資料提前從電腦傳至莫斯科；14將鞋圖、樣品單提供

7、給品管部QA以便其做vv品質管控程序>>1.5. 制作合作工廠信息表到各配合工廠作實際調查，對其產能、出 貨期、品質管控能力等進行核實和分析，并將合作工廠信息表傳給 莫斯科相關人員，為后續下單作好準備工作）；16填寫初步的工廠評估表呈經理。2、后段量產：2.1. 接到莫斯科的客戶訂貨單即確認相關資料，如顏色、配碼、數 量、價格及材料變更和包裝要求、出貨期等（注：莫斯科接單時要注 意交貨期須排除做確認樣的時間）；2.2. 同工廠確認交貨期，并安排制作確認樣（每款每色2只），將工廠 的出貨期即時知悉莫斯科相關人員，同客人確定確切交期 ；2.3. 召集品質部開質量會議，確定vv品質管控程

8、序,vv品質管 控程序是根據每訂單、每款型體進行工藝和驗收標準的詳細資 料，vv品質管控程序經主管審核后由品管部蓋上品管專用公 章，由跟單員在同工廠簽vv訂貨單時一起簽回。2.3. 將經理最后審定的價格、付款方式交跟單員，安排跟單員制作瑞賽 麗國際貿易訂貨單，經主管審簽后同工廠簽回。訂貨單一式三份， 一份工廠留底，一份辦事處留底，一份寄瑞賽麗財務；2.4. 安排跟單員通過財務向總公司申請本次所有訂單的總貨款，讓財務預先將所需貨款儲備在瑞賽麗財務；2.5. 追蹤確認樣品完成時間，并將進度變化即時轉達品管部；2.6. 確認樣品完成后由工廠送至辦事處由 QA或主管驗收，經主管簽字 后，一只跟單員轉交

9、品管部保存，用以作為驗收大貨的標準，一只工 廠帶回，作為大貨生產的標準；2.7. 通知財務支付工廠的訂單首付款，做訂單付款明細表；28通知工廠安排全套碼單號試作，根據工廠提供的生產進度表安 排套碼確認時間；2.9. 同QC跟單員到工廠確認單號套碼，由跟單員做好全套試作問題 記錄，全套試作問題記錄經主管、工廠雙方簽字后，一份留工廠， 一份跟單員帶回辦事電腦存檔；2.10. 量產過程品質抽檢；2.11. 出貨報告審簽，通知跟單員向財務申請訂單尾款（扣10%乍質量保證金，如客人收貨無重大質量問題后支付）；2.12. 將工廠提供的成品出貨裝箱明細經相關人員簽字后傳瑞賽麗財務入帳，并做一份電子文檔傳莫斯

10、科相關人員；2.13. 了解工廠的到款情況，并要其出具的訂單貨款收據（加蓋工廠財務 章），做出貨進度表傳莫斯科及相關領導。向莫斯科了解客人的 收貨狀況及品質異狀反映，如無重大質量事故，即安排跟單員通知 財務向工廠付10%勺質保金。3. 辦公室管理：3.1. 協助、指導行政文員做好辦公室的日常管理，及公司公文的接收與 傳遞；3.2. 日常辦公費用支出的審核及成本控制；并協助行政文員做好日常費 用的票據管理及流水帳記錄；3.3 .負責辦事處所有人員的工作安排、協調，并定期進行專業技能培訓； 促進團隊精神，組織野外拓展、娛樂活動等，創建一支有戰斗力的， 有執行力的團隊，為公司營造良好的企業文化；3.

11、4 . 了解員工的家庭狀況，對家庭有困難和工作表現較好的員工即時反 映給經理或公司行政部。盡公司所能多關愛每一位員工，讓員工能 在瑞賽麗這個大家庭中茁壯成長，與公司共同發展。行政文員：1. 辦公室管理：1.1. 早上到辦公室先檢查清潔衛生，檢查、傳真、復印、網絡運作正常 與否；1.2. 翻閱每日工作行程記錄，提醒主管當日工作的重要安排。1.3. 員工考勤記錄；1.4. 統計、預算辦公室及辦事處員工辦公需購物品；1.5. 追蹤外發制作的相關資料；1.6. 協助主管整理員工培訓計劃 ；1.7 .辦公室的安全檢查及相關物品如：電腦、傳真等的管理與維護；2. 策劃組建團隊的有效的系統的活動及方案；3.

12、 因辦事處工作需要的臨時調整。跟單員：1. 前段開發：1.1. 根據主管提供的開發樣品供應明細進行開發樣品進度跟蹤并告訴工 廠需要準備提供的文件資料（報價表、樣品單、鞋圖）；1.2. 收到開發樣品后需及時向工廠要報價單、開發樣品單、鞋圖,核對開發樣 品、報價表、鞋圖是不是相對應的；1.3. 開發樣品完成后即報知主管確認樣品鞋，并在旁做好開發樣品修改記錄，如果因質量問題NG的樣品在時間來得及的情況下可要求工廠重做；14將經主管確認后的開發樣品做 開發樣品裝箱明細，寫清廠款號、 配色、材質、數量等。裝箱明細一份貼于外箱正面，一份放置在箱，需特 別注明是開發樣品（大底須沖孔，才能免關稅）；1.5.

13、寄出樣品后將裝箱明細電子表格傳主管，由主管審核后傳至莫斯科相關 人員；16開發樣品資料建檔；1.7. 根據工廠提供的報價表制作開發樣品單整理圖片，建開發樣品 圖庫（按工廠樣單號、鞋型如單鞋、夾鞋、毛鞋、楦型）來分類存檔，對 有些欠缺圖片的，須即時補上；2. 后段量產：2.1. 確認樣品程序：2.1. 接到主管給的莫斯科訂貨單即制作瑞賽麗國際貿易訂貨單，制作訂貨單時須將產品的材質、顏色、特殊工藝等同開發樣品資料核對， 如有任何變更，須及時呈報主管，并核對好數量、配碼及包裝要求、運輸 方式等。訂貨單上的單價、付款方式，須由主管提供經理最后確認的； 出貨期須由主管提供由莫斯科業務開發部同客人最后確認

14、的。訂貨單做好后呈主管審核，簽字蓋章后交工廠簽字蓋章。訂貨單一式三份，一份工廠留底，一份辦事處留底，一份專遞至瑞賽麗財務。訂貨單交工廠簽字蓋章時，帶上由品管部出具的一份瑞賽麗國際貿易 品質管控程 序。品質管控程序須有瑞賽麗品管部QA簽字蓋品質管控公章。品 質管控程序一式兩份，經工廠簽字蓋章后，一份工廠留底，一份跟單員 交回品管部。另外給品管部打印一份沒有單價、沒有金額的訂貨單，以便其工作安排。22 追蹤工廠確認樣品的完成時間，如是初次合作的工廠，要其提供建設銀 行和農業銀行的卡號和戶名。須有提供方的公司財務印章或法人代表簽 名。將新合作工廠的傳至瑞賽麗財務；23打請款單，申請本次訂貨的總貨款預

15、存到財務；24 請款單呈主管簽字，傳真至財務。向財務跟審蹤批結果，確認貨款的準 備情況；2.5. 追蹤確認樣完成進度；可以不定時到工廠看確認樣的制作過程是否在按要求改正，是否有改到位。26確認樣制作0K由工廠送至辦事處交主管或 QA確認，并協助主管做好 vv確認樣品修改記錄。如因工藝和品質 NG的在時間來得及的情況 下可要求工廠重做；2.7. 確認樣品由主管驗收OK后，掛上確認樣品吊牌，并在吊牌背面寫明注意 重點后呈主管簽字。簽字后一只由工廠帶回，一只跟單員轉品管部保存；2.8. 確認樣品0K向財務申請3 0%的首付款到工廠，并通知工廠查收；向 財務跟蹤貨款到達支付工廠的時間，并將匯款單據傳真

16、至工廠；2.9. 將財務對工廠的付款、以及到帳時間知悉主管，以便主管制作訂單付 款明細。2.2. 全套單號試作確認程序：2.21.確認樣品經主管簽字后即通知工廠安排全套單號試作，并提供生產進 度表，生產進度表容含全套試作進度、量產試作進度，預計出貨時間（此三項屬重點信息）；2.2.2. 根據工廠提供的工廠生產進度表轉呈主管及品管部，并準備相關 資料，確認樣品等，隨同主管，QC到工廠進行全套試作確認，（條件許 可，可讓工廠將套樣送至辦事處）；主管、QC確認工藝品質，跟單員、 QC核對各部件材料是否同確認樣一致，淺色材料有無發黃現象，金屬扣 件有無生銹，烤漆扣件有無脫漆，商標字體、位置正確與否等等

17、（細節 檢查根據 品質管控程序）;2.2.3. 全套試作0K跟單員做好vv全套試作問題記錄，經主管和工廠簽字后，一份留工廠在量產時改進，QC復制一份隨身攜帶，跟單員帶回原件電腦存檔；23量產出貨程序：2.3.1.跟蹤量產進度，同工廠生管保持聯系，不定期確認出貨時間及出貨 明細；2.3 .2 .通知工廠在出貨前做好成品出貨裝箱明細，并先預傳一份， 以便跟單員提前做好付款準備。同訂貨單仔細核對款號、顏色、材 質、件數是否一致；2.3. 3接到工廠的出貨通知，即同公司QC到工廠驗貨。 驗收合格后，便根據訂貨單上的付款方式和金額打每訂單出廠貨款的請款單，每家工廠分開打。（因工廠多半是在下午才能驗貨，

18、而銀行在下午4: 30下班, 因此辦要盡量同工廠協調在當晚發貨， 第二天中午打款。在同工廠協調 時需要注意，一定要先同財務確定好，貨款必須能在出貨后的第二天之 匯入工廠）；2.3. 5 .驗貨時跟單員須帶上經自己核實無誤的成品出貨裝箱明細、確 認樣鞋隨同公司QC帶上確認樣品一起到工廠，協助 QC完成驗貨程序。 驗貨0K即通知貨運公司前來拉貨，要求工廠出具有簽字蓋章的成品 出貨裝箱明細，同前核實無誤后，協助QC貨運公司一起清點每款的總件數和出貨總件數，清點無誤后由貨運公司簽字，一份留工廠，一份帶回辦事處，經主管簽字后傳財務入帳；23 6.根據訂貨單的付款方式，打請款單，經主管簽字后傳財務，請其按

19、事先協定好的程序、時間將申請的貨款匯入工廠。 （注：如驗貨 不通過，或有需要翻箱的情況，必須及時打通知財務，并告知預計能出 貨的時間，以便其做好匯款準備。）2.3. 7 .跟蹤的請款審批結果及給工廠匯款的銀行和時間。通知工廠查帳， 如貨款到帳，要求工廠財務出具貨款收條，并簽字蓋公司財務公章。貨 款收據呈主管審核無誤后，傳真一份至財務銷帳；23 8 .追蹤貨物的運輸中轉及貨物到達各站的時間，呈主管，由主管制作出貨進度表傳莫斯科及相關領導；23 9.向主管了解貨物到莫斯科后，客人的收貨情況，如無質量異狀，即 通知財務將10%勺質保金付給工廠，并查詢工廠的收款情況，程序同上 238。對每訂單作工作備

20、忘，以便后續查詢.品管部：QA1. 接到跟單員的開發樣品鞋圖、樣品單，即對原材料物性、產品的工藝結構 進行分析，如淺色材料的耐黃度、大底的耐磨度、金屬扣件的防銹、變色 度，以及樣品工藝在大貨生產時的難易度；2. 接到主管的下單通知，即召集 QE QC協同主管一起針對每訂單的產品確 定品質管控程序，經主管審核后由品管部 QA蓋品質管控公章，由 跟單員在同工廠簽訂貨單時一起簽回，交回品管部存檔。QE1. 根據跟單員提供的工廠生產進度進行 <<品質管控程序 >>的落實與監控。對QC反饋回來的品質異常進行統計與分析，并盡快作出處理完善方案。（注：同工廠不一樣，公司QE的處理方案是如何讓工廠能夠較近、較快地達到本 公司的品質允收圍）。QC1. 在本部門確定品質管控程序后，即刻向跟單員了解確認樣品制作進度，協助、監督工廠制作的確認樣品必須完全按照量產要求進行。安排IQC將所有需要測試的原材料盡快發往相關的檢測機構作質量測試 ；