1、    提高工程項目檔案專業化管理水平措施的研究    劉洪【摘 要】論文通過對當前施工企業工程項目檔案管理中存在的普遍弊端進行分析，提出項目檔案管理走專業化發展道路的思想，為企業持續發展服務，確保企業利益最大化。【abstract】based on the analysis of common drawbacks of current archives management in construction enterprise project， paper puts forward the ideas that project archives man

2、agement should take the path of professional development， to service the sustainable development of enterprises， to ensure the maximization of corporate interests.【關鍵詞】工程項目；檔案管理；措施【keywords】project； archives management； measurestu712；g275.9 【文獻標志碼】a 1673-1069（2017）05-0007-021 引言隨著企業的不斷發展，工程項目檔案越來越多，

3、要求越來越高，檔案管理方法也在不斷變化發展，各行各業均擁有屬于自己特點的檔案管理軟件，走上專業化管理道路。作為一個電力工程施工企業，工程項目檔案管理還存在諸多弊端，需要不斷加強工程施工、竣工檔案管理的規范化、科技化、信息化、網絡化，通過提高檔案管理水平，為企業發展服務。2 提高工程項目檔案管理的必要性2.1 加強項目檔案管理是每位職工的義務中華人民共和國檔案法第3條規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務”。另外，國家還頒布了中華人民共和國檔案法實施細則、（gbt 118222008）科學技術檔案案卷構成的一般要求、（dat 282002）國家重大建

4、設項目文件歸檔要求與檔案整理規范等一系列法規、國標、行標，對企業檔案管理職責作出相應規定1。作為電力施工企業的每一位員工均有為企業檔案管理貢獻力量的義務。2.2 規范化、標準化檔案管理可使企業利益最大化近年來，隨著國家宏觀經濟的發展，電力行業越來越多的重大特大項目均有創建國家優質工程的建設目標，其中項目竣工資料是評選優質工程的重要依據之一，在評選階段占據十分突出的地位。許多工程建設單位越來越重視工程項目檔案管理工作的規范化、標準化，并采取了在承包合同中明確竣工資料保證金的規定，其比例高達合同價款的5%。在項目管理過程中，建設領域項目管理“八大員”也包括檔案資料員，屬于專業化管理人員之一。筆者負

5、責過多個工程項目檔案管理工作，從施工過程檔案收集整理到竣工檔案制作移交均全程參與負責，工程竣工資料無法及時按業主規定要求移交則無法進行項目最終結算，竣工移交時間拖得越久，企業利益損失越大，其中包括可見的經濟利益損失和無形的品牌名譽價值損失。3 施工企業檔案管理存在的問題分析3.1 有意識，無重視作為一個施工企業，其檔案構成中很大部分為工程項目竣工檔案，工程項目檔案從招投標開始，經過施工過程控制到竣工驗收結束，都會形成一系列具有價值的重要資料。當前施工企業檔案管理中存在的問題主要是工程項目完工后無法及時在規定時間內移交竣工資料，有些項目甚至在項目部解散之后兩、三年才完成，這嚴重影響了企業利益。不

6、能保證竣工檔案移交的及時性、有效性，其根本原因是：管理層存在著“檔案工作就是檔案員一個人的事情”的思想，并沒有“專業的人才做專業的事”的意識；相關管理領導和職工沒有重視工程項目檔案管理；企業建立的獎懲機制未能覆蓋或不能在檔案管理工作中實際操作。這是一種“有意識，無重視”的不負責任的現象。3.2 有機制，無職責在當前工程項目招投標競爭日益激烈的大環境下，國有企業幾乎都緊緊跟隨國家政策對內部管理進行實時調整，其也已經意識檔案管理的重要性，意識到檔案管理是影響企業利益的基本因素之一，從設置各級檔案管理部門，設置專業檔案室，加強日常檔案收集整理，到加強檔案宣傳和員工培養培訓，硬件條件似乎都是按部就班、

7、井井有條地穩步推進。在這看似有效的管理機制下，其實存在很多問題：需要調閱時才發現重要的項目檔案并沒有及時歸檔，或已經遺失無法追溯；由于部門眾多，多數部門會自己保存相關重要檔案，并不移交企業的專門檔案室保管，致使其他部門在相同的檔案需求上做了重復工作，耗費人力物力，給企業帶來較大損失；沒有一定的獎懲機制來對檔案管理人員進行獎優罰劣，這是一種典型的“有機制，無職責”的管理失職表現。3.3 有崗位，無能力企業各級檔案管理部門眾多，檔案管理崗位也按標準設置，但管理者能力和水平卻參差不齊，出現已經歸檔的檔案資料根本不能滿足歸檔要求的情況。普遍原因是項目檔案管理者一般都不是專業的檔案管理人員，而是技術員兼

8、職，甚至有些人員從未經過檔案管理培訓就直接上崗。工程檔案是企業檔案的重要組成部分，占比極大，檔案管理者業務能力低下會導致資源浪費、影響檔案質量，使工程難以通過竣工驗收，從而導致企業損失。這便是所謂的“有崗位，無能力”現象。4 提高檔案管理能力措施4.1 加強檔案宣傳，提高職工意識要提高全體職工的檔案管理職責意識2。首先，企業管理者在制定各項規章制度時，應從制度上為檔案重要性宣傳做好鋪墊，讓廣大職工明白加強檔案管理職責、提高檔案管理能力是關系到企業長期利益，關系到每個人切身利益的。其次，制定的檔案管理制度應明確各級部門形成的重要檔案要指定專人及時整理，集中歸檔，集中保存。同時加強各部門之間的溝通

9、，實現檔案的有效利用。再次，在提高職工檔案管理意識的同時，領導層的重視程度也是直接影響檔案管理工作的重要因素。企業管理者，尤其是高層管理者應定期對檔案管理工作進行檢查，獎勵優秀，調整中庸，淘汰落后。4.2 落實管理職責，建立長效機制企業建立的各級檔案管理部門均有對應的管理職責需要嚴格落實，在多數情況下，部門之間的業務需要上級領導協調統一，而非按照制度規定來執行。要使廣大職工自動自覺落實自己的檔案管理職責，必須要求各級檔案部門加強“按制度辦事”的意識，認真及時落實各自管理職責。建立及時有效的獎懲機制，對檔案管理有積極貢獻的職工予以實質性獎勵，同時對領導不力、管理不善、甚至管理混亂，為企業形象帶來

10、負面影響的職工予以一定懲罰。4.3 提高操作能力，確保后繼有人針對各級檔案管理人員，尤其是工程項目檔案管理人員，要組織專業化培訓、定期學習，以提高其管理和操作能力。新進入的檔案管理人員，應考慮其檔案管理操作培訓周期，使其在具備一定的實操能力之后再從事相關業務管理。不論企業內檔案管理還是工程項目檔案管理，專業化管理始終是最終管理方式。專業的人才能做專業的工作，獲得與職位相適應的勞動報酬，才能使得企業檔案管理工作實現長期穩定發展與進步，保證企業利益趨于最大化。5 結論信息化不斷發展進步的今天，“互聯網+”的思維已經深入我們生活、工作的方方面面。企業檔案管理思想也應順勢而變，管理手段也應多元化，既要保證硬件夠硬，也要確保軟件跟上。同時，工程項目檔案管理也應在業主單位的指導下采用其開發的專業軟件進行網絡化、軟件化管理，以提高管理效率，同時也為竣工檔案資料制作和移交做好充分準備，確保按合同要求的時限完成項目結算工作。總之，建立長效機制、提高檔案意識、堅持專業化管理思想，才能確保工程項目檔案管理的規范