1、    淺談機械設備檔案的管理    王永丹摘 要：機械設備的檔案管理是企業設備管理部門的基礎工作，也是企業管理工作中不可缺少的一部分，設備的檔案資料是設備制造、使用、管理、維護的重要依據，無疑機械設備檔案管理是一項非常重要的工作，管理水平的好壞直接影響到生產質量，技術水平和經濟效益。關鍵詞：機械設備；檔案管理前 言隨著電子、信息技術的不斷發展，機械設備種類日漸增多，為保證設備維修工作質量使設備處于良好的技術狀態，提高使用、維修水平，充分發揮設備檔案資料的職能，必須加強對公司機械設備檔案的管理。本文簡述了機械設備檔案管理的必要性，根據工作經驗闡述了機械設

2、備歸檔的范圍和內容，以及機械設備檔案管理的不足之處。1、機械設備檔案管理的必要性機械設備檔案是設備管理工作的重要組成部分，保證設備正常運行及維修保養是設備管理的基本任務，為了這一基本任務順利、經濟地實現，設備檔案管理工作提供了基本的技術支持，故做好機械設備檔案管理是非常必要的。完整、系統的設備檔案，有利于實現對設備的全過程管理，通過機械設備檔案定期和不定期地檢查設備質量、運行狀況和檢測維修情況，經常對檔案中的設備資料技術參數進行分析和比較，有利于確定設備發生故障的規律，便于排除故障和提報備品備件，最大限度地發揮設備檔案在產品生產中的積極作用；對設備運行狀況和維修的跟蹤，有利于設備的技術改造和更

3、新工作；通過對設備的階段性重閱和分析，有利于總結設備管理工作的經驗和不足，不斷提高工作效率；科學的檔案管理，有利于企業設備管理的連續性，不會因機構、人員的調整和變動而中斷；設備檔案資料的妥善管理，有利于與相關單位的業務來往與合作，可以維護自己的合法權益；設備檔案資料的數字化管理，更好地滿足了當前檔案管理信息化的要求。所以建立適應企業發展和市場需求的設備檔案管理是很有必要的。2、機械設備歸檔的內容設備檔案是指在設備管理的全過程形成的資料，包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書，技術文件，設備制造圖，備件圖冊，設備改造圖及設備維修等材料，通過不斷收集，整理建立的設備檔案。設備管理

4、部門負責設備圖紙資料的收集、整理工作，設備檔案的收集分為前期設備檔案收集和后期設備檔案收集。前期設備檔案又為設備購進檔案，設備檔案文件材料的形成分為兩個階段，一是設備購置階段形成的文件材料，主要有設備購置計劃申請報告、設備購置技術論證材料、設備購置批準報告、設備購置訂貨合同等；二是設備開箱驗收階段形成的文件材料，主要有設備開箱驗收單、裝箱單、說明書、設備結構原理圖、線路圖、操作手冊、安裝調試驗收單、維修保養說明書等所有隨機文件。后期設備檔案又為設備維修檔案，設備檔案文件材料的形成也分為兩個階段，一是設備安裝、使用階段形成的材料，主要有設備使用初期狀態記錄、安裝驗收結論、定期維護記錄、定期檢查和

5、檢測記錄、設備故障分析報告、設備檢修記錄、技術改造申請書及技術經濟報告、大修任務書及竣工驗收報告、設備潤滑卡片、技術改造說明書及圖紙、設備事故報告單等；二是設備報廢處理階段形成的材料，主要有設備報廢申請單、設備報廢鑒定與審批材料、設備報廢處理單、設備封存單等。機械設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關生產人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經校對準確后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理，設備隨機帶的圖紙，外購圖紙及測繪圖紙必須經過設備管理部門組織審核校對再存檔，發現實物與圖紙不符時，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理員將全公司設備常用的圖紙如傳動系統圖、電氣原理圖、潤滑系統圖等

6、進行掃描曬制后供生產車間使用，原圖未經批準不得外借。所有機械設備管理員收集的設備檔案資料要經過整理、清點編號、裝訂、登賬，進行妥善保管，收集的圖紙按照總圖、零件、標準件、外購件、部件總圖、零件圖的圖號順序整理成套，并填寫出圖紙目錄和清單，詳細說明圖紙張數，圖面要符合國家制圖標準，圖紙標明名稱、圖號、比例，有設計、校對、審核、批準等人簽字。設備檔案資料的銷毀，應當由設備管理員提出設備銷毀清單，設備管理部門組織技術員核實，確保無保存價值，設備管理負責人批準后進行機械設備檔案資料的銷毀。3、機械設備檔案管理的不足之處3.1 設備檔案管理意識薄弱，不重視設備檔案文件材料的歸檔單位有些領導認為生產任務才

7、是硬指標，只重視生產，忽略了為生產服務的其他工作，認為檔案收集工作多做些和少做些沒什么區別。機械設備檔案文件材料的收集歸檔工作，涉及的部門及經辦人較多，再加上個別領導的不重視，會造成有些資料丟失或損壞，使文件材料歸檔不齊全。待維修使用時就會造成很大的困難，甚至導致維修工作無法進行，影響生產進度，造成公司的利益損失。3.2 存檔意識不夠，注重個人利益一些企業部分車間的設備檔案資料歸檔不積極主動，他們認為文件材料放在自己手中以后使用時很方便，免去很多借閱手續，只看眼前個人利益，采取消極應付態度，甚至將復印件歸檔或將無利用價值的文件材料歸檔，這樣就會造成設備檔案資料的不真實、不準確，給日后維修等工作

8、帶來很大的不便。所以要增加相關人員的培訓，增強文件資料收集、整理、歸檔意識，提高設備檔案的利用率。3.3 缺乏專業設備檔案管理人員一些企業為了節省支出費用，使用非專業的設備管理人員或是減少該崗位管理人員，難以滿足企業正常管理工作的需要，由于管理人員自身檔案資料管理工作知識的匱乏及工作量大忙不過來，再加上個別人責任心不強，就會使設備檔案資料收集的不全面，不及時整理造成文件錯亂丟失，降低了設備資料的管理水平。3.4 設備管理員頻繁更換由于企業機構改革和人員的變動，設備資料管理員工作交接不清晰，使得有些檔案文件丟失，造成設備資料數據缺乏連續性，不僅給后面的管理人員帶來工作困難，而且嚴重時會影響設備的

9、維修工作，影響生產計劃和進度，增加企業生產成本。所以在機械設備管理人員交接工作時必須做好資料文件的交接工作。3.5數字化檔案管理帶來的安全隱患隨著經濟的發展和網絡技術的進步，檔案信息數字化和網絡化已成為當下企業檔案管理的重要發展方向。在先進技術帶來工作便捷的同時也隱藏著極大的安全隱患，如何保證信息時代下數字化檔案信息的安全性是面臨的新問題，只有進一步優化完善，才能更好地滿足檔案信息化的要求。4、總結綜上所述，企業要靠科學技術求進步發展，機械設備的技術改造項目日益增多，引進高、精、尖、稀設備也與日俱增，所以必須做好機械設備檔案管理工作，充分發揮機械設備檔案為日常設備管、修、用服務的職能，需要我們進一步建立和完善設備檔案管理工作。要想做好機械設備檔案材料的收集、整理、歸檔工作，首先企業要建立管理制度，健全的機構，使設備檔案管理工作有章可循，根據管理制度制定專人負責，定期培訓學習，指定專業管理人員認真做好設備文件的收集、整理、歸檔工作，維修人員對設備的維修、改造要有