1、    淺析電子文件的管理與規(guī)范    朱紅+徐冉+李崢摘要：電子文件已經(jīng)以其無可爭議的生命力，成為人類社會記錄信息、傳達(dá)信息、存儲信息的重要工具，電子文件在辦公領(lǐng)域和檔案管理乃至整個社會生活中占據(jù)了一席之地，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，更有成為未來社會文件主導(dǎo)形態(tài)的潛力和趨勢。關(guān)鍵詞：電子文件;管理規(guī)范;文件歸檔一、電子文件的概念電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募＿@個概念表明電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是以數(shù)字信息為特征的文件。歸檔是將具有檔案價值的電子文件由生成

2、部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。二、電子文件的歸檔范圍電子文件的歸檔范圍主要包括：（1）在行使本機構(gòu)職能以及行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、科學(xué)研究等活動中形成的各種文本文件;（2）利用計算機輔助設(shè)計、檢測等技術(shù)形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件等;（3）本機構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件，如合同管理信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)庫、財會數(shù)據(jù)庫、圖紙設(shè)計圖形庫等;（4）對于軟件研發(fā)人員而言，在其研究開發(fā)活動中形成的程序文件，如由本單位自行研發(fā)的pdpmis系統(tǒng)。（5）為保證電子文件的長期可讀性而收集的各種支持軟件。（6）以上各種電子文件的整理、著錄和鑒定

3、信息，這些信息可能存在與電子文件管理系統(tǒng)中，與文件相聯(lián)系;也可能以紙質(zhì)形式存在。（7）相關(guān)的紙質(zhì)文件及其他載體類型的文件。三、電子文件歸檔工作存在的問題第一、思想觀念滯后，組織協(xié)調(diào)不到位，收集難度加大。有的職能部門領(lǐng)導(dǎo)的觀念還沒有轉(zhuǎn)變過來，認(rèn)為電子文件在一定程度上應(yīng)歸本部門所有，不應(yīng)成為更廣范圍內(nèi)共同的財富。再有，對于歸檔電子文件數(shù)量較多單位，認(rèn)為對目錄的輸入和把電子文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫太煩瑣，存在少交或者不交情況，在當(dāng)今現(xiàn)代化辦公環(huán)境下，產(chǎn)生的電子文件數(shù)量與日劇增，范圍遍及各業(yè)務(wù)部門，產(chǎn)生的形式更加多樣化，對這些文件收集齊全、完整也相當(dāng)不易，還要把相應(yīng)的支持軟件進(jìn)行熟練掌握就更加難了。第二、歸檔內(nèi)

4、容不齊全。我們現(xiàn)在歸檔的電子文件主要是本單位在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)等工作形成的，主要是純文本文件，比較單一，在提供利用和管理上的問題都不是很突出，但相對于我們在各項活動中產(chǎn)生的電子文件而言是太不齊全了，尤其是在技術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生的設(shè)計圖紙，研發(fā)軟件、各專業(yè)應(yīng)用軟件產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫、圖形庫，配套說明信息等都收集不齊全甚至是空白這無疑給資源共享的開展帶來諸多困難。第三，應(yīng)用軟件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在單位使用的軟件就有：合同管理信息系統(tǒng)、財會管理信息系統(tǒng)、oa辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、即將實施的qhse信息系統(tǒng)等軟件有十來個之多，這些軟件都是從各自

5、的業(yè)務(wù)工作角度出發(fā)研發(fā)的，對本專業(yè)以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容，作為檔案工作來說，要想把本單位的各項工作中形成的記錄都?xì)w到一個軟件中來是相當(dāng)困難的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，無疑給管理和利用帶來不便。以本單位來說，合同管理信息系統(tǒng)對平時工作所有簽訂的合同，軟件中描述的都特別清楚，而且檢索速度很快。但是在檔案管理系統(tǒng)中對此軟件不兼容，根本不能調(diào)用其中的數(shù)據(jù)，形成“兩張皮”的現(xiàn)象。第四，歸檔人員對電子文件的保護(hù)意識不強。每年到歸檔時間，好多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業(yè)務(wù)人員手里，而業(yè)務(wù)人員手中的電子文件，有的已刪掉，有的已更改，變成當(dāng)年的文件版本，往年的已不復(fù)存在

6、，還得重新輸入，增加了工作負(fù)擔(dān)。第五，對電子文件的事前控制力度不夠。目前我們只是在歸檔時對應(yīng)歸的電子文件進(jìn)行詢問，并要求相關(guān)部門完成歸檔工作。這不利于電子文件的齊全完整，給歸檔工作帶來很大困難，有時出現(xiàn)缺項，造成無法彌補的損失。四、整改措施制定嚴(yán)格的歸檔制度。歸檔制度包括歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求三方面。我們要嚴(yán)格把控歸檔時間，防止時間過長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。產(chǎn)生的歸檔范圍內(nèi)的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現(xiàn)象，也不能以沒有產(chǎn)生為由不歸，致使應(yīng)歸電子文件游離于檔案館（室）之外。歸檔要求就是對歸檔電子文件的整理要求，對電子的存儲形式、存儲地址、和紙質(zhì)檔案的對應(yīng)程度都應(yīng)按有關(guān)文

7、件執(zhí)行，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。加速文檔一體化進(jìn)程。文檔一體化就是將現(xiàn)在分開的文書工作和檔案工作更緊密地結(jié)合，實現(xiàn)從文件到檔案的無縫交接，目前，這項工作已取得了一定的進(jìn)展，我們現(xiàn)用的oa辦公自動化系統(tǒng)，為這項工作的開展提供了依托，日常工作中，文書人員利用此系統(tǒng)對所產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行管理，到歸檔時，利用歸檔功能模塊進(jìn)行轉(zhuǎn)換即可。這即避免了電子文件的遺失，又能保證歸檔工作的及時到位。加強超前控制力度。要想對電子文件進(jìn)行超前控制，就要對電子文件的產(chǎn)生信息有一個充分的掌控，如果不知道產(chǎn)生多少、產(chǎn)生什么電子文件，那么就沒有掌控的對象。加強與各兼職資料員的聯(lián)系，及時對電子文件進(jìn)行鑒定，對歸檔的電子文件提前保存到預(yù)設(shè)的地址。加強軟件的兼容力度。各部門之間應(yīng)該加強溝通，達(dá)到協(xié)調(diào)一致，爭取讓專業(yè)軟件都能和檔案管理軟件相互調(diào)用，或能借助某種工具把專業(yè)軟件中的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入檔案管理軟件中來，為利用提供一個統(tǒng)一的平臺。檔案電子化是檔案管理順應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，是歷