1、    關于現代化檔案管理的探討    張路軍摘要：信息技術時代的檔案管理已經與傳統管理方法大不相同，然而，在現代化的檔案管理中也存在一些問題，本文將對這些問題進行梳理，并提出相應的解決策略。關鍵詞：檔案管理 信息技術所謂檔案管理的現代化，是指在科學的思想指導下，運用合理有效的方法和手段，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。得益于科學技術的發展，檔案管理事業遇到了新的發展機遇，也遇到了新的挑戰。信息化、虛擬化、標準化成了現代檔

2、案管理的新名詞，本文將分析現代化檔案管理遇到的問題并提出相應的解決策略。一、當前檔案管理工作面臨的問題第一，信息技術的快速發展賦予了檔案管理新的內涵。信息技術賦予了檔案管理一些新的特點：快速、高效、分析、智能，然而原始記錄性這一檔案管理的本質屬性永遠都不會改變。因此，保持檔案的原始記錄性必然成為現代化檔案管理的基本屬性，當然，這在技術上也是可以輕松實現的。信息技術下的信息載體也發生了巨大的變化，電腦主機硬盤、便攜式存儲設備、光盤等都使得檔案管理空間大幅縮減，然而，新的技術總是充滿著一些不穩定因素，我們也要認清，信息技術檔案管理系統方法也并不能完全代替傳統的信息存儲媒介。傳統和現代更應該是一種互

3、補的關系，信息技術使得檔案的分類、整理、查閱等變得快速高效，而傳統的管理方法和載體賦予了檔案管理一定的安全性，使得檔案管理工作變得更加全面細致。第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。信息科技的發展給了檔案管理工作新的壓力和改革的動力，因此，信息產業的快速發展為檔案管理工作提供了更加便捷高效智能的選擇。在這一壓力和動力面前，只有提高自身信息技術水平，方能跟上信息科技的發展步伐，才能使得檔案管理事業更加現代化，跟上時代發展的步伐。回首十多年計算機技術在我國的發展歷史，從一開始上個世紀末在高校的少量配備，到如雨后春筍般在全國各地出現，為我國的教育、管理、生產、物流、銷售等各個領域

4、帶來了信息技術的春風。因此，在這樣的形勢下，將信息技術運用于檔案管理不是要不要的問題而是變成了怎么要的問題。這對我們檔案管理單位和人員提出了新的要求。第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。現代化的管理思想和方法也是與信息技術的發展相伴而生的。若想實踐新的管理方法和理念就需要更新現代化的檔案管理技術和設備。因此，檔案管理事業面臨的挑戰和壓力，使得變革必然發生。在先進的現代化的管理思想和方法的指導之下，我們需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利

5、用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。第四，現代化信息技術發展對檔案工作者的素質將提出更高的要求。人才是現代化檔案管理事業向前發展的潤滑劑，高素質的人才不僅要具備檔案管理傳統的專業知識，也需要較高的信息技術水平。如系統功能的軟件開發、維護、應用等能力，這樣的人才不僅僅會給單位帶來工作方法上的創新，而且也會帶動單位原有人才素質的提升。二、現代化檔案管理的工作建議第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形

6、成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。第二，加強對人才的培養。新的技術不斷涌現，人才的培養也要跟上這種變化的腳步。因此，隨著現代化檔案管理工作的不斷深化，我們相關工作人員的素質也要不斷提升。首先，從職稱評定上，加強計算機技術的考核力度，讓所有工作人員都具備基本的計算機和互聯網的操作能力。在此基礎上，我們要積極組織人員出去培訓學習，并督促其將學習內容盡快轉化成工作能力，并且帶動同事素質的提升。第三，加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。硬件是信息

7、技術的載體，信息技術的飛速發展是伴隨著硬件的不斷升級而實現的。現代化的檔案管理事業中，必要的硬件投入是最基本的環節。一些基礎的計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等已經成為了檔案管理工作的必備。隨著新的科學技術的發展，虛擬現實等已經走入了生活，走人了各行各業，我們也應該密切關注這些新技術新設備與本行業的關系。跟上信息數字化的發展步伐。第四、重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。第五、正確處理手工操作與現代化管理的關系。現代化的檔案管理工作要將傳統技術與現代化技術結合在一起，如前文分析所指出的，兩者不是互相替代的關系，而是可以相輔相成。因此，從觀念上，我們要改變僵化的觀念。從技術上，我們要將傳統的技術加以提